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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 50
ASUNTO:
SISTEMA UNIFORME DE CONTRATACIONES (SUC/OEA)

 

7 de enero de 1976

1. En cumplimiento de lo dispuesto en el punto 3. de la Orden Ejecutiva N° 75-11, la Subsecretaría de Administración presentó al Secretario General -dentro del plazo establecido- el proyecto de normas y procedimientos uniformes requerido, acerca del cual se han expedido los Secretarios Ejecutivos, Subsecretarios y Directores del Departamento de Asuntos Jurídicos y otras dependencias a quienes compete expresarse sobre este asunto.

2. Con fecha 7 de enero de 1976, en la reunión del Comité Ejecutivo presidida por el Secretario General se aprobó, con carácter experimental, el SISTEMA UNIFORME DE CONTRATACIONES (SUC/OEA) cuyo texto se acompaña en anexo, el que forma parte integrante de este Memorándum Administrativo.

3. Encomiéndase a la Oficina de Contrataciones la preparación de la actualización de cualquiera de las disposiciones del SUC/OEA que, sobre la base de la experiencia que se recoja y de los comentarios, observaciones y sugerencias que se reciban, resulte conveniente introducir para perfeccionar dicho Sistema.

CAPITULO I

De los Criterios Generales

I.1 Las disposiciones reglamentarias de las contrataciones de la Secretaría General deberán satisfacer -conforme su naturaleza jurídica- los siguientes criterios generales:

i. Proteger el legítimo interés de la Organización.

Este criterio se basa en principios generales que deben go-bernar las transacciones de cualquier Organización. Además figura -aunque en forma implícita- en los artículos 95 y 99 de las Normas Generales y en la Introducción del Reglamento Presupuestario y Financiero (RPF).

ii. Optimizar el poder adquisitivo de la Secretaría General.

Este criterio se basa en que, en su conjunto, las contrataciones que se realizan alcanzan un monto muy significativo, lo que otorga a la Secretaría General un poder adquisitivo muy grande siempre que sea operado bajo un sistema que unifique la negociación a los efectos de obtener: (a) mejores precios; (b) entrega más rápida; y (c) adecuación a las especificacio-nes que la Secretaría General requiera.

iii. Adjudicar las contrataciones sobre una base competitiva y mediante la actuación de Comités.

Este criterio tiene por objeto establecer un sistema de equilibrio y control, con la participación de más de tres ejecuti-vos de las distintas áreas de la Secretaría General -en la Sede y en el Campo- en la adopción de la decisión de adjudicar, por algún método competitivo, las contrataciones.

iv. Disciplinar la demanda.

Este criterio tiene por objeto: (a) Planificar la demanda (promedios trimestrales, índices de consumo, definición del lugar de destino, etc.); (b) Alcanzar cierto grado de normalización del equipo técnico y el material científico; (c) Definir, con el máximo grado de precisión las especificaciones técnicas y científicas, para facilitar el análisis comparativo de las ofertas; (d) Normalizar el mobiliario, el equipo (má-quinas de escribir, calculadoras, etc.) y los útiles de ofici-na; (e) Verificar el rendimiento y la calidad real del mobi-liario, equipo y útiles adquiridos, para mantener altos nive-les de eficiencia; (f) Controlar inventario de existencia de mobiliario, equipo y útiles; y (g) Crear condiciones para que haya un sistema de información y registro que permita conocer en cualquier momento el status de cada contratación.

v. Corresponder a Servicios Directos y actividades de servicios generales previamente programados y cuyo financiamiento pro-venga de las apropiaciones aprobadas por la Resolución de Programa-Presupuesto de la Organización.

Este criterio tiene por objeto que todas las contrataciones de la Secretaría General correspondan a lo aprobado en la Resolución de Programa-Presupuesto de la Organización y a lo acorda-do en los planes de operación sustantivos y en la asignación de fondos correspondiente.

vi. Incrementar la eficiencia, simplificar los procedimientos, acelerar los trámites y mejorar el análisis y evaluación de los contratistas y proveedores.

Este criterio tiene por objeto traer efectiva la política de desconcentración aprobada proveyendo un sistema normativo uni-forme que facilite otorgar más responsabilidades y efectuar una mejor delegación de autoridad a los responsables de proyectos destacados en el Campo; incrementar la eficiencia; simplificar los procedimientos; acelerar la tramitación; y contribuir a un mejor análisis y evaluación de la capacidad y responsabili-dad de los contratistas y proveedores.

vii. Definir métodos y procedimientos para hacer efectivas las res-ponsabilidades emergentes del incumplimiento de normas, regla-mentos y disposiciones vigentes.

Este criterio tiene por objeto crear una conciencia general acerca de la necesidad de rendir cuentas por parte de quienes ejercen responsabilidades que tienen implicaciones financieras y, al mismo tiempo, hacer efectivas las disposiciones reglamentarias sobre incumplimiento de normas, reglamentos y otras disposiciones pertinentes, con reconocimiento del inalienable derecho a la defensa. (Due process).

viii. Prever la auditoría interna anual de las contrataciones y la evaluación bienal del Sistema Uniforme de Contrataciones (SUC/OEA).

Este criterio tiene por objeto establecer un efectivo mecanis-mo para corregir errores y determinar responsabilidades; así como para obtener observaciones, comentarios y recomendaciones independientes y objetivos que permitan perfeccionar y/o agi-lizar el Sistema Uniforme de Contrataciones de la Organización de los Estados Americanos.

