7 de enero de 1976
1. En cumplimiento de lo dispuesto en el punto 3. de la Orden Ejecutiva N� 75-11, la
Subsecretar�a de Administraci�n present� al Secretario General -dentro del plazo
establecido- el proyecto de normas y procedimientos uniformes requerido, acerca del cual
se han expedido los Secretarios Ejecutivos, Subsecretarios y Directores del Departamento
de Asuntos Jur�dicos y otras dependencias a quienes compete expresarse sobre este asunto.
2. Con fecha 7 de enero de 1976, en la reuni�n del Comit� Ejecutivo presidida por el
Secretario General se aprob�, con car�cter experimental, el SISTEMA UNIFORME DE
CONTRATACIONES (SUC/OEA) cuyo texto se acompa�a en anexo, el que forma parte integrante
de este Memor�ndum Administrativo.
3. Encomi�ndase a la Oficina de Contrataciones la preparaci�n de la actualizaci�n de
cualquiera de las disposiciones del SUC/OEA que, sobre la base de la experiencia que se
recoja y de los comentarios, observaciones y sugerencias que se reciban, resulte
conveniente introducir para perfeccionar dicho Sistema.
CAPITULO I
De los Criterios Generales
I.1 Las disposiciones reglamentarias de las contrataciones de la Secretar�a General
deber�n satisfacer -conforme su naturaleza jur�dica- los siguientes criterios generales:
i. Proteger el leg�timo inter�s de la Organizaci�n.
Este criterio se basa en principios generales que deben go-bernar las transacciones de
cualquier Organizaci�n. Adem�s figura -aunque en forma impl�cita- en los art�culos 95
y 99 de las Normas Generales y en la Introducci�n del Reglamento Presupuestario y
Financiero (RPF).
ii. Optimizar el poder adquisitivo de la Secretar�a General.
Este criterio se basa en que, en su conjunto, las contrataciones que se realizan
alcanzan un monto muy significativo, lo que otorga a la Secretar�a General un poder
adquisitivo muy grande siempre que sea operado bajo un sistema que unifique la
negociaci�n a los efectos de obtener: (a) mejores precios; (b) entrega m�s r�pida; y
(c) adecuaci�n a las especificacio-nes que la Secretar�a General requiera.
iii. Adjudicar las contrataciones sobre una base competitiva y mediante la actuaci�n
de Comit�s.
Este criterio tiene por objeto establecer un sistema de equilibrio y control, con la
participaci�n de m�s de tres ejecuti-vos de las distintas �reas de la Secretar�a
General -en la Sede y en el Campo- en la adopci�n de la decisi�n de adjudicar, por
alg�n m�todo competitivo, las contrataciones.
iv. Disciplinar la demanda.
Este criterio tiene por objeto: (a) Planificar la demanda (promedios trimestrales,
�ndices de consumo, definici�n del lugar de destino, etc.); (b) Alcanzar cierto grado de
normalizaci�n del equipo t�cnico y el material cient�fico; (c) Definir, con el m�ximo
grado de precisi�n las especificaciones t�cnicas y cient�ficas, para facilitar el
an�lisis comparativo de las ofertas; (d) Normalizar el mobiliario, el equipo (m�-quinas
de escribir, calculadoras, etc.) y los �tiles de ofici-na; (e) Verificar el rendimiento y
la calidad real del mobi-liario, equipo y �tiles adquiridos, para mantener altos nive-les
de eficiencia; (f) Controlar inventario de existencia de mobiliario, equipo y �tiles; y
(g) Crear condiciones para que haya un sistema de informaci�n y registro que permita
conocer en cualquier momento el status de cada contrataci�n.
v. Corresponder a Servicios Directos y actividades de servicios generales previamente
programados y cuyo financiamiento pro-venga de las apropiaciones aprobadas por la
Resoluci�n de Programa-Presupuesto de la Organizaci�n.
Este criterio tiene por objeto que todas las contrataciones de la Secretar�a General
correspondan a lo aprobado en la Resoluci�n de Programa-Presupuesto de la Organizaci�n y
a lo acorda-do en los planes de operaci�n sustantivos y en la asignaci�n de fondos
correspondiente.
vi. Incrementar la eficiencia, simplificar los procedimientos, acelerar los tr�mites y
mejorar el an�lisis y evaluaci�n de los contratistas y proveedores.
Este criterio tiene por objeto traer efectiva la pol�tica de desconcentraci�n
aprobada proveyendo un sistema normativo uni-forme que facilite otorgar m�s
responsabilidades y efectuar una mejor delegaci�n de autoridad a los responsables de
proyectos destacados en el Campo; incrementar la eficiencia; simplificar los
procedimientos; acelerar la tramitaci�n; y contribuir a un mejor an�lisis y evaluaci�n
de la capacidad y responsabili-dad de los contratistas y proveedores.
vii. Definir m�todos y procedimientos para hacer efectivas las res-ponsabilidades
emergentes del incumplimiento de normas, regla-mentos y disposiciones vigentes.
Este criterio tiene por objeto crear una conciencia general acerca de la necesidad de
rendir cuentas por parte de quienes ejercen responsabilidades que tienen implicaciones
financieras y, al mismo tiempo, hacer efectivas las disposiciones reglamentarias sobre
incumplimiento de normas, reglamentos y otras disposiciones pertinentes, con
reconocimiento del inalienable derecho a la defensa. (Due process).
viii. Prever la auditor�a interna anual de las contrataciones y la evaluaci�n bienal
del Sistema Uniforme de Contrataciones (SUC/OEA).
Este criterio tiene por objeto establecer un efectivo mecanis-mo para corregir errores
y determinar responsabilidades; as� como para obtener observaciones, comentarios y
recomendaciones independientes y objetivos que permitan perfeccionar y/o agi-lizar el
Sistema Uniforme de Contrataciones de la Organizaci�n de los Estados Americanos.
