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27 de
diciembre de 1974
En un esfuerzo por "efectuar el mayor
aprovechamiento por las �reas sustantivas de los servicios de las
Oficinas de la Secretar�a General fuera de la Sede", de acuerdo con
la Resoluci�n AG/RES 64 (I-�0/72), y para utilizar al m�ximo los
recursos humanos y evitar demoras en la tramitaci�n de viajes, el
Secretario General ha dispuesto que, a partir del 1� de enero de 1975, los viajes que se originen fuera de
la sede sean tramitados por las oficinas de la Secretar�a General de la
OEA en los Estados miembros y otras dependencias fuera de la Sede. De
acuerdo con este procedimiento, no ser� necesario reembolsar el costo de
los boletos pagados por los viajeros.
El procedimiento empleado para los viajes que se
originen fuera de la Sede no sufrir� modificaci�n, pero los viajes se
tramitar�n seg�n el nuevo sistema, a saber:
1. Cuando el
formulario titulado "Request and Authorization for Official Travel
(OAS Form 6)" haya sido tramitado por la Oficina de Personal, la
Unidad de Comprobantes y Cuentas por Pagar del Departamento de Programa-Presupuesto
y Servicios Financieros autorizar� a la oficina de la OEA fuera de la
Sede para que prepare el itinerario y adquiera el boleto de la persona que
ha de realizar el viaje. En la comunicaci�n que se expida deber�n
figurar los datos siguientes:
a.
Nombre de la persona designada para viajar.
b.
Itinerario, que deber� ajustarse a la ruta m�s econ�mica y
directa de que se disponga.
c.
N�mero del documento, que ser� el que comprometa los fondos.
d.
N�mero del vendedor, o sea la identificaci�n num�rica de quien
reciba el pago.
e.
Estimaci�n del valor en d�lares del transporte, vi�ticos, gastos
de movilizaci�n en las terminales, etc., que habr� sido determinado y
aprobado en la Sede.
2.
La oficina en el Estado miembro se responsabilizar� por la
expedici�n del boleto y la preparaci�n del giro por los adelantos
autorizados de acuerdo con la estimaci�n aprobada.
3.
Toda modificaci�n oficial o personal (por cuenta del funcionario)
del itinerario aprobado deber� tramitarse por anticipado y, por los
mismos conductos, con objeto de garantizar la protecci�n adecuada del
seguro para el viajero.
El plazo necesario pare iniciar las �rdenes de viaje,
seg�n lo estipulado en el Memorando Administrativo No. 39, contin�a en
vigor para el nuevo sistema.
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