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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 36
ASUNTO:
  INSTRUCCIONES PARA INCREMENTAR LA COLABORACION DE LAS OFICINAS DE LA SECRETARIA GENERAL FUERA DE LA SEDE EN EL PROCESO DE REALIZACION DE PROYECTOS DE CAPACITACION

 

15 de septiembre de 1972

 

1.   En el Informe de la Comisión Preparatoria de la Asamblea General sobre el cumplimiento de la Resolución AG/RES. 36 (I-0/71) se recomendó "efectuar el mayor aprovechamiento por las áreas sustantivas de los servicios de las Oficinas de la Secretaría General fuera de la Sede".  Esta recomendación fue aprobada por la Asamblea General (AG/RES. 64 (II-0/72)).

2.   Un mayor aprovechamiento de los servicios de las Oficinas permitirá tanto a las Secretarías Ejecutivas como a las Subsecretarías de Cooperación Técnica y de Administración reducir gastos en comunicaciones (cables, telex, teléfono) y agilizar trámites en cada una de las etapas del proceso de realización de los proyectos de capacitación de personal (cursos de adiestramiento, de formación, de especialización, trabajos de investigación, seminarios, etc.).

3.   La mayor colaboración de las Oficinas en tareas específicas asignadas a la Subsecretaría de Cooperación Técnica (SCT) en la Orden ejecutiva 71-1 determinará la integración efectiva de las Oficinas en cada una de las etapas del proceso: anuncio del proyecto, promoción, vencimiento del plazo de presentación de candidatos, tramitación de las solicitudes de beca y documentación complementaria, selección de los candidatos, ejecución o puesta en marcha de la beca, reemplazo del becario, iniciación del proyecto, desarrollo del proyecto, informe del becario, seguimiento. De esta manera las Oficinas estarán mejor preparadas para coordinar en forma más amplia las actividades de la Secretaría General en el país --como lo dispone la Orden Ejecutiva 69'4 Rev.-- y para atender adecuadamente los pedidos de información que les formulen el órgano de apoyo oficial, instituciones nacionales y personas interesadas en los proyectos.

4.   Por otra parte, como resultado del estudio realizado por la Secretaría General para cumplir con la recomendación de la Comisión Preparatoria de la Asamblea General (AG/CP/Doc.43.72) de "continuar y acelerar el proceso de "optimización" del uso de recursos humanos y financieros dentro de cada ejercicio fiscal, ...", la Orden Ejecutiva No. 72-4, párrafo 4 "dispone: "Los Servicios de Telecomunicaciones y Comunicaciones Telefónicas quedan transferidos a la Dirección de las Oficinas de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos fuera de la Sede."

5.     Consecuentemente, a fin de que el incremento en la colaboración de las Oficinas se manifieste de inmediato, he dispuesto que a partir de la fecha las actividades relacionadas con la realización de proyectos de capacitación que involucren otorgamiento de becas se ejecuten conforme a las instruc­ciones siguientes:

6.     Información sobre Proyectos de Capacitación de la OEA 

a.   Las Oficinas llevarán toda la información sobre los proyectos de capacitación que la Secretaría General realizará durante el período presupuestario en gráficos informativos. Los gráficos informativos sólo serán elementos de trabajo interno; por tanto no se les dará divulgación pública ni servirán de medio de promoción. 

b.   Los datos necesarios para preparar los gráficos informativos serán transmitidos a las Oficinas por la SCT tan pronto como esta disponga de ellos. 

c.   La SCT notificará a las Oficinas las modificaciones introducidas en los proyectos a fin de mantener actualizada la información.

7.     Anuncios de Proyectos de Capacitación 

a.   La SCT continuará remitiendo los anuncios de los cursos etc., como lo viene realizando hasta la fecha. 

b.   Las Oficinas seguirán las directivas contenidas en la circular de transmisión que continuará enviando la SCT. 

8.     Promoción de los Proyectos de Capacitación 

La promoción adecuada de los proyectos y la presentación en tiempo de los candidatos permitirá que los Estados miembros aprovechen al máximo la oportunidad que la Organización les brinda para capacitar al personal nacional y satisfacer así el interés que han manifestado en el Programa Nacional de Cooperación Técnica. 

a.   Las Oficinas intensificarán su colaboración con el órgano de apoyo oficial designado por el Gobierno para las tareas de promoción de los proyectos. 

b.   Las Oficinas deberán sugerir al órgano de apoyo oficial la presentación de más de un candidato por beca disponible en cada proyecto a fin de asegurar la presencia de candidatos del país cuando se susciten vacancias por renuncia u otra causa. 

