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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 58 Rev. 1
ASUNTO:
PRINCIPIOS Y NORMAS RESPECTO A ETICA Y CONFLICTOS DE INTERESES

 

20 de septiembre de 1977

I. A partir de la fecha entran en vigor las siguientes normas:

FORMULACION DE NORMAS

La Carta de la OEA, las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretar�a General, el Reglamento de Personal, el Reglamento Presupuestario y Financiero y el Sistema Uniforme de Contrataciones constituyen la estructura en que se fundan los principios y normas de �tica e integridad por los que debe regirse el personal de la Secretar�a General. Es necesario reunir en un documento todas las normas y reglas vigentes sobre la materia, a fin de ayudar a los funcionarios a evitar todo conflicto real o aparente entre sus intereses particulares y sus obligaciones para con la OEA.

INTEGRIDAD

La Carta establece los siguientes criterios:

"En el cumplimiento de sus deberes, el Secretario General y el personal de la Secretar�a no solicitar�n ni recibir�n instrucciones de ning�n Gobierno ni de ninguna autoridad ajena a la Organizaci�n, y se abstendr�n de actuar en forma alguna que sea incompatible con su condici�n de funcionarios internacionales responsables �nicamente ante la Organizaci�n." (Art�culo 124) (Asimismo, el Art�culo 15 de las Normas Generales es similar).

En las Normas Generales se dispone lo siguiente:

"Los miembros del personal de la Secretar�a General tienen el car�cter de funcionarios internacionales y en el cumplimiento de sus deberes s�lo son responsables ante la Secretar�a General. Al aceptar el nombramiento para un cargo en la Secretar�a General se comprometer�n a realizar sus funciones y a regular su conducta de conformidad con la naturaleza, los prop�sitos e intereses de la Organizaci�n." (Art�culo 18).

La Carta igualmente da ciertas orientaciones a los Estados Miembros respecto a sus relaciones con el Secretario General y con el personal de la Secretar�a General como sigue:

"Los Estados Miembros se comprometen a respetar la naturaleza exclusivamente internacional de las responsabilidades del Secretario General y del personal de la Secretar�a General y a no tratar de influir sobre ellos en el desempe�o de sus funciones." (Art�culo 125).

PRINCIPIOS ETICOS

Seg�n la definen algunos, la �tica es "la aceptaci�n voluntaria de la autodisciplina que va m�s all� de las exigencias de la ley". Se usa com�nmente la palabra "�tica" para significar "la filosof�a del comportamiento humano, que presta especial atenci�n a las cuestiones del bien y del mal, que son de orden moral."

Los principios de conducta que deben observar los funcionarios de la OEA figuran en varios art�culos de las Normas Generales, entre los cuales los m�s espec�ficos son los siguientes:

"Los miembros del personal se abstendr�n de actuar en forma alguna que sea incompatible con su condici�n de funcionarios internacionales de la Organizaci�n. A ese respecto, no podr�n desarrollar actividades que el Secretario General considere inconvenientes tanto para el eficaz cumplimiento de sus deberes como para el prestigio de la Organizaci�n." (Art�culo 22).

"Los miembros del personal no podr�n actuar ni pronunciarse p�blicamente en forma alguna que pueda lesionar o afectar a los Estados Miembros." (Art�culo 23).

"Los miembros del personal deber�n observar la m�xima discreci�n con respecto a todos los asuntos oficiales. Se abstendr�n de comunicar a persona alguna cualquier informaci�n de car�cter reservado, excepto en el desempe�o de su cometido o de acuerdo con el procedimiento que para ello establezca el Secretario General. Tampoco har�n uso alguno en provecho propio de ese tipo de informaci�n. Estas obligaciones contra�das por los miembros del personal no se extinguen al terminar sus servicios." (Art�culo 24).

"Ning�n miembro del personal prestar� sus servicios a Gobiernos o entidades en condiciones que no sean espec�ficamente aprobadas por el Secretario General. Ning�n miembro del personal podr� aceptar condecoraciones de Gobiernos. Tampoco podr� aceptar honores, premios, gratificaciones, favores u obsequios cuando, a juicio del Secretario General, ello resulte incompatible con su condici�n de funcionario internacional o con los intereses de la Organizaci�n." (Art�culo 25).

