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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 58 Rev. 1
ASUNTO:
PRINCIPIOS Y NORMAS RESPECTO A ETICA Y CONFLICTOS DE INTERESES

 

20 de septiembre de 1977

I. A partir de la fecha entran en vigor las siguientes normas:

FORMULACION DE NORMAS

La Carta de la OEA, las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, el Reglamento de Personal, el Reglamento Presupuestario y Financiero y el Sistema Uniforme de Contrataciones constituyen la estructura en que se fundan los principios y normas de ética e integridad por los que debe regirse el personal de la Secretaría General. Es necesario reunir en un documento todas las normas y reglas vigentes sobre la materia, a fin de ayudar a los funcionarios a evitar todo conflicto real o aparente entre sus intereses particulares y sus obligaciones para con la OEA.

INTEGRIDAD

La Carta establece los siguientes criterios:

"En el cumplimiento de sus deberes, el Secretario General y el personal de la Secretaría no solicitarán ni recibirán instrucciones de ningún Gobierno ni de ninguna autoridad ajena a la Organización, y se abstendrán de actuar en forma alguna que sea incompatible con su condición de funcionarios internacionales responsables únicamente ante la Organización." (Artículo 124) (Asimismo, el Artículo 15 de las Normas Generales es similar).

En las Normas Generales se dispone lo siguiente:

"Los miembros del personal de la Secretaría General tienen el carácter de funcionarios internacionales y en el cumplimiento de sus deberes sólo son responsables ante la Secretaría General. Al aceptar el nombramiento para un cargo en la Secretaría General se comprometerán a realizar sus funciones y a regular su conducta de conformidad con la naturaleza, los propósitos e intereses de la Organización." (Artículo 18).

La Carta igualmente da ciertas orientaciones a los Estados Miembros respecto a sus relaciones con el Secretario General y con el personal de la Secretaría General como sigue:

"Los Estados Miembros se comprometen a respetar la naturaleza exclusivamente internacional de las responsabilidades del Secretario General y del personal de la Secretaría General y a no tratar de influir sobre ellos en el desempeño de sus funciones." (Artículo 125).

PRINCIPIOS ETICOS

Según la definen algunos, la ética es "la aceptación voluntaria de la autodisciplina que va más allá de las exigencias de la ley". Se usa comúnmente la palabra "ética" para significar "la filosofía del comportamiento humano, que presta especial atención a las cuestiones del bien y del mal, que son de orden moral."

Los principios de conducta que deben observar los funcionarios de la OEA figuran en varios artículos de las Normas Generales, entre los cuales los más específicos son los siguientes:

"Los miembros del personal se abstendrán de actuar en forma alguna que sea incompatible con su condición de funcionarios internacionales de la Organización. A ese respecto, no podrán desarrollar actividades que el Secretario General considere inconvenientes tanto para el eficaz cumplimiento de sus deberes como para el prestigio de la Organización." (Artículo 22).

"Los miembros del personal no podrán actuar ni pronunciarse públicamente en forma alguna que pueda lesionar o afectar a los Estados Miembros." (Artículo 23).

"Los miembros del personal deberán observar la máxima discreción con respecto a todos los asuntos oficiales. Se abstendrán de comunicar a persona alguna cualquier información de carácter reservado, excepto en el desempeño de su cometido o de acuerdo con el procedimiento que para ello establezca el Secretario General. Tampoco harán uso alguno en provecho propio de ese tipo de información. Estas obligaciones contraídas por los miembros del personal no se extinguen al terminar sus servicios." (Artículo 24).

"Ningún miembro del personal prestará sus servicios a Gobiernos o entidades en condiciones que no sean específicamente aprobadas por el Secretario General. Ningún miembro del personal podrá aceptar condecoraciones de Gobiernos. Tampoco podrá aceptar honores, premios, gratificaciones, favores u obsequios cuando, a juicio del Secretario General, ello resulte incompatible con su condición de funcionario internacional o con los intereses de la Organización." (Artículo 25).