9.     Manejo de la Solicitud de Beca 

a.   Las Oficinas harán saber al órgano de apoyo oficial que la Solicitud de Beca debe llenarse en original y tres copias. 

b.   Las Oficinas recabarán al órgano de apoyo oficial una de las copias de la Solicitud de Beca. 

c.   Las Oficinas se cerciorarán de que las solicitudes de becas que se reciban estén completas (título profesional o certificación de terminación de estudios, incluyendo historial de material cursadas; certificado médico de buena salud; cuando corresponda, certificado de aptitud de idioma --OAS Form 342--; designación de beneficiario --OAS Form 342-A). 

d.   Las Oficinas retendrán únicamente una copia del formulario de Solicitud de Beca (OAS Form 98) para archivar en cada proyecto. No se retendrá la documentación complementaria mencionada anteriormente. 

e.   El envío de la Solicitud de Beca a la SCT se continuará efectuando como hasta la fecha. 

10.     Plazo para la presentación de candidatos 

a.   Las Oficinas recordarán al órgano de apoyo oficial, en tiempo oportuno, las fechas de vencimiento de los plazos de presentación de candidatos a fin de asegurar el recibo en la SCT de las solicitudes, no más tarde de la fecha indicada en los anuncios. 

b.   Vencido el plazo, las Oficinas comunicarán a la SCT si el órgano de apoyo oficial presentó o no candidatos; en caso afirmativo la comunicación se hará por aerograma y por telex en caso negativo. 

c.   Las áreas sustantivas se abstendrán de solicitar, por vía cablegráfica o telefónica, al órgano de apoyo oficial y/o instituciones en los Estados miembros información sobre la presentación o no de candidatos. 

d.   Las modificaciones de los plazos de vencimiento continuarán siendo comunicadas por la SCT a las Oficinas para que las registren en el gráfico informativo y las comuniquen de inmediato al órgano de apoyo oficial. 

11.     Tramitación de las solicitudes de beca y selección de los candidatos 

Dado que estas dos etapas del proceso se realizan en la Sede de la Secretaría General y no afectan las actividades de las Oficinas, las modi­ficaciones que puedan introducirse en las fechas de realización no serán comunicadas a ellas.  Sin embargo, estas etapas deberán registrarse en el gráfico informativo, con base en los datos suministrados oportunamente por la SCT, ya que forman parte del proceso de cada proyecto. 

12.     Ejecución o puesta en marcha de la beca 

a.   Una vez finalizada la reunión del Comité de Selección, la SCT enviará a las Oficinas, de inmediato y por vía aérea expreso, un aerograma. 

b.   Las Oficinas darán a conocer el contenido del aerograma sólo después de recibir la notificación, por parte de la SCT, de que el acta de selección ha sido aprobada. 

c.   Las oficinas al recibir esta comunicación realizarán las siguientes actividades: 

i.     Comunicar el resultado de la selección al órgano de apoyo oficial y a los candidatos, utilizando circulares. 

ii.     Recabar del candidato seleccionado la aceptación de la beca. 

iii.     Efectuar la compra de los pasajes y registrar el desembolso corres­pondiente, una vez que reciban la autorización del Subsecretario de Administración. 

iv.     Preparar una nómina de becarios que hayan firmado el contrato de aceptación con indicación de la institución auspiciadora y enviar copias a la SCT y a la Oficina de la Secretaría General en el país sede del Proyecto de capacitación. 

v.     Brindar cualquier otra colaboración que solicite el becario. 

13.     Reemplazo de becarios 

a.   Las Oficinas comunicarán de inmediato a la SCT por telex la renuncia de un becario titular. 

b.   La SCT informará por telex el nombre del nuevo titular a la Oficina del país donde reside éste. 

c.   La Oficina, tan pronto reciba el telex de la SCT con el nombre del nuevo titular, cumplirá con los puntos i. a v. del inciso del párrafo 12. 

14.     Disposiciones de carácter general 

a.   A fin de lograr que las medidas de este Memorando Administrativo sobre reducción en el número y extensión de los mensajes cablegráficos pro­duzcan, en efecto, la disminución que se persigue en el elevado costo en comunicaciones de los proyectos, la Dirección de las Oficinas de la Secretaría General fuera de la Sede, en cumplimiento de la Orden Ejecu­tiva 72-4, párrafo 4, ejercerá el control correspondiente. 

b.   Las instrucciones contenidas en este Memorando Administrativo entrarán en efecto inmediatamente salvo en los casos en que afecten el desarrollo de proyectos ya iniciados.