I. Por decisi�n del Secretario General, se
establecen las siguientes disposiciones:
1. OBJETIVO Y APLICACION
1.1 El principal objetivo de las disposiciones es:
(a) Definir las pol�ticas que se aplicar�n en
relaci�n con:
-- adelantos
-- asistencia t�cnica no reembolsable
-- donaciones.
(b) Simplificar y consolidar los procedimientos
para autorizar y tramitar estos desembolsos.
1.2 Las pautas que aparecen como Anexo A
sintetizan los tr�mites e informes que se requieren para los adelantos, la asistencia
t�cnica no reembolsable y las donaciones. No se rigen por las disposiciones del presente
memor�ndum los adelantos de sueldo a los empleados, ya que no est�n sujetos a rendici�n
de cuentas.
1.3 Todas las actividades que implican posibles
desembolsos deben figurar en el Plan de Operaciones aprobado. Todos los fondos
administrados por la Secretar�a General est�n sujetos a las presentes disposiciones.
2. REGLAMENTACIONES BASICAS
2.1 Las disposiciones del presente memor�ndum
complementan las siguientes reglamentaciones, cuya vigencia no se anula:
(a) Las Normas Generales;
(b) El Reglamento de Personal y los Manuales de
Operaciones;
(c) Las Reglas Presupuestarias y Financieras y los
Procedimientos Presupuestarios y Financieros para las Actividades fuera de la Sede;
(d) El Sistema Uniforme de Contrataciones.
3. NORMAS Y DEFINICIONES
3.1 Adelantos
(a) Desembolsos, sujetos a rendici�n de cuentas,
que se autorizan para medidas que ser�n tomadas por funcionarios de la Secretar�a
General o terceros. Pueden ser:
-- Adelantos para gastos de viaje, sujetos a lo
dispuesto en el Reglamento de Personal (regla 108.21) y el Manual de Operaciones (Vol.
III: cap�tulos VIII, XVII, XVIII y XIX); y
-- Adelantos para realizar gestiones oficiales y
para proyectos, en lugar de pagos directos a los abastecedores, cuando el director del
proyecto lo solicite.
(b) Rendici�n de cuentas. Al concluir la misi�n
o gesti�n oficial, se presentar�n los comprobantes originales. No se conceder�n m�s
adelantos cuando la rendici�n de cuentas est� pendiente por m�s de 30 d�as despu�s de
la fecha se�alada. Los informes se presentar�n en el formulario OAS 388 (Rev.1, 1-79)
que aparece como anexo B.
3.2 Asistencia t�cnica no reembolsable
(a) Desembolsos a centros, instituciones,
universidades y entidades p�blicas y privadas encargadas de la ejecuci�n de proyectos,
de conformidad con planes de operaci�n aprobados, sujeto a verificaci�n de que se haya
logrado el resultado apetecido al hacerse el desembolso, mediante la presentaci�n
peri�dica de informes t�cnicos e informes financieros que indiquen la utilizaci�n y
disposici�n de los recursos recibidos.
(b) La asistencia t�cnica no reembolsable tiene
por objeto acrecentar la eficiencia y flexibilidad de operaci�n de un proyecto,
simplificar los procedimientos administrativos y dar m�s autoridad y responsabilidad a
los directores y coordinadores que trabajan en los proyectos.
(c) La asistencia t�cnica no reembolsable se
autorizar� cuando los planes de operaci�n del proyecto permitan la recepci�n de fondos
en esta forma, previa recomendaci�n de la oficina t�cnica responsable, que fundar�
dicha recomendaci�n en la naturaleza del proyecto y su conocimiento de los procedimientos
administrativo-contables y de auditor�a que sigue la entidad ejecutora.
(d) Se efectuar�n desembolsos parciales
correlativamente a las etapas del proyecto, conforme a los planes de operaci�n.
