EL SECRETARIO GENERAL,

En ejercicio de las facultades que le confieren los art�culos 108 y 112 de la Carta y los art�culos 4, 8 y 12 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretar�a General; y

CONSIDERANDO:

    Que por las resoluciones AG/RES. 954 (XVIII-O/88) y AG/RES. 1381 (XXVI-O/96), la Asamblea General instruyo al Secretario General para unificar los servicios de conferencias de la Secretar�a General y realizar estudios para mejorar dichos servicios;

    Que es necesario modificar los programas y la estructura del �rea de conferencias a fin de adaptarlos a las necesidades actuales de la Organizaci�n y dar cumplimiento a los mandatos de la Asamblea General;

    Que es necesario aclarar la estructura jer�rquica de las dem�s dependencias administrativas bajo la direcci�n del Secretario General Adjunto y las relaciones jer�rquicas y administrativas entre ellas, dentro de la Oficina del Secretario General Adjunto,

RESUELVE:

1. La Oficina del Secretario General Adjunto y sus dependencias administrativas tendr�n la estructura, funciones y responsabilidades que se se�alan a continuaci�n:

I. DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS DE LA OFICINA DEL SECRETARIO GENERAL ADJUNTO

A. La Oficina del Secretario General Adjunto incluye las siguientes dependencias:

1. La Oficina Ejecutiva del Secretario General Adjunto;

2. La Secretar�a de la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta y el Consejo Permanente;

3. La Secretar�a de Conferencias y Reuniones;

4. La Secretar�a Permanente de la Comisi�n Interamericana de Mujeres;

5. La Oficina del Instituto Interamericano del Ni�o;

6. El Museo de Arte de las Am�ricas;

7. La Biblioteca Col�n; y

B. La Oficina del Secretario General Adjunto y sus dependencias se encuentran bajo la direcci�n, supervisi�n y control general del Secretario General Adjunto, de acuerdo con las correspondientes disposiciones de la Carta, las Normas Generales, las resoluciones del programa-presupuesto y las dem�s resoluciones de la Asamblea General y el Consejo Permanente, esta Orden Ejecutiva y dem�s normas y reglamentos pertinentes de la Secretar�a General.

II. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL SECRETARIO GENERAL ADJUNTO

A. Responsabilidades y funciones dispuestas en la Carta de la OEA

1. Conforme el art�culo 114 de la Carta, el Secretario General Adjunto act�a como Secretario del Consejo Permanente; sirve como funcionario asesor del Secretario General y act�a como su representante en todos los asuntos que puede encomendar al Secretario General Adjunto, y durante ausencias temporaria o discapacidad del Secretario General, cumple las funciones de �ste.

2. En caso de vacancia del cargo del Secretario General, el Secretario General Adjunto, de conformidad con el articulo 107 de la Carta, asume las obligaciones del Secretario General hasta que la Asamblea General elija un nuevo titular por un mandato completo.

3. Act�a como Secretario de las Comisiones ad hoc para la Soluci�n Pac�ficas de las Controversias dispuestas por el Consejo Permanente de conformidad con el art�culo 85 de la Carta.

4. Act�a como Secretario de los �rganos y comisiones del Consejo Permanente.

5. Cumple funciones de Secretar�a del Consejo Permanente cuando act�a provisionalmente como �rgano de consulta.

6. Act�a como Secretario de la Reuni�n de Consulta de Ministros de Relaciones Exteriores cuando as� lo disponga el Reglamento de la Reuni�n.

7. Act�a como Secretario de la Comisi�n Preparatoria de la Asamblea General.

B. Responsabilidades y funciones asignadas al Secretario General Adjunto por el Secretario General de conformidad con la presente Orden Ejecutiva

1. Asesora en asuntos vinculados a las relaciones con los organismos interamericanos especializados.

2. Preside los siguientes �rganos:

a. El Comit� de Selecci�n y Ascensos;

b. La Junta de Publicaciones y sus subsidiarias;

c. El Comit� de �tica.

3. Dirige y supervise las actividades de la Oficina Ejecutiva del Secretario General Adjunto, conforme a lo dispuesto en la parte III de la presente orden, y es responsable de las actividades de dicha Oficina Ejecutiva ante el Secretario General.

III. LA OFICINA EJECUTIVA DEL SECRETARIO GENERAL ADJUNTO

A. Estructura

1. Esta Oficina incluye: a) el Secretario General Adjunto, b) el Jefe de Gabinete de la Oficina del Secretario General Adjunto, c) el Gabinete del Secretario General Adjunto y d) la Secretar�a de la Oficina del Secretario General Adjunto.

2. El Gabinete del Secretario General Adjunto incluye a los directores de las dependencias administrativas de la Oficina del Secretario General Adjunto, el Jefe de Gabinete de la Oficina del Secretario General Adjunto y dem�s asesores del mismo. El Gabinete asesora y asiste al Secretario General Adjunto en el cumplimiento de las responsabilidades que le impone la Carta y la presente Orden Ejecutiva as� como en el ejercicio de todas las dem�s tareas que se le confieren.