"La aceptaci�n por parte de un miembro del personal de su postulaci�n para un cargo p�blico electivo de car�cter pol�tico, implicar� su renuncia al puesto que desempe�e en la Secretar�a General." (Art�culo 26).

"La aceptaci�n por parte de un miembro del personal de su designaci�n a un cargo gubernamental implicar� su renuncia al puesto que desempe�e en la Secretar�a General." (Art�culo 27).

"Antes de iniciar sus labores todo miembro del personal suscribir� una declaraci�n en que se comprometa a desempe�ar sus funciones de acuerdo con lo dispuesto en la Carta, las presentes normas y dem�s disposiciones pertinentes." (Art�culo 28).

"Los miembros del personal no podr�n solicitar la influencia o el apoyo de los Representantes en los �rganos y otras entidades de la Organizaci�n, ni de gobierno alguno, en materias que afecten la administraci�n o la disciplina de la Secretar�a General. Toda cuesti�n sobre estas materias deber� ajustarse a las disposiciones reglamentarias pertinentes." (Art�culo 29).

DECLARACION DE LEALTAD

"Todo miembro del personal, antes de iniciar sus labores, suscribir� la siguiente declaraci�n:

"Me comprometo solemnemente a ejercer con lealtad, discreci�n y a conciencia las obligaciones que me corresponden como miembro del personal de car�cter internacional al servicio de la Secretar�a General, a regular mi conducta de acuerdo con los intereses de la Organizaci�n de los Estados Americanos; a no solicitar ni aceptar instrucciones, en relaci�n con mis deberes como miembro del personal, de ning�n Gobierno o autoridad que no sea la Secretar�a General, y, en general, a respetar las disposiciones de la Carta de la Organizaci�n de los Estados Americanos y a cumplir las Normas Generales para el funcionamiento de la Secretar�a General y dem�s disposiciones pertinentes." (Regla de Personal 101.7).

RESPONSABILIDAD FINANCIERA

"Todo miembro del personal que por malicia, negligencia inexcusable o por no observar las Normas Generales, reglamentos u otras disposiciones administrativas de la Secretar�a General ocasione a la Organizaci�n cualquier da�o o perjuicio financieros ser� responsable por �stos y se le exigir� la debida compensaci�n." (Regla de Personal 101.3).

ACTIVIDADES E INTERESES FUERA DE LA ORGANIZACION

A. Los miembros del personal y sus familiares inmediatos, en sus actividades financieras particulares, no intentar�n en forma alguna de beneficiarse de su asociaci�n con la OEA o de conocimientos especiales adquiridos en condici�n de tales, y, en sus transacciones particulares, evitar�n toda apariencia de hacerlo.

B. Las inversiones en empresas que suministran art�culos o productos est�n sujetas a las restricciones indicadas en la Regla de Personal 101.4. Queda prohibido conceder o recibir pr�stamos a/o de empresas abastecedoras. La aceptaci�n de obsequios, a menos que su valor sea s�lo nominal, o de atenciones excesivas, es considerada contraria a la moral y a la �tica. Por ser contrario a las reglamentaciones vigentes, no se permite el uso indebido de informaci�n confidencial ni su revelaci�n a personas ajenas a la Organizaci�n, como tampoco la participaci�n en entidades c�vicas o profesionales que d� lugar a la divulgaci�n de datos internos de la Secretar�a.

La Regla de Personal 101.4 explica las normas de la Secretar�a General como sigue:

"(a) Los miembros del personal no podr�n ejercer fuera de la Organizaci�n ninguna ocupaci�n o empleo, de modo continuo o repetido, ni aceptar remuneraci�n por trabajos particulares que realicen sin la autorizaci�n por escrito otorgada previamente por el Secretario General.

(b) Ning�n miembro del personal podr� participar en la direcci�n de una empresa industrial o comercial, ni tener intereses en la misma, si por el hecho de desempe�ar un cargo oficial en la Organizaci�n pudiere beneficiarse en tal participaci�n o intereses.

(c) El miembro del personal que en el desempe�o de su cargo tenga ocasi�n de ocuparse de un asunto en que se encuentre involucrada una empresa industrial o comercial en la que tenga intereses financieros, deber� poner en conocimiento del Secretario General la cuant�a de esos intereses.

(d) El s�lo hecho de poseer acciones de una compa��a no constituir� un inter�s financiero en el sentido indicado en esta regla, salvo si tal posesi�n da al miembro del personal un alto grado de control sobre los negocios de la compa��a.