(e) La asistencia t�cnica no reembolsable se
autorizar� �nicamente para centros, instituciones, universidades y entidades p�blicas y
privadas. En el cave de proyectos realizados sobre base individual y sin sujeci�n a la
supervisi�n administrativo-financiera de un centro, instituci�n o entidad p�blica o
privada, los fondos podr�n entregarse en calidad de adelantos cuando lo solicite la
direcci�n del proyecto y la Oficina de la Secretar�a General fuera de la Sede no pueda
efectuar el pago directamente a los abastecedores.
(f) Los desembolsos de asistencia t�cnica no
reembolsable se realizar�n conforme a los planes de operaciones que lo permitan, en la
forma siguiente:
(i) Cuando se hayan aprobado de antemano; en este
caso los desembolsos se efectuar�n por la oficina nacional o por la Oficina de Servicios
Financieros, seg�n el calendario previsto en el plan y, en el caso de desembolsos
consecutivos, contra la entrega de informes t�cnicos y financieros satisfactorios
respecto a desembolsos anteriores, seg�n lo dispuesto en el p�rrafo 4.5.b del presente
memor�ndum; o bien
(ii) Contra entrega de la documentaci�n que
justifique el gasto.
(g) Los informes financieros que se requieren para
la asistencia t�cnica no reembolsable se presentar�n en forma resumida, certificada por
un funcionario autorizado de la entidad receptora, y de conformidad con el formulario OAS
388 (Rev.1, 1-79) que aparece como anexo B. Los gastos no tendr�n que justificarse con
recibos a menos que se soliciten expresamente a los efectos de auditor�a de cuentas.
3.3 Donaciones
(a) Sumas concedidas a personas naturales o
jur�dicas, ya sea en efectivo o en especie, o propiedades que pertenezcan a la
Organizaci�n o hayan sido compradas por �sta para determinado fin o proyecto.
(b) Se conceder�n de conformidad con un mandato
de la Asamblea General o de uno de los Consejos de la OEA, o bien:
(i) Con la autorizaci�n de la Asamblea General,
cuando se trate de donar bienes ra�ces de la Organizaci�n.
(ii) Con la aprobaci�n escrita del Secretario
General en que se indique la informaci�n estipulada en el anexo C, formulario OAS 329
(2-79), o con la aprobaci�n del Secretario Ejecutivo o Subsecretario en quien el
Secretario General haya delegado expresamente la autorizaci�n, siempre y cuando se trate
de la ejecuci�n de un proyecto regular o especial, con un plan de operaciones debidamente
aprobado;
(iii) Donaciones de equipo del inventario de la
OEA que se suministra a proyectos especiales, una vez que los proyectos han estado
funcionando durante un plazo determinado por el Secretario General. En tales caves, el
equipo ir� acompa�ado de un memor�ndum de certificaci�n, formulario OAS 330 (2-79), de
acuerdo al anexo D, firmado por los funcionarios autorizados de la Secretar�a y la
entidad receptora. El Memor�ndum de Certificaci�n ir� acompa�ado del formulario OAS
313 (v�ase anexo E), en que se indicar� el equipo en cuesti�n.
(c) Todas las donaciones se pondr�n anualmente en
conocimiento de la Asamblea General.
4. PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES TECNICOS Y
ADMINISTRATIVOS
4.1 Oficina originaria
(a) La decisi�n inicial de tramitar un adelanto,
asistencia t�cnica no reembolsable o donaci�n debe ser tomada por la oficina originaria,
por las siguientes razones: dicha oficina conoce el objetivo del programa o proyecto y la
naturaleza de la misi�n o gesti�n oficial; est� bien informada de las circunstancias
operativas de cada proyecto; tiene acceso a informaci�n sobre los requisitos legales y
reglamentaciones de cada Estado miembro; y posee los antecedentes relacionados con el
proyecto y la aprobaci�n de su correspondiente plan de operaciones; y
(b) La oficina originaria ejerce o autoriza la
delegaci�n de la supervisi�n t�cnica del proyecto.