3. El Jefe de Gabinete de la Oficina del Secretario General Adjunto actuar� como asesor principal del Secretario General Adjunto, Coordinador de la Secretar�a de la Oficina del Secretario General Adjunto y Director de la Secretar�a de la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta y el Consejo Permanente. Conforme a las instrucciones del Secretario General Adjunto, el Jefe de Gabinete de su Oficina coordinar� el funcionamiento de todas las dependencias de �sta, con excepci�n de la Secretar�a de Servicio de Conferencia y Reuniones, cuyo Director ser� directamente responsable ante el Secretario General Adjunto.

4. La Secretar�a de la Oficina del Secretario General Adjunto brinda a �ste apoyo de secretar�a y administrativo.

B. Responsabilidades y funciones

1. Supervisa y coordina las siguientes dependencias administrativas de la Secretar�a General: a) la Secretar�a de la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta y el Consejo Permanente; b) la Secretar�a de Conferencias y Reuniones; c) la Secretar�a Permanente de la Comisi�n Interamericana de Mujeres; d) la Oficina del Instituto Interamericano del Ni�o; e) el Museo de Arte de las Am�ricas, y f) la Biblioteca Col�n.

2. Coordina las Oficinas de la Secretar�a General fuera de la sede; el Comit� Interamericano para situaciones de emergencias y las relaciones de cooperaci�n con las Naciones Unidas y sus �rganos, las organizaciones especializadas y dem�s �rganos del sistema interamericano, as� como con la CARICOM.

IV. SECRETAR�A DE LA ASAMBLEA GENERAL, LA REUNI�N DE CONSULTA Y EL CONSEJO PERMANENTE

A. Estructura

1. La Secretar�a de la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta y el Consejo Permanente es dirigida por el Jefe de Gabinete, quien es directamente responsable ante el Secretario General Adjunto.

2. El Jefe de Gabinete de la Oficina del Secretario General Adjunto administra y coordina la labor de la Secretar�a y la productividad y el desempe�o de su personal y es t�cnicamente responsable de ello.

3. De conformidad con el Programa-Presupuesto y las normas internas de la Secretar�a General, y con sujeci�n a la aprobaci�n del Secretario General Adjunto, el Jefe de Gabinete de la Oficina del Secretario General Adjunto es responsable del establecimiento de una estructura interna para la Secretar�a que garantice la m�xima eficiencia y dedicaci�n a los �rganos a los que presta servicios.

B. Responsabilidades y funciones

1. Planifica, dirige, coordina, asesora y brinda asistencia en todas las distintas etapas de fijaci�n de fechas, preparaci�n, conducci�n y redacci�n de actas de la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta y las reuniones del Consejo Permanente.

2. Colabora con otras �reas y unidades de la Secretar�a General en la implementaci�n de las directivas de los �rganos rectores y asesora al Secretario General Adjunto y a la Oficina del Secretario General sobre los m�todos y procedimientos para dar cumplimiento a dichas directivas y disponer las providencias administrativas y prestar los servicios requeridos.

3. Asesora a la Asamblea General, la Reuni�n de Consulta, el Consejo Permanente y sus �rganos subsidiarios en cuestiones parlamentarias y de procedimiento, y coordina los servicios de asesoramiento que esos �rganos puedan requerir o solicitar de otros departamentos y oficinas de la Secretar�a General.

4. Coordina con la Secretar�a de Conferencias y Reuniones la prestaci�n de servicios de secretar�a a la Asamblea General, el Consejo Permanente y la Reuni�n de Consulta, y transmite a los dem�s departamentos y oficinas de la Secretar�a General copias de las resoluciones, recomendaciones, solicitudes y dem�s decisiones de tales �rganos para facilitar su adecuada implementaci�n.

V. SECRETAR�A DE CONFERENCIAS Y REUNIONES

A. Estructura

1. La Secretar�a de Conferencias y Reuniones incluye:

a. La Oficina del Director;

b. La Divisi�n de Servicios de Conferencia;

c. La Divisi�n de Servicios de Idiomas;

d. La Divisi�n de Documentos e Informaci�n.

2. La Secretar�a de Conferencias y Reuniones y la Oficina del Director son dirigidas y administradas por el Director de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones, responsable directamente ante el Secretario General Adjunto de su actuaci�n. Cada Divisi�n es dirigida y administrada por un Coordinador de Divisi�n, directamente responsable ante el Director de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones.

B. Responsabilidades y funciones

1. Responsabilidades y funciones generales

La Secretar�a de Conferencias y Reuniones planifica, brinda y coordina los siguientes servicios para las reuniones y conferencias de todos los �rganos de la Secretar�a General:

a) Interpretaci�n;

b) Organizaci�n, log�stica y coordinaci�n de las reuniones; y

c) Traducci�n, edici�n, producci�n y distribuci�n de documentos, y creaci�n y mantenimiento de una base de datos y archivo.

