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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 68
ASUNTO:
UTILIZACION DE LOS EDIFICIOS E INSTALACIONES DE LA SECRETARIA GENERAL

 

I. DECISION

Las disposiciones siguientes, por decisión del Secretario General, surtirán efecto en la fecha del presente Memorando.

La Comisión para Uso de los Edificios, establecida por el Secretario General en la Reglamentación Administrativa No. 17, será responsable de examinar las solicitudes de uso de los edificios e instalaciones de la Secretaría General y de formular recomendaciones al Secretario General, de conformidad con las normas y procedimientos descritos a continuación. La Comisión estará integrada por:

a. el Subsecretario de Administración, que la presidirá;

b. el Asesor del Secretario General; y

c. el Jefe de Protocolo que, actuará como Secretario.

II. NORMAS

1. Uso de los edificios

a. El Edificio de la Organización de los Estados Americanos y los demás edificios de la Secretaría General se destinan al uso oficial de la misma, y para fines compatibles con los de la Organización. Por consiguiente, esos edificios se utilizarán principalmente para las actividades oficiales de la Secretaría General y otros órganos de la Organización, y para la celebración de las reuniones o actos sociales de esos órganos y de las Misiones Permanentes y Delegaciones de los Estados Miembros.

b. El uso del Salón del Consejo Permanente está reservado a éste y a los dos consejos técnicos. Si otros órganos, Misiones o Delegaciones solicitan utilizar ese salón, el Secretario de la Comisión para Uso de los Edificios, a que se refiere el párrafo I, consultará al Presidente del Consejo Permanente, por conducto del Director de la Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, antes de que la Comisión formule sus recomendaciones.

c. Podrá autorizarse el uso de edificios a instalaciones a otros organismos o entidades interamericanas oficiales, tales como organismos o entidades no gubernamentales con los que la Secretaría General haya concertado acuerdos de cooperación.

d. Podrá también autorizarse el uso de los edificios e instalaciones de la Organización de los Estados Americanos cuando las Misiones Permanentes o Delegaciones patrocinen actos sociales o culturales conjuntamente con agrupaciones o entidades ajenas a la Organización, sin fines de lucro.

e. Igualmente, podrá autorizarse el uso de los edificios e instalaciones de la Organización a otros organismos, entidades, agrupaciones cuyas metas y objetivos sean análogos a los de la OEA.

2. Condiciones que rigen el uso de los edificios e instalaciones

Se aplicarán las condiciones siguientes para el uso de los edificios e instalaciones de la Secretaría General. Las condiciones figurarán en el "Acuerdo para Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA", Formulario No. 582 de la OEA (Anexo 1).

a. Los programas o funciones en los edificios de la Organización de los Estados Americanos, o cualesquiera otra instalación de la Organización, no serán políticos, ni tendrán un carácter o fin análogo.

b. En los edificios de la Organización no se permitirán transacciones financieras. No se cargará cuota de admisión alguna por la entrada a las instalaciones. Está prohibida en las instalaciones toda promoción comercial, la venta de alimentos y licores (bares para venta al contado, etc.), y la venta o rifa de artículos de cualquier naturaleza.

c. No se fijarán en las instalaciones carteles ni otro material ni se harán alteraciones en ellas sin la autorización previa del Director de la Oficina de Contrataciones.

d. Cuando se ofrezcan alimentos y licores, deberá servirlos una empresa de "catering" licenciada que coordinará con el Jefe de la Unidad de Mantenimiento de Edificios la hora de llegada, la entrada para la entrega de los alimentos y equipo, y la evacuación de los desechos de las instalaciones una vez concluido el programa. Todo el equipo de "catering" será entregado e instalado el día en que se vaya a celebrar el acto, y deberá retirarse del edificio a más tardar el día posterior al acto.

e. Ningún programa continuará más allá de la media noche en los días laborables y de la 1 A.M. en los fines de semana y días festivos legales observados en Washington, D.C.

f. Los agentes autorizados de la Secretaría General tendrán derecho a entrar en todo momento en las zonas que se están utilizando, a fin de realizar las reparaciones o alteraciones necesarias, o para cerciorarse de si el usuario cumple con los términos del "Acuerdo para Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA", Formulario No. 582 de la OEA.

g. El usuario será directamente responsable de todas las instalaciones proporcionadas por la Secretaría General y responder de ellas. El usuario acepta toda y cualquier responsabilidad resultante de lesiones personales ocasionadas al usuario u otras personas que utilicen las instalaciones; y de cualesquiera y todos los daños o pérdida de propiedad para la Secretaría General ocurridos durante el uso de las instalaciones. El usuario también proporcionará a la Secretaría General un certificado de seguro adquirido por él para protegerse tanto asimismo como a la Secretaría General en las circunstancias arriba citadas y cumplirá con las disposiciones que se especifiquen en el "Acuerdo para Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA". El seguro proporcionado será satisfactorio para la Secretaría General o la Comisión para Uso de Edificios pedirá disposiciones adicionales.

h. Se informará a todos los organismos, entidades o agrupaciones que hayan solicitado y a los que se les haya concedido el uso de cualquier instalación de la Organización de los Estados Americanos, que el año siguiente pasarán a segunda prioridad en cuanto al uso del mismo. Esta situación también es aplicable a cualquier afiliado a ese organismo, entidad o agrupación.

i. Los cargos que se aplicarán por el uso de las instalaciones serán calculados de acuerdo con las instalaciones solicitadas para el evento, sobre la base de la información proporcionada por el usuario. Si los cargos reales resultantes de la celebración del evento exceden esta cifra, se presentará una factura una vez se conozcan esos gastos.

j. En caso de una emergencia grave imprevisible (fuerza mayor), la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos se reserva el derecho de cancelar el uso de los edificios, dando un aviso de 24 horas como mínimo.

k. El usuario indemnizará a la Organización y la eximirá de toda responsabilidad resultante del presente acuerdo.