4.2 Unidad de Servicios Administrativos
(a) Tramitar las solicitudes que recibe de las
oficinas originarias;
(b) Verificar todos los datos y la informaci�n
incluida en los formularios correspondientes;
(c) Cumplir y verificar el cumplimiento de todas
las reglas y disposiciones pertinentes, especialmente las relacionadas con la
disponibilidad y compromiso de fondos;
(d) Informar mensualmente a las oficinas
originarias sobre la situaci�n de los adelantos pendientes de rendici�n de cuentas;
(e) Suspender los adelantos o desembolsos de
asistencia t�cnica no reembolsable a solicitud de las oficinas originarias; y
(f) Solicitar a la Oficina de Servicios
Financieros o autorizar a las Oficinas de la Secretar�a General fuera de la Sede a
desembolsar adelantos, asistencia t�cnica no reembolsable o donaciones, con indicaci�n
expresa de las condiciones en que se har� entrega del desembolso.
4.3 Oficina de Servicios Financieros
(a) Mantener mensualmente y en orden cronol�gico
todos los adelantos que est�n pendientes de rendici�n de cuentas;
(b) Informar peri�dicamente sobre la situaci�n
de los adelantos, desembolsos de asistencia t�cnica no reembolsable y donaciones que
hayan sido autorizados;
(c) Reunir todos los casos que hayan estado por
m�s de tres meses pendientes de rendici�n de cuentas y determinar las medidas que
corresponda tomar;
(d) Hacer los desembolsos seg�n se soliciten en
la sede por concepto de adelantos, asistencia t�cnica no reembolsable y donaciones; y
(e) Informar a la Asamblea General de las
donaciones efectuadas durante cada a�o del bienio.
4.4 Oficinas de la Secretar�a General fuera de
la Sede
(a) Desembolsar fondos por concepto de asistencia
t�cnica no reembolsable y de donaciones, contra la firma de los correspondientes recibos
o documentaci�n pertinente;
(b) No desembolsar adelantos cuando la rendici�n
de cuentas tenga m�s de 30 d�as de atraso, a partir de la fecha en que debi� haberse
presentado;
(c) Solicitar de las instituciones receptoras la
rendici�n de cuentas dentro de los plazos establecidos por la Secretar�a General;
(d) Recibir y transmitir a las oficinas t�cnicas
responsables los informes t�cnicos enviados por los proyectos;
(e) Revisar y transmitir a la Oficina de Servicios
Financieros los informes financieros que se reciban respecto a adelantos y asistencia
t�cnica no reembolsable;
(f) Retener los adelantos o desembolsos por
concepto de asistencia t�cnica no reembolsable cuando no se hayan recibido los informes
que exige el art�culo 4.5.b; y
(g) Determinar la auditor�a externa realizada
respecto a fondos entregados por la Secretar�a General a centros, instituciones,
universidades, etc., y comunicarlo a la Oficina de Servicios Financieros.
4.5 Los responsables, seg�n sea apropiado
(directores, coordinadores, entidades nacionales de enlace o instituciones que ejecuten
los proyectos fuera de la sede)
(a) Presentar y poner al d�a, anualmente, el plan
de operaciones del proyecto, el cual estipular� en detalle las actividades que se
realizar�n en cada a�o del per�odo fiscal;
(b) Presentar a la oficina t�cnica responsable de
la Secretar�a General los informes de progreso t�cnicos y financieros sobre la
ejecuci�n del proyecto en la forma y dentro del plazo ordenado por la Secretar�a
General;
(c) Ajustar las actividades del proyecto a lo
dispuesto en la Carta Acuerdo.
II. Anulaci�n o enmienda de decisiones previas:
En vista de la naturaleza de este memor�ndum administrativo, sus disposiciones
complementan o regulan las reglamentaciones en vigor, pero no las anulan.
III. Vigencia: Esta revisi�n entrar� en vigor el
d�a primero de febrero de 1979.
POR ORDEN DEL SECRETARIO GENERAL
Subsecretario de Administraci�n
Fecha: 18 de enero de 1979
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