I.2 La aplicación de estos criterios generales se hará en función de las Normas Generales de la Secretaría General, poniendo cuidado en (a) "...asegurar la eficacia de la administración financiera, el ejerci-cio de la economía y la mejor utilización de todos los recursos ad-ministrados por la Secretaría General..." que prevé el artículo 95; (b) Aplicar procedimientos competitivos de subasta y licitación "...salvo en los casos de urgencia o en los que el Secretario General considere que el empleo de este procedimiento no favorece los intereses de la Organización", según lo dispone el artículo 99; y (c) Apli-car las políticas de austeridad, de evaluación y de desconcentración aprobadas por la Resolución AG/RES. 146 (IV-O/74).

CAPITULO II

Definición de las Contrataciones sujetas al SUC/OEA

II.1 El Sistema Uniforme de Contrataciones (SUC/OEA) comprende todo tipo de contrataciones o arreglos que produzcan efecto financiero y en que la Secretaría General sea parte, con excepción de los nombramientos del personal de la Secretaría General a que se refiere el Art. 16 de las Normas Generales y la Regla 104.3 del Reglamento de Personal, vigentes.

II.2 Las contrataciones a que se refiere el SUC/OEA se realizarán tanto en la Sede como en el Campo y son, entre otras, las siguientes:

(a) Adquisición de útiles, materiales, equipo, máquinas, vehículos, mobiliario, etc. para uso de las dependencias de la Secretaría General tanto en la Sede como en el Campo;

(b) Contratación de trabajos de imprenta y otros servicios conexos con proveedores (impresión directa, "offset", "varitype", gra-bados e ilustraciones, viñetas, encuadernación, etc.);

(c) Transporte de personas y de bienes muebles (efectos personales, enseres domésticos, documentos, equipos, materiales, etc. para conferencias, reuniones, seminarios, etc.), cualquiera que sea la vía que se use, para la ejecución de los programas, activida-des y servicios de la Secretaría General;

(d) Locación, arrendamiento, locación o arrendamiento con opción de compra, compraventa, etc., de bienes inmuebles para uso de las dependencias de la Secretaría General, tanto en la Sede como en el Campo;

(e) Contratación por Resultado (CPR) de consultores individuales o firmas, organizaciones y empresas de consultoría, profesionales, técnicos, expertos investigadores, profesores visitantes, administradores, interpretes, traductores, enfermeras, oficinistas, etc., para la prestación de Servicios Directos a los Estados miembros, o la atención de necesidades internas de la Secretaría General -no ordinarias ni permanentes- vinculadas a mandatos o resoluciones de la Asamblea General u otros Cuerpos Gobernantes; o derivados de la necesidad de terminar o presentar a tiempo documentos; o resultantes de la acumulación de trabajo en ciertos períodos del ejercicio fiscal;

(f) Adquisición y suministro de equipos técnicos y materiales científicos, bienes, servicios, etc. solicitados por los Centros, Instituciones, Agencias Nacionales, etc., participantes y beneficiarias de los programas que ejecuta la Secretaría General (Fondo Regular, FEAD, FOCIPE, FEMCIECC Ordinario, Cuenta Mar del Plata (CMP), y Cuenta Especial de Cultura (CEC);

(g) Pólizas de seguro, fianzas, etc. para cobertura de los miembros del personal, cierto tipo de funciones y responsabilidades; de vehículos y de bienes muebles e inmuebles;

(h) Toda otra clase de transacciones con proveedores de bienes y servicios a la Secretaría General; o de transferencia del dominio, título, uso, goce, etc. de un bien de propiedad de la Secretaría General a un Estado miembro a un Centro, Institución o Agencia Nacional participante y beneficiaria de los programas, activida-des y servicios que ejecuta la Secretaría General.

CAPITULO III

De la Adjudicación de las Contrataciones

III.1 Las contrataciones mencionadas en el capítulo anterior, -con excepción del punto II.2(e)- serán ejecutadas utilizando alguno de los procedimientos siguientes:

i. Subasta y licitación pública internacional, para las contrata-ciones de montos mayores de US$1,000,000.00;

ii. Subasta y licitación nacional para las contrataciones de montos mayores de US$100,000.00 hasta US$1,000,000.00;

iii. Subasta y licitación privada; concurso de precios, o lista redu-cida para las contrataciones de montos mayores de US$5,000.00 hasta US$100,000.00;

iv. Solicitud telefónica de ofertas, para las contrataciones de mon-tos de hasta US$5,000.00; salvo los casos de un solo proveedor; o del pedido de una marca, tipo o producto específico;

v. Autorización de gasto por "caja chica" para aquellas operaciones menores, previamente autorizadas, por un monto total, no mayor de US$1,200.00 por año y por proyecto (ordinario/especial).

III.2 En los casos de contratos por resultado (CPR) se usarán métodos com-petitivos cuando se trate de contrataciones con firmas o empresas consultoras o similares por montos superiores a US$35,000.00, siempre y cuando no se trate de firmas o empresas sugeridas por los propios Es-tados miembros receptores del Servicio Directo solicitado a la Secretaría General.

En los casos de CPR con personas naturales (consultores, expertos, especialistas, investigadores, profesores, etc. individuales) los responsables de programas procurarán evaluar a varios candidatos, a me-nos que se trate de personas expresamente propuestas y solicitadas por los propios Estados miembros receptores del Servicio Directo.

III.3 La subsecretaría de Administración aprobará los procedimientos nece-sarios para la instrumentación de los procedimientos de adjudicación de las contrataciones precedentemente indicados, -cuya ejecución tendrá lugar en la Sede o en el Campo, según sea la naturaleza y el monto de la contratación de que se trate- y establecerá que la adjudicación de las contrataciones se hará con la participación de Comités integrados por tres miembros del personal, por lo menos.

