S E C R E T A R I A G E N E R A L |
MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 58 Rev. 1 ASUNTO: PRINCIPIOS Y NORMAS RESPECTO A ETICA Y CONFLICTOS DE INTERESES |
20 de septiembre de 1977 I. A partir de la fecha entran en vigor las siguientes normas:
La Carta de la OEA, las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretar�a General, el Reglamento de Personal, el Reglamento Presupuestario y Financiero y el Sistema Uniforme de Contrataciones constituyen la estructura en que se fundan los principios y normas de �tica e integridad por los que debe regirse el personal de la Secretar�a General. Es necesario reunir en un documento todas las normas y reglas vigentes sobre la materia, a fin de ayudar a los funcionarios a evitar todo conflicto real o aparente entre sus intereses particulares y sus obligaciones para con la OEA.
La Carta establece los siguientes criterios: "En el cumplimiento de sus deberes, el Secretario General y el personal de la Secretar�a no solicitar�n ni recibir�n instrucciones de ning�n Gobierno ni de ninguna autoridad ajena a la Organizaci�n, y se abstendr�n de actuar en forma alguna que sea incompatible con su condici�n de funcionarios internacionales responsables �nicamente ante la Organizaci�n." (Art�culo 124) (Asimismo, el Art�culo 15 de las Normas Generales es similar). En las Normas Generales se dispone lo siguiente: "Los miembros del personal de la Secretar�a General tienen el car�cter de funcionarios internacionales y en el cumplimiento de sus deberes s�lo son responsables ante la Secretar�a General. Al aceptar el nombramiento para un cargo en la Secretar�a General se comprometer�n a realizar sus funciones y a regular su conducta de conformidad con la naturaleza, los prop�sitos e intereses de la Organizaci�n." (Art�culo 18). La Carta igualmente da ciertas orientaciones a los Estados Miembros respecto a sus relaciones con el Secretario General y con el personal de la Secretar�a General como sigue: "Los Estados Miembros se comprometen a respetar la naturaleza exclusivamente internacional de las responsabilidades del Secretario General y del personal de la Secretar�a General y a no tratar de influir sobre ellos en el desempe�o de sus funciones." (Art�culo 125).
Seg�n la definen algunos, la �tica es "la aceptaci�n voluntaria de la autodisciplina que va m�s all� de las exigencias de la ley". Se usa com�nmente la palabra "�tica" para significar "la filosof�a del comportamiento humano, que presta especial atenci�n a las cuestiones del bien y del mal, que son de orden moral." Los principios de conducta que deben observar los funcionarios de la OEA figuran en varios art�culos de las Normas Generales, entre los cuales los m�s espec�ficos son los siguientes: "Los miembros del personal se abstendr�n de actuar en forma alguna que sea incompatible con su condici�n de funcionarios internacionales de la Organizaci�n. A ese respecto, no podr�n desarrollar actividades que el Secretario General considere inconvenientes tanto para el eficaz cumplimiento de sus deberes como para el prestigio de la Organizaci�n." (Art�culo 22). "Los miembros del personal no podr�n actuar ni pronunciarse p�blicamente en forma alguna que pueda lesionar o afectar a los Estados Miembros." (Art�culo 23). "Los miembros del personal deber�n observar la m�xima discreci�n con respecto a todos los asuntos oficiales. Se abstendr�n de comunicar a persona alguna cualquier informaci�n de car�cter reservado, excepto en el desempe�o de su cometido o de acuerdo con el procedimiento que para ello establezca el Secretario General. Tampoco har�n uso alguno en provecho propio de ese tipo de informaci�n. Estas obligaciones contra�das por los miembros del personal no se extinguen al terminar sus servicios." (Art�culo 24). "Ning�n miembro del personal prestar� sus servicios a Gobiernos o entidades en condiciones que no sean espec�ficamente aprobadas por el Secretario General. Ning�n miembro del personal podr� aceptar condecoraciones de Gobiernos. Tampoco podr� aceptar honores, premios, gratificaciones, favores u obsequios cuando, a juicio del Secretario General, ello resulte incompatible con su condici�n de funcionario internacional o con los intereses de la Organizaci�n." (Art�culo 25). "La aceptaci�n por parte de un miembro del personal de su postulaci�n para un cargo p�blico electivo de car�cter pol�tico, implicar� su renuncia al puesto que desempe�e en la Secretar�a General." (Art�culo 26). "La aceptaci�n por parte de un miembro del personal de su designaci�n a un cargo gubernamental implicar� su renuncia al puesto que desempe�e en la Secretar�a General." (Art�culo 27). "Antes de iniciar sus labores todo miembro del personal suscribir� una declaraci�n en que se comprometa a desempe�ar sus funciones de acuerdo con lo dispuesto en la Carta, las presentes normas y dem�s disposiciones pertinentes." (Art�culo 28). "Los miembros del personal no podr�n solicitar la influencia o el apoyo de los Representantes en los �rganos y otras entidades de la Organizaci�n, ni de gobierno alguno, en materias que afecten la administraci�n o la disciplina de la Secretar�a General. Toda cuesti�n sobre estas materias deber� ajustarse a las disposiciones reglamentarias pertinentes." (Art�culo 29).
