15 de septiembre de 1972

1.   En el Informe de la Comisi�n Preparatoria de la Asamblea General sobre el cumplimiento de la Resoluci�n AG/RES. 36 (I-0/71) se recomend� "efectuar el mayor aprovechamiento por las �reas sustantivas de los servicios de las Oficinas de la Secretar�a General fuera de la Sede".  Esta recomendaci�n fue aprobada por la Asamblea General (AG/RES. 64 (II-0/72)).

2.   Un mayor aprovechamiento de los servicios de las Oficinas permitir� tanto a las Secretar�as Ejecutivas como a las Subsecretar�as de Cooperaci�n T�cnica y de Administraci�n reducir gastos en comunicaciones (cables, telex, tel�fono) y agilizar tr�mites en cada una de las etapas del proceso de realizaci�n de los proyectos de capacitaci�n de personal (cursos de adiestramiento, de formaci�n, de especializaci�n, trabajos de investigaci�n, seminarios, etc.).

3.   La mayor colaboraci�n de las Oficinas en tareas espec�ficas asignadas a la Subsecretar�a de Cooperaci�n T�cnica (SCT) en la Orden ejecutiva 71-1 determinar� la integraci�n efectiva de las Oficinas en cada una de las etapas del proceso: anuncio del proyecto, promoci�n, vencimiento del plazo de presentaci�n de candidatos, tramitaci�n de las solicitudes de beca y documentaci�n complementaria, selecci�n de los candidatos, ejecuci�n o puesta en marcha de la beca, reemplazo del becario, iniciaci�n del proyecto, desarrollo del proyecto, informe del becario, seguimiento. De esta manera las Oficinas estar�n mejor preparadas para coordinar en forma m�s amplia las actividades de la Secretar�a General en el pa�s --como lo dispone la Orden Ejecutiva 69'4 Rev.-- y para atender adecuadamente los pedidos de informaci�n que les formulen el �rgano de apoyo oficial, instituciones nacionales y personas interesadas en los proyectos.

4.   Por otra parte, como resultado del estudio realizado por la Secretar�a General para cumplir con la recomendaci�n de la Comisi�n Preparatoria de la Asamblea General (AG/CP/Doc.43.72) de "continuar y acelerar el proceso de "optimizaci�n" del uso de recursos humanos y financieros dentro de cada ejercicio fiscal, ...", la Orden Ejecutiva No. 72-4, p�rrafo 4 "dispone: "Los Servicios de Telecomunicaciones y Comunicaciones Telef�nicas quedan transferidos a la Direcci�n de las Oficinas de la Secretar�a General de la Organizaci�n de los Estados Americanos fuera de la Sede."

5.     Consecuentemente, a fin de que el incremento en la colaboraci�n de las Oficinas se manifieste de inmediato, he dispuesto que a partir de la fecha las actividades relacionadas con la realizaci�n de proyectos de capacitaci�n que involucren otorgamiento de becas se ejecuten conforme a las instruc�ciones siguientes:

6.     Informaci�n sobre Proyectos de Capacitaci�n de la OEA 

a.   Las Oficinas llevar�n toda la informaci�n sobre los proyectos de capacitaci�n que la Secretar�a General realizar� durante el per�odo presupuestario en gr�ficos informativos. Los gr�ficos informativos s�lo ser�n elementos de trabajo interno; por tanto no se les dar� divulgaci�n p�blica ni servir�n de medio de promoci�n. 

b.   Los datos necesarios para preparar los gr�ficos informativos ser�n transmitidos a las Oficinas por la SCT tan pronto como esta disponga de ellos. 

c.   La SCT notificar� a las Oficinas las modificaciones introducidas en los proyectos a fin de mantener actualizada la informaci�n.

7.     Anuncios de Proyectos de Capacitaci�n 

a.   La SCT continuar� remitiendo los anuncios de los cursos etc., como lo viene realizando hasta la fecha. 

b.   Las Oficinas seguir�n las directivas contenidas en la circular de transmisi�n que continuar� enviando la SCT. 

8.     Promoci�n de los Proyectos de Capacitaci�n 

La promoci�n adecuada de los proyectos y la presentaci�n en tiempo de los candidatos permitir� que los Estados miembros aprovechen al m�ximo la oportunidad que la Organizaci�n les brinda para capacitar al personal nacional y satisfacer as� el inter�s que han manifestado en el Programa Nacional de Cooperaci�n T�cnica. 

a.   Las Oficinas intensificar�n su colaboraci�n con el �rgano de apoyo oficial designado por el Gobierno para las tareas de promoci�n de los proyectos. 

b.   Las Oficinas deber�n sugerir al �rgano de apoyo oficial la presentaci�n de m�s de un candidato por beca disponible en cada proyecto a fin de asegurar la presencia de candidatos del pa�s cuando se susciten vacancias por renuncia u otra causa. 