I.2 La aplicaci�n de estos criterios generales se har� en funci�n de las Normas
Generales de la Secretar�a General, poniendo cuidado en (a) "...asegurar la eficacia
de la administraci�n financiera, el ejerci-cio de la econom�a y la mejor utilizaci�n de
todos los recursos ad-ministrados por la Secretar�a General..." que prev� el
art�culo 95; (b) Aplicar procedimientos competitivos de subasta y licitaci�n
"...salvo en los casos de urgencia o en los que el Secretario General considere que
el empleo de este procedimiento no favorece los intereses de la Organizaci�n",
seg�n lo dispone el art�culo 99; y (c) Apli-car las pol�ticas de austeridad, de
evaluaci�n y de desconcentraci�n aprobadas por la Resoluci�n AG/RES. 146 (IV-O/74).
CAPITULO II
Definici�n de las Contrataciones sujetas al SUC/OEA
II.1 El Sistema Uniforme de Contrataciones (SUC/OEA) comprende todo tipo de
contrataciones o arreglos que produzcan efecto financiero y en que la Secretar�a General
sea parte, con excepci�n de los nombramientos del personal de la Secretar�a General a
que se refiere el Art. 16 de las Normas Generales y la Regla 104.3 del Reglamento de
Personal, vigentes.
II.2 Las contrataciones a que se refiere el SUC/OEA se realizar�n tanto en la Sede
como en el Campo y son, entre otras, las siguientes:
(a) Adquisici�n de �tiles, materiales, equipo, m�quinas, veh�culos, mobiliario,
etc. para uso de las dependencias de la Secretar�a General tanto en la Sede como en el
Campo;
(b) Contrataci�n de trabajos de imprenta y otros servicios conexos con proveedores
(impresi�n directa, "offset", "varitype", gra-bados e ilustraciones,
vi�etas, encuadernaci�n, etc.);
(c) Transporte de personas y de bienes muebles (efectos personales, enseres
dom�sticos, documentos, equipos, materiales, etc. para conferencias, reuniones,
seminarios, etc.), cualquiera que sea la v�a que se use, para la ejecuci�n de los
programas, activida-des y servicios de la Secretar�a General;
(d) Locaci�n, arrendamiento, locaci�n o arrendamiento con opci�n de compra,
compraventa, etc., de bienes inmuebles para uso de las dependencias de la Secretar�a
General, tanto en la Sede como en el Campo;
(e) Contrataci�n por Resultado (CPR) de consultores individuales o firmas,
organizaciones y empresas de consultor�a, profesionales, t�cnicos, expertos
investigadores, profesores visitantes, administradores, interpretes, traductores,
enfermeras, oficinistas, etc., para la prestaci�n de Servicios Directos a los Estados
miembros, o la atenci�n de necesidades internas de la Secretar�a General -no ordinarias
ni permanentes- vinculadas a mandatos o resoluciones de la Asamblea General u otros
Cuerpos Gobernantes; o derivados de la necesidad de terminar o presentar a tiempo
documentos; o resultantes de la acumulaci�n de trabajo en ciertos per�odos del ejercicio
fiscal;
(f) Adquisici�n y suministro de equipos t�cnicos y materiales cient�ficos, bienes,
servicios, etc. solicitados por los Centros, Instituciones, Agencias Nacionales, etc.,
participantes y beneficiarias de los programas que ejecuta la Secretar�a General (Fondo
Regular, FEAD, FOCIPE, FEMCIECC Ordinario, Cuenta Mar del Plata (CMP), y Cuenta Especial
de Cultura (CEC);
(g) P�lizas de seguro, fianzas, etc. para cobertura de los miembros del personal,
cierto tipo de funciones y responsabilidades; de veh�culos y de bienes muebles e
inmuebles;
(h) Toda otra clase de transacciones con proveedores de bienes y servicios a la
Secretar�a General; o de transferencia del dominio, t�tulo, uso, goce, etc. de un bien
de propiedad de la Secretar�a General a un Estado miembro a un Centro, Instituci�n o
Agencia Nacional participante y beneficiaria de los programas, activida-des y servicios
que ejecuta la Secretar�a General.
CAPITULO III
De la Adjudicaci�n de las Contrataciones
III.1 Las contrataciones mencionadas en el cap�tulo anterior, -con excepci�n del
punto II.2(e)- ser�n ejecutadas utilizando alguno de los procedimientos siguientes:
i. Subasta y licitaci�n p�blica internacional, para las contrata-ciones de montos
mayores de US$1,000,000.00;
ii. Subasta y licitaci�n nacional para las contrataciones de montos mayores de
US$100,000.00 hasta US$1,000,000.00;
iii. Subasta y licitaci�n privada; concurso de precios, o lista redu-cida para las
contrataciones de montos mayores de US$5,000.00 hasta US$100,000.00;
iv. Solicitud telef�nica de ofertas, para las contrataciones de mon-tos de hasta
US$5,000.00; salvo los casos de un solo proveedor; o del pedido de una marca, tipo o
producto espec�fico;
v. Autorizaci�n de gasto por "caja chica" para aquellas operaciones menores,
previamente autorizadas, por un monto total, no mayor de US$1,200.00 por a�o y por
proyecto (ordinario/especial).
III.2 En los casos de contratos por resultado (CPR) se usar�n m�todos com-petitivos
cuando se trate de contrataciones con firmas o empresas consultoras o similares por montos
superiores a US$35,000.00, siempre y cuando no se trate de firmas o empresas sugeridas por
los propios Es-tados miembros receptores del Servicio Directo solicitado a la Secretar�a
General.
En los casos de CPR con personas naturales (consultores, expertos, especialistas,
investigadores, profesores, etc. individuales) los responsables de programas procurar�n
evaluar a varios candidatos, a me-nos que se trate de personas expresamente propuestas y
solicitadas por los propios Estados miembros receptores del Servicio Directo.
III.3 La subsecretar�a de Administraci�n aprobar� los procedimientos nece-sarios
para la instrumentaci�n de los procedimientos de adjudicaci�n de las contrataciones
precedentemente indicados, -cuya ejecuci�n tendr� lugar en la Sede o en el Campo, seg�n
sea la naturaleza y el monto de la contrataci�n de que se trate- y establecer� que la
adjudicaci�n de las contrataciones se har� con la participaci�n de Comit�s integrados
por tres miembros del personal, por lo menos.