CAPITULO IV

Del Registro de Contratistas y de Proveedores de la Secretaría General

IV.1 La subsecretaría de Administración organizará y reglamentará, sobre la base de la información que le proporcionen todas las áreas de la Secretaría General, un Registro de Contratistas y de Proveedores de la Secretaría General debidamente pre-calificado el cual se mantendrá actualizado y a la disposición de todas las áreas (en la Sede y en el Campo) que deban requerir, tramitar y/o adjudicar contrataciones.

CAPITULO V

De los Requisitos y Cláusulas Contractuales

V.1 Sin perjuicio de las cláusulas sobre naturaleza, objeto y condiciones generales del contrato; las partes; plazo de ejecución; garantías y seguros; las contrataciones en que la Secretaría General sea parte y cuya naturaleza jurídica lo permita, deberán contener cláusulas (a) que correspondan a los criterios generales establecidos, y (b) que de-jen a salvo la responsabilidad de la Organización y/o de la Secretaría General y la de los miembros del personal interviniente, en relación con:

i. la responsabilidad civil que pueda surgir de la ejecución de las obras, resultados o tareas a que se refiere el contrato; y/o

ii. los daños y perjuicios que la ejecución normal del contrato pue-da ocasionar contra terceros; y/o

iii. de los daños y perjuicios que sobrevinieren por el incumplimien-to, retraso o negligencia en la ejecución del contrato a favor de terceros perjudicados.

V.2 Asimismo, se procurará definir las responsabilidades que asume el con-tratista en relación con los puntos precedentes y, cuando corresponde, con la confidencialidad de la información y los documentos puestos a su disposición.

V.3 Si la naturaleza de la contratación lo permite, se incluirán cláusulas que dejen a salvo el derecho de la Secretaría General a dar por terminado, aplazar o modificar el contrato (cláusula Rebus Sic Stantibus), siempre que su objeto haya dejado de ser de interés o conveniencia para el Estado miembro que pidió el Servicio Directo o para la Secretaría General; o que las modificaciones del Programa-Presu-puesto de la Organización o su no aprobación por la Asamblea General, o cualquier otra limitación o circunstancia imprevista afecten el cumplimiento de la obligación contractual.

V.4 También se estipularán cláusulas penales, a favor de la Secretaría General, para los casos de incumplimiento, dilación o retraso en la ejecución del contrato, siempre que no fueran por causa fortuita o de fuerza mayor.

V.5 Todo contrato será intransferible, a menos que la Secretaría General aceptare la transferencia por escrito, por así convenir a sus intere-ses, con anterioridad a la fecha de vigencia del acto de transferen-cia.

V.6 En todas las contrataciones deberán preverse cláusulas destinadas a resolver disputas emergentes de su ejecución, ya sea determinando la ley y jurisdicción aplicables; o utilizando los procedimientos de ar-bitraje internacional generalmente aceptados, o la cláusula arbitral elaborada par la Comisión Interamericana de Arbitraje Comercial o la Convención Interamericana sobre Arbitraje Comercial Internacional.

CAPITULO VI

De las Prohibiciones

VI.1 Bajo ningún concepto las contrataciones de la Secretaría General podrán tener principio de ejecución sin que su tramitación se haya com-pletado y su aprobación acordado por autoridad competente o por miembros del personal a quienes se haya efectuado delegación de auto-ridad con anterioridad y por escrito. Las excepciones a esta disposición deberán ser autorizadas por escrito por el Secretario General.

VI.2 Bajo pena de sanción, no podrá adjudicarse ninguna contratación a contratistas que estuvieren en una cualquiera de las siguientes circuns-tancias:

i. Ser miembro del personal de la Secretaría General; o haberse desempeñado como Secretario General o Secretario General Adjunto, hasta dos (2) años después de terminado su desempeño;

ii. Tener relación de parentesco con algún miembro del personal su-perior de la Secretaría General, de las descriptas en el Regla-mento de Personal (104.7);

iii. Tener asociación o empresa industrial o comercial u otra actividad financiera con algún miembro del personal superior de la Secretaría General; o en las que algún miembro del personal su-perior sea parte;

iv. Ser delegado, representante o empleado de cualquiera de los Estados miembros ante la Organización de los Estados Americanos;

v. Estar incluido en la lista de contratistas o proveedores pen-dientes o morosos, de la Secretaría General;

vi. Estar comprometido en cualquiera de las incapacidades señaladas por el derecho común;

vii. Encontrarse procesado ante la justicia penal de cualquiera de los Estados miembros, a causa de delitos comunes.

VI.3 Por ningún concepto y bajo pena de sanción, los miembros del personal podrán aceptar comisiones, ventajas, regalos, etc. -en dinero o en especie- de contratistas o proveedores de la Secretaría General.

CAPITULO VII

De los Inventarios y Mantenimiento

VII.1 La Subsecretaría de Administración organizará y reglamentará el levan-tamiento, actualización y depuración de los inventarios de bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Secretaría General (o alquila-dos) tanto en la Sede como en el Campo.

VII.2 La Subsecretaría de Administración organizará y reglamentará todo lo relacionado con el servicio y mantenimiento de los bienes muebles de su propiedad o alquilados y, en general, a todos los que se refiere el presente SUC/OEA.

