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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 39
ASUNTO:
  Viajes de funcionarios en GEStion oficial

  

26 de septiembre de 1973

 El Secretario General, teniendo en cuenta la necesidad de que toda visita oficial de un funcionario de la Secretar�a General a un Estado Miembro se haga con la debida coordinaci�n interna y con pleno y oportuno conocimiento de la Misi�n o Delegaci�n respectiva, dicta al efecto las siguientes reglas, que se aplicar�n a los funcionarios permanentes y contratados, incluyendo expertos, consultores, y en general toda persona que viaje por encargo de la Secretar�a General.

 

I.          PREPARACION DEL VIAJE

 1.          Los viajes de los funcionarios de la Secretar�a General a los Estados Miembros deber�n restringirse al m�nimo y s�lo efectuarse cuando la respectiva oficina fuera de la Sede no est� en posibilidad de realizar la gesti�n proyectada, ya sea por el car�cter t�cnico de la misma, ya porque as� lo decide el Secretario General.[1]

 2.          Cuando un funcionario deba viajar a un Estado Miembro en gesti�n oficial, el departamento u oficina responsable del viaje deber� preparar una nota verbal dirigida a la Misi�n o Delegaci�n respectiva, en que se indique el nombre del funcionario y se detalle el itinerario preciso, la naturaleza espec�fica de la gesti�n y los nombres de las instituciones y funcionarios que intenta visitar.  Se acompa�ar� como anexo a la nota verbal el curriculum vitae del funcionario (Formulario No. 354).

 3.          La nota verbal se enviar� a su destinatario, por intermedio de la Oficina de Personal por lo menos veinte d�as antes de la fecha en que deba iniciarse el proyectado viaje. Si dentro de ese plazo no hay una expresi�n negativa de parte de la Misi�n o Delegaci�n, se entender� que ha habido aprobaci�n t�cita para la realizaci�n del viaje con el itinerario indicado.

 4.          Una copia de la nota verbal ser� enviada, en la misma fecha de esta, a la Oficina de la Secretar�a General en el pa�s de que se trate, por intermedio de la Oficina de Coordinaci�n de Actividades en los Estados Miembros.

 

II.       VISITA AL PAIS

 5.          Los funcionarios de la Secretar�a General deber�n presentarse a la oficina en el Estado Miembro adonde viajen en gesti�n oficial, como primer paso al desempe�o de la misma. El Representante de la Secretar�a general concertar� las entrevistas necesarias con las auto�ridades que deban visitar y los acompa�ar� si lo juzgare adecuado.

 6.          En caso de visitas de los funcionarios de la Secretar�a General que integran la Junta Asesora del Secretario General, la oficina cooperar� en las gestiones que tengan ellos que realizar, de acuerdo con lo que estos solicitaren.

 7.          Cada oficina fuera de la sede mantendr� un registro de las actividades cumplidas por los funcionarios en gesti�n oficial. En el formulario de registro No. 343 se indicar�n las fechas de comienzo y t�rmino de la gesti�n y un resumen de dichas actividades. El formu�lario ser� llenado en dos ejemplares y firmado por el Representante y el funcionario en cuesti�n quien retendr� el duplicado, el mismo que acompa�ar� al informe de sus labores. Una copia fotost�tica del formu�lario de registro deber� presentarse junto con la cuenta de gastos a los efectos de la liquidaci�n final de los mismos. En caso de que el funcionario no se presentare a la oficina como primer paso al desempe�o de su gesti�n, el Representante de la Secretar�a General en el pa�s har� constar esta circunstancia al pie de dicho formulario.

 

III.          INFORME DE LA GESTION

 8.          Al t�rmino de la gesti�n, el funcionario rendir� un breve informe escrito a su supervisor, dentro de los quince d�as subsiguientes a la fecha de regreso.  En el informe se ampliar�n en lo posible los datos consignados en el formulario 343 respecto al objeto de la misi�n, actividades desarrolladas en cumplimiento de la misma, contactos oficiales y resultados alcanzados.

 9.          El Representante de la Secretar�a General en el pa�s donde se haya llevado a cabo la gesti�n oficial recibir� copia del informe y no podr� divulgar su contenido sin expresa autorizaci�n de la Subsecretar�a o Departamento aut�nomo respectivo.