CAPITULO IV
Del Registro de Contratistas y de Proveedores de la Secretar�a General
IV.1 La subsecretar�a de Administraci�n organizar� y reglamentar�, sobre la base de
la informaci�n que le proporcionen todas las �reas de la Secretar�a General, un
Registro de Contratistas y de Proveedores de la Secretar�a General debidamente
pre-calificado el cual se mantendr� actualizado y a la disposici�n de todas las �reas
(en la Sede y en el Campo) que deban requerir, tramitar y/o adjudicar contrataciones.
CAPITULO V
De los Requisitos y Cl�usulas Contractuales
V.1 Sin perjuicio de las cl�usulas sobre naturaleza, objeto y condiciones generales
del contrato; las partes; plazo de ejecuci�n; garant�as y seguros; las contrataciones en
que la Secretar�a General sea parte y cuya naturaleza jur�dica lo permita, deber�n
contener cl�usulas (a) que correspondan a los criterios generales establecidos, y (b) que
de-jen a salvo la responsabilidad de la Organizaci�n y/o de la Secretar�a General y la
de los miembros del personal interviniente, en relaci�n con:
i. la responsabilidad civil que pueda surgir de la ejecuci�n de las obras, resultados
o tareas a que se refiere el contrato; y/o
ii. los da�os y perjuicios que la ejecuci�n normal del contrato pue-da ocasionar
contra terceros; y/o
iii. de los da�os y perjuicios que sobrevinieren por el incumplimien-to, retraso o
negligencia en la ejecuci�n del contrato a favor de terceros perjudicados.
V.2 Asimismo, se procurar� definir las responsabilidades que asume el con-tratista en
relaci�n con los puntos precedentes y, cuando corresponde, con la confidencialidad de la
informaci�n y los documentos puestos a su disposici�n.
V.3 Si la naturaleza de la contrataci�n lo permite, se incluir�n cl�usulas que dejen
a salvo el derecho de la Secretar�a General a dar por terminado, aplazar o modificar el
contrato (cl�usula Rebus Sic Stantibus), siempre que su objeto haya dejado de ser de
inter�s o conveniencia para el Estado miembro que pidi� el Servicio Directo o para la
Secretar�a General; o que las modificaciones del Programa-Presu-puesto de la
Organizaci�n o su no aprobaci�n por la Asamblea General, o cualquier otra limitaci�n o
circunstancia imprevista afecten el cumplimiento de la obligaci�n contractual.
V.4 Tambi�n se estipular�n cl�usulas penales, a favor de la Secretar�a General,
para los casos de incumplimiento, dilaci�n o retraso en la ejecuci�n del contrato,
siempre que no fueran por causa fortuita o de fuerza mayor.
V.5 Todo contrato ser� intransferible, a menos que la Secretar�a General aceptare la
transferencia por escrito, por as� convenir a sus intere-ses, con anterioridad a la fecha
de vigencia del acto de transferen-cia.
V.6 En todas las contrataciones deber�n preverse cl�usulas destinadas a resolver
disputas emergentes de su ejecuci�n, ya sea determinando la ley y jurisdicci�n
aplicables; o utilizando los procedimientos de ar-bitraje internacional generalmente
aceptados, o la cl�usula arbitral elaborada par la Comisi�n Interamericana de Arbitraje
Comercial o la Convenci�n Interamericana sobre Arbitraje Comercial Internacional.
CAPITULO VI
De las Prohibiciones
VI.1 Bajo ning�n concepto las contrataciones de la Secretar�a General podr�n tener
principio de ejecuci�n sin que su tramitaci�n se haya com-pletado y su aprobaci�n
acordado por autoridad competente o por miembros del personal a quienes se haya efectuado
delegaci�n de auto-ridad con anterioridad y por escrito. Las excepciones a esta
disposici�n deber�n ser autorizadas por escrito por el Secretario General.
VI.2 Bajo pena de sanci�n, no podr� adjudicarse ninguna contrataci�n a contratistas
que estuvieren en una cualquiera de las siguientes circuns-tancias:
i. Ser miembro del personal de la Secretar�a General; o haberse desempe�ado como
Secretario General o Secretario General Adjunto, hasta dos (2) a�os despu�s de terminado
su desempe�o;
ii. Tener relaci�n de parentesco con alg�n miembro del personal su-perior de la
Secretar�a General, de las descriptas en el Regla-mento de Personal (104.7);
iii. Tener asociaci�n o empresa industrial o comercial u otra actividad financiera con
alg�n miembro del personal superior de la Secretar�a General; o en las que alg�n
miembro del personal su-perior sea parte;
iv. Ser delegado, representante o empleado de cualquiera de los Estados miembros ante
la Organizaci�n de los Estados Americanos;
v. Estar incluido en la lista de contratistas o proveedores pen-dientes o morosos, de
la Secretar�a General;
vi. Estar comprometido en cualquiera de las incapacidades se�aladas por el derecho
com�n;
vii. Encontrarse procesado ante la justicia penal de cualquiera de los Estados
miembros, a causa de delitos comunes.
VI.3 Por ning�n concepto y bajo pena de sanci�n, los miembros del personal podr�n
aceptar comisiones, ventajas, regalos, etc. -en dinero o en especie- de contratistas o
proveedores de la Secretar�a General.
CAPITULO VII
De los Inventarios y Mantenimiento
VII.1 La Subsecretar�a de Administraci�n organizar� y reglamentar� el
levan-tamiento, actualizaci�n y depuraci�n de los inventarios de bienes muebles e
inmuebles de propiedad de la Secretar�a General (o alquila-dos) tanto en la Sede como en
el Campo.
VII.2 La Subsecretar�a de Administraci�n organizar� y reglamentar� todo lo
relacionado con el servicio y mantenimiento de los bienes muebles de su propiedad o
alquilados y, en general, a todos los que se refiere el presente SUC/OEA.