CAPITULO VIII

De los Deberes y Responsabilidades de Quienes Intervienen en una Contratación

De los Miembros del Personal de la Secretaría General

VIII.1 Los miembros del personal debidamente autorizados para actuar a nom-bre de la Secretaría General -en la Sede o en el Campo- en una contratación, tienen la obligación de hacerlo en defensa de los intereses de la Secretaría General y de conformidad con lo dispuesto en las Normas Generales de la Secretaría General, el Reglamento de Personal, el Reglamento Presupuestario y Financiero de la Secretarla General, las presentes disposiciones del SUC/OEA y demás órdenes ejecutivas, disposiciones reglamentarias y manuales vigentes.

VIII.2 Además, deberán procurar que sea la más conveniente de conformidad con los intereses y procedimientos de la Secretaría General y en función del precio, calidad, fecha de entrega, mantenimiento y servicio, etc.

VIII.3 El Secretario General delega autoridad para actuar en las contrata-ciones de sus respectivas áreas, relacionadas con los Servicios Directos solicitados por los Estados miembros, en el Secretario General Adjunto y en los Secretarios Ejecutivos para Asuntos Económicos y Sociales y para Asuntos de Educación, Ciencia y Cultura los cuales, a su vez, podrán delegarla por escrito y con notificación al Subsecretario de Administración, en los Oficiales Ejecutivos y Directores de cada una de sus respectivas áreas previa aprobación del Secretario General.

VIII.4 Para todas las demás contrataciones de una naturaleza general (compras y suministros de muebles, equipo y útiles de oficina, vehículos, compraventa y arrendamiento de bienes inmuebles; viajes y transportes, seguros, etc.) se delega autoridad en el Subsecretario de Administración; quien a su vez, podrá delegarla, por escrito y previa a-probación del Secretario General, en el Oficial Ejecutivo y los Directores de su respectiva área.

VIII.5 En los casos generales o especiales que así convenga al interés de la mejor administración de la Secretaría General, el Secretario General Adjunto, los Secretarios Ejecutivos y el Subsecretario de Administración podrán hacer delegaciones específicas de autoridad en el Subsecretario de Cooperación para el Desarrollo y su respectivo Oficial Ejecutivo y/o Directores de las Oficinas de la Secretaría General en los Estados miembros, previa aprobación del Secretario General.

VIII.6 Los miembros del personal de cualquier categoría y nivel que actúen en la requisición, tramitación y adjudicación de contrataciones para las cuales carezcan de autorización escrita, son responsables personal y pecuniariamente de las obligaciones financieras emergentes, sin per-juicio de las medidas disciplinarias que el Secretario General considerare oportuno aplicar, si fuere el caso.

VIII.7 Los miembros del personal de cualquier categoría y nivel autorizados para actuar en las contrataciones del SUC/OEA responderán personal y pecuniariamente en caso de que sus actos estuvieren viciados de dolo, culpa o mala fe, de conformidad con lo dispuesto en la Regla 101.3 del Reglamento de Personal.

VIII.8 Ningún miembro del personal que sea dueño o posea a cualquier título derechos, acciones, participación, intereses, etc. en firmas, empre-sas, etc. que sean proveedoras de suministros, bienes, servicios, etc. a la Secretaría General podrá participar, bajo ningún titulo o carácter, en la requisición, tramitación y aprobación de contrataciones de la Secretaría General.

VIII.9 Todos los miembros del personal que actúen de manera estable en relación con la tramitación y adjudicación de contrataciones deberán estar debidamente afianzados y/o asegurados; en particular el personal de la Oficina de Contrataciones, de la Oficina de Servicios Generales y de las Oficinas de la Secretaría General en los Estados miembros.

Del Departamento de Asuntos Jurídicos

VIII.10 En todas las contrataciones cuyos montos correspondan a los que se indican a continuación, el Departamento de Asuntos Jurídicos deberá dar su visto bueno, conforme lo establecido por la Orden Ejecutiva No. 75-11, a saber:

(a) En los casos de las contrataciones previstas en el Capítulo II.2 incisos (d) y (g);

(b) En las contrataciones previstas en el Capítulo II.2, inciso (e), cuyo monto sea superior a US$25,000.00;

(c) En todas las restantes contrataciones previstas en el Capítulo II, cuyo monto sea superior a US$50,000.00.

De los Departamentos de las Areas Económica y Social, y de Educación, Ciencia y Cultura

VIII.11 Será función de sus Directores, Responsables de Programas y Especia-listas emitir opinión técnica sobre la viabilidad de las solicitudes de equipo técnico y material científico, como así también asesorar técnicamente en los casos de contrataciones que por su naturaleza, complejidad o especialidad se necesite su participación.

Del Departamento de Publicaciones

VIII.12 Será función de su Director y miembros del personal debidamente auto-rizados por el Secretario General, tramitar y/o adjudicar -conforme al SUC/OEA y sus disposiciones reglamentarias y manuales- todas las contrataciones relacionadas con trabajos de imprenta y otros servicios conexos (impresión directa, "offset", "varitype", grabados e ilustra-ciones, viñetas, encuadernación, compra de papel, suministros de imprenta, etc.) enviando información inmediata y copias de lo actuado a la Oficina de Contrataciones, a los efectos de lo dispuesto por la Orden Ejecutiva 75-11.

Del Departamento de Conferencias

VIII.13 Será función de su Director y miembros del personal debidamente auto-rizados por el Secretario General, tramitar y/o adjudicar -conforme al SUC/OEA y sus disposiciones reglamentarias y manuales. - todas las contrataciones de interpretes, traductores, mecanógrafos, oficinistas taquígrafos parlamentarios y otros servicios relacionados con la realización de conferencias y reuniones o la preparación de documentos para ambas.

