I. DECISION
Las disposiciones siguientes, por
decisi�n del Secretario General, surtir�n efecto en la fecha del presente Memorando.
La Comisi�n para Uso de los Edificios,
establecida por el Secretario General en la Reglamentaci�n Administrativa No. 17, ser�
responsable de examinar las solicitudes de uso de los edificios e instalaciones de la
Secretar�a General y de formular recomendaciones al Secretario General, de conformidad
con las normas y procedimientos descritos a continuaci�n. La Comisi�n estar� integrada
por:
a. el Subsecretario de Administraci�n,
que la presidir�;
b. el Asesor del Secretario General; y
c. el Jefe de Protocolo que, actuar�
como Secretario.
II. NORMAS
1. Uso de los edificios
a. El Edificio de la Organizaci�n de los
Estados Americanos y los dem�s edificios de la Secretar�a General se destinan al uso
oficial de la misma, y para fines compatibles con los de la Organizaci�n. Por
consiguiente, esos edificios se utilizar�n principalmente para las actividades oficiales
de la Secretar�a General y otros �rganos de la Organizaci�n, y para la celebraci�n de
las reuniones o actos sociales de esos �rganos y de las Misiones Permanentes y
Delegaciones de los Estados Miembros.
b. El uso del Sal�n del Consejo
Permanente est� reservado a �ste y a los dos consejos t�cnicos. Si otros �rganos,
Misiones o Delegaciones solicitan utilizar ese sal�n, el Secretario de la Comisi�n para
Uso de los Edificios, a que se refiere el p�rrafo I, consultar� al Presidente del
Consejo Permanente, por conducto del Director de la Oficina de la Secretar�a de la
Asamblea General, antes de que la Comisi�n formule sus recomendaciones.
c. Podr� autorizarse el uso de edificios
a instalaciones a otros organismos o entidades interamericanas oficiales, tales como
organismos o entidades no gubernamentales con los que la Secretar�a General haya
concertado acuerdos de cooperaci�n.
d. Podr� tambi�n autorizarse el uso de
los edificios e instalaciones de la Organizaci�n de los Estados Americanos cuando las
Misiones Permanentes o Delegaciones patrocinen actos sociales o culturales conjuntamente
con agrupaciones o entidades ajenas a la Organizaci�n, sin fines de lucro.
e. Igualmente, podr� autorizarse el uso
de los edificios e instalaciones de la Organizaci�n a otros organismos, entidades,
agrupaciones cuyas metas y objetivos sean an�logos a los de la OEA.
2. Condiciones que rigen el uso de los
edificios e instalaciones
Se aplicar�n las condiciones siguientes
para el uso de los edificios e instalaciones de la Secretar�a General. Las condiciones
figurar�n en el "Acuerdo para Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA",
Formulario No. 582 de la OEA (Anexo 1).
a. Los programas o funciones en los
edificios de la Organizaci�n de los Estados Americanos, o cualesquiera otra instalaci�n
de la Organizaci�n, no ser�n pol�ticos, ni tendr�n un car�cter o fin an�logo.
b. En los edificios de la Organizaci�n
no se permitir�n transacciones financieras. No se cargar� cuota de admisi�n alguna por
la entrada a las instalaciones. Est� prohibida en las instalaciones toda promoci�n
comercial, la venta de alimentos y licores (bares para venta al contado, etc.), y la venta
o rifa de art�culos de cualquier naturaleza.
c. No se fijar�n en las instalaciones
carteles ni otro material ni se har�n alteraciones en ellas sin la autorizaci�n previa
del Director de la Oficina de Contrataciones.
d. Cuando se ofrezcan alimentos y
licores, deber� servirlos una empresa de "catering" licenciada que coordinar�
con el Jefe de la Unidad de Mantenimiento de Edificios la hora de llegada, la entrada para
la entrega de los alimentos y equipo, y la evacuaci�n de los desechos de las
instalaciones una vez concluido el programa. Todo el equipo de "catering" ser�
entregado e instalado el d�a en que se vaya a celebrar el acto, y deber� retirarse del
edificio a m�s tardar el d�a posterior al acto.
