I. Por decisión del Secretario General, se
establecen las siguientes disposiciones:
1. OBJETIVO Y APLICACION
1.1 El principal objetivo de las disposiciones es:
(a) Definir las políticas que se aplicarán en
relación con:
-- adelantos
-- asistencia técnica no reembolsable
-- donaciones.
(b) Simplificar y consolidar los procedimientos
para autorizar y tramitar estos desembolsos.
1.2 Las pautas que aparecen como Anexo A
sintetizan los trámites e informes que se requieren para los adelantos, la asistencia
técnica no reembolsable y las donaciones. No se rigen por las disposiciones del presente
memorándum los adelantos de sueldo a los empleados, ya que no están sujetos a rendición
de cuentas.
1.3 Todas las actividades que implican posibles
desembolsos deben figurar en el Plan de Operaciones aprobado. Todos los fondos
administrados por la Secretaría General están sujetos a las presentes disposiciones.
2. REGLAMENTACIONES BASICAS
2.1 Las disposiciones del presente memorándum
complementan las siguientes reglamentaciones, cuya vigencia no se anula:
(a) Las Normas Generales;
(b) El Reglamento de Personal y los Manuales de
Operaciones;
(c) Las Reglas Presupuestarias y Financieras y los
Procedimientos Presupuestarios y Financieros para las Actividades fuera de la Sede;
(d) El Sistema Uniforme de Contrataciones.
3. NORMAS Y DEFINICIONES
3.1 Adelantos
(a) Desembolsos, sujetos a rendición de cuentas,
que se autorizan para medidas que serán tomadas por funcionarios de la Secretaría
General o terceros. Pueden ser:
-- Adelantos para gastos de viaje, sujetos a lo
dispuesto en el Reglamento de Personal (regla 108.21) y el Manual de Operaciones (Vol.
III: capítulos VIII, XVII, XVIII y XIX); y
-- Adelantos para realizar gestiones oficiales y
para proyectos, en lugar de pagos directos a los abastecedores, cuando el director del
proyecto lo solicite.
(b) Rendición de cuentas. Al concluir la misión
o gestión oficial, se presentarán los comprobantes originales. No se concederán más
adelantos cuando la rendición de cuentas esté pendiente por más de 30 días después de
la fecha señalada. Los informes se presentarán en el formulario OAS 388 (Rev.1, 1-79)
que aparece como anexo B.
3.2 Asistencia técnica no reembolsable
(a) Desembolsos a centros, instituciones,
universidades y entidades públicas y privadas encargadas de la ejecución de proyectos,
de conformidad con planes de operación aprobados, sujeto a verificación de que se haya
logrado el resultado apetecido al hacerse el desembolso, mediante la presentación
periódica de informes técnicos e informes financieros que indiquen la utilización y
disposición de los recursos recibidos.
(b) La asistencia técnica no reembolsable tiene
por objeto acrecentar la eficiencia y flexibilidad de operación de un proyecto,
simplificar los procedimientos administrativos y dar más autoridad y responsabilidad a
los directores y coordinadores que trabajan en los proyectos.
(c) La asistencia técnica no reembolsable se
autorizará cuando los planes de operación del proyecto permitan la recepción de fondos
en esta forma, previa recomendación de la oficina técnica responsable, que fundará
dicha recomendación en la naturaleza del proyecto y su conocimiento de los procedimientos
administrativo-contables y de auditoría que sigue la entidad ejecutora.
(d) Se efectuarán desembolsos parciales
correlativamente a las etapas del proyecto, conforme a los planes de operación.
(e) La asistencia técnica no reembolsable se
autorizará únicamente para centros, instituciones, universidades y entidades públicas y
privadas. En el cave de proyectos realizados sobre base individual y sin sujeción a la
supervisión administrativo-financiera de un centro, institución o entidad pública o
privada, los fondos podrán entregarse en calidad de adelantos cuando lo solicite la
dirección del proyecto y la Oficina de la Secretaría General fuera de la Sede no pueda
efectuar el pago directamente a los abastecedores.
(f) Los desembolsos de asistencia técnica no
reembolsable se realizarán conforme a los planes de operaciones que lo permitan, en la
forma siguiente:
(i) Cuando se hayan aprobado de antemano; en este
caso los desembolsos se efectuarán por la oficina nacional o por la Oficina de Servicios
Financieros, según el calendario previsto en el plan y, en el caso de desembolsos
consecutivos, contra la entrega de informes técnicos y financieros satisfactorios
respecto a desembolsos anteriores, según lo dispuesto en el párrafo 4.5.b del presente
memorándum; o bien
(ii) Contra entrega de la documentación que
justifique el gasto.
(g) Los informes financieros que se requieren para
la asistencia técnica no reembolsable se presentarán en forma resumida, certificada por
un funcionario autorizado de la entidad receptora, y de conformidad con el formulario OAS
388 (Rev.1, 1-79) que aparece como anexo B. Los gastos no tendrán que justificarse con
recibos a menos que se soliciten expresamente a los efectos de auditoría de cuentas.
3.3 Donaciones
(a) Sumas concedidas a personas naturales o
jurídicas, ya sea en efectivo o en especie, o propiedades que pertenezcan a la
Organización o hayan sido compradas por ésta para determinado fin o proyecto.
(b) Se concederán de conformidad con un mandato
de la Asamblea General o de uno de los Consejos de la OEA, o bien:
(i) Con la autorización de la Asamblea General,
cuando se trate de donar bienes raíces de la Organización.