(e) Salvo en el ejercicio normal de sus funciones o con la autorizaci�n previa del Secretario General, los miembros del personal no podr�n, si los prop�sitos, actividades o intereses de la Organizaci�n se hallan en juego, realizar los siguientes actos:

(i) Hacer declaraciones a la prensa, radio u otros medios de informaci�n p�blica;

(ii) Pronunciar discursos o conferencias;

(iii) Participar en producciones de cine, radio o televisi�n;

(iv) Publicar art�culos, libros u otros textos.

(f) Cuando se concede la autorizaci�n a que se refiere el inciso anterior, el miembro del personal interesado debe dejar constancia, en cada caso, que sus puntos de vista no representan necesariamente los de la Secretar�a General ni los de la Organizaci�n.

(g) Los miembros del personal no aceptar�n regalos ni favores de personas o firmas comerciales que tuvieren o buscaren negocios con la Organizaci�n."


C. Ning�n funcionario, ni sus familiares inmediatos, ni ning�n asociado suyo, participar�n a sabiendas en transacciones de cambios de moneda que no est�n permitidas por las leyes del pa�s correspondiente. Es m�s, ning�n funcionario, ni sus familiares inmediatos, ni ning�n asociado suyo, realizar�n a sabiendas operaciones cambiarias con fines de especulaci�n.

DERECHOS DE PROPIEDAD EN LOS TRABAJOS REALIZADOS

"Todos los derechos, inclusive los de titulo, de autor y de patente de cualquier trabajo que realice un miembro del personal como parte de sus tareas oficiales o cualquier otra persona o entidad por cuenta de la Secretar�a General o en colaboraci�n con �sta ser�n propiedad de la Organizaci�n." (Regla de Personal 101.5)

ACTIVIDADES POL�TICAS

"Los miembros del personal podr�n ejercer el derecho de sufragio y afiliarse a partidos pol�ticos, pero no podr�n participar en actividades pol�ticas que a juicio del Secretario General sean incompatibles con la independencia y la imparcialidad inherentes a su condici�n de funcionario internacional o que puedan menoscabarlas. El pago de contribuci�n a un partido pol�tico o a un candidato determinado no se considerar� una actividad prohibida." (Regla de Personal 101.6)

RELACIONES DE PARENTESCO

"(a) No se podr� otorgar ning�n nombramiento en la Secretar�a General al c�nyuge, hijo, hija, padre, madre, hermano, hermana, t�o, t�a, sobrino, sobrina, primo, primo hermano, prima hermana, suegro, suegra, yerno, nuera, cu�ado, cu�ada, hijastro o hijastra de un miembro del personal.

(b) Cuando dos miembros del personal contraigan matrimonio, los beneficios y prestaciones de que gocen los interesados se modificar�n conforme a las disposiciones correspondientes de este reglamento. Por otra parte, se har�n todos los esfuerzos posibles para que los miembros del personal que se encuentren en esa circunstancia no trabajen en el mismo Departamento." (Regla de Personal 104.7).

RENDICION DE CUENTAS

Las Reglas Presupuestarias y Financieras (RPF) se han establecido de conformidad con la Carta y las Normas Generales. Deben cumplirse en todo momento los controles y reglas aceptadas de contabilidad. Los libros de contabilidad, el presupuesto aprobado y la evaluaci�n de proyectos deben reflejar fielmente las transacciones efectuadas.

La Regla IV.5 del Reglamento Presupuestario y Financiero establece lo siguiente:

"IV. 5 OBLIGACION DE DAR CUENTA

IV.5.1 Todo miembro del personal a quien se delegue una o m�s responsabilidades funcionales financieras es personalmente responsable de cumplir con los requisitos correspondientes en cada caso. Por tanto, estar� en libertad de negarse a firmar cualquier documento relacionado con su responsabilidad financiera si, en su opini�n, no cumple con las reglas y los procedimientos de la Secretar�a General, y de ser el caso, de elevarlo a la consideraci�n de las autoridades superiores.

IV.5.2 Los oficiales u otros miembros del personal que tengan custodia de o responsabilidad por fondos tendr�n una fianza por el monto que el Secretario General estime adecuado.