e. Ning�n programa continuar� m�s
all� de la media noche en los d�as laborables y de la 1 A.M. en los fines de semana y
d�as festivos legales observados en Washington, D.C.
f. Los agentes autorizados de la
Secretar�a General tendr�n derecho a entrar en todo momento en las zonas que se est�n
utilizando, a fin de realizar las reparaciones o alteraciones necesarias, o para
cerciorarse de si el usuario cumple con los t�rminos del "Acuerdo para Uso de los
Edificios e Instalaciones de la OEA", Formulario No. 582 de la OEA.
g. El usuario ser� directamente
responsable de todas las instalaciones proporcionadas por la Secretar�a General y
responder de ellas. El usuario acepta toda y cualquier responsabilidad resultante de
lesiones personales ocasionadas al usuario u otras personas que utilicen las
instalaciones; y de cualesquiera y todos los da�os o p�rdida de propiedad para la
Secretar�a General ocurridos durante el uso de las instalaciones. El usuario tambi�n
proporcionar� a la Secretar�a General un certificado de seguro adquirido por �l para
protegerse tanto asimismo como a la Secretar�a General en las circunstancias arriba
citadas y cumplir� con las disposiciones que se especifiquen en el "Acuerdo para Uso
de los Edificios e Instalaciones de la OEA". El seguro proporcionado ser�
satisfactorio para la Secretar�a General o la Comisi�n para Uso de Edificios pedir�
disposiciones adicionales.
h. Se informar� a todos los organismos,
entidades o agrupaciones que hayan solicitado y a los que se les haya concedido el uso de
cualquier instalaci�n de la Organizaci�n de los Estados Americanos, que el a�o
siguiente pasar�n a segunda prioridad en cuanto al uso del mismo. Esta situaci�n
tambi�n es aplicable a cualquier afiliado a ese organismo, entidad o agrupaci�n.
i. Los cargos que se aplicar�n por el
uso de las instalaciones ser�n calculados de acuerdo con las instalaciones solicitadas
para el evento, sobre la base de la informaci�n proporcionada por el usuario. Si los
cargos reales resultantes de la celebraci�n del evento exceden esta cifra, se presentar�
una factura una vez se conozcan esos gastos.
j. En caso de una emergencia grave
imprevisible (fuerza mayor), la Secretar�a General de la Organizaci�n de los Estados
Americanos se reserva el derecho de cancelar el uso de los edificios, dando un aviso de 24
horas como m�nimo.
k. El usuario indemnizar� a la
Organizaci�n y la eximir� de toda responsabilidad resultante del presente acuerdo.
III. PROCEDIMIENTOS
1. Peticiones de uso de las
instalaciones
Las Misiones Permanentes y Delegaciones,
as� como los organismos, entidades o agrupaciones interesados en utilizar parte de los
edificios e instalaciones conforme al p�rrafo II, incluido el Patio y el Jard�n Azteca,
presentar� una solicitud por escrito al Secretario General, en la que proporcionar�n la
informaci�n pertinente relativa a los actos o reuniones que deseen auspiciar.
2. Aprobaci�n de las peticiones
a. El Secretario de la Comisi�n para Uso
de los Edificios convocar� una reuni�n de la Comisi�n, cuando sea necesario, para
estudiar las solicitudes pendientes.
b. Cada solicitud ser� examinada en base
a las normas y procedimientos para el uso de los edificios, estipulados en el p�rrafo II
del presente Memorando Administrativo, y se presentar� al Secretario General una
recomendaci�n otorgando o denegando el uso de las instalaciones. La Comisi�n tambi�n
determinar� las tarifas que se cargar�n de acuerdo con los "Cargos por el Uso de
los Edificios e Instalaciones de la OEA", Formulario No. 583 de la OEA (Anexo 2).