"Todo miembro del personal, antes de iniciar sus labores, suscribir� la siguiente declaraci�n: "Me comprometo solemnemente a ejercer con lealtad, discreci�n y a conciencia las obligaciones que me corresponden como miembro del personal de car�cter internacional al servicio de la Secretar�a General, a regular mi conducta de acuerdo con los intereses de la Organizaci�n de los Estados Americanos; a no solicitar ni aceptar instrucciones, en relaci�n con mis deberes como miembro del personal, de ning�n Gobierno o autoridad que no sea la Secretar�a General, y, en general, a respetar las disposiciones de la Carta de la Organizaci�n de los Estados Americanos y a cumplir las Normas Generales para el funcionamiento de la Secretar�a General y dem�s disposiciones pertinentes." (Regla de Personal 101.7).
"Todo miembro del personal que por malicia, negligencia inexcusable o por no observar las Normas Generales, reglamentos u otras disposiciones administrativas de la Secretar�a General ocasione a la Organizaci�n cualquier da�o o perjuicio financieros ser� responsable por �stos y se le exigir� la debida compensaci�n." (Regla de Personal 101.3).
A. Los miembros del personal y sus familiares inmediatos, en sus actividades financieras particulares, no intentar�n en forma alguna de beneficiarse de su asociaci�n con la OEA o de conocimientos especiales adquiridos en condici�n de tales, y, en sus transacciones particulares, evitar�n toda apariencia de hacerlo. B. Las inversiones en empresas que suministran art�culos o productos est�n sujetas a las restricciones indicadas en la Regla de Personal 101.4. Queda prohibido conceder o recibir pr�stamos a/o de empresas abastecedoras. La aceptaci�n de obsequios, a menos que su valor sea s�lo nominal, o de atenciones excesivas, es considerada contraria a la moral y a la �tica. Por ser contrario a las reglamentaciones vigentes, no se permite el uso indebido de informaci�n confidencial ni su revelaci�n a personas ajenas a la Organizaci�n, como tampoco la participaci�n en entidades c�vicas o profesionales que d� lugar a la divulgaci�n de datos internos de la Secretar�a. La Regla de Personal 101.4 explica las normas de la Secretar�a General como sigue: "(a) Los miembros del personal no podr�n ejercer fuera de la Organizaci�n ninguna ocupaci�n o empleo, de modo continuo o repetido, ni aceptar remuneraci�n por trabajos particulares que realicen sin la autorizaci�n por escrito otorgada previamente por el Secretario General. (b) Ning�n miembro del personal podr� participar en la direcci�n de una empresa industrial o comercial, ni tener intereses en la misma, si por el hecho de desempe�ar un cargo oficial en la Organizaci�n pudiere beneficiarse en tal participaci�n o intereses. (c) El miembro del personal que en el desempe�o de su cargo tenga ocasi�n de ocuparse de un asunto en que se encuentre involucrada una empresa industrial o comercial en la que tenga intereses financieros, deber� poner en conocimiento del Secretario General la cuant�a de esos intereses. (d) El s�lo hecho de poseer acciones de una compa��a no constituir� un inter�s financiero en el sentido indicado en esta regla, salvo si tal posesi�n da al miembro del personal un alto grado de control sobre los negocios de la compa��a. (e) Salvo en el ejercicio normal de sus funciones o con la autorizaci�n previa del Secretario General, los miembros del personal no podr�n, si los prop�sitos, actividades o intereses de la Organizaci�n se hallan en juego, realizar los siguientes actos:
(f) Cuando se concede la autorizaci�n a que se refiere el inciso anterior, el miembro del personal interesado debe dejar constancia, en cada caso, que sus puntos de vista no representan necesariamente los de la Secretar�a General ni los de la Organizaci�n. (g) Los miembros del personal no aceptar�n regalos ni favores de personas o firmas comerciales que tuvieren o buscaren negocios con la Organizaci�n."
