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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 54 Rev. 4
ASUNTO:
CONTRATACIÓN DE INTERPRETES, TRADUCTORES Y DEMÁS PERSONAL ESPECIALIZADO AUTÓNOMO PARA CONFERENCIAS Y REUNIONES

 

I. Por decisión del Secretario General se dictan las siguientes disposiciones:

Para la contratación y el pago de servicios a los intérpretes, traductores y otros auxiliares de conferencias autónomos enumerados en el anexo A, contratados por períodos cortos por la Secretaría General, se seguirá un procedimiento de tres pasos:

Principios Generales

La Oficina del Secretario General Adjunto preparará una lista de traductores, interpretes y otros especialistas competentes y calificados que estén dispuestos a prestar servicios a la Secretaría General con un corto aviso y la presentará al Departamento de Recursos Humanos para aprobación. La lista de personal calificado se actualizará periódicamente. La lista estará sujeta a cambios, pudiéndose agregar o suprimir nombres con el visto bueno del Departamento de Recursos Humanos.

Para integrar la lista de traductores autónomos, los candidatos deberán demostrar que han aprobado un examen de traducción en una organización internacional reconocida. Antes de preparar la lista de traductores autónomos, el Departamento de Recursos Humanos hará un llamado a los traductores interesados de los Estados miembros y de otras organizaciones internacionales. El Departamento de Recursos Humanos también examinará las calificaciones de candidatos presentados por las diversas áreas de la Secretaría General. Podrán integrar la lista los traductores que sean nacionales de los Estados miembros y tengan acceso al correo electrónico.

El Departamento de Recursos Humanos establecerá, como parte de su actividad de evaluación del desempeño laboral, un mecanismo que permita evaluar la labor de traductores e intérpretes. Los contratistas cuyos servicios sean reiteradamente insatisfactorios serán eliminados de la lista. Se enviará copia de la lista aprobada a los Departamentos de Programa y Presupuesto y de Servicios Financieros.

Sólo los intérpretes, traductores y especialistas cuyos nombres figuren en la lista aprobada podrán ser contratados por la Secretaría General con contratos a corto plazo, bajo el rubro "Servicios Temporarios de Conferencias".

No se otorgarán contratos temporarios de conferencias: (a) a personas que sean parientes de un miembro del personal, tal como se define en la Regla 104.14(a) del Reglamento de Personal; (b) a personas que no tengan visa válida, cuando los servicios tengan que prestarse en los Estados Unidos; y (c) a personas que desempeñen servicios que no sean de conferencias.

Las personas contratadas conforme a esta modalidad no tendrán derecho al pago de horas extras, y no se considerará ninguna solicitud al respecto. Los funcionarios que no observen esta disposición tendrán que reembolsar a la Secretaría General cualquier monto desembolsado por error como resultado de sus actos, de conformidad con la Regla de Personal 101.3. Los servicios se pagarán conforme a las tarifas establecidas (por palabra, por día, por hora, etc.).

Paso 1 La Oficina del Secretario General Adjunto estará a cargo de preparar y presentar trimestralmente al Departamento de Programa-Presupuesto, para revisión, aprobación y registro, una obligación en el rubro misceláneos del Sistema de Información Gerencial (MIS) por los servicios de intérpretes, traductores y otros especialistas de conferencias para la Asamblea General, el Consejo Permanente y sus comisiones, subcomisiones y grupos de trabajo, y la Reunión de Consulta de Ministros de Relaciones Exteriores.

En el caso de conferencias especializadas y reuniones técnicas, con unos 30 días de anticipación a la fecha fijada para su comienzo, el área que solicite los servicios deberá preparar y presentar, al Departamento de Programa-Presupuesto, para revisión, aprobación y registro, una obligación en el rubro "misceláneos" del

MIS por el monto total del costo de la conferencia o reunión, incluidos los servicios de intérpretes, traductores o especialistas de conferencias.

La Oficina del Secretario General Adjunto revisará mensualmente, con el área interesada, el estado de cada solicitud de obligación y presentará a los departamentos u oficinas que soliciten los servicios un resumen de esas obligaciones.

Paso 2 La "Solicitud y contratación de servicios temporales" de conferencias. (OAS Form 357 rev. 11/79), que figura como anexo B del presente Memorando Administrativo, será preparada por la Oficina del Secretario General Adjunto cuando se soliciten los servicios de intérpretes, traductores u otros especialistas. La aceptación de los términos en que se prestarán los servicios podrá ser comunicada verbalmente por el contratista, quien deberá devolver, antes de comenzar su trabajo, el formulario 357 debidamente firmado.

Paso 3 Una vez que el formulario 357 se haya completado y lo certifique con su firma el oficial correspondiente, será remitido al Departamento de Programa-Presupuesto para revisión y luego al Departamento de Servicios Financieros para desembolso. En cada caso la suma pertinente será deducida de las obligaciones globales establecidas conforme al paso 2.

El formulario 357, una vez completado, servirá de:

(a) solicitud de servicios, cuando lo haya firmado el oficial requirente;

(b) contrato, cuando lo hayan firmado el oficial requirente y la persona contratada;

(c) comprobante y solicitud de desembolso, cuando lo haya certificado con su firma el oficial correspondiente, una vez que se hayan prestado los servicios.

La Oficina del Secretario General Adjunto verificará que los fondos se encuentren disponibles conforme a la obligación efectuada en el formulario 357, como se indica en el paso 2.

Por la propia naturaleza excepcional de los servicios de corto plazo para conferencias, los contratos para la prestación de dichos servicios están expresamente exentos de las reglas para contratos por resultado establecidas en la Regla 104.16 del Reglamento de Personal y la Orden Ejecutiva No. 86-1.

II. Derogación o enmienda

El presente Memorando Administrativo deroga y reemplaza el Memorando Administrativo No. 54 rev. 3.

III. Este Memorando Administrativo entrará en vigencia en la fecha de su firma.

POR EL SECRETARIO GENERAL

 

Subsecretario de Administración (a)

 

17 de mayo de 1996

ANEXO A

LISTA DE ESPECIALISTAS PARA CONFERENCIAS Y REUNIONES

ASISTENTE DE REGISTRO/CONTROL
ASISTENTE DE SESIONES
ASISTENTE DE SALA
CHOFER
EDITOR
COMPAGINADOR
ENFERMERA
INGENIERO DE TURNO
INTÉRPRETE
LOCUTOR
MECANOGRAFA BILINGUE
MENSAJERO
TÉCNICO DE GRABACIÓN
TÉCNICO DE RADIO
REVISOR
SECRETARIO DE COMISIÓN
SUBJEFE DE DOCUMENTOS
SUBJEFE DE SESIONES
SUPERVISOR DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
SUPERVISOR DE IMPRENTA
SUPERVISOR DEL POOL DE MECANOGRAFÍA
SUPERVISOR DE DOCUMENTOS
SUPERVISOR DE ASISTENTES DE SALA
TRADUCTOR
TRANSCRIPTOR/CORRECTOR