Est� cantidad ser� incluida en el "Acuerdo para Uso de los Edificios e
Instalaciones de la OEA", secci�n 9, Formulario No. 582 de la OEA (Anexo 1).
c. El Secretario General emitir� una
decisi�n en relaci�n con la solicitud tomando como base las recomendaciones de la
Comisi�n, y su decisi�n final ser� transmitida al Secretario General de la Comisi�n
para Uso de los Edificios.
d. El Secretario de la Comisi�n para Uso
de los Edificios comunicar� por escrito a la parte solicitante la decisi�n final.
"El Acuerdo para Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA", Formulario de
la OEA No. 582, concluido, con los cargos estimados para el uso de las instalaciones,
ser� enviado entonces a la parte solicitante para su firma.
3. Arreglos
El Jefe de Protocolo, al recibir una
decisi�n favorable del Secretario General, har� los arreglos necesarios con:
a. La Misi�n o Delegaci�n solicitante
o, cuando proceda con el organismo, agrupaci�n o entidad en cuesti�n.
b. La Oficina de Contrataciones, que
recibir� copias tanto del "Acuerdo para Uso de los Edificios e Instalaciones de la
OEA" como de los "Cargos por el Uso de los Edificios e Instalaciones de la
OEA" a fin de hacer los preparativos necesarios con antelaci�n.
c. La Oficina de Servicios Financieros,
que tambi�n recibir� copias de los formularios tanto del "Acuerdo" como de los
"Cargos". La Oficina de Protocolo (o la oficina que patrocine el acto) deber�
indicar en el formulario del "Acuerdo" (secci�n 8) la cuenta presupuestaria a
la que se cargar�n los actos costeados por la OEA. Para actos no perteneciente a la OEA,
el usuario deber� pagar los gastos en su totalidad, con antelaci�n a la celebraci�n del
acto, a la Oficina de Servicios Financieros, Organizaci�n de los Estados Americanos,
Washington, D.C. 20006. La Oficina de Servicios Financieros, al recibir el pago,
informar� inmediatamente al efecto a la Oficina de Protocolo.
4. Cargos por el Uso de los Edificios
e Instalaciones
a. En los casos estipulados en las
secciones a y b del p�rrafo II.1, no se aplicar�n cargos a los �rganos de la
Secretar�a General y a las Misiones Permanentes y Delegaciones de los pa�ses miembros.
En los casos estipulados en las secciones c, d y e del p�rrafo II.1, se cargar�n al
organismo, entidad o agrupaci�n afectada los gastos contra�dos por concepto de servicios
de personal, equipo (incluida la depreciaci�n), seguridad, limpieza, alumbrado, etc., de
acuerdo con los "cargos por el Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA".
b. En el "Acuerdo para Uso de los
Edificios e Instalaciones de la OEA" se comunicar�n los cargos totales estimados. En
caso de que los cargos reales resultantes del acto excedan esa cifra, se presentar� una
factura una vez conocidos los gastos.
c. El formulario de "Cargos"
ser� examinado cada seis meses (1 de enero, 1 de Julio) por la Comisi�n para Uso de los
Edificios y ser� actualizado, si procede, para que responda a los gastos reales de
operaci�n.
d. Si surge una circunstancia inusitada o
especial en torno a la cuesti�n de eximir los gastos prescritos por redundar ellos
incuestionablemente en inter�s general de la Organizaci�n, la decisi�n competir� a la
Comisi�n para Uso de los Edificios, la cual presentar� una recomendaci�n al Secretario
General.
IV. CANCELACION O ENMIENDA DE DECISIONES
PREVIAS
Las normas y procedimientos de este
Memorando Administrativo sustituyen a la Reglamentaci�n Administrativa No. 17, Rev. 4, y
todas las dem�s directrices y disposiciones emitidas previamente sobre el uso de los
edificios e instalaciones de la OEA.
El presente Memorando Administrativo
surte efecto el 29 de octubre de 1980.
POR EL SECRETARIO GENERAL
Subsecretario de Administraci�n
Fecha: 29 de octubre de 1980
Original: Ingl�s
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