De las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros

VIII.14 Será función de sus Directores y miembros del personal debidamente autorizados por el Secretario General, dentro de lo que dispone la Orden Ejecutiva 75-11, tramitar y/o adjudicar -conforme al SUC/OEA y sus disposiciones reglamentarias y manuales- todas las contrataciones de bienes de origen nacional hasta un monto de US$5,000.00; o para resultados y servicios locales de hasta tres (3) meses y por un monto total no superior a US$3,000.00; enviando información inmediata y copias de lo actuado a la Oficina de Contrataciones, a los efectos de lo dis-puesto por la Orden Ejecutiva 75-11. Asimismo, asegurar la oportuna entrega de equipo y material científico a los proyectos y Centros o Agencias Nacionales beneficiarios de los programas de la OEA.

De la Oficina de Contrataciones

VIII.15 Será función de la Oficina de Contrataciones:

i. Velar por la aplicación de las normas y procedimientos adminis-trativos uniformes dictados por el Secretario General a fin de dar cumplimiento eficaz a las Normas Generales, reglamentos dictados en su consecuencia, el presente Sistema Uniforme de Con-trataciones (SUC/OEA) y las demás disposiciones reglamentarias y manuales que están en vigencia.

ii. Regular con carácter general; y centralizar y controlar "a posterior" la tramitación administrativa de todo tipo de con-trataciones o arreglos que produzcan efectos financieros y en que la Secretaría General sea parte, conforme lo dispuesto por la Orden Ejecutiva 75-11 y el presente SUC/OEA.

iii. Recomendar procedimientos y métodos -que simplifiquen y alige-ren la administración- para hacer efectivas las disposiciones del SUC/OEA; y

iv. Actuar, en todos los casos, coma asesoría y/o Secretaría técnica de las contrataciones que realicen las distintas dependencias d la Secretaría General, tanto en la Sede como en el Campo.

CAPITULO IX

De las Disposiciones Generales

IX.1 El presente Sistema de Contrataciones (SUC/OEA) regirá todas las ac-tividades de esta naturaleza que ejecute la Secretaría General, tanto en la Sede como en el Campo y con relación a todos los Fondos que fi-nancian el Programa-Presupuesto de la Organización.

IX.2 Las disposiciones del SUC/OEA podrán revisarse, enmendarse, cambiarse o suprimirse a propuesta de una Comisión que elevará sus recomendaciones al Secretario General y que estará constituida por los siguientes funcionarios:

(a) El Subsecretario de Administración, que la presidirá;

(b) Los Secretarios Ejecutivos para Asuntos Económicos y Sociales y para Educación, Ciencia y Cultura;

(c) El Subsecretario de Cooperación para el Desarrollo;

(d) El Oficial Ejecutivo del Secretario General Adjunto;

(e) El Director del Departamento de Asuntos Jurídicos; y

(f) El Director de la Oficina de Contrataciones, quien también ac-tuará como Secretario Técnico de la Comisión.

IX.3 El Subsecretario de Administración reglamentará -con criterio uniforme- todas las disposiciones del SUC/OEA, en especial lo relacionado con las condiciones generales de las contrataciones y los modelos de formato para aquellos contratos de uso más frecuente.

IX.4 Las disposiciones del SUC/OEA entrarán en vigencia el 1° de marzo de 1976, a fin de dar tiempo a la preparación de las disposiciones re-glamentarias y manuales que corresponde dictar para hacer efectiva su aplicación uniforme en toda la Secretaría General (Sede y Campo), como así también para el adiestramiento del personal que debe aplicarlas.

IX.5 Para asegurar una interpretación uniforme de la terminología aquí empleada, los vocablos principales se definen en el glosario que se agrega como Anexo I del presente SUC/OEA.

GLOSARIO

ADJUDICACION (de contratación) Acto administrativo, ejecutado por autoridad competente o miembro del personal autorizado, por el cual la Secretaría General en cumplimiento de las disposiciones del SUC/OEA confiere y atribuye a un contratista o proveedor la ejecución de un contrato.

ADQUISICION (de útiles, equipos, materiales, etc.) Expresión genérica que se utiliza para indicar la compra de bienes muebles e in-muebles, servicios, obras, etc. realizadas por la Secretaría General a través del SUC/OEA.

APROBACION ACORDADA (por autoridad competente) Acto administrati-vo, ejecutado por autoridad competente o miembro del personal autorizado, por el cual la Secretaría General aprueba en última instancia y luego de la tramitación correspondiente, la suscripción de un con-trato.

ARBITRAJE (ver cláusula de Arbitraje) Uno de los procedimientos para la solución de disputas al que las partes pueden someter las diferencias que surgieran de la ejecución de un contrato. Según lo que se pactare, las partes pueden someterse a las Reglas de Procedi-miento aprobadas por la Comisión Interamericana de Arbitraje Comer-cial, a lo dispuesto por la Convención Interamericana sobre Arbitra-je Comercial Internacional, o al fallo de un arbitro arbitrador ami-gable componedor.

ARRENDAMIENTO (Ver: Locación)

AUDITORIA INTERNA Actividad administrativa para ejercer el adecuado control interno de todas las transacciones de la Secretaría General que tengan implicaciones financieras. Comprende la evaluación de los procedimientos operativos establecidos.

AUTORIDAD COMPETENTE Para los efectos del SUC/OEA, entiéndese por tal, el miembro del personal autorizado por el Secretario General, para actuar a nombre de la Secretaría General en una contratación del SUC/OEA, con facultad -o no- para delegar tales funciones.

