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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 37
ASUNTO:
  Plan General de PublicacioNES
Plan de Documentos y Calendario de Conferencias y Reuniones
Fortalecimiento de la Junta de Publicaciones

 

14 de febrero de 1973

  

Plan General de Publicaciones

  1.       De acuerdo con lo dispuesto en las Ordenes Ejecutivas No. 73-2 y 69-6, la Junta de Publicaciones revisará el Plan General de Publicaciones de la Secretaría General preparado por los Secretarios Ejecutivos o funcionarios de igual competencia de las áreas substantivas y por el Director del Departamento de Publicaciones y Conferencias.  La Junta de Publicaciones elevará a la consideración del Secretario General el Plan y las recomendaciones pertinentes, a fin de incluirlo como apéndice en el programa-presupuesto de la OEA.

 2.       La Junta de Publicaciones revisará, al menos trimestralmente, las prioridades del Plan de Publicaciones y someterá las recomendaciones pertinentes al Secretario General.

 

Plan de Documentos y Calendario de Conferencias y Reuniones

   3.       De acuerdo con lo dispuesto en las Ordenes Ejecutivas No. 73-2 y 69-6, la Junta de Publicaciones revisará el Plan de Documentos y el Calendario de Conferencias y Reuniones preparados por los Secretarios Ejecutivos o funcionarios de igual competencia de las áreas substantivas y por el Director del Departamento de Publicaciones y Conferencias.  La Junta de Publicaciones elevará a la consideración del Secretario General, con las recomendaciones pertinentes, el Plan y el Calendario, a fin de incluirlos como apéndices en el programa-presupuesto de la OEA.

 4.       La Junta de Publicaciones revisará, al menos trimestralmente, las prioridades del Plan de Documentos y del Calendario de Conferencias y Reuniones y someterá las recomendaciones pertinentes al Secretario General.

 5.       Dentro de un plazo de 60 a 90 días antes de celebrarse

cada conferencia o reunión de importancia, el Secretario Ejecutivo, o el funcionario de igual competencia bajo cuya direc­ción se celebre, y el Director del Departamento de Publicaciones y Conferencias presentarán a la Junta de Publicaciones un in­forme que contendrá lo siguiente:

a.          Temario, fecha y sede;

b.          Acuerdo con el gobierno del país sede;

c.          Lista de documentos, número de paginas, número de ejemplares, idiomas requeridos y otros servicios necesarios con respecto a documentos (antes y después de la conferencia o reunión y durante las sesiones);

d.          Finanzas;

e.          Coordinador nombrado pare la conferencia o reunión por el área substantiva.

  6.       El Secretario Ejecutivo, o el funcionario de igual competencia del área substantiva, y el Director del Departamento de Publicaciones y Conferencias presentarán a la Junta de Publicaciones un informe sobre cada conferencia o reunión, dentro de los 60 días siguientes a su terminación.

  7.       El Asesor Especial del Secretario General, el Director del Departamento de Programa-Presupuesto y Servicios Financieros y el Director de la Oficina de Planificación y Evaluación pasarán a formar parte de la Junta de Publicaciones en calidad de miem­bros, según la Sección 1.a de la Orden Ejecutiva No. 69-6.

  8.       El presente Memorando Administrativo deberá considerarse parte de las Ordenes Ejecutivas No. 73-2 y 69-6.