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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 59 Rev. 1
ASUNTO:
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA AUTORIZACION Y TRAMITE DE ADELANTOS, ASISTENCIA TECNICA NO REEMBOLSABLE Y DONACIONES DE LA SECRETARIA GENERAL

 

I. Por decisión del Secretario General, se establecen las siguientes disposiciones:

1. OBJETIVO Y APLICACION

1.1 El principal objetivo de las disposiciones es:

(a) Definir las políticas que se aplicarán en relación con:

-- adelantos
-- asistencia técnica no reembolsable
-- donaciones.

(b) Simplificar y consolidar los procedimientos para autorizar y tramitar estos desembolsos.

1.2 Las pautas que aparecen como Anexo A sintetizan los trámites e informes que se requieren para los adelantos, la asistencia técnica no reembolsable y las donaciones. No se rigen por las disposiciones del presente memorándum los adelantos de sueldo a los empleados, ya que no están sujetos a rendición de cuentas.

1.3 Todas las actividades que implican posibles desembolsos deben figurar en el Plan de Operaciones aprobado. Todos los fondos administrados por la Secretaría General están sujetos a las presentes disposiciones.

2. REGLAMENTACIONES BASICAS

2.1 Las disposiciones del presente memorándum complementan las siguientes reglamentaciones, cuya vigencia no se anula:

(a) Las Normas Generales;

(b) El Reglamento de Personal y los Manuales de Operaciones;

(c) Las Reglas Presupuestarias y Financieras y los Procedimientos Presupuestarios y Financieros para las Actividades fuera de la Sede;

(d) El Sistema Uniforme de Contrataciones.

3. NORMAS Y DEFINICIONES

3.1 Adelantos

(a) Desembolsos, sujetos a rendición de cuentas, que se autorizan para medidas que serán tomadas por funcionarios de la Secretaría General o terceros. Pueden ser:

-- Adelantos para gastos de viaje, sujetos a lo dispuesto en el Reglamento de Personal (regla 108.21) y el Manual de Operaciones (Vol. III: capítulos VIII, XVII, XVIII y XIX); y

-- Adelantos para realizar gestiones oficiales y para proyectos, en lugar de pagos directos a los abastecedores, cuando el director del proyecto lo solicite.

(b) Rendición de cuentas. Al concluir la misión o gestión oficial, se presentarán los comprobantes originales. No se concederán más adelantos cuando la rendición de cuentas esté pendiente por más de 30 días después de la fecha señalada. Los informes se presentarán en el formulario OAS 388 (Rev.1, 1-79) que aparece como anexo B.

3.2 Asistencia técnica no reembolsable

(a) Desembolsos a centros, instituciones, universidades y entidades públicas y privadas encargadas de la ejecución de proyectos, de conformidad con planes de operación aprobados, sujeto a verificación de que se haya logrado el resultado apetecido al hacerse el desembolso, mediante la presentación periódica de informes técnicos e informes financieros que indiquen la utilización y disposición de los recursos recibidos.

(b) La asistencia técnica no reembolsable tiene por objeto acrecentar la eficiencia y flexibilidad de operación de un proyecto, simplificar los procedimientos administrativos y dar más autoridad y responsabilidad a los directores y coordinadores que trabajan en los proyectos.

(c) La asistencia técnica no reembolsable se autorizará cuando los planes de operación del proyecto permitan la recepción de fondos en esta forma, previa recomendación de la oficina técnica responsable, que fundará dicha recomendación en la naturaleza del proyecto y su conocimiento de los procedimientos administrativo-contables y de auditoría que sigue la entidad ejecutora.

(d) Se efectuarán desembolsos parciales correlativamente a las etapas del proyecto, conforme a los planes de operación.

(e) La asistencia técnica no reembolsable se autorizará únicamente para centros, instituciones, universidades y entidades públicas y privadas. En el cave de proyectos realizados sobre base individual y sin sujeción a la supervisión administrativo-financiera de un centro, institución o entidad pública o privada, los fondos podrán entregarse en calidad de adelantos cuando lo solicite la dirección del proyecto y la Oficina de la Secretaría General fuera de la Sede no pueda efectuar el pago directamente a los abastecedores.

(f) Los desembolsos de asistencia técnica no reembolsable se realizarán conforme a los planes de operaciones que lo permitan, en la forma siguiente:

(i) Cuando se hayan aprobado de antemano; en este caso los desembolsos se efectuarán por la oficina nacional o por la Oficina de Servicios Financieros, según el calendario previsto en el plan y, en el caso de desembolsos consecutivos, contra la entrega de informes técnicos y financieros satisfactorios respecto a desembolsos anteriores, según lo dispuesto en el párrafo 4.5.b del presente memorándum; o bien

(ii) Contra entrega de la documentación que justifique el gasto.

(g) Los informes financieros que se requieren para la asistencia técnica no reembolsable se presentarán en forma resumida, certificada por un funcionario autorizado de la entidad receptora, y de conformidad con el formulario OAS 388 (Rev.1, 1-79) que aparece como anexo B. Los gastos no tendrán que justificarse con recibos a menos que se soliciten expresamente a los efectos de auditoría de cuentas.

3.3 Donaciones

(a) Sumas concedidas a personas naturales o jurídicas, ya sea en efectivo o en especie, o propiedades que pertenezcan a la Organización o hayan sido compradas por ésta para determinado fin o proyecto.