AUTORIDAD DE APROBACION Para los efectos del SUC/OEA, entiéndese por tal, el miembro del personal (Directores de departamento y de ofici-nas, responsables de programas) autorizado por el Secretario General para aprobar contrataciones de bienes muebles o inmuebles; y de per-sonas naturales o jurídicas.

AUTORIZACION Acto administrativo por el cual el Secretario General u otra autoridad competente, confiere a un miembro del personal la facultad para actuar a nombre de la Secretaría General en una contratación del SUC/OEA.

AUTORIZACION DE GASTOS (Ver Caja Chica) Acto administrativo mediante el cual se permite el uso de ciertos montos asignados previa aprobación de los correspondientes planes de operación.

AUTORIZACION DE PAGO Acto administrativo por el cual, verificado el cumplimiento de las condiciones de un contrato o de una orden de com-pra, se solicita a la Unidad de Comprobantes y Cuentas por Pagar (OSF) para que efectúe el pago correspondiente.

CAJA CHICA Para los efectos del SUC/OEA, es la suma de dinero autorizada a gastar (por año) en una dependencia de la Secretaría General o en un proyecto de campo, con el fin de pagar obligaciones de dinero de reducido monto. Su documentación debe hacerse mediante recibos formales suscritos por la persona natural o jurídica recipiendaria o titular de la obligación de pago.

CERTIFICACION (de la ejecución del contrato) Acto administrativo mediante el cual se afirma que el producto (obra, resultado o tarea) o los bienes objeto de un contrato del SUC/OEA han sido ejecutados o entregados a satisfacción de la Secretaría General o de la agencia nacional recipiendaria del Servicio Directo preparado por la Secretaría General.

CIVIL (Responsabilidad, Ver: Responsabilidad Civil)

CLAUSULAS CONTRACTUALES Son los puntos dispositivos de una contratación mediante los cuales se establecen las condiciones en virtud de las cuales las partes de un contrato se obligan.

CLAUSULA DE ARBITRAJE (Ver: Arbitraje) Cláusula especial que se puede incluir en un contrato con el fin de establecer el procedimien-to arbitral al que las partes se someten para el caso de tener que resolver una disputa emergente de las cláusulas pactadas o de la ejecución efectuada.

COMITE DE ADJUDICACION Son grupos ad-hoc, creados por el SUC/OEA y constituidos por miembros del personal designados, para tal efecto, por el Secretario General por autoridad competente con el objeto de adoptar la decisión de adjudicar una subasta, licitación, orden de compra, contrato por resultado, etc. cuyas actuaciones se rigen por el reglamento pertinente.

COMPRA, ORDEN DE (Ver: Orden de Compra)

CONCURSO DE PRECIOS Es uno de los métodos competitivos mediante el cual la Secretaría General determina el proveedor o contratista a quien se va a adjudicar una orden de compra o un contrato. Por lo general, se invita a un número reducido de proveedores o contratistas precalificados para que presenten ofertas, de acuerdo a pliegos de condiciones que contienen las bases establecidas para la contratación de que se trate.

CONFIDENCIALIDAD Es el compromiso ineludible que adquieren los contratistas y proveedores que suscriben una contratación con la Secretaría General. Alcanza también a los miembros del personal que par-ticipan en la tramitación de una subasta, licitación, etc. En gene-ral, consiste en guardar secreto sobre todos los aspectos de una contratación.

CONTRAPARTE (nacional) Nombre genérico que se utiliza para designar la institución nacional beneficiaria de un servicio directo o parti-cipante en un proyecto de campo.

CONTRATACION (Contrataciones) Nombre genérico que se utiliza para referirse a toda clase de transacciones que producen efectos financieros, y acerca de las cuales se deben cumplir las disposiciones del SUC/OEA.

CONTRATISTA Es la persona natural o jurídica a quien la Secretaría General adjudica un contrato fin de que lo ejecute, por su cuenta y riesgo, bajo las condiciones y/o especificaciones pactadas.

CRITERIOS GENERALES Son el conjunto de principios normativos que de-finen la política de la Secretaría General con referencia a las con-trataciones del SUC/OEA.

CUENTAS, RENDICION DE (Ver: Rendición de Cuentas)

DAÑOS Y PERJUICIOS (i) Entiéndese por tal todo detrimento o destrucción de bienes; o desventaja o menoscabo que sufra la Secretaría Ge-neral por parte de un proveedor o contratista, como resultado de la ejecución de una contratación. (ii) Aplícase también a los daños y perjuicios ocasionados por la acción de un miembro de Personal con motivo de la tramitación, adjudicación y/o ejecución de una contratación en la que ha intervenido a nombre de la Secretaría General.

DELEGACION DE AUTORIDAD Acto administrativo por el cual el Secretario General confiere a un miembro del personal la facultad para ac-tuar a nombre de la Secretaría General en las contrataciones del SUC/OEA. A estos efectos debe tenerse presente lo que estipula el Reglamento Presupuestario y Financiero sobre "Delegación de Autori-dad y Responsabilidad y Obligación de Dar Cuenta" (Capítulo IV).

DESPACHO A PLAZA Tramitación administrativa ante la autoridad aduane-ra de un país realizada por la pertinente Oficina de la Secretaría General con el fin de cumplir con las disposiciones nacionales vi-gentes para el ingreso de bienes a un Estado.

