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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

ORDEN EJECUTIVA No. 97-2
ASUNTO: LA OFICINA DEL SECRETARIO GENERAL ADJUNTO Y SUS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS

 

EL SECRETARIO GENERAL,

En ejercicio de las facultades que le confieren los artículos 108 y 112 de la Carta y los artículos 4, 8 y 12 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General; y

CONSIDERANDO:

    Que por las resoluciones AG/RES. 954 (XVIII-O/88) y AG/RES. 1381 (XXVI-O/96), la Asamblea General instruyo al Secretario General para unificar los servicios de conferencias de la Secretaría General y realizar estudios para mejorar dichos servicios;

    Que es necesario modificar los programas y la estructura del área de conferencias a fin de adaptarlos a las necesidades actuales de la Organización y dar cumplimiento a los mandatos de la Asamblea General;

    Que es necesario aclarar la estructura jerárquica de las demás dependencias administrativas bajo la dirección del Secretario General Adjunto y las relaciones jerárquicas y administrativas entre ellas, dentro de la Oficina del Secretario General Adjunto,

RESUELVE:

1. La Oficina del Secretario General Adjunto y sus dependencias administrativas tendrán la estructura, funciones y responsabilidades que se señalan a continuación:

I. DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS DE LA OFICINA DEL SECRETARIO GENERAL ADJUNTO

A. La Oficina del Secretario General Adjunto incluye las siguientes dependencias:

1. La Oficina Ejecutiva del Secretario General Adjunto;

2. La Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta y el Consejo Permanente;

3. La Secretaría de Conferencias y Reuniones;

4. La Secretaría Permanente de la Comisión Interamericana de Mujeres;

5. La Oficina del Instituto Interamericano del Niño;

6. El Museo de Arte de las Américas;

7. La Biblioteca Colón; y

B. La Oficina del Secretario General Adjunto y sus dependencias se encuentran bajo la dirección, supervisión y control general del Secretario General Adjunto, de acuerdo con las correspondientes disposiciones de la Carta, las Normas Generales, las resoluciones del programa-presupuesto y las demás resoluciones de la Asamblea General y el Consejo Permanente, esta Orden Ejecutiva y demás normas y reglamentos pertinentes de la Secretaría General.

II. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL SECRETARIO GENERAL ADJUNTO

A. Responsabilidades y funciones dispuestas en la Carta de la OEA

1. Conforme el artículo 114 de la Carta, el Secretario General Adjunto actúa como Secretario del Consejo Permanente; sirve como funcionario asesor del Secretario General y actúa como su representante en todos los asuntos que puede encomendar al Secretario General Adjunto, y durante ausencias temporaria o discapacidad del Secretario General, cumple las funciones de éste.

2. En caso de vacancia del cargo del Secretario General, el Secretario General Adjunto, de conformidad con el articulo 107 de la Carta, asume las obligaciones del Secretario General hasta que la Asamblea General elija un nuevo titular por un mandato completo.

3. Actúa como Secretario de las Comisiones ad hoc para la Solución Pacíficas de las Controversias dispuestas por el Consejo Permanente de conformidad con el artículo 85 de la Carta.

4. Actúa como Secretario de los órganos y comisiones del Consejo Permanente.

5. Cumple funciones de Secretaría del Consejo Permanente cuando actúa provisionalmente como órgano de consulta.

6. Actúa como Secretario de la Reunión de Consulta de Ministros de Relaciones Exteriores cuando así lo disponga el Reglamento de la Reunión.

7. Actúa como Secretario de la Comisión Preparatoria de la Asamblea General.

B. Responsabilidades y funciones asignadas al Secretario General Adjunto por el Secretario General de conformidad con la presente Orden Ejecutiva

1. Asesora en asuntos vinculados a las relaciones con los organismos interamericanos especializados.

2. Preside los siguientes órganos:

a. El Comité de Selección y Ascensos;

b. La Junta de Publicaciones y sus subsidiarias;

c. El Comité de Ética.

