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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 41 Rev. 1
ASUNTO:
  Sistema financiero parA el meJOR CONTROL PRESUPUESTARIO Y 
FINANCIERO de los programas, SERVICIOS Y ACTIVIDADES DE LA 
SECRETARIA GENERAL en los Estados miembros

 

A fin de cumplir con las directivas de la Asamblea General contenidas en la Resoluci�n AG/RES.146, relativas a la necesidad de perfeccionar el sistema financiero para el mejor control presupuestario y financiero de los programas, servicios y actividades de la Secretar�a General en los Estados miembros, se establecen las medidas administrativas que se detallan a continuaci�n con el prop�sito de cumplir con los siguientes objetivos: a) mejorar el sistema de informaci�n sobre las operaciones financieras que se realizan en las oficinas en los Estados miembros; b) permitir un mayor control de las mismas; c) modernizar el sistema de registro de dichas informaciones en la sede; y d) volver a adiestrar al personal que trabaja en el exterior en lo atinente a los nuevos procedimientos y pr�cticas.

 A.          Perfeccionamiento DEL SISTEMA DE InformaciON

 1.          El Departamento de Programa-Presupuesto y Servicios Financieros crear� un nuevo sistema financiero para las transacciones que se llevan a cabo en el exterior el cual habr� de contar con procedimientos escritos espec�ficos.

 2.          Lo anterior implicar� el establecimiento a la mayor brevedad posible, en cada una de las oficinas de la Secretar�a  General en los Estados miembros, de procedimientos administrativos que permitan las transacci�n diaria de toda la informaci�n correspondiente a las transacciones financieras cumplidas en el d�a.

 3.          La Oficina de la Secretar�a  General en cada Estado miembro llevar� a cabo las transacciones financieras necesarias para asegurar la ejecuci�n de las actividades en los centros, proyectos y dem�s programas de la Secretar�a General en el pa�s.

 4.          La Oficina de la Secretar�a General en cada Estado miembro tendr� la responsabilidad de proveer los servicios necesarios a los centros, proyectos y dem�s programas de la Secretar�a General en el pa�s para que procedan a la preparaci�n de la rendici�n de cuentas ajust�ndose al reglamento financiero vigente.  Cada Oficina enviar� dicha documentaci�n al Departamento de Programa-Presupuesto y Servicios Financieros a trav�s del Director de la Oficina de Coordinaci�n de Actividades en los Estados miembros.

 B.          CONTROL DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS EN EL CAMPO

 1.          El Departamento de Programa‑Presupuesto y Servicios Financieros mantendr� el control centralizado de la informaci�n contable y le har� llegar al Subsecretario de Administraci�n las sugerencias que sean necesa�rias para el ulterior perfeccionamiento del sistema.

 2.          Se preparar�n planes de operaciones para todos los programas y ac�tividades en los Estados miembros, tanto para los que se financian a trav�s de contribuciones en moneda local, como para aquellos que se ejecuten mediante otros fondos, de modo que la Sede tramite todas las obligaciones correspon�dientes.

 3.          El Departamento de Programa‑Presupuesto y Servicios Financieros controlar� y mantendr� los registros contables pertinentes adem�s de veri�ficar que se cumplan los procedimientos que el sistema requiere.  Inclusive proceder� a enviar sus t�cnicos, en viajes cortos, a aquellos lugares que estime necesario, para realizar tareas de pre‑auditor�a que permitan perfeccionar el control, subsanar dificultades que se presenten, facilitar el procesamiento de la informaci�n disponible para los auditores internos y externos y mantener una vigilancia continua de todos los elementos del sis�tema en el exterior.

C.          Modernizaci�n DEL SISTEMA DE REGISTRO

 1.          Se solicitar� a los jefes de los centros, proyectos y dem�s activi�dades de la Secretar�a General en los Estados miembros que presenten un in�forme mensual de los gastos incurridos al ejecutar los planes de operaciones correspondientes a las contribuciones en moneda local y que, a la vez, rindan cuenta de los dem�s fondos.  El sistema financiero de computadoras registrar� estas informaciones junto con la de los egresos de los fondos multilaterales.  Todas estas operaciones se contabilizar�n en d�lares de los Estados Unidos.

 2.          Para cumplir esta tarea relativa a los gastos efectuados contra fondos de la Organizaci�n, los jefes de los centros, proyectos y otras actividades en los Estados miembros mantendr�n un registro actualizado de la informaci�n contable con el fin de i) facilitar las tareas de pre‑auditor�a previstas, y ii) transmitir la informaci�n al Departamento de Programa‑Presupuesto y Servicios Financieros a trav�s de las v�as establecidas por las oficinas en los Estados miembros.

 3.          Para poder modernizar el sistema de registro y tener un control de los pagos efectuados al cierre de cada d�as es necesario ligar el flujo de informaci�n al actual sistema de computadoras. Con tal prop�sito el Sub�secretario de Administraci�n establecer�, dentro de los pr�ximos 30 d�as a partir de la fecha, un grupo de trabajo cuya tarea consistir� en estudiar los problemas y someter recomendaciones t�cnicas en un plazo de 90 d�as.

 4.          Se har� una proyecci�n de los ajustes necesarios en las asignacio�nes presupuestarias para poder poner en pr�ctica el sistema de transmisi�n cablegr�fica de informaciones contables al que se refiere el presente Memorando.

 D.          ADIESTRAMIENTO

 En un futuro cercano el Departamento de Programa‑Presupuesto y Servicios Financieros llevar� a cabo un programa para volver a adiestrar a los funcio�narios de las oficinas en los Estados miembros que trabajan en asuntos fi�nancieros en lo atinente a los nuevos procedimientos y pr�cticas que se derivan del presente Memorando Administrativo.

 E.          PREPARACION DE INFORMES

 El Subsecretario de Administraci�n preparar� informes trimestrales en los cuales constar�n los aspectos de planificaci�n, operaci�n y resultados obtenidos a trav�s del programa establecido por el presente Memorando Ad�ministrativo.  Dichos informes tambi�n contendr�n una apreciaci�n continua del progreso del programa por parte de los auditores internos y externos.