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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 67
ASUNTO: INVITACIONES A LA SECRETARIA GENERAL PARA
HACERSE REPRESENTAR EN REUNIONES Y CONFERENCIAS

 

I. DECISION

Por decisión del Secretario General entrarán en vigencia a partir de la fecha del presente memorando, los siguientes procedimientos relacionados con las invitaciones que reciba la Secretaría General para asistir a reuniones y conferencias.

II. PROPOSITO

La Secretaría General recibe numerosas invitaciones para hacerse representar en reuniones y conferencias de otros organismos. La Oficina del Secretario General se encargará siempre de dar respuesta a tales invitaciones, aun cuando estuvieren dirigidas a otras oficinas o funcionarios. A estos efectos contará con el apoyo de la Unidad de Enlace y Coordinación de la Oficina de Cooperación Internacional, que forma parte de la Subsecretaría de Cooperación para el Desarrollo.

Al dar respuesta a las invitaciones, se observarán las siguientes normas y procedimientos:

III. NORMAS

1. Se considerará que todas las invitaciones recibidas son para la Secretaría General, aun cuando estén dirigidas a funcionarios u oficinas. Por consiguiente, los funcionarios que sean designados para asistir a los actos en cuestión no representarán a su propia oficina o unidad, sino a la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos.

2. Todas las respuestas a invitaciones serán firmadas por el Secretario General o en su ausencia, por el Secretario General Adjunto. El Secretario General y el Secretario General Adjunto serán las únicas autoridades facultadas para designar a los funcionarios que asistan a reuniones en representación de la Secretaría General.

En caso de no designarse a ningún funcionario para que represente a la Secretaría, podrá darse respuesta a la invitación mediante una nota verbal. La Subsecretaría de Cooperación para el Desarrollo está facultada para revisar estas notas y darles curso.

En los casos en que la Secretaría General se haga representar por un funcionario perteneciente a una de sus oficinas en los estados miembros o de la Oficina Regional en Europa, la respuesta será dada mediante nota verbal, la cual será revisada por la Secretaría de Cooperación para el Desarrollo e inicialada por un funcionario autorizado de la Oficina del Secretario General.

En ambos casos se deberán seguir los procedimientos que a continuación se indican.

3. Entre los aspectos que deberá considerarse para tomar la decisión de hacerse representar o no, figuran los siguientes:

a. La existencia de algún convenio formal, con el organismo que patrocina la reunión, acerca de relaciones de cooperación y reciprocidad de representación en reuniones;

b. Si es apropiada la participación de la Secretaría General de la OEA, en vista de los objetivos y temario de la reunión.

c. La relación que tengan los temas de la reunión con las actividades actuales y áreas de interés especial de la OEA;

d. El papel que vaya a desempeñar la Secretaría General en la reunión --participante, exponente de un tema, observador, relator, patrocinador, copatrocinador-- así como la disponibilidad de funcionarios capaces de cumplir la representación que se solicita;

e. El programa o área de la Secretaría General que podría beneficiarse o contribuir mas en caso de participar;

f. Si es apropiado designar funcionarios destacados en una de las Oficinas Fuera de la Sede para que participen en la reunión, en vista de su lugar y temario;

g. La disponibilidad de fondos presupuestados para sufragar el monto estimado de los viáticos y gastos de transporte.

IV. PROCEDIMIENTOS

1. Todas las invitaciones dirigidas al Secretario General o recibidas por un funcionario u oficina de la Secretaría General serán enviadas a la Unidad de Enlace y Coordinación, Oficina de Cooperación Internacional, Subsecretaría de Cooperación para el Desarrollo, para ser circuladas a las partes interesadas a fin de obtener sus recomendaciones sobre la respuesta. Ningún funcionario ni unidad responderá directamente a una invitación.

2. La Unidad de Enlace y Coordinación circulará la invitación junto con el formulario "OAS Form 577". El funcionario facultado para ello llenará el formulario, dará su visto bueno poniéndole sus iniciales, y lo enviará de vuelta a la Unidad dentro del plazo indicado (véase el adjunto).

3. Una vez terminado el plazo para consultas, la Unidad de Enlace y Coordinación preparará la respuesta para la firma del Secretario General, tomando en consideración las recomendaciones recibidas. En caso de no haber recibido recomendación alguna dentro del plazo fijado, la Unidad preparará una respuesta declinando la invitación.

4. La Unidad de Coordinación y Enlace preparará periódicamente información sobre reuniones y conferencias, fechas respectivas y funcionarios designados para representar a la Secretaría, y la enviará a las oficinas del Secretario General, del Secretario General Adjunto, de los Subsecretarios y los Secretarios Ejecutivos.

5. Cuando se recomiende la designación de un funcionario de una de las Oficinas Fuera de la Sede en representación de la Secretaría General, o bien cuando la recomendación implique viajar, será necesario indicar el número de la cuenta a la cual se cargará el gasto, ya que la Subsecretaría de Cooperación para el Desarrollo no dispone de fondos para viajes de esta clase.

6. Cuando se trate de reuniones en Ginebra, la Oficina Regional en Europa está facultada para representar a la Secretaría General sin necesidad de autorización expresa de la Sede, como parte de sus funciones de observación general de los organismos internacionales allí localizados.

7. Al concluir cada reunión, el funcionario que haya representado la organización preparará un resumen acerca de la misma, su temario y las decisiones tomadas sobre aspectos de interés específico para la Secretaría General, junto con copias de los documentos pertinentes, y formulará las recomendaciones que considere oportunas respecto a gestiones subsiguientes.

V. DEROGACION O ENMIENDA

Las normas y procedimientos descritos anteriormente no derogan los que entraron en vigor conforme al Memorando del Secretario General del 19 de julio de 1973, y concuerdan con la Orden Ejecutiva 75-15 (secciones A.3 y B.2 del Anexo), la Orden Ejecutiva 71-3 (secciones I.B e I.D), y el Memorando Administrativo 45 (sección 4.e). El presente memorando modifica el Capítulo I del Manual de Correspondencia.

VI. VIGENCIA

Las normas y procedimientos establecidos en este memorando entrarán en vigencia inmediatamente.

 

Por Orden del Secretario General

 

Subsecretario de Administración

 

Fecha: 11 de diciembre de 1980
Original: inglés

Adjunto: OAS Form 577