"La aceptación por parte de un miembro del personal de su postulación para un cargo público electivo de carácter político, implicará su renuncia al puesto que desempeñe en la Secretaría General." (Artículo 26).

"La aceptación por parte de un miembro del personal de su designación a un cargo gubernamental implicará su renuncia al puesto que desempeñe en la Secretaría General." (Artículo 27).

"Antes de iniciar sus labores todo miembro del personal suscribirá una declaración en que se comprometa a desempeñar sus funciones de acuerdo con lo dispuesto en la Carta, las presentes normas y demás disposiciones pertinentes." (Artículo 28).

"Los miembros del personal no podrán solicitar la influencia o el apoyo de los Representantes en los órganos y otras entidades de la Organización, ni de gobierno alguno, en materias que afecten la administración o la disciplina de la Secretaría General. Toda cuestión sobre estas materias deberá ajustarse a las disposiciones reglamentarias pertinentes." (Artículo 29).

DECLARACION DE LEALTAD

"Todo miembro del personal, antes de iniciar sus labores, suscribirá la siguiente declaración:

"Me comprometo solemnemente a ejercer con lealtad, discreción y a conciencia las obligaciones que me corresponden como miembro del personal de carácter internacional al servicio de la Secretaría General, a regular mi conducta de acuerdo con los intereses de la Organización de los Estados Americanos; a no solicitar ni aceptar instrucciones, en relación con mis deberes como miembro del personal, de ningún Gobierno o autoridad que no sea la Secretaría General, y, en general, a respetar las disposiciones de la Carta de la Organización de los Estados Americanos y a cumplir las Normas Generales para el funcionamiento de la Secretaría General y demás disposiciones pertinentes." (Regla de Personal 101.7).

RESPONSABILIDAD FINANCIERA

"Todo miembro del personal que por malicia, negligencia inexcusable o por no observar las Normas Generales, reglamentos u otras disposiciones administrativas de la Secretaría General ocasione a la Organización cualquier daño o perjuicio financieros será responsable por éstos y se le exigirá la debida compensación." (Regla de Personal 101.3).

ACTIVIDADES E INTERESES FUERA DE LA ORGANIZACION

A. Los miembros del personal y sus familiares inmediatos, en sus actividades financieras particulares, no intentarán en forma alguna de beneficiarse de su asociación con la OEA o de conocimientos especiales adquiridos en condición de tales, y, en sus transacciones particulares, evitarán toda apariencia de hacerlo.

B. Las inversiones en empresas que suministran artículos o productos están sujetas a las restricciones indicadas en la Regla de Personal 101.4. Queda prohibido conceder o recibir préstamos a/o de empresas abastecedoras. La aceptación de obsequios, a menos que su valor sea sólo nominal, o de atenciones excesivas, es considerada contraria a la moral y a la ética. Por ser contrario a las reglamentaciones vigentes, no se permite el uso indebido de información confidencial ni su revelación a personas ajenas a la Organización, como tampoco la participación en entidades cívicas o profesionales que dé lugar a la divulgación de datos internos de la Secretaría.

La Regla de Personal 101.4 explica las normas de la Secretaría General como sigue:

"(a) Los miembros del personal no podrán ejercer fuera de la Organización ninguna ocupación o empleo, de modo continuo o repetido, ni aceptar remuneración por trabajos particulares que realicen sin la autorización por escrito otorgada previamente por el Secretario General.

(b) Ningún miembro del personal podrá participar en la dirección de una empresa industrial o comercial, ni tener intereses en la misma, si por el hecho de desempeñar un cargo oficial en la Organización pudiere beneficiarse en tal participación o intereses.

(c) El miembro del personal que en el desempeño de su cargo tenga ocasión de ocuparse de un asunto en que se encuentre involucrada una empresa industrial o comercial en la que tenga intereses financieros, deberá poner en conocimiento del Secretario General la cuantía de esos intereses.

(d) El sólo hecho de poseer acciones de una compañía no constituirá un interés financiero en el sentido indicado en esta regla, salvo si tal posesión da al miembro del personal un alto grado de control sobre los negocios de la compañía.