2. Oficina del Director

a. Prepara el proyecto preliminar de presupuesto de la Secretar�a.

b. Planifica, dirige y coordina las actividades de la Secretar�a y ejecuta su programa-presupuesto y sus planes operativos.

c. En consulta con las Secretar�as Ejecutivas, las Subsecretar�as, los Directores y dem�s administradores de otras entidades de la Organizaci�n, coordina la preparaci�n del calendario anual de conferencias y reuniones y lo presenta al Secretario General, por intermedio del Secretario General Adjunto.

d. Mantiene un contacto permanente y estrecho con la Secretar�a de la Asamblea General, el Consejo Permanente y la Reuni�n de Consulta para asegurar la prestaci�n eficiente de todos los servicios que requieran tales �rganos.

e. Por intermedio del Secretario General Adjunto, asesora a las dem�s dependencias de la Secretar�a General sobre la preparaci�n del presupuesto de las reuniones y conferencias, incluidos los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para implementar dichos presupuestos.

f. Conjuntamente con el personal de la divisi�n de servicios de conferencias, coordina y administra la ejecuci�n de los presupuestos aprobados para las conferencias y reuniones.

g. Conjuntamente con el personal de la divisi�n de servicios de conferencias, negocia con los gobiernos y dem�s entidades, en nombre del Secretario General, los acuerdos para celebrar las reuniones y conferencias.

h. Propone, coordina e implementa las pol�ticas de la Secretar�a General en materia de prestaci�n de una amplia gama de servicios de conferencias y reuniones.

i. Coordina con las correspondientes entidades de la Secretar�a General y, en particular, con los Departamentos de Recursos Materiales y Administraci�n de Sistemas, la instalaci�n, operaci�n y mantenimiento del equipo electr�nico y el procesamiento de informaci�n y los programas de computaci�n necesarios para la Secretar�a y formula recomendaciones para mejorar y modernizar la planta f�sica de la Secretar�a General para celebrar reuniones y conferencias.

j. Administra, de conformidad con las normas de la Secretar�a General y conjuntamente con las correspondientes divisiones de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones, la contrataci�n de: 1) servicios de personal temporario para las conferencias y reuniones, incluidos, aunque no limit�ndose a ellos, los traductores, interpretes, editores, ayudantes de sala, operadores de m�quinas, empleados administrativos, transcriptores, especialistas en computaci�n, archivadores, choferes y administradores; y 2) otros servicios temporarios que puedan requerirse para celebrar las conferencias y producir y distribuir los documentos.

3. Divisi�n de Servicios de Conferencias

a. Proporciona apoyo log�stico y administrativo para la preparaci�n y organizaci�n de las conferencias y reuniones.

b. Coordina y mantiene un banco de datos centralizado de personal calificado para asignarlo a las conferencias y reuniones.

c. Prepara el proyecto de calendario anual de conferencias y reuniones y coordina, revisa y eval�a su implementaci�n de acuerdo con las instrucciones del Director de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones.

d. Coordina con la Secretar�a de la Asamblea General, el Consejo Permanente y la Reuni�n de Consulta, la preparaci�n e implementaci�n del calendario, as� como la implementaci�n de las resoluciones pertinentes aprobadas por la Asamblea General y los consejos.

e. Coordina, en consulta con el Director de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones y el Departamento de Programa-Presupuesto, la preparaci�n y ejecuci�n de los presupuestos de las conferencias y reuniones de la Secretar�a General y dem�s �rganos dentro de la esfera de su competencia, garantizando la congruencia entre los desembolsos y las asignaciones.

f. Prepara informes sobre la ejecuci�n de los presupuestos de conferencias y reuniones y efect�a previsiones de los costos anuales de funcionamiento de la Secretar�a.

g. Conjuntamente con el Director de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones, negocia con los Estados miembros anfitriones la prestaci�n de los servicios locales necesarios para la celebraci�n de reuniones y conferencias en dichos Estados.

h. Con la asistencia del pa�s anfitri�n y la Oficina de la Secretar�a General all� ubicada, inspecciona las instalaciones del pa�s donde se celebrar� la reuni�n o conferencia y toma las providencias necesarias en materia de reserva de hoteles, transporte local e internacional, seguridad, libre entrada y salida de los documentos de la Secretar�a General, el equipo y el personal, y dem�s servicios de conferencia necesarios.

i. Asesora, negocia y colabora con las autoridades del pa�s anfitri�n en todos los asuntos relacionados con los servicios, personal especializado de conferencias, equipo, suministros e instalaciones que debe aportar el pa�s y la contribuci�n de la Secretar�a General.

j. Proporciona informaci�n sobre servicios de conferencias, prepara manuales de procedimientos y operaciones para facilitar la prestaci�n de esos servicios y distribuye dichos manuales e informaci�n conexa a las dependencias interesadas de la Secretar�a General, dem�s �rganos de la Organizaci�n y los Estados miembros.

k. En cuanto al personal de apoyo de conferencias, aparte del personal proporcionado por las dem�s divisiones de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones, eval�a y examina a las personas que se ofrecen para brindar servicios de conferencias y afines y, conjuntamente con el Departamento de Recursos Humanos, mantiene un registro, por Estado miembro de residencia, de aquellas personas que hayan demostrado en las pruebas pertinentes o por otro medio que cuentan con los requisitos necesarios para brindar esos servicios a satisfacci�n de la Secretar�a General.

l. Coordina las actividades de los funcionarios de las �reas de la Secretar�a General temporalmente asignados para desempe�ar funciones en las reuniones y conferencias.

m. Brinda apoyo administrativo a la Secretar�a de Conferencias y Reuniones.