9.     Manejo de la Solicitud de Beca 

a.   Las Oficinas har�n saber al �rgano de apoyo oficial que la Solicitud de Beca debe llenarse en original y tres copias. 

b.   Las Oficinas recabar�n al �rgano de apoyo oficial una de las copias de la Solicitud de Beca. 

c.   Las Oficinas se cerciorar�n de que las solicitudes de becas que se reciban est�n completas (t�tulo profesional o certificaci�n de terminaci�n de estudios, incluyendo historial de material cursadas; certificado m�dico de buena salud; cuando corresponda, certificado de aptitud de idioma --OAS Form 342--; designaci�n de beneficiario --OAS Form 342-A). 

d.   Las Oficinas retendr�n �nicamente una copia del formulario de Solicitud de Beca (OAS Form 98) para archivar en cada proyecto. No se retendr� la documentaci�n complementaria mencionada anteriormente. 

e.   El env�o de la Solicitud de Beca a la SCT se continuar� efectuando como hasta la fecha. 

10.     Plazo para la presentaci�n de candidatos 

a.   Las Oficinas recordar�n al �rgano de apoyo oficial, en tiempo oportuno, las fechas de vencimiento de los plazos de presentaci�n de candidatos a fin de asegurar el recibo en la SCT de las solicitudes, no m�s tarde de la fecha indicada en los anuncios. 

b.   Vencido el plazo, las Oficinas comunicar�n a la SCT si el �rgano de apoyo oficial present� o no candidatos; en caso afirmativo la comunicaci�n se har� por aerograma y por telex en caso negativo. 

c.   Las �reas sustantivas se abstendr�n de solicitar, por v�a cablegr�fica o telef�nica, al �rgano de apoyo oficial y/o instituciones en los Estados miembros informaci�n sobre la presentaci�n o no de candidatos. 

d.   Las modificaciones de los plazos de vencimiento continuar�n siendo comunicadas por la SCT a las Oficinas para que las registren en el gr�fico informativo y las comuniquen de inmediato al �rgano de apoyo oficial. 

11.     Tramitaci�n de las solicitudes de beca y selecci�n de los candidatos 

Dado que estas dos etapas del proceso se realizan en la Sede de la Secretar�a General y no afectan las actividades de las Oficinas, las modi�ficaciones que puedan introducirse en las fechas de realizaci�n no ser�n comunicadas a ellas.  Sin embargo, estas etapas deber�n registrarse en el gr�fico informativo, con base en los datos suministrados oportunamente por la SCT, ya que forman parte del proceso de cada proyecto. 

12.     Ejecuci�n o puesta en marcha de la beca 

a.   Una vez finalizada la reuni�n del Comit� de Selecci�n, la SCT enviar� a las Oficinas, de inmediato y por v�a a�rea expreso, un aerograma. 

b.   Las Oficinas dar�n a conocer el contenido del aerograma s�lo despu�s de recibir la notificaci�n, por parte de la SCT, de que el acta de selecci�n ha sido aprobada. 

c.   Las oficinas al recibir esta comunicaci�n realizar�n las siguientes actividades: 

i.     Comunicar el resultado de la selecci�n al �rgano de apoyo oficial y a los candidatos, utilizando circulares. 

ii.     Recabar del candidato seleccionado la aceptaci�n de la beca. 

iii.     Efectuar la compra de los pasajes y registrar el desembolso corres�pondiente, una vez que reciban la autorizaci�n del Subsecretario de Administraci�n. 

iv.     Preparar una n�mina de becarios que hayan firmado el contrato de aceptaci�n con indicaci�n de la instituci�n auspiciadora y enviar copias a la SCT y a la Oficina de la Secretar�a General en el pa�s sede del Proyecto de capacitaci�n. 

v.     Brindar cualquier otra colaboraci�n que solicite el becario. 

13.     Reemplazo de becarios 

a.   Las Oficinas comunicar�n de inmediato a la SCT por telex la renuncia de un becario titular. 

b.   La SCT informar� por telex el nombre del nuevo titular a la Oficina del pa�s donde reside �ste. 

c.   La Oficina, tan pronto reciba el telex de la SCT con el nombre del nuevo titular, cumplir� con los puntos i. a v. del inciso del p�rrafo 12. 

14.     Disposiciones de car�cter general 

a.   A fin de lograr que las medidas de este Memorando Administrativo sobre reducci�n en el n�mero y extensi�n de los mensajes cablegr�ficos pro�duzcan, en efecto, la disminuci�n que se persigue en el elevado costo en comunicaciones de los proyectos, la Direcci�n de las Oficinas de la Secretar�a General fuera de la Sede, en cumplimiento de la Orden Ejecu�tiva 72-4, p�rrafo 4, ejercer� el control correspondiente. 

b.   Las instrucciones contenidas en este Memorando Administrativo entrar�n en efecto inmediatamente salvo en los casos en que afecten el desarrollo de proyectos ya iniciados.