(e) Salvo en el ejercicio normal de sus funciones o con la autorización previa del Secretario General, los miembros del personal no podrán, si los propósitos, actividades o intereses de la Organización se hallan en juego, realizar los siguientes actos:

(i) Hacer declaraciones a la prensa, radio u otros medios de información pública;

(ii) Pronunciar discursos o conferencias;

(iii) Participar en producciones de cine, radio o televisión;

(iv) Publicar artículos, libros u otros textos.

(f) Cuando se concede la autorización a que se refiere el inciso anterior, el miembro del personal interesado debe dejar constancia, en cada caso, que sus puntos de vista no representan necesariamente los de la Secretaría General ni los de la Organización.

(g) Los miembros del personal no aceptarán regalos ni favores de personas o firmas comerciales que tuvieren o buscaren negocios con la Organización."


C. Ningún funcionario, ni sus familiares inmediatos, ni ningún asociado suyo, participarán a sabiendas en transacciones de cambios de moneda que no estén permitidas por las leyes del país correspondiente. Es más, ningún funcionario, ni sus familiares inmediatos, ni ningún asociado suyo, realizarán a sabiendas operaciones cambiarias con fines de especulación.

DERECHOS DE PROPIEDAD EN LOS TRABAJOS REALIZADOS

"Todos los derechos, inclusive los de titulo, de autor y de patente de cualquier trabajo que realice un miembro del personal como parte de sus tareas oficiales o cualquier otra persona o entidad por cuenta de la Secretaría General o en colaboración con ésta serán propiedad de la Organización." (Regla de Personal 101.5)

ACTIVIDADES POLÍTICAS

"Los miembros del personal podrán ejercer el derecho de sufragio y afiliarse a partidos políticos, pero no podrán participar en actividades políticas que a juicio del Secretario General sean incompatibles con la independencia y la imparcialidad inherentes a su condición de funcionario internacional o que puedan menoscabarlas. El pago de contribución a un partido político o a un candidato determinado no se considerará una actividad prohibida." (Regla de Personal 101.6)

RELACIONES DE PARENTESCO

"(a) No se podrá otorgar ningún nombramiento en la Secretaría General al cónyuge, hijo, hija, padre, madre, hermano, hermana, tío, tía, sobrino, sobrina, primo, primo hermano, prima hermana, suegro, suegra, yerno, nuera, cuñado, cuñada, hijastro o hijastra de un miembro del personal.

(b) Cuando dos miembros del personal contraigan matrimonio, los beneficios y prestaciones de que gocen los interesados se modificarán conforme a las disposiciones correspondientes de este reglamento. Por otra parte, se harán todos los esfuerzos posibles para que los miembros del personal que se encuentren en esa circunstancia no trabajen en el mismo Departamento." (Regla de Personal 104.7).

RENDICION DE CUENTAS

Las Reglas Presupuestarias y Financieras (RPF) se han establecido de conformidad con la Carta y las Normas Generales. Deben cumplirse en todo momento los controles y reglas aceptadas de contabilidad. Los libros de contabilidad, el presupuesto aprobado y la evaluación de proyectos deben reflejar fielmente las transacciones efectuadas.

La Regla IV.5 del Reglamento Presupuestario y Financiero establece lo siguiente:

"IV. 5 OBLIGACION DE DAR CUENTA

IV.5.1 Todo miembro del personal a quien se delegue una o más responsabilidades funcionales financieras es personalmente responsable de cumplir con los requisitos correspondientes en cada caso. Por tanto, estará en libertad de negarse a firmar cualquier documento relacionado con su responsabilidad financiera si, en su opinión, no cumple con las reglas y los procedimientos de la Secretaría General, y de ser el caso, de elevarlo a la consideración de las autoridades superiores.

IV.5.2 Los oficiales u otros miembros del personal que tengan custodia de o responsabilidad por fondos tendrán una fianza por el monto que el Secretario General estime adecuado.