4. Divisi�n de Servicios de Idiomas

a. Proporciona servicios de interpretaci�n y traducci�n en los idiomas oficiales de la Organizaci�n a todos los �rganos de la misma.

b. Coordina la programaci�n y prestaci�n de servicios de idiomas en la sede y fuera de ella.

c. Por medio de las pruebas y entrevistas correspondientes, eval�a a traductores e interpretes que ofrecen servicios de conferencias y afines, y, conjuntamente con el Departamento de Recursos Humanos, lleva un registro, por Estado miembro de residencia, de las personas que han demostrado suficiente capacidad, competencia y dem�s calificaciones a satisfacci�n de la Secretar�a General.

d. Asesora al Director de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones en relaci�n con la preparaci�n del proyecto de calendario anual de conferencias y reuniones, en particular en relaci�n con los aspectos vinculados a las necesidades en materia de traducci�n e interpretaci�n.

e. Traduce y revisa directamente las traducciones de publicaciones, documentos y correspondencia de la Organizaci�n en sus idiomas oficiales y revisa todas las traducciones de los traductores contratados.

f. Brinda asesoramiento al Departamento de Recursos Humanos sobre las necesidades en materia de servicios contratados de interpretes, incluyendo las pr�cticas y usos de la profesi�n, la competencia t�cnica, la remuneraci�n, el horario de trabajo y las condiciones necesarias del lugar del trabajo.

g. Brinda asesoramiento a las comisiones de estilo de las reuniones y conferencias de los �rganos de la Organizaci�n.

h. Prepara textos para la transmisi�n electr�nica y compara los originales con las traducciones en los dem�s idiomas oficiales para determinar su precisi�n, en particular con respecto a los documentos firmados por el Secretario General, el Secretario General Adjunto y los principales funcionarios de la Organizaci�n.

i. Prepara y mantiene una base de datos electr�nica, organizada por materia y �rgano, de los t�tulos, la terminolog�a t�cnica y la terminolog�a propia de la OEA, en todos los idiomas oficiales de la Organizaci�n.

j. Establece y aplica normas de calidad para los servicios que presta la Divisi�n.

5. Divisi�n de Documentos e Informaci�n

a. Presta todos los servicios vinculados al procesamiento y publicaci�n de los documentos oficiales relacionados con las reuniones y conferencias oficiales a las que brinda apoyo la Secretar�a General, asegurando su debido registro, clasificaci�n, reproducci�n y distribuci�n a las delegaciones y funcionarios pertinentes de la Secretar�a General, en todos los formatos y medios, incluyendo los medios electr�nicos, magn�ticos, �pticos e impresos, de conformidad con las normas profesionales y en forma oportuna.

b. Administra y eval�a pruebas y certifica las calificaciones de las personas asignadas para prestar servicios en la Divisi�n.

c. Asesora al Director de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones en la preparaci�n del proyecto de calendario anual de conferencias y reuniones en lo que se relaciona con la producci�n y distribuci�n de los documentos necesarios.

d. Recibe, procesa y atiende solicitudes de servicios de documentos de las diversas dependencias de la Secretar�a General y dem�s �rganos de la Organizaci�n, incluyendo las solicitudes de registro, clasificaci�n, traducci�n, correcci�n de pruebas y revisi�n de los documentos en los idiomas oficiales de la Organizaci�n para asegurar que se satisfacen las normas de calidad establecidas.

e. Env�a los documentos a las dem�s dependencias de la Secretar�a General y dem�s �rganos responsables para su distribuci�n y verifica que se env�en dentro de los plazos establecidos.

f. Mantiene una coordinaci�n permanente y estricta con las dem�s divisiones de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones, as� como con otras dependencias de la Secretar�a General responsables de la reproducci�n y distribuci�n de documentos en sus distintos formatos y medios.

g. Recopila actas completas de los comentarios de las reuniones y conferencias y conserva las versiones en su idioma original para su archivo en la Biblioteca Col�n.

h. Mantiene una base de datos electr�nica para referenciar los documentos que produce la Divisi�n para la Organizaci�n y sus �rganos.

i. Conjuntamente con el Departamento de Administraci�n de Sistemas, la Biblioteca Col�n y dem�s dependencias de la Secretar�a General, coordina el cumplimiento de las normas internacionales en materia de gesti�n de documentos, telecomunicaciones y dise�o de sistemas en relaci�n con los documentos.

j. Prepara formatos electr�nicos tipo para los documentos de la Organizaci�n y adiestra en su uso al personal de la Secretar�a General y dem�s �rganos.