IV.5.3 Se considerar� una falta grave que cualquier miembro del personal deje de cumplir intencionadamente, por malicia o por negligencia, las reglamentaciones y procedimientos de la Secretar�a y ocasione:

a. El registro de una obligaci�n fraudulenta;

b. La emisi�n de una certificaci�n falsa;

c. La emisi�n de un desembolso indebido;

d. La retenci�n indebida de dinero de la Organizaci�n, y

e. El uso de cualquier moneda para fines que no correspondan a los mejores intereses de la Organizaci�n."

CUMPLIMIENTO DE REGLAMENTACIONES Y NORMAS

A. ASPECTOS GENERALES

La Secretar�a General procura que se cumplan estrictamente todas las normas y reglamentaciones aplicables a sus actividades. En ciertos casos, estas normas y reglamentaciones pueden ser ambiguas o dif�ciles de interpretar. Los funcionarios que tengan preguntas sobre su aplicaci�n, pueden solicitar asesoramiento del Departamento de Asuntos Jur�dicos.

B. DECLARACION DE SITUACION FINANCIERA GENERAL PRESENTADA POR LOS FUNCIONARIOS

Todo funcionario que haya entrado al servicio de la OEA con anterioridad a la fecha de vigencia de estas normas enviar� al Director de la Oficina de Personal una declaraci�n firmada de que no tiene ning�n inter�s financiero o econ�mico, ni participa en actividades financieras ni econ�micas que deban ser dadas a conocer. La declaraci�n aparece en la parte I del anexo A.

Los funcionarios que entren al servicio de la OEA con posterioridad a la fecha de vigencia de estas normas tambi�n firmar�n la declaraci�n y esta condici�n se incorporar� a su carta de aceptaci�n de empleo.

C. DECLARACION FINANCIERA COMPLEMENTARIA QUE DEBE SER PRESENTADA POR ALGUNOS FUNCIONARIOS

Todo funcionario que tenga cualquier motivo para creer que la naturaleza de sus actividades o intereses externos le impida firmar la declaraci�n indicada en el p�rrafo B, proporcionar� al Secretario General o al Subsecretario de Administraci�n una Declaraci�n Confidencial de Empleo e Intereses Financieros, sobre los asuntos que razonablemente considere est�n o puedan estar en conflicto con las normas. El formulario para esta declaraci�n figure en la parte II del anexo A.

El Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Secretarios Ejecutivos, los Subsecretarios, los funcionarios de categor�a D-1 y D-2 y por dem�s funcionarios se�alados por el Secretario General en su memor�ndum del 6 de julio de 1977, deber�n presentar la Declaraci�n Confidencial de Empleo de Intereses Financieros.

Cuando las circunstancias cambien de manera tal que la declaraci�n presentada no sea sustancialmente exacta, el funcionario proporcionar� otra declaraci�n, actualizada, antes del 31 de enero del a�o siguiente.

El Secretario General podr� solicitar del funcionario la informaci�n adicional o comprobatoria que considere razonablemente necesaria para decidir respecto a un posible conflicto de intereses.

D. INHABILITACION DEL FUNCIONARIO PARA PARTICIPAR EN ACTIVIDADES DE LA OEA RELACIONADAS CON INTERESES U OBLIGACIONES

Si el funcionario, alg�n familiar suyo inmediato, o un asociado, con quien tiene una relaci�n financiera incurre en alguna obligaci�n con una entidad que tiene negocios con la OEA, o posee intereses o acciones en una entidad de esa clase, el funcionario notificar� al Director de Personal, qui�n actuara al respecto en consulta con el Subsecretario de Administraci�n. Si el Director de la Oficina de Personal estima que existe un posible conflicto de intereses, el funcionario (1) se declarar� inmediatamente incapacitado para trabajar en el ramo de inter�s directo o indirecto de tal entidad o, a opci�n suya, (2) eliminar el conflicto despoj�ndose de dichos intereses.

CONFIDENCIALIDAD

La Declaraci�n Confidencial de Empleo e Intereses Financieros ser� considerada privada y secreta. Tanto el documento original como sus copies quedar�n en custodia del Director de la Oficina de Servicios Financieros, aparte de los archivos de la Oficina de Personal. El Director de la Oficina de Servicios Financieros revisar� las declaraciones y pondr� en conocimiento del Secretario General aquellas, que en su opini�n, representen un posible conflicto de intereses. Si el Secretario General lo considera apropiado, tratar� el asunto con el funcionario y podr� pedirle que o bien se descalifique de trabajar en cualquier asunto en que pudiera existir un conflicto, o que elimine el posible conflicto despoj�ndose del inter�s. No se entregar� ni se mostrar� la declaraci�n ni copia alguna de �lla a otros funcionarios de la Secretar�a General, excepto por orden escrita del Secretario General y �nicamente cuando constituya evidencia para un caso disciplinario relacionado con la supuesta violaci�n de una de las disposiciones del presente Memor�ndum Administrativo. En tal caso, al funcionario se le notificar�, por escrito el nombre de la persona a quien se proporcion� la informaci�n y la raz�n que se tuvo para �llo.

