oasseal.jpg (2698 bytes)

S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 39
ASUNTO:
  Viajes de funcionarios en GEStion oficial

  

26 de septiembre de 1973

 El Secretario General, teniendo en cuenta la necesidad de que toda visita oficial de un funcionario de la Secretaría General a un Estado Miembro se haga con la debida coordinación interna y con pleno y oportuno conocimiento de la Misión o Delegación respectiva, dicta al efecto las siguientes reglas, que se aplicarán a los funcionarios permanentes y contratados, incluyendo expertos, consultores, y en general toda persona que viaje por encargo de la Secretaría General.

 

I.          PREPARACION DEL VIAJE

 1.          Los viajes de los funcionarios de la Secretaría General a los Estados Miembros deberán restringirse al mínimo y sólo efectuarse cuando la respectiva oficina fuera de la Sede no esté en posibilidad de realizar la gestión proyectada, ya sea por el carácter técnico de la misma, ya porque así lo decide el Secretario General.[1]

 2.          Cuando un funcionario deba viajar a un Estado Miembro en gestión oficial, el departamento u oficina responsable del viaje deberá preparar una nota verbal dirigida a la Misión o Delegación respectiva, en que se indique el nombre del funcionario y se detalle el itinerario preciso, la naturaleza específica de la gestión y los nombres de las instituciones y funcionarios que intenta visitar.  Se acompañará como anexo a la nota verbal el curriculum vitae del funcionario (Formulario No. 354).

 3.          La nota verbal se enviará a su destinatario, por intermedio de la Oficina de Personal por lo menos veinte días antes de la fecha en que deba iniciarse el proyectado viaje. Si dentro de ese plazo no hay una expresión negativa de parte de la Misión o Delegación, se entenderá que ha habido aprobación tácita para la realización del viaje con el itinerario indicado.

 4.          Una copia de la nota verbal será enviada, en la misma fecha de esta, a la Oficina de la Secretaría General en el país de que se trate, por intermedio de la Oficina de Coordinación de Actividades en los Estados Miembros.

 

II.       VISITA AL PAIS

 5.          Los funcionarios de la Secretaría General deberán presentarse a la oficina en el Estado Miembro adonde viajen en gestión oficial, como primer paso al desempeño de la misma. El Representante de la Secretaría general concertará las entrevistas necesarias con las auto­ridades que deban visitar y los acompañará si lo juzgare adecuado.

 6.          En caso de visitas de los funcionarios de la Secretaría General que integran la Junta Asesora del Secretario General, la oficina cooperará en las gestiones que tengan ellos que realizar, de acuerdo con lo que estos solicitaren.

 7.          Cada oficina fuera de la sede mantendrá un registro de las actividades cumplidas por los funcionarios en gestión oficial. En el formulario de registro No. 343 se indicarán las fechas de comienzo y término de la gestión y un resumen de dichas actividades. El formu­lario será llenado en dos ejemplares y firmado por el Representante y el funcionario en cuestión quien retendrá el duplicado, el mismo que acompañará al informe de sus labores. Una copia fotostática del formu­lario de registro deberá presentarse junto con la cuenta de gastos a los efectos de la liquidación final de los mismos. En caso de que el funcionario no se presentare a la oficina como primer paso al desempeño de su gestión, el Representante de la Secretaría General en el país hará constar esta circunstancia al pie de dicho formulario.

 

III.          INFORME DE LA GESTION

 8.          Al término de la gestión, el funcionario rendirá un breve informe escrito a su supervisor, dentro de los quince días subsiguientes a la fecha de regreso.  En el informe se ampliarán en lo posible los datos consignados en el formulario 343 respecto al objeto de la misión, actividades desarrolladas en cumplimiento de la misma, contactos oficiales y resultados alcanzados.

 9.          El Representante de la Secretaría General en el país donde se haya llevado a cabo la gestión oficial recibirá copia del informe y no podrá divulgar su contenido sin expresa autorización de la Subsecretaría o Departamento autónomo respectivo.