VI. SECRETAR�A PERMANENTE DE LA COMISI�N INTERAMERICANA DE MUJERES

A. Estructura

1. La Secretar�a Permanente de la Comisi�n Interamericana de Mujeres (Secretar�a de la CIM) est� dirigida por la Secretar�a Ejecutiva, de conformidad con el art�culo 25 del Estatuto de la Comisi�n Interamericana de Mujeres (CIM). La Secretar�a Ejecutiva es designada por el Secretario General, "teniendo en cuenta la opini�n del Comit� Ejecutivo de la CIM". La Secretar�a Ejecutiva, por intermedio del Secretario General Adjunto, es responsable ante el Secretario General de la Administraci�n de la Secretar�a de la CIM.

2. El personal de la Secretar�a de la CIM incluye administradores y expertos t�cnicos en planificaci�n, programaci�n, investigaci�n, trabajo de equipo y otras esferas, de acuerdo con los programas de la CIM.

3. La Secretar�a Ejecutiva administra, coordina y es t�cnicamente responsable de la administraci�n de la oficina y de la labor, el desempe�o y la productividad de su personal.

4. En consulta con la Oficina Ejecutiva del Secretario General Adjunto, otras �reas pertinentes de la Secretar�a General y la Presidenta de la CIM, la Secretar�a Ejecutiva es responsable de la organizaci�n de la estructura interna de la Secretar�a de la CIM para garantizar una administraci�n efectiva y eficiente de los programas y responsabilidades jur�dicas de la CIM en estricta concordancia con las normas de la Secretar�a General, el Programa-Presupuesto y las resoluciones pertinentes de la Asamblea General.

B. Responsabilidades y funciones

1. Asesora al Secretario General y, por intermedio del Secretario General Adjunto, a los funcionarios de la CIM, sus �rganos rectores y todos los dem�s funcionarios principales de la Secretar�a General, sobre las funciones administrativas de la CIM y todos los dem�s asuntos vinculados a la pol�tica y la pr�ctica en la ejecuci�n de los programas y proyectos de la CIM, en forma congruente con los dem�s programas de la Organizaci�n y de conformidad con las normas y reglamentos internos de la Secretar�a General.

2. Administra y ejecuta los programas y proyectos aprobados por la CIM para fomentar los derechos civiles, pol�ticos, econ�micos y sociales de la mujer, en conformidad con las directivas y pautas dispuestas por la CIM y sus �rganos.

3. Presenta a la CIM el proyecto de informe anual y, una vez aprobado, remite dicho informe anual al Secretario General para su presentaci�n a la Asamblea General.

4. Mantiene relaciones de cooperaci�n y coordina tareas con los organismos de las Naciones Unidas y dem�s organizaciones nacionales e internacionales, p�blicas y privadas, con intereses similares a los de la Comisi�n y con todas las �reas de la Secretar�a General y de la Organizaci�n.

5. Planifica, dirige, coordina, supervisa y eval�a los servicios t�cnicos, administrativos y de secretar�a necesarios para el funcionamiento de la Comisi�n y ejecuta los correspondientes proyectos de asistencia t�cnica, incluyendo seminarios multinacionales y nacionales, proyectos de investigaci�n y centros de capacitaci�n.

6. Suministra servicios administrativos para la selecci�n de becarios, en colaboraci�n con el Departamento de Becas.

7. Asegura la plena coordinaci6n de los programas de la Comisi�n con el CIDI y su la Secretar�a Ejecutiva.

8. Coordina y organiza la preparaci�n y el seguimiento de las Asambleas de la Comisi�n y los per�odos de sesiones de su Comit� Ejecutivo, participa en los mismos, act�a como secretar�a t�cnica y ejecuta los mandatos que surjan de dichas reuniones.

9. Prepara y publica estudios e informes sobre la condici�n de la mujer y sobre proyectos multinacionales para su presentaci�n a la Asamblea General de la OEA, a los gobiernos de los Estados miembros y a las Naciones Unidas.

10. Prepara el proyecto de programa-presupuesto de la Comisi�n y lo somete a la aprobaci�n del Comit� Ejecutivo.

VII. OFICINA DEL INSTITUTO INTERAMERICANO DEL NI�O

A. Estructura

1. La Oficina del Instituto Interamericano del Ni�o (IIN) est� dirigida por el Director General del IIN ("Director General"), de conformidad con los art�culo 27 a 30 del Estatuto del IIN. El Director General es designado por el Secretario General de una terna presentada por el Consejo Directivo del Instituto. El Director General, por intermedio del Secretario General Adjunto, es responsable de la administraci�n de la Oficina ante el Secretario General.

2. Los funcionarios de la Oficina son funcionarios de la Secretar�a General, designados por el Secretario General de conformidad con las propuestas del Director General y de acuerdo con las Normas Generales, dem�s normas de la Secretar�a, el programa-presupuesto y otras resoluciones de la Asamblea General.

3. El Director General administra, coordina y es t�cnicamente responsable de la administraci�n de la Oficina y de la labor, el desempe�o y la productividad de su personal.