CAPITULO VIII
De los Deberes y Responsabilidades de Quienes Intervienen en una
Contrataci�n
De los Miembros del Personal de la Secretar�a General
VIII.1 Los miembros del personal debidamente autorizados para actuar a nom-bre de la
Secretar�a General -en la Sede o en el Campo- en una contrataci�n, tienen la obligaci�n
de hacerlo en defensa de los intereses de la Secretar�a General y de conformidad con lo
dispuesto en las Normas Generales de la Secretar�a General, el Reglamento de Personal, el
Reglamento Presupuestario y Financiero de la Secretarla General, las presentes
disposiciones del SUC/OEA y dem�s �rdenes ejecutivas, disposiciones reglamentarias y
manuales vigentes.
VIII.2 Adem�s, deber�n procurar que sea la m�s conveniente de conformidad con los
intereses y procedimientos de la Secretar�a General y en funci�n del precio, calidad,
fecha de entrega, mantenimiento y servicio, etc.
VIII.3 El Secretario General delega autoridad para actuar en las contrata-ciones de sus
respectivas �reas, relacionadas con los Servicios Directos solicitados por los Estados
miembros, en el Secretario General Adjunto y en los Secretarios Ejecutivos para Asuntos
Econ�micos y Sociales y para Asuntos de Educaci�n, Ciencia y Cultura los cuales, a su
vez, podr�n delegarla por escrito y con notificaci�n al Subsecretario de
Administraci�n, en los Oficiales Ejecutivos y Directores de cada una de sus respectivas
�reas previa aprobaci�n del Secretario General.
VIII.4 Para todas las dem�s contrataciones de una naturaleza general (compras y
suministros de muebles, equipo y �tiles de oficina, veh�culos, compraventa y
arrendamiento de bienes inmuebles; viajes y transportes, seguros, etc.) se delega
autoridad en el Subsecretario de Administraci�n; quien a su vez, podr� delegarla, por
escrito y previa a-probaci�n del Secretario General, en el Oficial Ejecutivo y los
Directores de su respectiva �rea.
VIII.5 En los casos generales o especiales que as� convenga al inter�s de la mejor
administraci�n de la Secretar�a General, el Secretario General Adjunto, los Secretarios
Ejecutivos y el Subsecretario de Administraci�n podr�n hacer delegaciones espec�ficas
de autoridad en el Subsecretario de Cooperaci�n para el Desarrollo y su respectivo
Oficial Ejecutivo y/o Directores de las Oficinas de la Secretar�a General en los Estados
miembros, previa aprobaci�n del Secretario General.
VIII.6 Los miembros del personal de cualquier categor�a y nivel que act�en en la
requisici�n, tramitaci�n y adjudicaci�n de contrataciones para las cuales carezcan de
autorizaci�n escrita, son responsables personal y pecuniariamente de las obligaciones
financieras emergentes, sin per-juicio de las medidas disciplinarias que el Secretario
General considerare oportuno aplicar, si fuere el caso.
VIII.7 Los miembros del personal de cualquier categor�a y nivel autorizados para
actuar en las contrataciones del SUC/OEA responder�n personal y pecuniariamente en caso
de que sus actos estuvieren viciados de dolo, culpa o mala fe, de conformidad con lo
dispuesto en la Regla 101.3 del Reglamento de Personal.
VIII.8 Ning�n miembro del personal que sea due�o o posea a cualquier t�tulo
derechos, acciones, participaci�n, intereses, etc. en firmas, empre-sas, etc. que sean
proveedoras de suministros, bienes, servicios, etc. a la Secretar�a General podr�
participar, bajo ning�n titulo o car�cter, en la requisici�n, tramitaci�n y
aprobaci�n de contrataciones de la Secretar�a General.
VIII.9 Todos los miembros del personal que act�en de manera estable en relaci�n con
la tramitaci�n y adjudicaci�n de contrataciones deber�n estar debidamente afianzados
y/o asegurados; en particular el personal de la Oficina de Contrataciones, de la Oficina
de Servicios Generales y de las Oficinas de la Secretar�a General en los Estados
miembros.
Del Departamento de Asuntos Jur�dicos
VIII.10 En todas las contrataciones cuyos montos correspondan a los que se indican a
continuaci�n, el Departamento de Asuntos Jur�dicos deber� dar su visto bueno, conforme
lo establecido por la Orden Ejecutiva No. 75-11, a saber:
(a) En los casos de las contrataciones previstas en el Cap�tulo II.2 incisos (d) y
(g);
(b) En las contrataciones previstas en el Cap�tulo II.2, inciso (e), cuyo monto sea
superior a US$25,000.00;
(c) En todas las restantes contrataciones previstas en el Cap�tulo II, cuyo monto sea
superior a US$50,000.00.
De los Departamentos de las Areas Econ�mica y Social, y de Educaci�n,
Ciencia y Cultura
VIII.11 Ser� funci�n de sus Directores, Responsables de Programas y Especia-listas
emitir opini�n t�cnica sobre la viabilidad de las solicitudes de equipo t�cnico y
material cient�fico, como as� tambi�n asesorar t�cnicamente en los casos de
contrataciones que por su naturaleza, complejidad o especialidad se necesite su
participaci�n.
Del Departamento de Publicaciones
VIII.12 Ser� funci�n de su Director y miembros del personal debidamente auto-rizados
por el Secretario General, tramitar y/o adjudicar -conforme al SUC/OEA y sus disposiciones
reglamentarias y manuales- todas las contrataciones relacionadas con trabajos de imprenta
y otros servicios conexos (impresi�n directa, "offset", "varitype",
grabados e ilustra-ciones, vi�etas, encuadernaci�n, compra de papel, suministros de
imprenta, etc.) enviando informaci�n inmediata y copias de lo actuado a la Oficina de
Contrataciones, a los efectos de lo dispuesto por la Orden Ejecutiva 75-11.
Del Departamento de Conferencias
VIII.13 Ser� funci�n de su Director y miembros del personal debidamente auto-rizados
por el Secretario General, tramitar y/o adjudicar -conforme al SUC/OEA y sus disposiciones
reglamentarias y manuales. - todas las contrataciones de interpretes, traductores,
mecan�grafos, oficinistas taqu�grafos parlamentarios y otros servicios relacionados con
la realizaci�n de conferencias y reuniones o la preparaci�n de documentos para ambas.