Bajo ninguna circunstancia se proporcionar� la declaraci�n, ni copia alguna de la misma a ninguna persona ajena a la Secretar�a General sin el consentimiento del funcionario. Esta disposici�n incluye las �rdenes judiciales emanadas de cualquier corte o tribunal.

A todo funcionario que por la naturaleza de su trabajo, tenga conocimiento de la informaci�n contenida en cualquier Declaraci�n Confidencial de Empleo o Intereses Financieros, o tenga acceso a �lla, le est� prohibido revelarla, ponerla en conocimiento de otros o permitir que otra persona la examine en forma o grado alguno. La transgresi�n de esta prohibici�n expresa por cualquier funcionario de la Secretar�a General, constituir� causa de suspensi�n o despedida.

CONOCIMIENTO DE INFRACCIONES

Todo funcionario que tenga conocimiento de alg�n acto ilegal, fraudulento o dudoso, o que viole estas normas, deber� comunicarlo al Director del correspondiente Departamento u Oficina y al Director de Personal. Si el acto en cuesti�n involucra a un alto funcionario de la Secretar�a, deber� comunicarse al Subsecretario de Administraci�n o al Secretario General.

II. La Declaraci�n de Adhesi�n a las Normas de Etica (Parte I del Anexo A) o la Declaraci�n Confidencial de Empleo e Intereses Financieros (Parte II del Anexo A), deber� presentarse de acuerdo con las instrucciones que contiene la secci�n titulada "Cumplimiento de Reglamentaciones y Normas", en sus p�rrafos B y C, ANTES de octubre 1, 1977.

III. El presente Memor�ndum Administrativo deroga toda orden anterior que pueda estar en conflicto con �ste.

 

 

EXHIBIT A/ANEXO A
PART I/PARTE I

STATEMENT OF ADHERENCE TO NORMS OF ETHICS

I have read and am familiar with the statement, "Policies with Respect to Ethics of Conduct and Conflicts of Interest". (Administrative Memorandum No. 58 Rev. 1, dated September 20, 1977.

I hereby declare that I am abiding by these norms and that no disclosure relating to a possible conflict of interest is necessary on my part.

DECLARACION DE ADHESION A LAS NORMAS DE ETICA

He le�do y estoy familiarizado con la declaraci�n de "Principios y Normas Respecto a Etica y Conflicto de Intereses" (Memor�ndum Administrativo No. 58 Rev. 1, fechado 20 de septiembre de 1977.

Por la presente declaro mi adhesi�n a estas normas y dejo constancia de que no tengo conflicto de inter�s alguno que declarar.


_________________________
Signature/Firma


_________________________
Name/Nombre


_________________________
Date/Fecha

 

 

ANEXO A
PARTE II

DECLARACION CCNFIDENCIAL DE EMPLEO E INTERESES FINANCIEROS

Se presentar� esta declaraci�n cuando as� lo exija la secci�n titulada "Cumplimiento de Reglamentaciones y Normas" en su p�rrafo C, "Declaraci�n Financiera Complementaria presentada por algunos funcionarios."

REQUISITOS GENERALES

No se exige en la informaci�n que debe presentarse, indicaci�n alguna del monto del inter�s financiero, del endeudamiento o del valor de la propiedad inmueble.

En caso de que el funcionario desconozca la informaci�n que se debe declarar, incluso sobre bienes en fideicomiso, debe dar instrucciones para que sea proporcionada en nombre suyo por otra persona, y hacerlo constar as� en la parte IV de la declaraci�n.

Los intereses pertenecientes al c�nyuge, hijos menores de edad u otros familiares inmediatos del funcionario, ser�n declarados como si pertenecieran a �ste. Si esta informaci�n ha de ser proporcionada por otra persona, tambi�n debe hacerse constar as� en la parte IV.