"Todos los derechos, inclusive los de titulo, de autor y de patente de cualquier trabajo que realice un miembro del personal como parte de sus tareas oficiales o cualquier otra persona o entidad por cuenta de la Secretar�a General o en colaboraci�n con �sta ser�n propiedad de la Organizaci�n." (Regla de Personal 101.5)
"Los miembros del personal podr�n ejercer el derecho de sufragio y afiliarse a partidos pol�ticos, pero no podr�n participar en actividades pol�ticas que a juicio del Secretario General sean incompatibles con la independencia y la imparcialidad inherentes a su condici�n de funcionario internacional o que puedan menoscabarlas. El pago de contribuci�n a un partido pol�tico o a un candidato determinado no se considerar� una actividad prohibida." (Regla de Personal 101.6)
"(a) No se podr� otorgar ning�n nombramiento en la Secretar�a General al c�nyuge, hijo, hija, padre, madre, hermano, hermana, t�o, t�a, sobrino, sobrina, primo, primo hermano, prima hermana, suegro, suegra, yerno, nuera, cu�ado, cu�ada, hijastro o hijastra de un miembro del personal. (b) Cuando dos miembros del personal contraigan matrimonio, los beneficios y prestaciones de que gocen los interesados se modificar�n conforme a las disposiciones correspondientes de este reglamento. Por otra parte, se har�n todos los esfuerzos posibles para que los miembros del personal que se encuentren en esa circunstancia no trabajen en el mismo Departamento." (Regla de Personal 104.7).
Las Reglas Presupuestarias y Financieras (RPF) se han establecido de conformidad con la Carta y las Normas Generales. Deben cumplirse en todo momento los controles y reglas aceptadas de contabilidad. Los libros de contabilidad, el presupuesto aprobado y la evaluaci�n de proyectos deben reflejar fielmente las transacciones efectuadas. La Regla IV.5 del Reglamento Presupuestario y Financiero establece lo siguiente: "IV. 5 OBLIGACION DE DAR CUENTA IV.5.1 Todo miembro del personal a quien se delegue una o m�s responsabilidades funcionales financieras es personalmente responsable de cumplir con los requisitos correspondientes en cada caso. Por tanto, estar� en libertad de negarse a firmar cualquier documento relacionado con su responsabilidad financiera si, en su opini�n, no cumple con las reglas y los procedimientos de la Secretar�a General, y de ser el caso, de elevarlo a la consideraci�n de las autoridades superiores. IV.5.2 Los oficiales u otros miembros del personal que tengan custodia de o responsabilidad por fondos tendr�n una fianza por el monto que el Secretario General estime adecuado. IV.5.3 Se considerar� una falta grave que cualquier miembro del personal deje de cumplir intencionadamente, por malicia o por negligencia, las reglamentaciones y procedimientos de la Secretar�a y ocasione:
A. ASPECTOS GENERALES La Secretar�a General procura que se cumplan estrictamente todas las normas y reglamentaciones aplicables a sus actividades. En ciertos casos, estas normas y reglamentaciones pueden ser ambiguas o dif�ciles de interpretar. Los funcionarios que tengan preguntas sobre su aplicaci�n, pueden solicitar asesoramiento del Departamento de Asuntos Jur�dicos. B. DECLARACION DE SITUACION FINANCIERA GENERAL PRESENTADA POR LOS FUNCIONARIOS Todo funcionario que haya entrado al servicio de la OEA con anterioridad a la fecha de vigencia de estas normas enviar� al Director de la Oficina de Personal una declaraci�n firmada de que no tiene ning�n inter�s financiero o econ�mico, ni participa en actividades financieras ni econ�micas que deban ser dadas a conocer. La declaraci�n aparece en la parte I del anexo A. Los funcionarios que entren al servicio de la OEA con posterioridad a la fecha de vigencia de estas normas tambi�n firmar�n la declaraci�n y esta condici�n se incorporar� a su carta de aceptaci�n de empleo. C. DECLARACION FINANCIERA COMPLEMENTARIA QUE DEBE SER PRESENTADA POR ALGUNOS FUNCIONARIOS Todo funcionario que tenga cualquier motivo para creer que la naturaleza de sus actividades o intereses externos le impida firmar la declaraci�n indicada en el p�rrafo B, proporcionar� al Secretario General o al Subsecretario de Administraci�n una Declaraci�n Confidencial de Empleo e Intereses Financieros, sobre los asuntos que razonablemente considere est�n o puedan estar en conflicto con las normas. El formulario para esta declaraci�n figure en la parte II del anexo A. El Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Secretarios Ejecutivos, los Subsecretarios, los funcionarios de categor�a D-1 y D-2 y por dem�s funcionarios se�alados por el Secretario General en su memor�ndum del 6 de julio de 1977, deber�n presentar la Declaraci�n Confidencial de Empleo de Intereses Financieros. Cuando las circunstancias cambien de manera tal que la declaraci�n presentada no sea sustancialmente exacta, el funcionario proporcionar� otra declaraci�n, actualizada, antes del 31 de enero del a�o siguiente. El Secretario General podr� solicitar del funcionario la informaci�n adicional o comprobatoria que considere razonablemente necesaria para decidir respecto a un posible conflicto de intereses. D. INHABILITACION DEL FUNCIONARIO PARA PARTICIPAR EN ACTIVIDADES DE LA OEA RELACIONADAS CON INTERESES U OBLIGACIONES Si el funcionario, alg�n familiar suyo inmediato, o un asociado, con quien tiene una relaci�n financiera incurre en alguna obligaci�n con una entidad que tiene negocios con la OEA, o posee intereses o acciones en una entidad de esa clase, el funcionario notificar� al Director de Personal, qui�n actuara al respecto en consulta con el Subsecretario de Administraci�n. Si el Director de la Oficina de Personal estima que existe un posible conflicto de intereses, el funcionario (1) se declarar� inmediatamente incapacitado para trabajar en el ramo de inter�s directo o indirecto de tal entidad o, a opci�n suya, (2) eliminar el conflicto despoj�ndose de dichos intereses.