DISPUTAS, SOLUCION DE (Ver: Solución de Disputas)

EJECUCION, PRINCIPIOS DE (Ver: Principios de Ejecución)

EMBARQUE, INSTRUCCIONES DE (Ver: Instrucciones de embarque)

EVALUACION INTERNA Actividad administrativa para determinar el grado de efectividad -en términos de resultados- de un programa, proyecto o actividad de la Secretaría General.

FIANZA (i) Obligación adquirida por una compañía de seguros, a favor de la Secretaría General, mediante una póliza que cubre a los miembros del personal responsables de la tramitación, adjudicación y ejecución del SUC/OEA. (ii) Obligación asesora (real o personal) a favor de la Secretaría General contraída por los participantes de una subasta a los contratistas, con el objeto de asegurar el cumplimiento de toda las obligaciones y/o cubrir los riesgos que se derivaren de una contratación.

FIDELIDAD (Ver: Póliza de Fidelidad)

FORMALIZACION, DEL CONTRATO Es el acto administrativo de dar forma legal a una contratación. Dícese también del acto de aceptar o de firmar una contratación.

GARANTIAS (Ver: Fianza)

INSTRUCCIONES DE EMBARQUE Es el acto administrativo por el cual la Secretaría General instruye al proveedor sobre la vía de transporte, destinatario, documentos requeridos, (aduana, excepción de impuestos, etc.) específicamente de empaque, y otras que fueren necesarias para ejecutar una orden de compra.

LICITACION (Ver: Subasta) Acción de presentarse a una subasta

LISTA REDUCIDA (Short List) Es uno de los métodos competitivos por el cual la Secretaría General invita a un número no mayor de cinco proveedores o contratistas (consultores, técnicos, etc.) pre-califica-dos a presentar propuestas y ofertas para la ejecución de una contratación o suministro.

LOCACION Contrato bilateral por el cual una de las partes se obliga a ejecutar o prestar a la otra "servicios", "obras" o el "uso y dis-frute" de un bien mueble o inmueble, por un precio y un tiempo deter-minados.

METODO COMPETITIVO (Ver: Subasta, Licitación, Lista Reducida, etc.) Es el sistema que utiliza la Secretaría General para promover una sana competencia para la adjudicación de una contratación.

MIEMBRO DEL PERSONAL Persona natural que está comprendida en las disposiciones del Reglamento de Personal.

ORDEN DE COMPRA (i) Acto administrativo mediante el cual se adjudica a un proveedor el suministro de determinados bienes. (ii) Docu-mento enumerado mediante el cual la Secretaría General detalla y es-pecifica al proveedor los bienes o servicios y las condiciones en que se le otorga la provisión de un suministro.

PAGO Acto administrativo mediante el cual se efectúa un desembolso de dinero (giro a la vista, cheque) con el objeto de cumplir la obligación de la Secretaría General de abonar a un contratista o provee-dor lo que se le debe en virtud de una contratación. Conforme al SUC/OEA solamente puede efectuarse contra certificación o evidencia de que la Secretaría General ha recibido a satisfacción el objeto, producto o bien contratados.

PECUNIARIA, RESPONSABILIDAD (Ver: Responsabilidad Pecuniaria)

PERSONAL, MIEMBRO (Ver: Miembro de Personal)

PERSONAL, RESPONSABILIDAD (Ver: Responsabilidad Personal)

PLAZA, DESPACHO A (Ver: Despacho a Plaza)

POLIZA DE FIDELIDAD (Ver: Fianza) Documento justificativo de un con-trato de seguro de tal naturaleza.

PRECALIFICACION (Ver: Registro de contratistas y proveedores)

PRINCIPIO DE EJECUCION Actos o acciones claros y específicos que de-muestran o prueban la voluntad de las partes en una contratación de ejecutar sus respectivas obligaciones.

REGISTRO DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES Archivo de referencia en el que constan debidamente precalificados los contratistas y proveedores con los que opera o puede operar la Secretaría General de conformidad con el SUC/OEA.

RENDICION DE CUENTAS Es el acto administrativo por el cual todo miembro del personal que actúe en una contratación del SUC/OEA cumple con la obligación de dar cuenta de aquellos actos que, con su participación, han creado obligaciones y originado derechos para la Secretaría General. A estos efectos debe tenerse presente lo que estipula el Reglamento Presupuestario y Financiero sobre "Obligación de dar cuenta" (Capítulo IV).

REQUISICION Es el acto administrativo por el cual un miembro de per-sonal autorizado por autoridad competente pone en marcha una tramitación destinada a contratar suministros, equipos, servicios, resulta-dos, etc. por intermedio del SUC/OEA.

RESPONSABILIDAD Término genérico que define la obligación de cumplir y hacer cumplir las disposiciones del SUC/OEA, y de las contratacio-nes formalizadas conforme a sus disposiciones. Alcanza tanto a los miembros del personal y a la Secretaría, como a los contratistas, proveedores, etc. en la forma que lo señalen los reglamentos, la contra-tación y en general las disposiciones normativas de la Secretaría Ge-neral.

RESPONSABILIDAD CIVIL Es una de las formas o grados de la responsabi-lidad y deviene de la existencia de un acto ilícito o no autorizado e imputable, que obliga a reparar o indemnizar pecuniariamente. Alcan-za tanto a los miembros de personal como a los contratistas o provee-dores.

RESPONSABILIDAD PERSONAL Es otra de las formas o grados de la respon-sabilidad y corresponde además de lo que proceda en función de la res-ponsabilidad civil. Alcanza a los miembros del personal que actúan en una contratación.