 

IV.      CASOS ESPECIALES

 10.          Se tendr�n en cuenta los siguientes casos especiales:

 a.          Cuando el propio gobierno que solicita el viaje del funcionario se�ale el car�cter urgente del mismo, podr�n abreviarse los tr�mites, en la forma en que se convenga de acuerdo con la Misi�n o Delegaci�n respectiva.


b.          Cuando se trate de viaje de un funcionario de la Secretar�a General que se propone realizar una gesti�n de exclusiva �ndole administrativa interna en la Oficina de la Secretar�a General en el pa�s o en un centro o proyecto de la Organizaci�n, sin hacer contacto alguno con las autoridades locales, bastar� la notificaci�n a la Misi�n o Delegaci�n respectiva, mediante nota verbal, sin necesidad de acompa�ar el curriculum vitae del funcionario, pudiendo �ste viajar de inmediato.

c.          Para el viaje de expertos contratados por la Secretar�a General, cuyo prop�sito es evaluar sus pro�gramas y proyectos, pero que requieren alg�n con�tacto con autoridades nacionales, se notificar� a la Misi�n o Delegaci�n respectiva con 15 d�as de anticipaci�n, mediante nota verbal acompa�ada del curriculum vitae.

  d.          En el caso de profesores visitantes, bastar� el env�o a la Misi�n o Delegaci�n respectiva de una nota verbal acompa�ando el correspondiente contrato, en lo posi�ble con 15 d�as de anticipaci�n a la fecha del viaje.

  e.          Cuando un funcionario viaje a una reuni�n internacional o interagencial, a nombre de la Secretar�a General, se notificar� a la Misi�n o Delegaci�n del pa�s sede de la reuni�n, con quince d�as de anticipaci�n, mediante nota verbal y sin necesidad de acompa�ar el curriculum vitae.

  f.          Cuando viajen funcionarios a una reuni�n interamericana formando parte del personal asignado a prestar servicios en la misma, la notificaci�n al Estado sede se har� mediante la entrega de la respectiva n�mina. A estos funcionarios no se aplicar� lo dispuesto en el numeral II.

  g.          Respecto de un funcionario que deba hacer una serie de viajes al mismo pa�s en relaci�n con proyectos en ejecuci�n, podr� solicitarse la aprobaci�n global para un per�odo semestral, conseguido lo cual bastar�a informar a la Misi�n o Delegaci�n respectiva acerca del pr�ximo viaje en la serie ya iniciada.

  h.          El funcionario que viaje a una ciudad que no sea la sede de la Oficina de la Secretar�a General en el pa�s de que se trate, dar� cumplimiento a lo dispuesto en el p�rrafo 5 mediante notificaci�n a la Oficina, por la v�a mas r�pida, de su llegada al pa�s.  En tal caso preparar� el formulario 343 y lo remitir� a dicha Oficina.

 

V.          MODALIDADES DIFERENTES

  11.          Se podr�n adoptar modalidades diferentes de las dispuestas en estas reglas cuando el Secretario General as� lo acordare, a solici�tud de un Estado Miembro.

  VI.          MECANISMO DE CONTROL

  12.          EL departamento u oficina responsable del viaje enviar� a la Oficina de Personal la nota verbal a que se refiere el p�rrafo 2, Juntamente con el formulario de solicitud y autorizaci�n de viaje oficial. La Oficina de Personal se abstendr� de aprobar el viaje si no recibe dicha documentaci�n.  Asimismo, si no se presenta la copia del formu�lario 343 a que se refiere el p�rrafo 7, el Departamento de Programa�-Presupuesto y Servicios Financieros se abstendr� de autorizar la liquidaci�n de los gastos reclamados por el funcionario.

  13.          Cada Subsecretar�a y cada Departamento aut�nomo designar� un funcionario que se encargue de llevar el control acerca del cumplimiento de estas reglas en cuanto a los viajes de sus funcionarios, e informar mensualmente a la Oficina Ejecutiva sobre el particular.  En la Oficina Ejecutiva habr� un funcionario designado por el Secretario General para el examen de esas informaciones. Cualquier violaci�n de las reglas deber� ser llevada al conocimiento del Secretario General.

OAS FORM 354
(10-73)

CURRICULUM VITAE

    Nombre                                               - Lugar de nacimiento  
    Name                                                  - Place of birth  
    Nome                                                  - Lugar de nascimento  
    Nom                                                    - lieu de naissance

    Nacionalidad                                T�tulo del Cargo y Departamento  
    Nationality                                            Position Title and Department  
    Nacionalidade                              Denorninacao do cargo e departamento
    Nationalit�                                            Nom du Poste et D�partement

     Fecha de ingreso y funciones principales en la OEA  (Los Consultores indicar�n experiencia en otras organizaciones) 
     Initial employment date and principal OAS duties (Consultants will indicate experience in other       organizations)  
     Data de admissao e funcoes principais na OEA (Os consultores indicarao a experiencia em outras    organizacoes) 
    Date d'entree et Taches principales � l'OEA  
(Les consultants indiqueront ieur exp�rience au service d'autres organisations)

 

[1] . Memor�ndum administrativo N 34, 8 de diciembre de 1971.