IV.5.3 Se considerará una falta grave que cualquier miembro del personal deje de cumplir intencionadamente, por malicia o por negligencia, las reglamentaciones y procedimientos de la Secretaría y ocasione:

a. El registro de una obligación fraudulenta;

b. La emisión de una certificación falsa;

c. La emisión de un desembolso indebido;

d. La retención indebida de dinero de la Organización, y

e. El uso de cualquier moneda para fines que no correspondan a los mejores intereses de la Organización."

CUMPLIMIENTO DE REGLAMENTACIONES Y NORMAS

A. ASPECTOS GENERALES

La Secretaría General procura que se cumplan estrictamente todas las normas y reglamentaciones aplicables a sus actividades. En ciertos casos, estas normas y reglamentaciones pueden ser ambiguas o difíciles de interpretar. Los funcionarios que tengan preguntas sobre su aplicación, pueden solicitar asesoramiento del Departamento de Asuntos Jurídicos.

B. DECLARACION DE SITUACION FINANCIERA GENERAL PRESENTADA POR LOS FUNCIONARIOS

Todo funcionario que haya entrado al servicio de la OEA con anterioridad a la fecha de vigencia de estas normas enviará al Director de la Oficina de Personal una declaración firmada de que no tiene ningún interés financiero o económico, ni participa en actividades financieras ni económicas que deban ser dadas a conocer. La declaración aparece en la parte I del anexo A.

Los funcionarios que entren al servicio de la OEA con posterioridad a la fecha de vigencia de estas normas también firmarán la declaración y esta condición se incorporará a su carta de aceptación de empleo.

C. DECLARACION FINANCIERA COMPLEMENTARIA QUE DEBE SER PRESENTADA POR ALGUNOS FUNCIONARIOS

Todo funcionario que tenga cualquier motivo para creer que la naturaleza de sus actividades o intereses externos le impida firmar la declaración indicada en el párrafo B, proporcionará al Secretario General o al Subsecretario de Administración una Declaración Confidencial de Empleo e Intereses Financieros, sobre los asuntos que razonablemente considere están o puedan estar en conflicto con las normas. El formulario para esta declaración figure en la parte II del anexo A.

El Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Secretarios Ejecutivos, los Subsecretarios, los funcionarios de categoría D-1 y D-2 y por demás funcionarios señalados por el Secretario General en su memorándum del 6 de julio de 1977, deberán presentar la Declaración Confidencial de Empleo de Intereses Financieros.

Cuando las circunstancias cambien de manera tal que la declaración presentada no sea sustancialmente exacta, el funcionario proporcionará otra declaración, actualizada, antes del 31 de enero del año siguiente.

El Secretario General podrá solicitar del funcionario la información adicional o comprobatoria que considere razonablemente necesaria para decidir respecto a un posible conflicto de intereses.

D. INHABILITACION DEL FUNCIONARIO PARA PARTICIPAR EN ACTIVIDADES DE LA OEA RELACIONADAS CON INTERESES U OBLIGACIONES

Si el funcionario, algún familiar suyo inmediato, o un asociado, con quien tiene una relación financiera incurre en alguna obligación con una entidad que tiene negocios con la OEA, o posee intereses o acciones en una entidad de esa clase, el funcionario notificará al Director de Personal, quién actuara al respecto en consulta con el Subsecretario de Administración. Si el Director de la Oficina de Personal estima que existe un posible conflicto de intereses, el funcionario (1) se declarará inmediatamente incapacitado para trabajar en el ramo de interés directo o indirecto de tal entidad o, a opción suya, (2) eliminar el conflicto despojándose de dichos intereses.

CONFIDENCIALIDAD

La Declaración Confidencial de Empleo e Intereses Financieros será considerada privada y secreta. Tanto el documento original como sus copies quedarán en custodia del Director de la Oficina de Servicios Financieros, aparte de los archivos de la Oficina de Personal. El Director de la Oficina de Servicios Financieros revisará las declaraciones y pondrá en conocimiento del Secretario General aquellas, que en su opinión, representen un posible conflicto de intereses. Si el Secretario General lo considera apropiado, tratará el asunto con el funcionario y podrá pedirle que o bien se descalifique de trabajar en cualquier asunto en que pudiera existir un conflicto, o que elimine el posible conflicto despojándose del interés. No se entregará ni se mostrará la declaración ni copia alguna de élla a otros funcionarios de la Secretaría General, excepto por orden escrita del Secretario General y únicamente cuando constituya evidencia para un caso disciplinario relacionado con la supuesta violación de una de las disposiciones del presente Memorándum Administrativo. En tal caso, al funcionario se le notificará, por escrito el nombre de la persona a quien se proporcionó la información y la razón que se tuvo para éllo.