3. Dirige y supervise las actividades de la Oficina Ejecutiva del Secretario General Adjunto, conforme a lo dispuesto en la parte III de la presente orden, y es responsable de las actividades de dicha Oficina Ejecutiva ante el Secretario General.

III. LA OFICINA EJECUTIVA DEL SECRETARIO GENERAL ADJUNTO

A. Estructura

1. Esta Oficina incluye: a) el Secretario General Adjunto, b) el Jefe de Gabinete de la Oficina del Secretario General Adjunto, c) el Gabinete del Secretario General Adjunto y d) la Secretaría de la Oficina del Secretario General Adjunto.

2. El Gabinete del Secretario General Adjunto incluye a los directores de las dependencias administrativas de la Oficina del Secretario General Adjunto, el Jefe de Gabinete de la Oficina del Secretario General Adjunto y demás asesores del mismo. El Gabinete asesora y asiste al Secretario General Adjunto en el cumplimiento de las responsabilidades que le impone la Carta y la presente Orden Ejecutiva así como en el ejercicio de todas las demás tareas que se le confieren.

3. El Jefe de Gabinete de la Oficina del Secretario General Adjunto actuará como asesor principal del Secretario General Adjunto, Coordinador de la Secretaría de la Oficina del Secretario General Adjunto y Director de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta y el Consejo Permanente. Conforme a las instrucciones del Secretario General Adjunto, el Jefe de Gabinete de su Oficina coordinará el funcionamiento de todas las dependencias de ésta, con excepción de la Secretaría de Servicio de Conferencia y Reuniones, cuyo Director será directamente responsable ante el Secretario General Adjunto.

4. La Secretaría de la Oficina del Secretario General Adjunto brinda a éste apoyo de secretaría y administrativo.

B. Responsabilidades y funciones

1. Supervisa y coordina las siguientes dependencias administrativas de la Secretaría General: a) la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta y el Consejo Permanente; b) la Secretaría de Conferencias y Reuniones; c) la Secretaría Permanente de la Comisión Interamericana de Mujeres; d) la Oficina del Instituto Interamericano del Niño; e) el Museo de Arte de las Américas, y f) la Biblioteca Colón.

2. Coordina las Oficinas de la Secretaría General fuera de la sede; el Comité Interamericano para situaciones de emergencias y las relaciones de cooperación con las Naciones Unidas y sus órganos, las organizaciones especializadas y demás órganos del sistema interamericano, así como con la CARICOM.

IV. SECRETARÍA DE LA ASAMBLEA GENERAL, LA REUNIÓN DE CONSULTA Y EL CONSEJO PERMANENTE

A. Estructura

1. La Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta y el Consejo Permanente es dirigida por el Jefe de Gabinete, quien es directamente responsable ante el Secretario General Adjunto.

2. El Jefe de Gabinete de la Oficina del Secretario General Adjunto administra y coordina la labor de la Secretaría y la productividad y el desempeño de su personal y es técnicamente responsable de ello.

3. De conformidad con el Programa-Presupuesto y las normas internas de la Secretaría General, y con sujeción a la aprobación del Secretario General Adjunto, el Jefe de Gabinete de la Oficina del Secretario General Adjunto es responsable del establecimiento de una estructura interna para la Secretaría que garantice la máxima eficiencia y dedicación a los órganos a los que presta servicios.

B. Responsabilidades y funciones

1. Planifica, dirige, coordina, asesora y brinda asistencia en todas las distintas etapas de fijación de fechas, preparación, conducción y redacción de actas de la Asamblea General, la Reunión de Consulta y las reuniones del Consejo Permanente.

2. Colabora con otras áreas y unidades de la Secretaría General en la implementación de las directivas de los órganos rectores y asesora al Secretario General Adjunto y a la Oficina del Secretario General sobre los métodos y procedimientos para dar cumplimiento a dichas directivas y disponer las providencias administrativas y prestar los servicios requeridos.