De las Oficinas de la Secretar�a General en los Estados Miembros
VIII.14 Ser� funci�n de sus Directores y miembros del personal debidamente
autorizados por el Secretario General, dentro de lo que dispone la Orden Ejecutiva 75-11,
tramitar y/o adjudicar -conforme al SUC/OEA y sus disposiciones reglamentarias y manuales-
todas las contrataciones de bienes de origen nacional hasta un monto de US$5,000.00; o
para resultados y servicios locales de hasta tres (3) meses y por un monto total no
superior a US$3,000.00; enviando informaci�n inmediata y copias de lo actuado a la
Oficina de Contrataciones, a los efectos de lo dis-puesto por la Orden Ejecutiva 75-11.
Asimismo, asegurar la oportuna entrega de equipo y material cient�fico a los proyectos y
Centros o Agencias Nacionales beneficiarios de los programas de la OEA.
De la Oficina de Contrataciones
VIII.15 Ser� funci�n de la Oficina de Contrataciones:
i. Velar por la aplicaci�n de las normas y procedimientos adminis-trativos uniformes
dictados por el Secretario General a fin de dar cumplimiento eficaz a las Normas
Generales, reglamentos dictados en su consecuencia, el presente Sistema Uniforme de
Con-trataciones (SUC/OEA) y las dem�s disposiciones reglamentarias y manuales que est�n
en vigencia.
ii. Regular con car�cter general; y centralizar y controlar "a posterior" la
tramitaci�n administrativa de todo tipo de con-trataciones o arreglos que produzcan
efectos financieros y en que la Secretar�a General sea parte, conforme lo dispuesto por
la Orden Ejecutiva 75-11 y el presente SUC/OEA.
iii. Recomendar procedimientos y m�todos -que simplifiquen y alige-ren la
administraci�n- para hacer efectivas las disposiciones del SUC/OEA; y
iv. Actuar, en todos los casos, coma asesor�a y/o Secretar�a t�cnica de las
contrataciones que realicen las distintas dependencias d la Secretar�a General, tanto en
la Sede como en el Campo.
CAPITULO IX
De las Disposiciones Generales
IX.1 El presente Sistema de Contrataciones (SUC/OEA) regir� todas las ac-tividades de
esta naturaleza que ejecute la Secretar�a General, tanto en la Sede como en el Campo y
con relaci�n a todos los Fondos que fi-nancian el Programa-Presupuesto de la
Organizaci�n.
IX.2 Las disposiciones del SUC/OEA podr�n revisarse, enmendarse, cambiarse o
suprimirse a propuesta de una Comisi�n que elevar� sus recomendaciones al Secretario
General y que estar� constituida por los siguientes funcionarios:
(a) El Subsecretario de Administraci�n, que la presidir�;
(b) Los Secretarios Ejecutivos para Asuntos Econ�micos y Sociales y para Educaci�n,
Ciencia y Cultura;
(c) El Subsecretario de Cooperaci�n para el Desarrollo;
(d) El Oficial Ejecutivo del Secretario General Adjunto;
(e) El Director del Departamento de Asuntos Jur�dicos; y
(f) El Director de la Oficina de Contrataciones, quien tambi�n ac-tuar� como
Secretario T�cnico de la Comisi�n.
IX.3 El Subsecretario de Administraci�n reglamentar� -con criterio uniforme- todas
las disposiciones del SUC/OEA, en especial lo relacionado con las condiciones generales de
las contrataciones y los modelos de formato para aquellos contratos de uso m�s frecuente.
IX.4 Las disposiciones del SUC/OEA entrar�n en vigencia el 1� de marzo de 1976, a fin
de dar tiempo a la preparaci�n de las disposiciones re-glamentarias y manuales que
corresponde dictar para hacer efectiva su aplicaci�n uniforme en toda la Secretar�a
General (Sede y Campo), como as� tambi�n para el adiestramiento del personal que debe
aplicarlas.
IX.5 Para asegurar una interpretaci�n uniforme de la terminolog�a aqu� empleada, los
vocablos principales se definen en el glosario que se agrega como Anexo I del presente
SUC/OEA.
GLOSARIO
ADJUDICACION (de contrataci�n) Acto administrativo, ejecutado por autoridad competente
o miembro del personal autorizado, por el cual la Secretar�a General en cumplimiento de
las disposiciones del SUC/OEA confiere y atribuye a un contratista o proveedor la
ejecuci�n de un contrato.
ADQUISICION (de �tiles, equipos, materiales, etc.) Expresi�n gen�rica que se utiliza
para indicar la compra de bienes muebles e in-muebles, servicios, obras, etc. realizadas
por la Secretar�a General a trav�s del SUC/OEA.
APROBACION ACORDADA (por autoridad competente) Acto administrati-vo, ejecutado por
autoridad competente o miembro del personal autorizado, por el cual la Secretar�a General
aprueba en �ltima instancia y luego de la tramitaci�n correspondiente, la suscripci�n
de un con-trato.
ARBITRAJE (ver cl�usula de Arbitraje) Uno de los procedimientos para la soluci�n de
disputas al que las partes pueden someter las diferencias que surgieran de la ejecuci�n
de un contrato. Seg�n lo que se pactare, las partes pueden someterse a las Reglas de
Procedi-miento aprobadas por la Comisi�n Interamericana de Arbitraje Comer-cial, a lo
dispuesto por la Convenci�n Interamericana sobre Arbitra-je Comercial Internacional, o al
fallo de un arbitro arbitrador ami-gable componedor.
ARRENDAMIENTO (Ver: Locaci�n)
AUDITORIA INTERNA Actividad administrativa para ejercer el adecuado control interno de
todas las transacciones de la Secretar�a General que tengan implicaciones financieras.
Comprende la evaluaci�n de los procedimientos operativos establecidos.
AUTORIDAD COMPETENTE Para los efectos del SUC/OEA, enti�ndese por tal, el miembro del
personal autorizado por el Secretario General, para actuar a nombre de la Secretar�a
General en una contrataci�n del SUC/OEA, con facultad -o no- para delegar tales
funciones.
AUTORIDAD DE APROBACION Para los efectos del SUC/OEA, enti�ndese por tal, el miembro
del personal (Directores de departamento y de ofici-nas, responsables de programas)
autorizado por el Secretario General para aprobar contrataciones de bienes muebles o
inmuebles; y de per-sonas naturales o jur�dicas.