Bajo ninguna circunstancia se proporcionará la declaración, ni copia alguna de la misma a ninguna persona ajena a la Secretaría General sin el consentimiento del funcionario. Esta disposición incluye las órdenes judiciales emanadas de cualquier corte o tribunal.

A todo funcionario que por la naturaleza de su trabajo, tenga conocimiento de la información contenida en cualquier Declaración Confidencial de Empleo o Intereses Financieros, o tenga acceso a élla, le está prohibido revelarla, ponerla en conocimiento de otros o permitir que otra persona la examine en forma o grado alguno. La transgresión de esta prohibición expresa por cualquier funcionario de la Secretaría General, constituirá causa de suspensión o despedida.

CONOCIMIENTO DE INFRACCIONES

Todo funcionario que tenga conocimiento de algún acto ilegal, fraudulento o dudoso, o que viole estas normas, deberá comunicarlo al Director del correspondiente Departamento u Oficina y al Director de Personal. Si el acto en cuestión involucra a un alto funcionario de la Secretaría, deberá comunicarse al Subsecretario de Administración o al Secretario General.

II. La Declaración de Adhesión a las Normas de Etica (Parte I del Anexo A) o la Declaración Confidencial de Empleo e Intereses Financieros (Parte II del Anexo A), deberá presentarse de acuerdo con las instrucciones que contiene la sección titulada "Cumplimiento de Reglamentaciones y Normas", en sus párrafos B y C, ANTES de octubre 1, 1977.

III. El presente Memorándum Administrativo deroga toda orden anterior que pueda estar en conflicto con éste.

 

 

EXHIBIT A/ANEXO A
PART I/PARTE I

STATEMENT OF ADHERENCE TO NORMS OF ETHICS

I have read and am familiar with the statement, "Policies with Respect to Ethics of Conduct and Conflicts of Interest". (Administrative Memorandum No. 58 Rev. 1, dated September 20, 1977.

I hereby declare that I am abiding by these norms and that no disclosure relating to a possible conflict of interest is necessary on my part.

DECLARACION DE ADHESION A LAS NORMAS DE ETICA

He leído y estoy familiarizado con la declaración de "Principios y Normas Respecto a Etica y Conflicto de Intereses" (Memorándum Administrativo No. 58 Rev. 1, fechado 20 de septiembre de 1977.

Por la presente declaro mi adhesión a estas normas y dejo constancia de que no tengo conflicto de interés alguno que declarar.


_________________________
Signature/Firma


_________________________
Name/Nombre


_________________________
Date/Fecha

 

 

ANEXO A
PARTE II

DECLARACION CCNFIDENCIAL DE EMPLEO E INTERESES FINANCIEROS

Se presentará esta declaración cuando así lo exija la sección titulada "Cumplimiento de Reglamentaciones y Normas" en su párrafo C, "Declaración Financiera Complementaria presentada por algunos funcionarios."

REQUISITOS GENERALES

No se exige en la información que debe presentarse, indicación alguna del monto del interés financiero, del endeudamiento o del valor de la propiedad inmueble.

En caso de que el funcionario desconozca la información que se debe declarar, incluso sobre bienes en fideicomiso, debe dar instrucciones para que sea proporcionada en nombre suyo por otra persona, y hacerlo constar así en la parte IV de la declaración.

Los intereses pertenecientes al cónyuge, hijos menores de edad u otros familiares inmediatos del funcionario, serán declarados como si pertenecieran a éste. Si esta información ha de ser proporcionada por otra persona, también debe hacerse constar así en la parte IV.