RESPONSABILIDAD FINANCIERA Es otra de las formas o grados de la res-ponsabilidad y comprende la indemnización pecuniaria. Alcanza a los miembros del personal sin perjuicio de la responsabilidad civil y personal, según los reglamentos administrativos vigentes, como también a los contratistas y proveedores.

SOLICITUD TELEFONICA Uno de los métodos competitivos por el cual las cotizaciones de precio se verifican antes de adjudicarse una orden de compra. Se utiliza principalmente en los casos de equipo técnico, material científico, impresión de documentos y publicaciones, etc. De todo lo actuado se deja constancia por escrito en el legajo corres-pondiente a la orden de compra de que se trate.

SOLUCION DE DISPUTAS Es el procedimiento elegido de común acuerdo por las partes, a fin de resolver las divergencias que pudieran sur-gir a consecuencia de una contratación.

SUBASTA Es el método competitivo genérico mediante el cual la Secretaría General solicita ofertas de contratistas y proveedores, confor-me a un pliego de condiciones que estipula los requerimientos del caso. Según sea el monto y/o naturaleza de la contratación, las subastas pueden ser públicas o privadas, de conformidad con el SUC/OEA.

TRAMITACION COMPLETA Es el ciclo administrativo que debe cumplir una contratación (contratos, requisiciones, orden de compra, orden de viaje, etc.) desde su iniciación/requisición, hasta su aprobación y adjudicación por autoridad competente de la Secretaría General.

BIBLIOGRAFIA GENERAL

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1. Carta de la O.E.A. (OEA/Ser. A/2, español, Rev. 1)

2. Normas Generales de la Secretaría General de la O.E.A. (OEA/Ser. D/I. 1.2 Julio 1/1973)-

3. AG/RES. 146 (IV-O/74) (OEA/Ser. P/IV-02 Mayo 7/74) Informe Anual de la Comisión Preparatoria y Recomendaciones de la Asamblea General sobre Asuntos Administrativos y Presupuesta-rios

4. Criterios y Procedimientos para la operación de los Programas Regionales de Desarrollo Educativo y de Desarrollo Científico y Tecnológico (OEA Documentos Oficiales OEA/Ser. J/IX CECIC CECIC/Doc. 36, español, Rev. 3 - 2 de marzo de 1970)

5. Orden Ejecutiva del Secretario General No. 75-11 (Agosto 25/1975)

6. Reglamento de Personal (OEA/Ser. D/i-6, Rev. 1, corr. 1 - 1° de enero de 1975)

7. Reglamento Presupuestario y Financiero de la O.E.A. (RPF) (OEA/Ser.P AG/doc. 503/75 - 19 de marzo de 1975)

8. Manual de Contratos por Resultado (CPR M.A. 42) Agosto 16/197

9. Manual de Operaciones Vol. II (Octubre 1970)

10. Memorándum de Programación Servicio de Contrataciones 1976/1978

11. Memorándum OC/75|027, "Criterios para el SUC/OEA".

12. Memorándum SA/859, Respuesta al Memorándum OC/75/027

13. Convención Interamericana sobre Arbitraje Comercial Interna-cional (OEA/Ser. A/20/SEPF/)

II. BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO

1. Adquisición de bienes de capital en el país prestatario. Margen de Preferencia. (GN-263-4/Septiembre 19/68)

2. Algunos aspectos de la Política Operativa del Banco. Infor-me del Directorio Ejecutivo a la Asamblea de Gobernadores. (GN-625/Abril 1970)

3. Procedimientos de Licitación Pública (GN-645/Junio 12 de 1970)

4. Cláusula sobre Monto y Moneda. (GN-263-5/Febrero 12/71)

5. Selección y contratación de firmas de servicios profesiona-les por prestatarios y beneficiarios del Banco. Exposición de política y procedimientos (GP-5-1/Noviembre 2/73)

6. Instrucción General No. 802. Procedimientos relacionados con la selección y contratación de firmas de servicios pro-fesionales (Noviembre 5 de 1973)

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8. Cooperación Técnica. Normas de Política (AT-80-10/Marzo 4 de 1974)

9. La utilización de firmas consultoras. Exposición de políticas y procedimientos para la selección y contratación de firmas de servicios profesionales por prestatarios y benefi-ciarios del Banco (Febrero 1975)

10. Política de Adquisiciones. Normas sobre adquisiciones en países no miembros del Banco (FN-48-1/Abril 11/75)

III. ORGANIZACION DE LAS NACIONES UNIDAS

1. Field Operations Service - Office of General Services - Field Administration Handbook - Part D General Services (December 1974)

2. UNDP - Global Procurement Arrangements - Report of the Consultant Team - Inter-Agency Consultative Board (CB. 20/2/Add. 1, DP/PWG|57/Add. 1/20 August 1975)

3. F.A.O. Manual - Chapter V - Property and Services

(1) Section 502 - Procurement (Chapter V. Rev. III - May 6/1964) (2) Section 506 - Contractual Services (1 July 1971) (3) Section 503 - Property Accountability (August 16/1974) (4) Section 502 - Procurement of equipment and supplies (September 10/1974)

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5. I.L.O. Circular - Series: 13 Technical Co-operation Activities No. 18 (Rev.1) (28/8/73) "Supply, Control and Disposal of Operational Equipment."

IV. WORLD BANK

1. Guidelines for Procurement under World Bank Loans and Ida Credits (August 1975)

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V. COMISION INTERAMERICANA DE ARBITRAJE COMERCIAL

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1. A.I.D. Regulation 1 "Rules and Procedures Applicable to Commodity Transactions." (AID 1420-13C/7-72)

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