(ii) Con la aprobación escrita del Secretario
General en que se indique la información estipulada en el anexo C, formulario OAS 329
(2-79), o con la aprobación del Secretario Ejecutivo o Subsecretario en quien el
Secretario General haya delegado expresamente la autorización, siempre y cuando se trate
de la ejecución de un proyecto regular o especial, con un plan de operaciones debidamente
aprobado;
(iii) Donaciones de equipo del inventario de la
OEA que se suministra a proyectos especiales, una vez que los proyectos han estado
funcionando durante un plazo determinado por el Secretario General. En tales caves, el
equipo irá acompañado de un memorándum de certificación, formulario OAS 330 (2-79), de
acuerdo al anexo D, firmado por los funcionarios autorizados de la Secretaría y la
entidad receptora. El Memorándum de Certificación irá acompañado del formulario OAS
313 (véase anexo E), en que se indicará el equipo en cuestión.
(c) Todas las donaciones se pondrán anualmente en
conocimiento de la Asamblea General.
4. PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES TECNICOS Y
ADMINISTRATIVOS
4.1 Oficina originaria
(a) La decisión inicial de tramitar un adelanto,
asistencia técnica no reembolsable o donación debe ser tomada por la oficina originaria,
por las siguientes razones: dicha oficina conoce el objetivo del programa o proyecto y la
naturaleza de la misión o gestión oficial; está bien informada de las circunstancias
operativas de cada proyecto; tiene acceso a información sobre los requisitos legales y
reglamentaciones de cada Estado miembro; y posee los antecedentes relacionados con el
proyecto y la aprobación de su correspondiente plan de operaciones; y
(b) La oficina originaria ejerce o autoriza la
delegación de la supervisión técnica del proyecto.
4.2 Unidad de Servicios Administrativos
(a) Tramitar las solicitudes que recibe de las
oficinas originarias;
(b) Verificar todos los datos y la información
incluida en los formularios correspondientes;
(c) Cumplir y verificar el cumplimiento de todas
las reglas y disposiciones pertinentes, especialmente las relacionadas con la
disponibilidad y compromiso de fondos;
(d) Informar mensualmente a las oficinas
originarias sobre la situación de los adelantos pendientes de rendición de cuentas;
(e) Suspender los adelantos o desembolsos de
asistencia técnica no reembolsable a solicitud de las oficinas originarias; y
(f) Solicitar a la Oficina de Servicios
Financieros o autorizar a las Oficinas de la Secretaría General fuera de la Sede a
desembolsar adelantos, asistencia técnica no reembolsable o donaciones, con indicación
expresa de las condiciones en que se hará entrega del desembolso.
4.3 Oficina de Servicios Financieros
(a) Mantener mensualmente y en orden cronológico
todos los adelantos que estén pendientes de rendición de cuentas;
(b) Informar periódicamente sobre la situación
de los adelantos, desembolsos de asistencia técnica no reembolsable y donaciones que
hayan sido autorizados;
(c) Reunir todos los casos que hayan estado por
más de tres meses pendientes de rendición de cuentas y determinar las medidas que
corresponda tomar;
(d) Hacer los desembolsos según se soliciten en
la sede por concepto de adelantos, asistencia técnica no reembolsable y donaciones; y
(e) Informar a la Asamblea General de las
donaciones efectuadas durante cada año del bienio.
4.4 Oficinas de la Secretaría General fuera de
la Sede
(a) Desembolsar fondos por concepto de asistencia
técnica no reembolsable y de donaciones, contra la firma de los correspondientes recibos
o documentación pertinente;
(b) No desembolsar adelantos cuando la rendición
de cuentas tenga más de 30 días de atraso, a partir de la fecha en que debió haberse
presentado;
(c) Solicitar de las instituciones receptoras la
rendición de cuentas dentro de los plazos establecidos por la Secretaría General;
(d) Recibir y transmitir a las oficinas técnicas
responsables los informes técnicos enviados por los proyectos;
(e) Revisar y transmitir a la Oficina de Servicios
Financieros los informes financieros que se reciban respecto a adelantos y asistencia
técnica no reembolsable;
(f) Retener los adelantos o desembolsos por
concepto de asistencia técnica no reembolsable cuando no se hayan recibido los informes
que exige el artículo 4.5.b; y
(g) Determinar la auditoría externa realizada
respecto a fondos entregados por la Secretaría General a centros, instituciones,
universidades, etc., y comunicarlo a la Oficina de Servicios Financieros.
4.5 Los responsables, según sea apropiado
(directores, coordinadores, entidades nacionales de enlace o instituciones que ejecuten
los proyectos fuera de la sede)
(a) Presentar y poner al día, anualmente, el plan
de operaciones del proyecto, el cual estipulará en detalle las actividades que se
realizarán en cada año del período fiscal;
(b) Presentar a la oficina técnica responsable de
la Secretaría General los informes de progreso técnicos y financieros sobre la
ejecución del proyecto en la forma y dentro del plazo ordenado por la Secretaría
General;
(c) Ajustar las actividades del proyecto a lo
dispuesto en la Carta Acuerdo.
II. Anulación o enmienda de decisiones previas:
En vista de la naturaleza de este memorándum administrativo, sus disposiciones
complementan o regulan las reglamentaciones en vigor, pero no las anulan.
III. Vigencia: Esta revisión entrará en vigor el
día primero de febrero de 1979.
POR ORDEN DEL SECRETARIO GENERAL
Subsecretario de Administración
Fecha: 18 de enero de 1979
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