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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 43
ASUNTO:
TRAMITACION DIRECTA DE VIAJES OFICIALES POR LAS OFICINAS DE LA SECRETARIA GENERAL DE LA OEA EN LOS ESTADOS MIEMBROS Y 
OTRAS DEPENDENCIAS FUERA DE LA SEDE

 

27 de diciembre de 1974

En un esfuerzo por "efectuar el mayor aprovechamiento por las áreas sustantivas de los servicios de las Oficinas de la Secretaría General fuera de la Sede", de acuerdo con la Resolución AG/RES 64 (I-­0/72), y para utilizar al máximo los recursos humanos y evitar demoras en la tramitación de viajes, el Secretario General ha dispuesto que, a partir del 1° de enero de 1975, los viajes que se originen fuera de la sede sean tramitados por las oficinas de la Secretaría General de la OEA en los Estados miembros y otras dependencias fuera de la Sede. De acuerdo con este procedimiento, no será necesario reembolsar el costo de los boletos pagados por los viajeros.

 El procedimiento empleado para los viajes que se originen fuera de la Sede no sufrirá modificación, pero los viajes se tramitarán según el nuevo sistema, a saber:

1.  Cuando el formulario titulado "Request and Authorization for Official Travel (OAS Form 6)" haya sido tramitado por la Oficina de Personal, la Unidad de Comprobantes y Cuentas por Pagar del Departamento de Programa-Presupuesto y Servicios Financieros autorizará a la oficina de la OEA fuera de la Sede para que prepare el itinerario y adquiera el boleto de la persona que ha de realizar el viaje. En la comunicación que se expida deberán figurar los datos siguientes:

a.          Nombre de la persona designada para viajar.

b.       Itinerario, que deberá ajustarse a la ruta más económica y directa de que se disponga.

c.       Número del documento, que será el que comprometa los fondos.

d.       Número del vendedor, o sea la identificación numérica de quien reciba el pago.

e.       Estimación del valor en dólares del transporte, viáticos, gastos de movilización en las terminales, etc., que habrá sido determinado y aprobado en la Sede.

2.          La oficina en el Estado miembro se responsabilizará por la expedición del boleto y la preparación del giro por los adelantos autorizados de acuerdo con la estimación aprobada.

3.          Toda modificación oficial o personal (por cuenta del funcionario) del itinerario aprobado deberá tramitarse por anticipado y, por los mismos conductos, con objeto de garantizar la protección adecuada del seguro para el viajero.

El plazo necesario pare iniciar las órdenes de viaje, según lo estipulado en el Memorando Administrativo No. 39, continúa en vigor para el nuevo sistema.