4. En consulta con la Oficina del Secretario General Adjunto, otras �reas pertinentes de la Secretar�a y el Consejo Directivo, el Director General es responsable de la organizaci�n de la estructura interna del Instituto a fin de asegurar la administraci�n efectiva y eficiente de los programas y responsabilidades jur�dicas del Instituto, en estricta concordancia con las normas de la Secretar�a General, el programa-presupuesto y las resoluciones pertinentes de la Asamblea General.

B. Responsabilidades y funciones

1. Suministra servicios t�cnicos y administrativos al Congreso Panamericano del Ni�o y al Consejo Directivo del IIN, y presta asistencia en la ejecuci�n de sus resoluciones.

2. Organiza, coordina, dirige y supervise las operaciones del programa de trabajo del Instituto, incluyendo proyectos, seminarios y centros de investigaci�n y capacitaci�n, de conformidad con el programa-presupuesto.

3. Presenta el informe anual del Instituto al Consejo Directivo y lo env�a a la Secretar�a General para su presentaci�n a la Asamblea General de la OEA.

4. Prepara el proyecto de programa-presupuesto del Instituto y, tras su aprobaci�n por el Consejo Directivo, lo presenta al Secretario General, y supervisa la administraci�n del programapresupuesto definitivo del Instituto que apruebe la Asamblea General.

5. Prepara el programa de reuniones del Consejo Directivo, en consulta con su Presidente, y notifica a los Estados miembros de dichas reuniones en conformidad con el Estatuto y las normas del IIN.

6. Brinda asistencia y coordina con los pa�ses anfitriones la celebraci�n de la reuni�n del Congreso Panamericano del Ni�o.

7. Solicita a los Estados miembros, por intermedio de su representante, la presentaci�n de un informe anual sobre las medidas y programas implementados por dichos Estados para mejorar el bienestar del ni�o, la familia y la comunidad.

8. Asesora al Secretario General, por intermedio del Secretario General Adjunto y las principales oficinas de la Secretar�a General, sobre las funciones administrativas del Instituto y todo otro asunto vinculado a la pol�tica y la pr�ctica de la ejecuci�n de los programas y proyectos del Instituto, en conformidad con los dem�s programas de la Organizaci�n y de acuerdo con las normas y reglamentos internos de la Secretar�a General.

9. Administra y ejecuta programas y proyectos de fomento del estudio de los problemas vinculados a la maternidad, la infancia, la adolescencia y la familia, de acuerdo con las directivas y pautas establecidas por el Consejo Directivo y los Congresos.

10. Coordina y organiza la preparaci�n y el seguimiento de los Congresos y de los per�odos de sesiones del Consejo Directivo, participa en los mismos, act�a como secretario t�cnico y ejecuta los mandatos que emanan de dichas reuniones. Prepara y publica estudios e informes sobre investigaci�n acerca de la naturaleza y la importancia de los problemas que afectan a la juventud, para su presentaci�n a la Asamblea General de la OEA, los gobiernos de los Estados miembros y las Naciones Unidas.

11. Asegura la plena coordinaci�n de los programas del Instituto con el CIDI y su Secretar�a Ejecutiva.

12. Mantiene relaciones de coordinaci�n con los organismos de las Naciones Unidas y dem�s organizaciones nacionales e internacionales, p�blicas y privadas, con intereses similares a los del Instituto, as� como con todas las �reas de la Secretar�a General de la Organizaci�n.

13. Mantiene y administra la sede del Instituto, en Montevideo, Uruguay, incluida su biblioteca, y, en coordinaci�n con la Oficina del Secretario General y la Oficina del Secretario General Adjunto, mantiene las correspondientes relaciones con los funcionarios autorizados del pa�s sede.

VIII. MUSEO DE ARTE DE LAS AM�RICAS

A. Estructura

1. El Museo de Arte de las Am�ricas es una divisi�n sin personer�a de la Secretar�a General dentro de la Oficina del Secretario General Adjunto.

2. El Museo es dirigido por un Director, responsable directamente ante el Secretario General Adjunto.

3. El Director del Museo administra, coordina y es t�cnicamente responsable de la administraci�n del Museo y de la labor, el desempe�o y la productividad de su personal.

4. De conformidad con el programa-presupuesto, las normas internas de la Secretar�a General y, con sujeci�n a la aprobaci�n del Secretario General Adjunto, el Director del Museo es responsable de establecer una estructura interna que brinde la m�xima eficiencia y dedicaci�n a los �rganos a los que presta servicio, el p�blico en general y las misiones permanentes de los Estados miembros en la Sede.

B. Responsabilidades y funciones

1. Por intermedio del Secretario General Adjunto, asesora al Secretario General, a la Junta Directiva y al Comit� de Adquisiciones del Museo sobre las obras de arte que deben incluirse en la colecci�n permanente del Museo y sobre la manera y oportunidad en que deben exhibirse.

2. Asesora a los funcionarios de los gobiernos de los Estados miembros en la selecci�n y el fomento de exposiciones temporarias en el Museo de las obras de artistas de m�rito.

3. Determina la pol�tica y las normas para la inclusi�n de las obras de arte en la colecci�n permanente y para todas las providencias vinculadas a las exhibiciones temporarias e itinerantes.