La Declaraci�n Confidencial de Empleo e Intereses Financieros ser� considerada privada y secreta. Tanto el documento original como sus copies quedar�n en custodia del Director de la Oficina de Servicios Financieros, aparte de los archivos de la Oficina de Personal. El Director de la Oficina de Servicios Financieros revisar� las declaraciones y pondr� en conocimiento del Secretario General aquellas, que en su opini�n, representen un posible conflicto de intereses. Si el Secretario General lo considera apropiado, tratar� el asunto con el funcionario y podr� pedirle que o bien se descalifique de trabajar en cualquier asunto en que pudiera existir un conflicto, o que elimine el posible conflicto despoj�ndose del inter�s. No se entregar� ni se mostrar� la declaraci�n ni copia alguna de �lla a otros funcionarios de la Secretar�a General, excepto por orden escrita del Secretario General y �nicamente cuando constituya evidencia para un caso disciplinario relacionado con la supuesta violaci�n de una de las disposiciones del presente Memor�ndum Administrativo. En tal caso, al funcionario se le notificar�, por escrito el nombre de la persona a quien se proporcion� la informaci�n y la raz�n que se tuvo para �llo. Bajo ninguna circunstancia se proporcionar� la declaraci�n, ni copia alguna de la misma a ninguna persona ajena a la Secretar�a General sin el consentimiento del funcionario. Esta disposici�n incluye las �rdenes judiciales emanadas de cualquier corte o tribunal. A todo funcionario que por la naturaleza de su trabajo, tenga conocimiento de la informaci�n contenida en cualquier Declaraci�n Confidencial de Empleo o Intereses Financieros, o tenga acceso a �lla, le est� prohibido revelarla, ponerla en conocimiento de otros o permitir que otra persona la examine en forma o grado alguno. La transgresi�n de esta prohibici�n expresa por cualquier funcionario de la Secretar�a General, constituir� causa de suspensi�n o despedida.
Todo funcionario que tenga conocimiento de alg�n acto ilegal, fraudulento o dudoso, o que viole estas normas, deber� comunicarlo al Director del correspondiente Departamento u Oficina y al Director de Personal. Si el acto en cuesti�n involucra a un alto funcionario de la Secretar�a, deber� comunicarse al Subsecretario de Administraci�n o al Secretario General. II. La Declaraci�n de Adhesi�n a las Normas de Etica (Parte I del Anexo A) o la Declaraci�n Confidencial de Empleo e Intereses Financieros (Parte II del Anexo A), deber� presentarse de acuerdo con las instrucciones que contiene la secci�n titulada "Cumplimiento de Reglamentaciones y Normas", en sus p�rrafos B y C, ANTES de octubre 1, 1977. III. El presente Memor�ndum Administrativo deroga toda orden anterior que pueda estar en conflicto con �ste.
EXHIBIT A/ANEXO A STATEMENT OF ADHERENCE TO NORMS OF ETHICS I have read and am familiar with the statement, "Policies with Respect to Ethics of Conduct and Conflicts of Interest". (Administrative Memorandum No. 58 Rev. 1, dated September 20, 1977. I hereby declare that I am abiding by these norms and that no disclosure relating to a possible conflict of interest is necessary on my part. DECLARACION DE ADHESION A LAS NORMAS DE ETICA He le�do y estoy familiarizado con la declaraci�n de "Principios y Normas Respecto a Etica y Conflicto de Intereses" (Memor�ndum Administrativo No. 58 Rev. 1, fechado 20 de septiembre de 1977. Por la presente declaro mi adhesi�n a estas normas y dejo constancia de que no tengo conflicto de inter�s alguno que declarar.
ANEXO A DECLARACION CCNFIDENCIAL DE EMPLEO E INTERESES FINANCIEROS Se presentar� esta declaraci�n cuando as� lo exija la secci�n titulada "Cumplimiento de Reglamentaciones y Normas" en su p�rrafo C, "Declaraci�n Financiera Complementaria presentada por algunos funcionarios." REQUISITOS GENERALES No se exige en la informaci�n que debe presentarse, indicaci�n alguna del monto del inter�s financiero, del endeudamiento o del valor de la propiedad inmueble. En caso de que el funcionario desconozca la informaci�n que se debe declarar, incluso sobre bienes en fideicomiso, debe dar instrucciones para que sea proporcionada en nombre suyo por otra persona, y hacerlo constar as� en la parte IV de la declaraci�n. Los intereses pertenecientes al c�nyuge, hijos menores de edad u otros familiares inmediatos del funcionario, ser�n declarados como si pertenecieran a �ste. Si esta informaci�n ha de ser proporcionada por otra persona, tambi�n debe hacerse constar as� en la parte IV. |