S E C R E T A R I A G E N E R A L
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| MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 67 ASUNTO: INVITACIONES A LA SECRETARIA GENERAL PARA HACERSE REPRESENTAR EN REUNIONES Y CONFERENCIAS |
I. DECISION Por decisi�n del Secretario General entrar�n en vigencia a partir de la fecha del presente memorando, los siguientes procedimientos relacionados con las invitaciones que reciba la Secretar�a General para asistir a reuniones y conferencias. II. PROPOSITO La Secretar�a General recibe numerosas invitaciones para hacerse representar en reuniones y conferencias de otros organismos. La Oficina del Secretario General se encargar� siempre de dar respuesta a tales invitaciones, aun cuando estuvieren dirigidas a otras oficinas o funcionarios. A estos efectos contar� con el apoyo de la Unidad de Enlace y Coordinaci�n de la Oficina de Cooperaci�n Internacional, que forma parte de la Subsecretar�a de Cooperaci�n para el Desarrollo. Al dar respuesta a las invitaciones, se observar�n las siguientes normas y procedimientos: III. NORMAS 1. Se considerar� que todas las invitaciones recibidas son para la Secretar�a General, aun cuando est�n dirigidas a funcionarios u oficinas. Por consiguiente, los funcionarios que sean designados para asistir a los actos en cuesti�n no representar�n a su propia oficina o unidad, sino a la Secretar�a General de la Organizaci�n de los Estados Americanos. 2. Todas las respuestas a invitaciones ser�n firmadas por el Secretario General o en su ausencia, por el Secretario General Adjunto. El Secretario General y el Secretario General Adjunto ser�n las �nicas autoridades facultadas para designar a los funcionarios que asistan a reuniones en representaci�n de la Secretar�a General. En caso de no designarse a ning�n funcionario para que represente a la Secretar�a, podr� darse respuesta a la invitaci�n mediante una nota verbal. La Subsecretar�a de Cooperaci�n para el Desarrollo est� facultada para revisar estas notas y darles curso. En los casos en que la Secretar�a General se haga representar por un funcionario perteneciente a una de sus oficinas en los estados miembros o de la Oficina Regional en Europa, la respuesta ser� dada mediante nota verbal, la cual ser� revisada por la Secretar�a de Cooperaci�n para el Desarrollo e inicialada por un funcionario autorizado de la Oficina del Secretario General. En ambos casos se deber�n seguir los procedimientos que a continuaci�n se indican. 3. Entre los aspectos que deber� considerarse para tomar la decisi�n de hacerse representar o no, figuran los siguientes:
IV. PROCEDIMIENTOS 1. Todas las invitaciones dirigidas al Secretario General o recibidas por un funcionario u oficina de la Secretar�a General ser�n enviadas a la Unidad de Enlace y Coordinaci�n, Oficina de Cooperaci�n Internacional, Subsecretar�a de Cooperaci�n para el Desarrollo, para ser circuladas a las partes interesadas a fin de obtener sus recomendaciones sobre la respuesta. Ning�n funcionario ni unidad responder� directamente a una invitaci�n. 2. La Unidad de Enlace y Coordinaci�n circular� la invitaci�n junto con el formulario "OAS Form 577". El funcionario facultado para ello llenar� el formulario, dar� su visto bueno poni�ndole sus iniciales, y lo enviar� de vuelta a la Unidad dentro del plazo indicado (v�ase el adjunto). 3. Una vez terminado el plazo para consultas, la Unidad de Enlace y Coordinaci�n preparar� la respuesta para la firma del Secretario General, tomando en consideraci�n las recomendaciones recibidas. En caso de no haber recibido recomendaci�n alguna dentro del plazo fijado, la Unidad preparar� una respuesta declinando la invitaci�n. 4. La Unidad de Coordinaci�n y Enlace preparar� peri�dicamente informaci�n sobre reuniones y conferencias, fechas respectivas y funcionarios designados para representar a la Secretar�a, y la enviar� a las oficinas del Secretario General, del Secretario General Adjunto, de los Subsecretarios y los Secretarios Ejecutivos. 5. Cuando se recomiende la designaci�n de un funcionario de una de las Oficinas Fuera de la Sede en representaci�n de la Secretar�a General, o bien cuando la recomendaci�n implique viajar, ser� necesario indicar el n�mero de la cuenta a la cual se cargar� el gasto, ya que la Subsecretar�a de Cooperaci�n para el Desarrollo no dispone de fondos para viajes de esta clase. 6. Cuando se trate de reuniones en Ginebra, la Oficina Regional en Europa est� facultada para representar a la Secretar�a General sin necesidad de autorizaci�n expresa de la Sede, como parte de sus funciones de observaci�n general de los organismos internacionales all� localizados. 7. Al concluir cada reuni�n, el funcionario que haya representado la organizaci�n preparar� un resumen acerca de la misma, su temario y las decisiones tomadas sobre aspectos de inter�s espec�fico para la Secretar�a General, junto con copias de los documentos pertinentes, y formular� las recomendaciones que considere oportunas respecto a gestiones subsiguientes. V. DEROGACION O ENMIENDA Las normas y procedimientos descritos anteriormente no derogan los que entraron en vigor conforme al Memorando del Secretario General del 19 de julio de 1973, y concuerdan con la Orden Ejecutiva 75-15 (secciones A.3 y B.2 del Anexo), la Orden Ejecutiva 71-3 (secciones I.B e I.D), y el Memorando Administrativo 45 (secci�n 4.e). El presente memorando modifica el Cap�tulo I del Manual de Correspondencia. VI. VIGENCIA Las normas y procedimientos establecidos en este memorando entrar�n en vigencia inmediatamente.
Por Orden del Secretario General
Subsecretario de Administraci�n
Fecha: 11 de diciembre de 1980 Adjunto: OAS Form 577
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