4. Colecciona, preserva y exhibe obras de arte de inter�s est�tico e hist�rico para los Estados miembros y el p�blico en general, para lo cual adquiere obras de arte para la colecci�n permanente, las registra y cataloga y garantiza su debida preservaci�n y la contrataci�n del correspondiente seguro.

5. Organiza exhibiciones temporarias e itinerantes, series de conferencias, visitas educativas al Museo y presentaci�n de pel�culas, logrando un equilibrio entre las obras de artistas j�venes y maduros de reconocimiento internacional. Tiene en cuenta en su programaci�n el concepto de "museo viviente".

6. Produce pel�culas, video-cassettes, diapositivas y dem�s material visual documental sobre el arte de Am�rica Latina y el Caribe, sobre el patrimonio cultural de cada uno de los Estados miembros y sobre aspectos espec�ficos del folklore, la cultura y la historia de la regi�n, y promueve la venta de estos materiales a escuelas, universidades y particulares del continente.

7. Prepara cat�logos individuales de todas las exhibiciones, publica un bolet�n de artes visuales con informaci�n sobre la labor art�stica de la regi�n que no se conoce por otra v�a, publica monograf�as individuales sobre la historia del arte de pa�ses seleccionados, lo que sirve como trabajo de referencia en la ense�anza del arte y facilita la investigaci�n acad�mica de las artes en las Am�ricas.

8. Coordina, con el CIDI, su Secretar�a Ejecutiva y el programa cultural de la Secretar�a General, actividades de inter�s mutuo.

9. Mantiene relaciones de cooperaci�n y act�a en proyectos conjuntos con grupos y asociaciones art�sticas y con otros museos y sus directores.

10. Dise�a campa�as para recaudar fondos y programas afines destinados al autofinanciamiento del Museo y procura la participaci�n de organizaciones no gubernamentales, incluyendo, entre otras, los Amigos del Museo de Arte de las Am�ricas y la Fundaci�n Cultural de las Am�ricas, en sus actividades program�ticas y de recaudaci�n de fondos.

11. Prepara el proyecto de programa-presupuesto del Museo y, por intermedio de la Oficina del Secretario General Adjunto, lo presenta al Departamento de Programa-Presupuesto para su aprobaci�n por las autoridades pertinentes.

12. Prepara, para su presentaci�n al Secretario General por intermedio de la Oficina del Secretario General Adjunto, planes de corto plazo (1 a�o), mediano plazo (5 a�os) y largo plazo (10 a�os) para el desarrollo de proyectos del Museo, su colecci�n y su financiamiento, y ajusta dichos planes conforme sea pertinente.

IX. BIBLIOTECA COL�N

A. Estructura

1. La Biblioteca Col�n (la Biblioteca) es una divisi�n sin personer�a de la Secretar�a General dentro de la Oficina del Secretario General Adjunto.

2. La Biblioteca es dirigida por un Director responsable directamente ante el Secretario General Adjunto.

3. El Director de la Biblioteca administra, coordina y es t�cnicamente responsable de la administraci�n de la Biblioteca y de la labor, el desempe�o y la productividad de su personal.

4. De conformidad con el programa-presupuesto, las normas internas de la Secretar�a General, y con sujeci�n a la aprobaci�n del Secretario General Adjunto, el Director de la Biblioteca es responsable del establecimiento de una estructura interna para la Biblioteca que brinde el m�ximo de eficiencia y dedicaci�n a los �rganos a los que presta servicio, el p�blico en general y las delegaciones.

A. Responsabilidades y funciones

1. Por intermedio del Secretario General Adjunto, asesora al Secretario General y dem�s altos funcionarios y dependencias de la Secretar�a General sobre todos los asuntos vinculados al programa de la Biblioteca.

2. Prepara el proyecto de programa-presupuesto de la Biblioteca y, por intermedio de la Oficina del Secretario General Adjunto, lo presenta al Departamento de Programa-Presupuesto para su aprobaci�n por las autoridades pertinentes.

3. Mantiene enlaces con bibliotecas depositarias de las publicaciones de la OEA y supervisa el programa de bibliotecas depositarias de los Estados miembros. Planifica y recomienda medidas para lograr en el Continente la m�xima difusi�n posible del material de la Biblioteca, incluida el establecimiento de una red interamericana de bibliotecas e intercambio de informaci�n sobre el material disponible en distintas instituciones. Es responsable de los pr�stamos entre bibliotecas, de la b�squeda de referencias bibliogr�ficas mediante un sistema electr�nico y del mantenimiento de los archivos de la OEA en una base de datos fotogr�fica y electr�nica.

4. Cataloga y clasifica el material que recibe para su incorporaci�n a la Biblioteca. Mantiene la Colecci�n Leo S. Rowe, los archivos hist�ricos, los archivos fotogr�ficos y la colecci�n de libros raros, mapas y estampillas de la OEA. Re�ne, recopila y preserva copias de archivo y cat�logos de todos los documentos oficiales de la OEA; clasifica la Serie de la Secretar�a General; indiza la Serie de Actas Oficiales y la Serie de Informes y Documentos T�cnicos, y prepara y publica la Lista General y el �ndice Anal�tico Anuales de la Serie de Actas Oficiales y el Catalogo de Informes T�cnicos y Documentos de la OEA. Prepara �ndices en espa�ol y en ingl�s para el volumen anual de resoluciones del Consejo Permanente y, cuando se le solicita, para publicaciones t�cnicas e informativas.