AUTORIZACION Acto administrativo por el cual el Secretario General u otra autoridad
competente, confiere a un miembro del personal la facultad para actuar a nombre de la
Secretar�a General en una contrataci�n del SUC/OEA.
AUTORIZACION DE GASTOS (Ver Caja Chica) Acto administrativo mediante el cual se permite
el uso de ciertos montos asignados previa aprobaci�n de los correspondientes planes de
operaci�n.
AUTORIZACION DE PAGO Acto administrativo por el cual, verificado el cumplimiento de las
condiciones de un contrato o de una orden de com-pra, se solicita a la Unidad de
Comprobantes y Cuentas por Pagar (OSF) para que efect�e el pago correspondiente.
CAJA CHICA Para los efectos del SUC/OEA, es la suma de dinero autorizada a gastar (por
a�o) en una dependencia de la Secretar�a General o en un proyecto de campo, con el fin
de pagar obligaciones de dinero de reducido monto. Su documentaci�n debe hacerse mediante
recibos formales suscritos por la persona natural o jur�dica recipiendaria o titular de
la obligaci�n de pago.
CERTIFICACION (de la ejecuci�n del contrato) Acto administrativo mediante el cual se
afirma que el producto (obra, resultado o tarea) o los bienes objeto de un contrato del
SUC/OEA han sido ejecutados o entregados a satisfacci�n de la Secretar�a General o de la
agencia nacional recipiendaria del Servicio Directo preparado por la Secretar�a General.
CIVIL (Responsabilidad, Ver: Responsabilidad Civil)
CLAUSULAS CONTRACTUALES Son los puntos dispositivos de una contrataci�n mediante los
cuales se establecen las condiciones en virtud de las cuales las partes de un contrato se
obligan.
CLAUSULA DE ARBITRAJE (Ver: Arbitraje) Cl�usula especial que se puede incluir en un
contrato con el fin de establecer el procedimien-to arbitral al que las partes se someten
para el caso de tener que resolver una disputa emergente de las cl�usulas pactadas o de
la ejecuci�n efectuada.
COMITE DE ADJUDICACION Son grupos ad-hoc, creados por el SUC/OEA y constituidos por
miembros del personal designados, para tal efecto, por el Secretario General por autoridad
competente con el objeto de adoptar la decisi�n de adjudicar una subasta, licitaci�n,
orden de compra, contrato por resultado, etc. cuyas actuaciones se rigen por el reglamento
pertinente.
COMPRA, ORDEN DE (Ver: Orden de Compra)
CONCURSO DE PRECIOS Es uno de los m�todos competitivos mediante el cual la Secretar�a
General determina el proveedor o contratista a quien se va a adjudicar una orden de compra
o un contrato. Por lo general, se invita a un n�mero reducido de proveedores o
contratistas precalificados para que presenten ofertas, de acuerdo a pliegos de
condiciones que contienen las bases establecidas para la contrataci�n de que se trate.
CONFIDENCIALIDAD Es el compromiso ineludible que adquieren los contratistas y
proveedores que suscriben una contrataci�n con la Secretar�a General. Alcanza tambi�n a
los miembros del personal que par-ticipan en la tramitaci�n de una subasta, licitaci�n,
etc. En gene-ral, consiste en guardar secreto sobre todos los aspectos de una
contrataci�n.
CONTRAPARTE (nacional) Nombre gen�rico que se utiliza para designar la instituci�n
nacional beneficiaria de un servicio directo o parti-cipante en un proyecto de campo.
CONTRATACION (Contrataciones) Nombre gen�rico que se utiliza para referirse a toda
clase de transacciones que producen efectos financieros, y acerca de las cuales se deben
cumplir las disposiciones del SUC/OEA.
CONTRATISTA Es la persona natural o jur�dica a quien la Secretar�a General adjudica
un contrato fin de que lo ejecute, por su cuenta y riesgo, bajo las condiciones y/o
especificaciones pactadas.
CRITERIOS GENERALES Son el conjunto de principios normativos que de-finen la pol�tica
de la Secretar�a General con referencia a las con-trataciones del SUC/OEA.
CUENTAS, RENDICION DE (Ver: Rendici�n de Cuentas)
DA�OS Y PERJUICIOS (i) Enti�ndese por tal todo detrimento o destrucci�n de bienes; o
desventaja o menoscabo que sufra la Secretar�a Ge-neral por parte de un proveedor o
contratista, como resultado de la ejecuci�n de una contrataci�n. (ii) Apl�case tambi�n
a los da�os y perjuicios ocasionados por la acci�n de un miembro de Personal con motivo
de la tramitaci�n, adjudicaci�n y/o ejecuci�n de una contrataci�n en la que ha
intervenido a nombre de la Secretar�a General.
DELEGACION DE AUTORIDAD Acto administrativo por el cual el Secretario General confiere
a un miembro del personal la facultad para ac-tuar a nombre de la Secretar�a General en
las contrataciones del SUC/OEA. A estos efectos debe tenerse presente lo que estipula el
Reglamento Presupuestario y Financiero sobre "Delegaci�n de Autori-dad y
Responsabilidad y Obligaci�n de Dar Cuenta" (Cap�tulo IV).
DESPACHO A PLAZA Tramitaci�n administrativa ante la autoridad aduane-ra de un pa�s
realizada por la pertinente Oficina de la Secretar�a General con el fin de cumplir con
las disposiciones nacionales vi-gentes para el ingreso de bienes a un Estado.
DISPUTAS, SOLUCION DE (Ver: Soluci�n de Disputas)
EJECUCION, PRINCIPIOS DE (Ver: Principios de Ejecuci�n)
EMBARQUE, INSTRUCCIONES DE (Ver: Instrucciones de embarque)
EVALUACION INTERNA Actividad administrativa para determinar el grado de efectividad -en
t�rminos de resultados- de un programa, proyecto o actividad de la Secretar�a General.
