oasseal.jpg (2698 bytes)

S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 41 Rev. 1
ASUNTO:
  Sistema financiero parA el meJOR CONTROL PRESUPUESTARIO Y 
FINANCIERO de los programas, SERVICIOS Y ACTIVIDADES DE LA 
SECRETARIA GENERAL en los Estados miembros

 

A fin de cumplir con las directivas de la Asamblea General contenidas en la Resolución AG/RES.146, relativas a la necesidad de perfeccionar el sistema financiero para el mejor control presupuestario y financiero de los programas, servicios y actividades de la Secretaría General en los Estados miembros, se establecen las medidas administrativas que se detallan a continuación con el propósito de cumplir con los siguientes objetivos: a) mejorar el sistema de información sobre las operaciones financieras que se realizan en las oficinas en los Estados miembros; b) permitir un mayor control de las mismas; c) modernizar el sistema de registro de dichas informaciones en la sede; y d) volver a adiestrar al personal que trabaja en el exterior en lo atinente a los nuevos procedimientos y prácticas.

 A.          Perfeccionamiento DEL SISTEMA DE InformaciON

 1.          El Departamento de Programa-Presupuesto y Servicios Financieros creará un nuevo sistema financiero para las transacciones que se llevan a cabo en el exterior el cual habrá de contar con procedimientos escritos específicos.

 2.          Lo anterior implicará el establecimiento a la mayor brevedad posible, en cada una de las oficinas de la Secretaría  General en los Estados miembros, de procedimientos administrativos que permitan las transacción diaria de toda la información correspondiente a las transacciones financieras cumplidas en el día.

 3.          La Oficina de la Secretaría  General en cada Estado miembro llevará a cabo las transacciones financieras necesarias para asegurar la ejecución de las actividades en los centros, proyectos y demás programas de la Secretaría General en el país.

 4.          La Oficina de la Secretaría General en cada Estado miembro tendrá la responsabilidad de proveer los servicios necesarios a los centros, proyectos y demás programas de la Secretaría General en el país para que procedan a la preparación de la rendición de cuentas ajustándose al reglamento financiero vigente.  Cada Oficina enviará dicha documentación al Departamento de Programa-Presupuesto y Servicios Financieros a través del Director de la Oficina de Coordinación de Actividades en los Estados miembros.

 B.          CONTROL DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS EN EL CAMPO

 1.          El Departamento de Programa‑Presupuesto y Servicios Financieros mantendrá el control centralizado de la información contable y le hará llegar al Subsecretario de Administración las sugerencias que sean necesa­rias para el ulterior perfeccionamiento del sistema.

 2.          Se prepararán planes de operaciones para todos los programas y ac­tividades en los Estados miembros, tanto para los que se financian a través de contribuciones en moneda local, como para aquellos que se ejecuten mediante otros fondos, de modo que la Sede tramite todas las obligaciones correspon­dientes.

 3.          El Departamento de Programa‑Presupuesto y Servicios Financieros controlará y mantendrá los registros contables pertinentes además de veri­ficar que se cumplan los procedimientos que el sistema requiere.  Inclusive procederá a enviar sus técnicos, en viajes cortos, a aquellos lugares que estime necesario, para realizar tareas de pre‑auditoría que permitan perfeccionar el control, subsanar dificultades que se presenten, facilitar el procesamiento de la información disponible para los auditores internos y externos y mantener una vigilancia continua de todos los elementos del sis­tema en el exterior.

C.          Modernización DEL SISTEMA DE REGISTRO

 1.          Se solicitará a los jefes de los centros, proyectos y demás activi­dades de la Secretaría General en los Estados miembros que presenten un in­forme mensual de los gastos incurridos al ejecutar los planes de operaciones correspondientes a las contribuciones en moneda local y que, a la vez, rindan cuenta de los demás fondos.  El sistema financiero de computadoras registrará estas informaciones junto con la de los egresos de los fondos multilaterales.  Todas estas operaciones se contabilizarán en dólares de los Estados Unidos.

 2.          Para cumplir esta tarea relativa a los gastos efectuados contra fondos de la Organización, los jefes de los centros, proyectos y otras actividades en los Estados miembros mantendrán un registro actualizado de la información contable con el fin de i) facilitar las tareas de pre‑auditoría previstas, y ii) transmitir la información al Departamento de Programa‑Presupuesto y Servicios Financieros a través de las vías establecidas por las oficinas en los Estados miembros.

 3.          Para poder modernizar el sistema de registro y tener un control de los pagos efectuados al cierre de cada días es necesario ligar el flujo de información al actual sistema de computadoras. Con tal propósito el Sub­secretario de Administración establecerá, dentro de los próximos 30 días a partir de la fecha, un grupo de trabajo cuya tarea consistirá en estudiar los problemas y someter recomendaciones técnicas en un plazo de 90 días.

 4.          Se hará una proyección de los ajustes necesarios en las asignacio­nes presupuestarias para poder poner en práctica el sistema de transmisión cablegráfica de informaciones contables al que se refiere el presente Memorando.

 D.          ADIESTRAMIENTO

 En un futuro cercano el Departamento de Programa‑Presupuesto y Servicios Financieros llevará a cabo un programa para volver a adiestrar a los funcio­narios de las oficinas en los Estados miembros que trabajan en asuntos fi­nancieros en lo atinente a los nuevos procedimientos y prácticas que se derivan del presente Memorando Administrativo.

 E.          PREPARACION DE INFORMES

 El Subsecretario de Administración preparará informes trimestrales en los cuales constarán los aspectos de planificación, operación y resultados obtenidos a través del programa establecido por el presente Memorando Ad­ministrativo.  Dichos informes también contendrán una apreciación continua del progreso del programa por parte de los auditores internos y externos.