3. Asesora a la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y sus órganos subsidiarios en cuestiones parlamentarias y de procedimiento, y coordina los servicios de asesoramiento que esos órganos puedan requerir o solicitar de otros departamentos y oficinas de la Secretaría General.

4. Coordina con la Secretaría de Conferencias y Reuniones la prestación de servicios de secretaría a la Asamblea General, el Consejo Permanente y la Reunión de Consulta, y transmite a los demás departamentos y oficinas de la Secretaría General copias de las resoluciones, recomendaciones, solicitudes y demás decisiones de tales órganos para facilitar su adecuada implementación.

V. SECRETARÍA DE CONFERENCIAS Y REUNIONES

A. Estructura

1. La Secretaría de Conferencias y Reuniones incluye:

a. La Oficina del Director;

b. La División de Servicios de Conferencia;

c. La División de Servicios de Idiomas;

d. La División de Documentos e Información.

2. La Secretaría de Conferencias y Reuniones y la Oficina del Director son dirigidas y administradas por el Director de la Secretaría de Conferencias y Reuniones, responsable directamente ante el Secretario General Adjunto de su actuación. Cada División es dirigida y administrada por un Coordinador de División, directamente responsable ante el Director de la Secretaría de Conferencias y Reuniones.

B. Responsabilidades y funciones

1. Responsabilidades y funciones generales

La Secretaría de Conferencias y Reuniones planifica, brinda y coordina los siguientes servicios para las reuniones y conferencias de todos los órganos de la Secretaría General:

a) Interpretación;

b) Organización, logística y coordinación de las reuniones; y

c) Traducción, edición, producción y distribución de documentos, y creación y mantenimiento de una base de datos y archivo.

2. Oficina del Director

a. Prepara el proyecto preliminar de presupuesto de la Secretaría.

b. Planifica, dirige y coordina las actividades de la Secretaría y ejecuta su programa-presupuesto y sus planes operativos.

c. En consulta con las Secretarías Ejecutivas, las Subsecretarías, los Directores y demás administradores de otras entidades de la Organización, coordina la preparación del calendario anual de conferencias y reuniones y lo presenta al Secretario General, por intermedio del Secretario General Adjunto.

d. Mantiene un contacto permanente y estrecho con la Secretaría de la Asamblea General, el Consejo Permanente y la Reunión de Consulta para asegurar la prestación eficiente de todos los servicios que requieran tales órganos.

e. Por intermedio del Secretario General Adjunto, asesora a las demás dependencias de la Secretaría General sobre la preparación del presupuesto de las reuniones y conferencias, incluidos los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para implementar dichos presupuestos.

f. Conjuntamente con el personal de la división de servicios de conferencias, coordina y administra la ejecución de los presupuestos aprobados para las conferencias y reuniones.

g. Conjuntamente con el personal de la división de servicios de conferencias, negocia con los gobiernos y demás entidades, en nombre del Secretario General, los acuerdos para celebrar las reuniones y conferencias.

h. Propone, coordina e implementa las políticas de la Secretaría General en materia de prestación de una amplia gama de servicios de conferencias y reuniones.

i. Coordina con las correspondientes entidades de la Secretaría General y, en particular, con los Departamentos de Recursos Materiales y Administración de Sistemas, la instalación, operación y mantenimiento del equipo electrónico y el procesamiento de información y los programas de computación necesarios para la Secretaría y formula recomendaciones para mejorar y modernizar la planta física de la Secretaría General para celebrar reuniones y conferencias.

j. Administra, de conformidad con las normas de la Secretaría General y conjuntamente con las correspondientes divisiones de la Secretaría de Conferencias y Reuniones, la contratación de: 1) servicios de personal temporario para las conferencias y reuniones, incluidos, aunque no limitándose a ellos, los traductores, interpretes, editores, ayudantes de sala, operadores de máquinas, empleados administrativos, transcriptores, especialistas en computación, archivadores, choferes y administradores; y 2) otros servicios temporarios que puedan requerirse para celebrar las conferencias y producir y distribuir los documentos.