5. Mantiene las colecciones de referencia y controla su circulaci�n. Prepara bibliograf�as especiales y listas mensuales de los �ndices de las publicaciones peri�dicas.

6. Administra los archivos y registros de la Organizaci�n; identifica, preserva y proporciona acceso a los registros permanentes valiosos de la Organizaci�n y dise�a pol�ticas para la administraci�n ordenada y eficiente de la documentaci�n corriente de la Organizaci�n, en este caso, definida como todo documento, libro, carta, dibujo, mapa, lamina, material audiovisual, documento o base de datos electr�nicos, o cualquier otro documento, independientemente del formato, que se cree o se reciba en una oficina o en un Estado miembro en relaci�n con su labor oficial; revisa y actualiza peri�dicamente el Manual de administraci�n de la documentaci�n de la Organizaci�n y el calendario de retiro de documentos; determina qu� documentos tienen suficiente valor hist�rico para preservarlos en forma permanente de acuerdo con las resoluciones de los �rganos de la Organizaci�n, con otros requisitos jur�dicos pertinentes y con la necesidad de mantener una documentaci�n suficiente para garantizar la debida defensa de los intereses legales de la Secretar�a General.

7. Elabora normas sobre todas las materias vinculadas a la pol�tica de la Biblioteca, la administraci�n de los archivos, registros de documentos y documentos de la OEA, y asegura la debida implementaci�n del sistema de clasificaci�n oficial de la OEA.

8. Administra el Fondo Hip�lito Unanue.

9. Recopila material impreso y gr�fico sobre todo tipo de estudios y programas de la Organizaci�n sobre Am�rica Latina y el Caribe.

10. Brinda informaci�n t�cnica y servicios de gesti�n de referencias y registro a la Oficina del Secretario General.

11. Mantiene relaciones de cooperaci�n con otras bibliotecas y archivos p�blicos del hemisferio, con asociaciones de archivistas y bibliotecarios, escuelas de bibliotecnia y otras organizaciones no gubernamentales con el prop�sito de compartir servicios y material, elaborar programas conjuntos y participar en una planificaci�n estrat�gica mutuamente beneficiosa.

12. Coordina con el Departamento de Sistemas de Administraci�n y dem�s dependencias de la Secretar�a General, el uso, mantenimiento y acceso a los servicios de bases de datos de las redes electr�nicas p�blicas y privadas, incluyendo, entre otras, las redes Lexis Nexis y Westlaw.

13. Procura otras fuentes de financiamiento de las actividades y los servicios de la Biblioteca, incluyendo subsidios de donantes privados y fundaciones y el cobro de una tarifa por ciertos servicios, a fin de permitir la recuperaci�n de los costos pertinentes.

14. Dise�a y prepara planes de corto plazo (1 a�o), mediano plazo (5 a�os) y largo plazo (10 a�os), para su presentaci�n al Secretario General, por intermedio de la Oficina del Secretario General Adjunto, sobre el desarrollo de los servicios, proyectos, la colecci�n permanente y el financiamiento de la Biblioteca, y ajusta dichos planes seg�n sea pertinente.

15. Es responsable de la administraci�n general de la Biblioteca y de los archivos de la Organizaci�n, con excepci�n de los tratados y acuerdos bilaterales interamericanos que archiva la Secretar�a de Asuntos Jur�dicos de conformidad con la Orden Ejecutiva 96-4.

2. La presente Orden Ejecutiva deroga toda norma, reglamento y pr�ctica de la Secretar�a General en contrario y expresamente anula las siguientes �rdenes Ejecutivas:

69-1 "Oficina de la Secretar�a de la Conferencia Interamericana, la Reuni�n de Consulta y el Consejo Permanente de la Organizaci�n";

69-2 "Cambio en la Organizaci�n de la Secretar�a General";

72-2 "Establecimiento del Comit� Asesor del Programa de Biblioteca de la Secretar�a General";

75-14 "Establecimiento de la Oficina de Conferencias, Documentos y Servicio de Idiomas";

76-7 "Objetivos, Caracter�sticas y Actividades del Museo de Arte Moderno";

78-4 "Cambio a la Orden Ejecutiva 76-7 en relaci�n con el Museo de Arte Moderno de Latinoam�rica";

80-2 "Deberes del Secretario General Adjunto";

81-3 "Biblioteca Crist�bal Col�n";

82-2 "Oficina del Secretario General Adjunto";

90-1 "Museo de Arte de las Am�ricas".

3. Todas las disposiciones de la presente Orden Ejecutiva en que se utilice el g�nero masculino o femenino se refieren igualmente a hombres y mujeres.

4. La presente Orden Ejecutiva entrar� en vigencia en la fecha de su firma.

Fecha: 14 de marzo de 1997
Original: Ingl�s