III. PROCEDIMIENTOS

1. Peticiones de uso de las instalaciones

Las Misiones Permanentes y Delegaciones, así como los organismos, entidades o agrupaciones interesados en utilizar parte de los edificios e instalaciones conforme al párrafo II, incluido el Patio y el Jardín Azteca, presentará una solicitud por escrito al Secretario General, en la que proporcionarán la información pertinente relativa a los actos o reuniones que deseen auspiciar.

2. Aprobación de las peticiones

a. El Secretario de la Comisión para Uso de los Edificios convocará una reunión de la Comisión, cuando sea necesario, para estudiar las solicitudes pendientes.

b. Cada solicitud será examinada en base a las normas y procedimientos para el uso de los edificios, estipulados en el párrafo II del presente Memorando Administrativo, y se presentará al Secretario General una recomendación otorgando o denegando el uso de las instalaciones. La Comisión también determinará las tarifas que se cargarán de acuerdo con los "Cargos por el Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA", Formulario No. 583 de la OEA (Anexo 2). Está cantidad será incluida en el "Acuerdo para Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA", sección 9, Formulario No. 582 de la OEA (Anexo 1).

c. El Secretario General emitirá una decisión en relación con la solicitud tomando como base las recomendaciones de la Comisión, y su decisión final será transmitida al Secretario General de la Comisión para Uso de los Edificios.

d. El Secretario de la Comisión para Uso de los Edificios comunicará por escrito a la parte solicitante la decisión final. "El Acuerdo para Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA", Formulario de la OEA No. 582, concluido, con los cargos estimados para el uso de las instalaciones, será enviado entonces a la parte solicitante para su firma.

3. Arreglos

El Jefe de Protocolo, al recibir una decisión favorable del Secretario General, hará los arreglos necesarios con:

a. La Misión o Delegación solicitante o, cuando proceda con el organismo, agrupación o entidad en cuestión.

b. La Oficina de Contrataciones, que recibirá copias tanto del "Acuerdo para Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA" como de los "Cargos por el Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA" a fin de hacer los preparativos necesarios con antelación.

c. La Oficina de Servicios Financieros, que también recibirá copias de los formularios tanto del "Acuerdo" como de los "Cargos". La Oficina de Protocolo (o la oficina que patrocine el acto) deberá indicar en el formulario del "Acuerdo" (sección 8) la cuenta presupuestaria a la que se cargarán los actos costeados por la OEA. Para actos no perteneciente a la OEA, el usuario deberá pagar los gastos en su totalidad, con antelación a la celebración del acto, a la Oficina de Servicios Financieros, Organización de los Estados Americanos, Washington, D.C. 20006. La Oficina de Servicios Financieros, al recibir el pago, informará inmediatamente al efecto a la Oficina de Protocolo.

4. Cargos por el Uso de los Edificios e Instalaciones

a. En los casos estipulados en las secciones a y b del párrafo II.1, no se aplicarán cargos a los Órganos de la Secretaría General y a las Misiones Permanentes y Delegaciones de los países miembros. En los casos estipulados en las secciones c, d y e del párrafo II.1, se cargarán al organismo, entidad o agrupación afectada los gastos contraídos por concepto de servicios de personal, equipo (incluida la depreciación), seguridad, limpieza, alumbrado, etc., de acuerdo con los "cargos por el Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA".

b. En el "Acuerdo para Uso de los Edificios e Instalaciones de la OEA" se comunicarán los cargos totales estimados. En caso de que los cargos reales resultantes del acto excedan esa cifra, se presentará una factura una vez conocidos los gastos.

c. El formulario de "Cargos" será examinado cada seis meses (1 de enero, 1 de Julio) por la Comisión para Uso de los Edificios y será actualizado, si procede, para que responda a los gastos reales de operación.

d. Si surge una circunstancia inusitada o especial en torno a la cuestión de eximir los gastos prescritos por redundar ellos incuestionablemente en interés general de la Organización, la decisión competirá a la Comisión para Uso de los Edificios, la cual presentará una recomendación al Secretario General.

IV. CANCELACION O ENMIENDA DE DECISIONES PREVIAS

Las normas y procedimientos de este Memorando Administrativo sustituyen a la Reglamentación Administrativa No. 17, Rev. 4, y todas las demás directrices y disposiciones emitidas previamente sobre el uso de los edificios e instalaciones de la OEA.

El presente Memorando Administrativo surte efecto el 29 de octubre de 1980.

 

POR EL SECRETARIO GENERAL

 

 Subsecretario de Administración

 

 

Fecha: 29 de octubre de 1980
Original: Inglés