3. División de Servicios de Conferencias

a. Proporciona apoyo logístico y administrativo para la preparación y organización de las conferencias y reuniones.

b. Coordina y mantiene un banco de datos centralizado de personal calificado para asignarlo a las conferencias y reuniones.

c. Prepara el proyecto de calendario anual de conferencias y reuniones y coordina, revisa y evalúa su implementación de acuerdo con las instrucciones del Director de la Secretaría de Conferencias y Reuniones.

d. Coordina con la Secretaría de la Asamblea General, el Consejo Permanente y la Reunión de Consulta, la preparación e implementación del calendario, así como la implementación de las resoluciones pertinentes aprobadas por la Asamblea General y los consejos.

e. Coordina, en consulta con el Director de la Secretaría de Conferencias y Reuniones y el Departamento de Programa-Presupuesto, la preparación y ejecución de los presupuestos de las conferencias y reuniones de la Secretaría General y demás órganos dentro de la esfera de su competencia, garantizando la congruencia entre los desembolsos y las asignaciones.

f. Prepara informes sobre la ejecución de los presupuestos de conferencias y reuniones y efectúa previsiones de los costos anuales de funcionamiento de la Secretaría.

g. Conjuntamente con el Director de la Secretaría de Conferencias y Reuniones, negocia con los Estados miembros anfitriones la prestación de los servicios locales necesarios para la celebración de reuniones y conferencias en dichos Estados.

h. Con la asistencia del país anfitrión y la Oficina de la Secretaría General allí ubicada, inspecciona las instalaciones del país donde se celebrará la reunión o conferencia y toma las providencias necesarias en materia de reserva de hoteles, transporte local e internacional, seguridad, libre entrada y salida de los documentos de la Secretaría General, el equipo y el personal, y demás servicios de conferencia necesarios.

i. Asesora, negocia y colabora con las autoridades del país anfitrión en todos los asuntos relacionados con los servicios, personal especializado de conferencias, equipo, suministros e instalaciones que debe aportar el país y la contribución de la Secretaría General.

j. Proporciona información sobre servicios de conferencias, prepara manuales de procedimientos y operaciones para facilitar la prestación de esos servicios y distribuye dichos manuales e información conexa a las dependencias interesadas de la Secretaría General, demás órganos de la Organización y los Estados miembros.

k. En cuanto al personal de apoyo de conferencias, aparte del personal proporcionado por las demás divisiones de la Secretaría de Conferencias y Reuniones, evalúa y examina a las personas que se ofrecen para brindar servicios de conferencias y afines y, conjuntamente con el Departamento de Recursos Humanos, mantiene un registro, por Estado miembro de residencia, de aquellas personas que hayan demostrado en las pruebas pertinentes o por otro medio que cuentan con los requisitos necesarios para brindar esos servicios a satisfacción de la Secretaría General.

l. Coordina las actividades de los funcionarios de las áreas de la Secretaría General temporalmente asignados para desempeñar funciones en las reuniones y conferencias.

m. Brinda apoyo administrativo a la Secretaría de Conferencias y Reuniones.

4. División de Servicios de Idiomas

a. Proporciona servicios de interpretación y traducción en los idiomas oficiales de la Organización a todos los órganos de la misma.

b. Coordina la programación y prestación de servicios de idiomas en la sede y fuera de ella.

c. Por medio de las pruebas y entrevistas correspondientes, evalúa a traductores e interpretes que ofrecen servicios de conferencias y afines, y, conjuntamente con el Departamento de Recursos Humanos, lleva un registro, por Estado miembro de residencia, de las personas que han demostrado suficiente capacidad, competencia y demás calificaciones a satisfacción de la Secretaría General.

d. Asesora al Director de la Secretaría de Conferencias y Reuniones en relación con la preparación del proyecto de calendario anual de conferencias y reuniones, en particular en relación con los aspectos vinculados a las necesidades en materia de traducción e interpretación.

e. Traduce y revisa directamente las traducciones de publicaciones, documentos y correspondencia de la Organización en sus idiomas oficiales y revisa todas las traducciones de los traductores contratados.