(b) Se concederán de conformidad con un mandato de la Asamblea General o de uno de los Consejos de la OEA, o bien:

(i) Con la autorización de la Asamblea General, cuando se trate de donar bienes raíces de la Organización.

(ii) Con la aprobación escrita del Secretario General en que se indique la información estipulada en el anexo C, formulario OAS 329 (2-79), o con la aprobación del Secretario Ejecutivo o Subsecretario en quien el Secretario General haya delegado expresamente la autorización, siempre y cuando se trate de la ejecución de un proyecto regular o especial, con un plan de operaciones debidamente aprobado;

(iii) Donaciones de equipo del inventario de la OEA que se suministra a proyectos especiales, una vez que los proyectos han estado funcionando durante un plazo determinado por el Secretario General. En tales caves, el equipo irá acompañado de un memorándum de certificación, formulario OAS 330 (2-79), de acuerdo al anexo D, firmado por los funcionarios autorizados de la Secretaría y la entidad receptora. El Memorándum de Certificación irá acompañado del formulario OAS 313 (véase anexo E), en que se indicará el equipo en cuestión.

(c) Todas las donaciones se pondrán anualmente en conocimiento de la Asamblea General.

4. PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES TECNICOS Y ADMINISTRATIVOS

4.1 Oficina originaria

(a) La decisión inicial de tramitar un adelanto, asistencia técnica no reembolsable o donación debe ser tomada por la oficina originaria, por las siguientes razones: dicha oficina conoce el objetivo del programa o proyecto y la naturaleza de la misión o gestión oficial; está bien informada de las circunstancias operativas de cada proyecto; tiene acceso a información sobre los requisitos legales y reglamentaciones de cada Estado miembro; y posee los antecedentes relacionados con el proyecto y la aprobación de su correspondiente plan de operaciones; y

(b) La oficina originaria ejerce o autoriza la delegación de la supervisión técnica del proyecto.

4.2 Unidad de Servicios Administrativos

(a) Tramitar las solicitudes que recibe de las oficinas originarias;

(b) Verificar todos los datos y la información incluida en los formularios correspondientes;

(c) Cumplir y verificar el cumplimiento de todas las reglas y disposiciones pertinentes, especialmente las relacionadas con la disponibilidad y compromiso de fondos;

(d) Informar mensualmente a las oficinas originarias sobre la situación de los adelantos pendientes de rendición de cuentas;

(e) Suspender los adelantos o desembolsos de asistencia técnica no reembolsable a solicitud de las oficinas originarias; y

(f) Solicitar a la Oficina de Servicios Financieros o autorizar a las Oficinas de la Secretaría General fuera de la Sede a desembolsar adelantos, asistencia técnica no reembolsable o donaciones, con indicación expresa de las condiciones en que se hará entrega del desembolso.

4.3 Oficina de Servicios Financieros

(a) Mantener mensualmente y en orden cronológico todos los adelantos que estén pendientes de rendición de cuentas;

(b) Informar periódicamente sobre la situación de los adelantos, desembolsos de asistencia técnica no reembolsable y donaciones que hayan sido autorizados;

(c) Reunir todos los casos que hayan estado por más de tres meses pendientes de rendición de cuentas y determinar las medidas que corresponda tomar;

(d) Hacer los desembolsos según se soliciten en la sede por concepto de adelantos, asistencia técnica no reembolsable y donaciones; y

(e) Informar a la Asamblea General de las donaciones efectuadas durante cada año del bienio.

4.4 Oficinas de la Secretaría General fuera de la Sede

(a) Desembolsar fondos por concepto de asistencia técnica no reembolsable y de donaciones, contra la firma de los correspondientes recibos o documentación pertinente;

(b) No desembolsar adelantos cuando la rendición de cuentas tenga más de 30 días de atraso, a partir de la fecha en que debió haberse presentado;

(c) Solicitar de las instituciones receptoras la rendición de cuentas dentro de los plazos establecidos por la Secretaría General;

(d) Recibir y transmitir a las oficinas técnicas responsables los informes técnicos enviados por los proyectos;

(e) Revisar y transmitir a la Oficina de Servicios Financieros los informes financieros que se reciban respecto a adelantos y asistencia técnica no reembolsable;

(f) Retener los adelantos o desembolsos por concepto de asistencia técnica no reembolsable cuando no se hayan recibido los informes que exige el artículo 4.5.b; y

(g) Determinar la auditoría externa realizada respecto a fondos entregados por la Secretaría General a centros, instituciones, universidades, etc., y comunicarlo a la Oficina de Servicios Financieros.

4.5 Los responsables, según sea apropiado (directores, coordinadores, entidades nacionales de enlace o instituciones que ejecuten los proyectos fuera de la sede)

(a) Presentar y poner al día, anualmente, el plan de operaciones del proyecto, el cual estipulará en detalle las actividades que se realizarán en cada año del período fiscal;

(b) Presentar a la oficina técnica responsable de la Secretaría General los informes de progreso técnicos y financieros sobre la ejecución del proyecto en la forma y dentro del plazo ordenado por la Secretaría General;

(c) Ajustar las actividades del proyecto a lo dispuesto en la Carta Acuerdo.

II. Anulación o enmienda de decisiones previas: En vista de la naturaleza de este memorándum administrativo, sus disposiciones complementan o regulan las reglamentaciones en vigor, pero no las anulan.

III. Vigencia: Esta revisión entrará en vigor el día primero de febrero de 1979.

 

POR ORDEN DEL SECRETARIO GENERAL

 

Subsecretario de Administración


 Fecha: 18 de enero de 1979