FIANZA (i) Obligaci�n adquirida por una compa��a de seguros, a favor de la
Secretar�a General, mediante una p�liza que cubre a los miembros del personal
responsables de la tramitaci�n, adjudicaci�n y ejecuci�n del SUC/OEA. (ii) Obligaci�n
asesora (real o personal) a favor de la Secretar�a General contra�da por los
participantes de una subasta a los contratistas, con el objeto de asegurar el cumplimiento
de toda las obligaciones y/o cubrir los riesgos que se derivaren de una contrataci�n.
FIDELIDAD (Ver: P�liza de Fidelidad)
FORMALIZACION, DEL CONTRATO Es el acto administrativo de dar forma legal a una
contrataci�n. D�cese tambi�n del acto de aceptar o de firmar una contrataci�n.
GARANTIAS (Ver: Fianza)
INSTRUCCIONES DE EMBARQUE Es el acto administrativo por el cual la Secretar�a General
instruye al proveedor sobre la v�a de transporte, destinatario, documentos requeridos,
(aduana, excepci�n de impuestos, etc.) espec�ficamente de empaque, y otras que fueren
necesarias para ejecutar una orden de compra.
LICITACION (Ver: Subasta) Acci�n de presentarse a una subasta
LISTA REDUCIDA (Short List) Es uno de los m�todos competitivos por el cual la
Secretar�a General invita a un n�mero no mayor de cinco proveedores o contratistas
(consultores, t�cnicos, etc.) pre-califica-dos a presentar propuestas y ofertas para la
ejecuci�n de una contrataci�n o suministro.
LOCACION Contrato bilateral por el cual una de las partes se obliga a ejecutar o
prestar a la otra "servicios", "obras" o el "uso y
dis-frute" de un bien mueble o inmueble, por un precio y un tiempo deter-minados.
METODO COMPETITIVO (Ver: Subasta, Licitaci�n, Lista Reducida, etc.) Es el sistema que
utiliza la Secretar�a General para promover una sana competencia para la adjudicaci�n de
una contrataci�n.
MIEMBRO DEL PERSONAL Persona natural que est� comprendida en las disposiciones del
Reglamento de Personal.
ORDEN DE COMPRA (i) Acto administrativo mediante el cual se adjudica a un proveedor el
suministro de determinados bienes. (ii) Docu-mento enumerado mediante el cual la
Secretar�a General detalla y es-pecifica al proveedor los bienes o servicios y las
condiciones en que se le otorga la provisi�n de un suministro.
PAGO Acto administrativo mediante el cual se efect�a un desembolso de dinero (giro a
la vista, cheque) con el objeto de cumplir la obligaci�n de la Secretar�a General de
abonar a un contratista o provee-dor lo que se le debe en virtud de una contrataci�n.
Conforme al SUC/OEA solamente puede efectuarse contra certificaci�n o evidencia de que la
Secretar�a General ha recibido a satisfacci�n el objeto, producto o bien contratados.
PECUNIARIA, RESPONSABILIDAD (Ver: Responsabilidad Pecuniaria)
PERSONAL, MIEMBRO (Ver: Miembro de Personal)
PERSONAL, RESPONSABILIDAD (Ver: Responsabilidad Personal)
PLAZA, DESPACHO A (Ver: Despacho a Plaza)
POLIZA DE FIDELIDAD (Ver: Fianza) Documento justificativo de un con-trato de seguro de
tal naturaleza.
PRECALIFICACION (Ver: Registro de contratistas y proveedores)
PRINCIPIO DE EJECUCION Actos o acciones claros y espec�ficos que de-muestran o prueban
la voluntad de las partes en una contrataci�n de ejecutar sus respectivas obligaciones.
REGISTRO DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES Archivo de referencia en el que constan
debidamente precalificados los contratistas y proveedores con los que opera o puede operar
la Secretar�a General de conformidad con el SUC/OEA.
RENDICION DE CUENTAS Es el acto administrativo por el cual todo miembro del personal
que act�e en una contrataci�n del SUC/OEA cumple con la obligaci�n de dar cuenta de
aquellos actos que, con su participaci�n, han creado obligaciones y originado derechos
para la Secretar�a General. A estos efectos debe tenerse presente lo que estipula el
Reglamento Presupuestario y Financiero sobre "Obligaci�n de dar cuenta"
(Cap�tulo IV).
REQUISICION Es el acto administrativo por el cual un miembro de per-sonal autorizado
por autoridad competente pone en marcha una tramitaci�n destinada a contratar
suministros, equipos, servicios, resulta-dos, etc. por intermedio del SUC/OEA.
RESPONSABILIDAD T�rmino gen�rico que define la obligaci�n de cumplir y hacer cumplir
las disposiciones del SUC/OEA, y de las contratacio-nes formalizadas conforme a sus
disposiciones. Alcanza tanto a los miembros del personal y a la Secretar�a, como a los
contratistas, proveedores, etc. en la forma que lo se�alen los reglamentos, la
contra-taci�n y en general las disposiciones normativas de la Secretar�a Ge-neral.
RESPONSABILIDAD CIVIL Es una de las formas o grados de la responsabi-lidad y deviene de
la existencia de un acto il�cito o no autorizado e imputable, que obliga a reparar o
indemnizar pecuniariamente. Alcan-za tanto a los miembros de personal como a los
contratistas o provee-dores.
RESPONSABILIDAD PERSONAL Es otra de las formas o grados de la respon-sabilidad y
corresponde adem�s de lo que proceda en funci�n de la res-ponsabilidad civil. Alcanza a
los miembros del personal que act�an en una contrataci�n.
RESPONSABILIDAD FINANCIERA Es otra de las formas o grados de la res-ponsabilidad y
comprende la indemnizaci�n pecuniaria. Alcanza a los miembros del personal sin perjuicio
de la responsabilidad civil y personal, seg�n los reglamentos administrativos vigentes,
como tambi�n a los contratistas y proveedores.
SOLICITUD TELEFONICA Uno de los m�todos competitivos por el cual las cotizaciones de
precio se verifican antes de adjudicarse una orden de compra. Se utiliza principalmente en
los casos de equipo t�cnico, material cient�fico, impresi�n de documentos y
publicaciones, etc. De todo lo actuado se deja constancia por escrito en el legajo
corres-pondiente a la orden de compra de que se trate.
