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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 51
ASUNTO:
REORGANIZACION DEL COMITE DE VENTAS Y/O LIQUIDACION DE BIENES MUEBLES (COVENT), DE LA SECRETARIA GENERAL, PARA ADAPTARLO AL SISTEMA UNIFORME DE CONTRATACIONES (SUC/OEA)

 

25 de marzo de 1976

En cumplimiento del SUC/OEA, capítulos I y III, se establecen los siguientes "Procedimientos para la venta y Liquidación de Bienes de la Secretaría General" los que regirán a partir de la fecha.

1. OBJETO

Instrumentar los capítulos I, III y VII del SUC/OEA con respecto a la venta y liquidación de bienes muebles de la Secretaría General declarados en estado de "desuso" o en condiciones de "rezago".

2. CONCEPTO BASICO

Para la venta y/o liquidación de un bien mueble de la Secretaría General, constituirá una obligación previa la correspondiente declaración de que dicho bien se encuentra en estado de "desuso" o en condiciones de "rezago". Esta tramitación estará a cargo de la Oficina de Contrataciones con la participación del COVENT.

3. DEFINICIONES

3.1 Definición de bienes muebles declarados en estado de "desuso".

3.1.1 Se considerarán en tal estado a aquellos bienes que (a) hayan dejado de prestar utilidad para los fines que fueron obtenidos, adquiridos o donados; (b) cuyo servicio o empleo sea inadecuado, o (c) porque estando fuera de servicio, su reparación resultaría antieconómica.

3.2 Definición de bienes muebles declarados en condiciones de "rezago".

3.2.1 Se considerarán en tal estado a aquellos bienes muebles que (a) por el uso, han perdido sus condiciones o características iniciales; o (b) cuyo uso normal se hace impracticable, por haber sido sustituidos por otros elementos más modernos o de mayor rendimiento. Entran en esta categoría aquellos bienes que requieren suministros que el mercado, ya no produce.

4. AMBITO DE APLICACION

Las presentes disposiciones se aplicarán tanto en la Sede como en el campo, siempre que esto sea práctico, en cuyo caso las actuaciones estarán a cargo de las Oficinas de la Secretaría General en los Estados miembros.

5. INTEGRACION DEL COVENT

5.1 El COVENT es un comité ad hoc integrado por los siguientes miembros del personal de la Secretaría General, y establecido con el objeto de estudiar las presentaciones que le haga la Oficina de Contrataciones.

- Oficial Ejecutivo del Secretario General Adjunto (o su representante);

- Oficial Ejecutivo de la Secretaría Ejecutiva para Asuntos Económicos y Sociales (o su representante);

- Oficial Ejecutivo de la Secretaría Ejecutiva para la Educación, la Ciencia y la Cultura (o su representante);

- Oficial Ejecutivo de la Subsecretaría de Cooperación para el Desarrollo (o su representante);

- Oficial Ejecutivo de la Subsecretaría de Administración (o su representante).

La Oficina de Contrataciones actuará como Secretaría Técnica.

6. PROCEDIMIENTO

6.1 Cuando la Oficina de Contrataciones estime que se hayan reunido suficientes bienes como para ser declarados en desuso y/o rezago, convocará al COVENT, a cuyo efecto preparará los correspondientes informes técnicos, en los que se registrarán en forma clara, y por medio de fotos cuando sea necesario, las causas por las cuales los bienes han sido presentados al COVENT.

6.2 Las distintas dependencias de la Secretaría General por intermedio de sus respectivos Oficiales Ejecutivos, podrán iniciar ante la Oficina de Contrataciones los trámites para la declaración de bienes en desuso o rezago, aportando los datos del caso.

6.3 El COVENT efectuará las recomendaciones que crea pertinentes al Subsecretario de Administración, usando para ello el Formulario OC/40.

6.4 El COVENT podrá recomendar el procedimiento de venta o liquidación que considere más conveniente, dentro de los permitidos en cada caso.

6.5 El Subsecretario de Administración será informado sobre las recomendaciones elaboradas por el COVENT y determinará el posterior destino de los materiales mencionados en 3.1 y 3.2 mediante indicación por escrito a la Oficina de Contrataciones.

7. METODOS DE VENTA O LIQUIDACION DE BIENES

7.1 Los métodos para la liquidación de bienes cuya venta sea autorizada por el Subsecretario de Administración (número III.i - SUC/OEA) estarán a cargo de la Oficina de Contrataciones y son los siguientes:

7.1.1 Licitación Publica: cuando el valor del bien así lo aconseje, ya que será necesario efectuar gastos para atraer mayor concurrencia de oferentes.

7.1.2 Licitación Privada: cuando no se justifiquen los gastos de publicidad o cuando no se cuente con el tiempo necesario para efectuar una licitación pública.

7.1.3 Remate Público: para los casos de venta de inmuebles, obras u objetos de arte.

7.1.4 Venta directa: se llevaría a cabo en los siguientes casos:

    1. Cuando no se reúnan los requisitos señalados para una licitación;
    2. Cuando luego de un llamado a licitación, no se haya tenido éxito;
    3. Cuando existen razones de urgencia, debidamente fundadas.

7.1.5 Donación: se efectuará en las circunstancias que se mencionan a continuación:

i. Cuando después de haber procedido de acuerdo a lo establecido en los números, desde el 7.1.1. al 7.1.4, y habiendo usado los medios de difusión correspondientes, tales como, anuncios en los diarios, (dos de los más conocidos), la radio etc., y el público local no haya demostrado interés en dichos bienes, el COVENT podrá proponer la donación de los mismos a alguna institución benéfica, (Good Will, Ejército de Salvación, etc.) En todos los casos se deberá dejar constancia de los medios de difusión utilizados.

ii. Cuando, dadas las características del bien a liquidar, las autoridades de la Secretaría General bajo recomendación del COVENT, dispongan este medio de liquidación.

7.1.6 Desechos: cuando, de acuerdo a la naturaleza de los bienes a liquidar y habiendo cumplimentado lo determinado en los puntos, del 7.1.1 al 7.1.5 de esta reglamentación, el COVENT deba declarar a dichos bienes en situación de desecho como consecuencia de lo cual deba ordenarse deshacerse de ellos como elementos no utilizables.

7.2 Cuando los bienes a vender o liquidar se encuentren depositados en alguna de las oficinas u Organismos de la Secretaría General fuera de la Sede, se procederá en forma análoga a la suscripta en esta reglamentación, con la intervención de la Oficina de Contrataciones de la Secretaría General, la que controlará el correcto desarrollo de este tipo de contrataciones.

8. GARANTIAS Y PENALIDADES

8.1 La Oficina de Contrataciones propondrá las garantías que en cada caso estime corresponden, como así también las penalidades a que se harán pasibles los adjudicatarios en situación de incumplimiento.

9. AUDITORIA

9.1 La Oficina de Contrataciones confeccionará un legajo con todas las actuaciones que hayan tenido lugar, una copia de la cual se remitirá a la Oficina de Auditoría y Evaluación.

10. INVENTARIO

10.1 Una vez ejecutada la operación de venta y/o liquidación de bienes de la Secretaría General y entregados dichos bienes a los adquirentes, la Oficina de Contrataciones procederá a hacer excluir del Inventario correspondiente, los efectos vendidos.

10.2 Los ingresos provenientes de la venta y/o liquidación de estos bienes muebles se depositarán en la cuenta correspondiente, indicada por la Oficina de Servicios Financieros.