f. Brinda asesoramiento al Departamento de Recursos Humanos sobre las necesidades en materia de servicios contratados de interpretes, incluyendo las prácticas y usos de la profesión, la competencia técnica, la remuneración, el horario de trabajo y las condiciones necesarias del lugar del trabajo.

g. Brinda asesoramiento a las comisiones de estilo de las reuniones y conferencias de los órganos de la Organización.

h. Prepara textos para la transmisión electrónica y compara los originales con las traducciones en los demás idiomas oficiales para determinar su precisión, en particular con respecto a los documentos firmados por el Secretario General, el Secretario General Adjunto y los principales funcionarios de la Organización.

i. Prepara y mantiene una base de datos electrónica, organizada por materia y órgano, de los títulos, la terminología técnica y la terminología propia de la OEA, en todos los idiomas oficiales de la Organización.

j. Establece y aplica normas de calidad para los servicios que presta la División.

5. División de Documentos e Información

a. Presta todos los servicios vinculados al procesamiento y publicación de los documentos oficiales relacionados con las reuniones y conferencias oficiales a las que brinda apoyo la Secretaría General, asegurando su debido registro, clasificación, reproducción y distribución a las delegaciones y funcionarios pertinentes de la Secretaría General, en todos los formatos y medios, incluyendo los medios electrónicos, magnéticos, ópticos e impresos, de conformidad con las normas profesionales y en forma oportuna.

b. Administra y evalúa pruebas y certifica las calificaciones de las personas asignadas para prestar servicios en la División.

c. Asesora al Director de la Secretaría de Conferencias y Reuniones en la preparación del proyecto de calendario anual de conferencias y reuniones en lo que se relaciona con la producción y distribución de los documentos necesarios.

d. Recibe, procesa y atiende solicitudes de servicios de documentos de las diversas dependencias de la Secretaría General y demás órganos de la Organización, incluyendo las solicitudes de registro, clasificación, traducción, corrección de pruebas y revisión de los documentos en los idiomas oficiales de la Organización para asegurar que se satisfacen las normas de calidad establecidas.

e. Envía los documentos a las demás dependencias de la Secretaría General y demás órganos responsables para su distribución y verifica que se envíen dentro de los plazos establecidos.

f. Mantiene una coordinación permanente y estricta con las demás divisiones de la Secretaría de Conferencias y Reuniones, así como con otras dependencias de la Secretaría General responsables de la reproducción y distribución de documentos en sus distintos formatos y medios.

g. Recopila actas completas de los comentarios de las reuniones y conferencias y conserva las versiones en su idioma original para su archivo en la Biblioteca Colón.

h. Mantiene una base de datos electrónica para referenciar los documentos que produce la División para la Organización y sus órganos.

i. Conjuntamente con el Departamento de Administración de Sistemas, la Biblioteca Colón y demás dependencias de la Secretaría General, coordina el cumplimiento de las normas internacionales en materia de gestión de documentos, telecomunicaciones y diseño de sistemas en relación con los documentos.

j. Prepara formatos electrónicos tipo para los documentos de la Organización y adiestra en su uso al personal de la Secretaría General y demás órganos.

VI. SECRETARÍA PERMANENTE DE LA COMISIÓN INTERAMERICANA DE MUJERES

A. Estructura

1. La Secretaría Permanente de la Comisión Interamericana de Mujeres (Secretaría de la CIM) está dirigida por la Secretaría Ejecutiva, de conformidad con el artículo 25 del Estatuto de la Comisión Interamericana de Mujeres (CIM). La Secretaría Ejecutiva es designada por el Secretario General, "teniendo en cuenta la opinión del Comité Ejecutivo de la CIM". La Secretaría Ejecutiva, por intermedio del Secretario General Adjunto, es responsable ante el Secretario General de la Administración de la Secretaría de la CIM.

2. El personal de la Secretaría de la CIM incluye administradores y expertos técnicos en planificación, programación, investigación, trabajo de equipo y otras esferas, de acuerdo con los programas de la CIM.