SOLUCION DE DISPUTAS Es el procedimiento elegido de com�n acuerdo por las partes, a
fin de resolver las divergencias que pudieran sur-gir a consecuencia de una contrataci�n.
SUBASTA Es el m�todo competitivo gen�rico mediante el cual la Secretar�a General
solicita ofertas de contratistas y proveedores, confor-me a un pliego de condiciones que
estipula los requerimientos del caso. Seg�n sea el monto y/o naturaleza de la
contrataci�n, las subastas pueden ser p�blicas o privadas, de conformidad con el
SUC/OEA.
TRAMITACION COMPLETA Es el ciclo administrativo que debe cumplir una contrataci�n
(contratos, requisiciones, orden de compra, orden de viaje, etc.) desde su
iniciaci�n/requisici�n, hasta su aprobaci�n y adjudicaci�n por autoridad competente de
la Secretar�a General.
BIBLIOGRAFIA GENERAL
I. ORGANIZACION DE LOS ESTADOS AMERICANOS.
1. Carta de la O.E.A. (OEA/Ser. A/2, espa�ol, Rev. 1)
2. Normas Generales de la Secretar�a General de la O.E.A. (OEA/Ser. D/I. 1.2 Julio
1/1973)-
3. AG/RES. 146 (IV-O/74) (OEA/Ser. P/IV-02 Mayo 7/74) Informe Anual de la Comisi�n
Preparatoria y Recomendaciones de la Asamblea General sobre Asuntos Administrativos y
Presupuesta-rios
4. Criterios y Procedimientos para la operaci�n de los Programas Regionales de
Desarrollo Educativo y de Desarrollo Cient�fico y Tecnol�gico (OEA Documentos Oficiales
OEA/Ser. J/IX CECIC CECIC/Doc. 36, espa�ol, Rev. 3 - 2 de marzo de 1970)
5. Orden Ejecutiva del Secretario General No. 75-11 (Agosto 25/1975)
6. Reglamento de Personal (OEA/Ser. D/i-6, Rev. 1, corr. 1 - 1� de enero de 1975)
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8. Manual de Contratos por Resultado (CPR M.A. 42) Agosto 16/197
9. Manual de Operaciones Vol. II (Octubre 1970)
10. Memor�ndum de Programaci�n Servicio de Contrataciones 1976/1978
11. Memor�ndum OC/75|027, "Criterios para el SUC/OEA".
12. Memor�ndum SA/859, Respuesta al Memor�ndum OC/75/027
13. Convenci�n Interamericana sobre Arbitraje Comercial Interna-cional (OEA/Ser.
A/20/SEPF/)
II. BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO
1. Adquisici�n de bienes de capital en el pa�s prestatario. Margen de Preferencia.
(GN-263-4/Septiembre 19/68)
2. Algunos aspectos de la Pol�tica Operativa del Banco. Infor-me del Directorio
Ejecutivo a la Asamblea de Gobernadores. (GN-625/Abril 1970)
3. Procedimientos de Licitaci�n P�blica (GN-645/Junio 12 de 1970)
4. Cl�usula sobre Monto y Moneda. (GN-263-5/Febrero 12/71)
5. Selecci�n y contrataci�n de firmas de servicios profesiona-les por prestatarios y
beneficiarios del Banco. Exposici�n de pol�tica y procedimientos (GP-5-1/Noviembre 2/73)
6. Instrucci�n General No. 802. Procedimientos relacionados con la selecci�n y
contrataci�n de firmas de servicios pro-fesionales (Noviembre 5 de 1973)
7. Instrucci�n General No. 802.1. Pol�tica y procedimientos para la selecci�n y
contrataci�n de firmas de servicios profe-sionales por el Banco (Noviembre 5/73)
8. Cooperaci�n T�cnica. Normas de Pol�tica (AT-80-10/Marzo 4 de 1974)
9. La utilizaci�n de firmas consultoras. Exposici�n de pol�ticas y procedimientos
para la selecci�n y contrataci�n de firmas de servicios profesionales por prestatarios y
benefi-ciarios del Banco (Febrero 1975)
10. Pol�tica de Adquisiciones. Normas sobre adquisiciones en pa�ses no miembros del
Banco (FN-48-1/Abril 11/75)
III. ORGANIZACION DE LAS NACIONES UNIDAS
1. Field Operations Service - Office of General Services - Field Administration
Handbook - Part D General Services (December 1974)
2. UNDP - Global Procurement Arrangements - Report of the Consultant Team -
Inter-Agency Consultative Board (CB. 20/2/Add. 1, DP/PWG|57/Add. 1/20 August 1975)
3. F.A.O. Manual - Chapter V - Property and Services
(1) Section 502 - Procurement (Chapter V. Rev. III - May 6/1964) (2) Section 506 -
Contractual Services (1 July 1971) (3) Section 503 - Property Accountability (August
16/1974) (4) Section 502 - Procurement of equipment and supplies (September 10/1974)
4. Field Programme Circular 38/72 - Amendments 1 and 2 No; 14/72 - Procedures for the
Procurement of Equipment and Supplies by Authorized Field Personnel (April 1974)
5. I.L.O. Circular - Series: 13 Technical Co-operation Activities No. 18 (Rev.1)
(28/8/73) "Supply, Control and Disposal of Operational Equipment."
IV. WORLD BANK
1. Guidelines for Procurement under World Bank Loans and Ida Credits (August 1975)
2. Uses of Consultants by the World Bank and its Borrowers (April 1974)
V. COMISION INTERAMERICANA DE ARBITRAJE COMERCIAL
1. Reglas de Procedimiento ante la Comisi�n Interamericana de Arbitraje Comercial
(Abril 1/1969)
VI. AGENCY FOR INTERNATIONAL DEVELOPMENT (AID)
1. A.I.D. Regulation 1 "Rules and Procedures Applicable to Commodity
Transactions." (AID 1420-13C/7-72)
(1) General Provisions. Basic Ordering Agreement for Engineering Services.
2. Design and Evaluation Service Contracts (E.0.11652.N/A) (8/12/75)