 

IV.      CASOS ESPECIALES

 10.          Se tendrán en cuenta los siguientes casos especiales:

 a.          Cuando el propio gobierno que solicita el viaje del funcionario señale el carácter urgente del mismo, podrán abreviarse los trámites, en la forma en que se convenga de acuerdo con la Misión o Delegación respectiva.


b.          Cuando se trate de viaje de un funcionario de la Secretaría General que se propone realizar una gestión de exclusiva índole administrativa interna en la Oficina de la Secretaría General en el país o en un centro o proyecto de la Organización, sin hacer contacto alguno con las autoridades locales, bastará la notificación a la Misión o Delegación respectiva, mediante nota verbal, sin necesidad de acompañar el curriculum vitae del funcionario, pudiendo éste viajar de inmediato.

c.          Para el viaje de expertos contratados por la Secretaría General, cuyo propósito es evaluar sus pro­gramas y proyectos, pero que requieren algún con­tacto con autoridades nacionales, se notificará a la Misión o Delegación respectiva con 15 días de anticipación, mediante nota verbal acompañada del curriculum vitae.

  d.          En el caso de profesores visitantes, bastará el envío a la Misión o Delegación respectiva de una nota verbal acompañando el correspondiente contrato, en lo posi­ble con 15 días de anticipación a la fecha del viaje.

  e.          Cuando un funcionario viaje a una reunión internacional o interagencial, a nombre de la Secretaría General, se notificará a la Misión o Delegación del país sede de la reunión, con quince días de anticipación, mediante nota verbal y sin necesidad de acompañar el curriculum vitae.

  f.          Cuando viajen funcionarios a una reunión interamericana formando parte del personal asignado a prestar servicios en la misma, la notificación al Estado sede se hará mediante la entrega de la respectiva nómina. A estos funcionarios no se aplicará lo dispuesto en el numeral II.

  g.          Respecto de un funcionario que deba hacer una serie de viajes al mismo país en relación con proyectos en ejecución, podrá solicitarse la aprobación global para un período semestral, conseguido lo cual bastaría informar a la Misión o Delegación respectiva acerca del próximo viaje en la serie ya iniciada.

  h.          El funcionario que viaje a una ciudad que no sea la sede de la Oficina de la Secretaría General en el país de que se trate, dará cumplimiento a lo dispuesto en el párrafo 5 mediante notificación a la Oficina, por la vía mas rápida, de su llegada al país.  En tal caso preparará el formulario 343 y lo remitirá a dicha Oficina.

 

V.          MODALIDADES DIFERENTES

  11.          Se podrán adoptar modalidades diferentes de las dispuestas en estas reglas cuando el Secretario General así lo acordare, a solici­tud de un Estado Miembro.

  VI.          MECANISMO DE CONTROL

  12.          EL departamento u oficina responsable del viaje enviará a la Oficina de Personal la nota verbal a que se refiere el párrafo 2, Juntamente con el formulario de solicitud y autorización de viaje oficial. La Oficina de Personal se abstendrá de aprobar el viaje si no recibe dicha documentación.  Asimismo, si no se presenta la copia del formu­lario 343 a que se refiere el párrafo 7, el Departamento de Programa­-Presupuesto y Servicios Financieros se abstendrá de autorizar la liquidación de los gastos reclamados por el funcionario.

  13.          Cada Subsecretaría y cada Departamento autónomo designará un funcionario que se encargue de llevar el control acerca del cumplimiento de estas reglas en cuanto a los viajes de sus funcionarios, e informar mensualmente a la Oficina Ejecutiva sobre el particular.  En la Oficina Ejecutiva habrá un funcionario designado por el Secretario General para el examen de esas informaciones. Cualquier violación de las reglas deberá ser llevada al conocimiento del Secretario General.

OAS FORM 354
(10-73)

CURRICULUM VITAE

    Nombre                                               - Lugar de nacimiento  
    Name                                                  - Place of birth  
    Nome                                                  - Lugar de nascimento  
    Nom                                                    - lieu de naissance

    Nacionalidad                                Título del Cargo y Departamento  
    Nationality                                            Position Title and Department  
    Nacionalidade                              Denorninacao do cargo e departamento
    Nationalité                                            Nom du Poste et Département

     Fecha de ingreso y funciones principales en la OEA  (Los Consultores indicarán experiencia en otras organizaciones) 
     Initial employment date and principal OAS duties (Consultants will indicate experience in other       organizations)  
     Data de admissao e funcoes principais na OEA (Os consultores indicarao a experiencia em outras    organizacoes) 
    Date d'entree et Taches principales á l'OEA  
(Les consultants indiqueront ieur expárience au service d'autres organisations)

 

[1] . Memorándum administrativo N° 34, 8 de diciembre de 1971.