A. Perfeccionamiento
DEL SISTEMA DE InformaciON
1.
El Departamento de Programa-Presupuesto y Servicios Financieros
crear� un nuevo sistema financiero para las transacciones que se llevan
a cabo en el exterior el cual habr� de contar con procedimientos
escritos espec�ficos.
2.
Lo anterior implicar� el establecimiento a la mayor brevedad
posible, en cada una de las oficinas de la Secretar�a
General en los Estados miembros, de procedimientos
administrativos que permitan las transacci�n diaria de toda la
informaci�n correspondiente a las transacciones financieras cumplidas
en el d�a.
3.
La Oficina de la Secretar�a
General en cada Estado miembro llevar� a cabo las transacciones
financieras necesarias para asegurar la ejecuci�n de las actividades en
los centros, proyectos y dem�s programas de la Secretar�a General en
el pa�s.
4.
La Oficina de la Secretar�a General en cada Estado miembro tendr�
la responsabilidad de proveer los servicios necesarios a los centros,
proyectos y dem�s programas de la Secretar�a General en el pa�s para
que procedan a la preparaci�n de la rendici�n de cuentas ajust�ndose
al reglamento financiero vigente. Cada
Oficina enviar� dicha documentaci�n al Departamento de Programa-Presupuesto
y Servicios Financieros a trav�s del Director de la Oficina de
Coordinaci�n de Actividades en los Estados miembros.
B.
CONTROL DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS EN EL CAMPO
1.
El Departamento de Programa‑Presupuesto y Servicios
Financieros mantendr� el control centralizado de la informaci�n
contable y le har� llegar al Subsecretario de Administraci�n las
sugerencias que sean necesa�rias para el ulterior perfeccionamiento del
sistema.
2.
Se preparar�n planes de operaciones para todos los programas y
ac�tividades en los Estados miembros, tanto para los que se financian a
trav�s de contribuciones en moneda local, como para aquellos que se
ejecuten mediante otros fondos, de modo que la Sede tramite todas las
obligaciones correspon�dientes.
3.
El Departamento de Programa‑Presupuesto y Servicios
Financieros controlar� y mantendr� los registros contables pertinentes
adem�s de veri�ficar que se cumplan los procedimientos que el sistema
requiere. Inclusive proceder� a enviar sus t�cnicos, en viajes cortos,
a aquellos lugares que estime necesario, para realizar tareas de
pre‑auditor�a que permitan perfeccionar el control, subsanar
dificultades que se presenten, facilitar el procesamiento de la
informaci�n disponible para los auditores internos y externos y
mantener una vigilancia continua de todos los elementos del sis�tema en
el exterior.
C. Modernizaci�n
DEL SISTEMA DE REGISTRO
1.
Se solicitar� a los jefes de los centros, proyectos y dem�s
activi�dades de la Secretar�a General en los Estados miembros que
presenten un in�forme mensual de los gastos incurridos al ejecutar los
planes de operaciones correspondientes a las contribuciones en moneda
local y que, a la vez, rindan cuenta de los dem�s fondos.
El sistema financiero de computadoras registrar� estas
informaciones junto con la de los egresos de los fondos multilaterales.
Todas estas operaciones se contabilizar�n en d�lares de los
Estados Unidos.
2.
Para cumplir esta tarea relativa a los gastos efectuados contra
fondos de la Organizaci�n, los jefes de los centros, proyectos y otras
actividades en los Estados miembros mantendr�n un registro actualizado
de la informaci�n contable con el fin de i) facilitar las tareas de
pre‑auditor�a previstas, y ii) transmitir la informaci�n al
Departamento de Programa‑Presupuesto y Servicios Financieros a
trav�s de las v�as establecidas por las oficinas en los Estados
miembros.
3.
Para poder modernizar el sistema de registro y tener un control
de los pagos efectuados al cierre de cada d�as es necesario ligar el
flujo de informaci�n al actual sistema de computadoras. Con tal prop�sito
el Sub�secretario de Administraci�n establecer�, dentro de los pr�ximos
30 d�as a partir de la fecha, un grupo de trabajo cuya tarea consistir�
en estudiar los problemas y someter recomendaciones t�cnicas en un
plazo de 90 d�as.
4.
Se har� una proyecci�n de los ajustes necesarios en las
asignacio�nes presupuestarias para poder poner en pr�ctica el sistema
de transmisi�n cablegr�fica de informaciones contables al que se
refiere el presente Memorando.
D.
ADIESTRAMIENTO
En un futuro cercano el Departamento de Programa‑Presupuesto
y Servicios Financieros llevar� a cabo un programa para volver a
adiestrar a los funcio�narios de las oficinas en los Estados miembros
que trabajan en asuntos fi�nancieros en lo atinente a los nuevos
procedimientos y pr�cticas que se derivan del presente Memorando
Administrativo.
E.
PREPARACION DE INFORMES
El Subsecretario de Administraci�n preparar� informes
trimestrales en los cuales constar�n los aspectos de planificaci�n,
operaci�n y resultados obtenidos a trav�s del programa establecido
por el presente Memorando Ad�ministrativo.
Dichos informes tambi�n contendr�n una apreciaci�n continua
del progreso del programa por parte de los auditores internos y
externos.