3. La Secretaría Ejecutiva administra, coordina y es técnicamente responsable de la administración de la oficina y de la labor, el desempeño y la productividad de su personal.

4. En consulta con la Oficina Ejecutiva del Secretario General Adjunto, otras áreas pertinentes de la Secretaría General y la Presidenta de la CIM, la Secretaría Ejecutiva es responsable de la organización de la estructura interna de la Secretaría de la CIM para garantizar una administración efectiva y eficiente de los programas y responsabilidades jurídicas de la CIM en estricta concordancia con las normas de la Secretaría General, el Programa-Presupuesto y las resoluciones pertinentes de la Asamblea General.

B. Responsabilidades y funciones

1. Asesora al Secretario General y, por intermedio del Secretario General Adjunto, a los funcionarios de la CIM, sus órganos rectores y todos los demás funcionarios principales de la Secretaría General, sobre las funciones administrativas de la CIM y todos los demás asuntos vinculados a la política y la práctica en la ejecución de los programas y proyectos de la CIM, en forma congruente con los demás programas de la Organización y de conformidad con las normas y reglamentos internos de la Secretaría General.

2. Administra y ejecuta los programas y proyectos aprobados por la CIM para fomentar los derechos civiles, políticos, económicos y sociales de la mujer, en conformidad con las directivas y pautas dispuestas por la CIM y sus órganos.

3. Presenta a la CIM el proyecto de informe anual y, una vez aprobado, remite dicho informe anual al Secretario General para su presentación a la Asamblea General.

4. Mantiene relaciones de cooperación y coordina tareas con los organismos de las Naciones Unidas y demás organizaciones nacionales e internacionales, públicas y privadas, con intereses similares a los de la Comisión y con todas las áreas de la Secretaría General y de la Organización.

5. Planifica, dirige, coordina, supervisa y evalúa los servicios técnicos, administrativos y de secretaría necesarios para el funcionamiento de la Comisión y ejecuta los correspondientes proyectos de asistencia técnica, incluyendo seminarios multinacionales y nacionales, proyectos de investigación y centros de capacitación.

6. Suministra servicios administrativos para la selección de becarios, en colaboración con el Departamento de Becas.

7. Asegura la plena coordinaci6n de los programas de la Comisión con el CIDI y su la Secretaría Ejecutiva.

8. Coordina y organiza la preparación y el seguimiento de las Asambleas de la Comisión y los períodos de sesiones de su Comité Ejecutivo, participa en los mismos, actúa como secretaría técnica y ejecuta los mandatos que surjan de dichas reuniones.

9. Prepara y publica estudios e informes sobre la condición de la mujer y sobre proyectos multinacionales para su presentación a la Asamblea General de la OEA, a los gobiernos de los Estados miembros y a las Naciones Unidas.

10. Prepara el proyecto de programa-presupuesto de la Comisión y lo somete a la aprobación del Comité Ejecutivo.

VII. OFICINA DEL INSTITUTO INTERAMERICANO DEL NIÑO

A. Estructura

1. La Oficina del Instituto Interamericano del Niño (IIN) está dirigida por el Director General del IIN ("Director General"), de conformidad con los artículo 27 a 30 del Estatuto del IIN. El Director General es designado por el Secretario General de una terna presentada por el Consejo Directivo del Instituto. El Director General, por intermedio del Secretario General Adjunto, es responsable de la administración de la Oficina ante el Secretario General.

2. Los funcionarios de la Oficina son funcionarios de la Secretaría General, designados por el Secretario General de conformidad con las propuestas del Director General y de acuerdo con las Normas Generales, demás normas de la Secretaría, el programa-presupuesto y otras resoluciones de la Asamblea General.

3. El Director General administra, coordina y es técnicamente responsable de la administración de la Oficina y de la labor, el desempeño y la productividad de su personal.

4. En consulta con la Oficina del Secretario General Adjunto, otras áreas pertinentes de la Secretaría y el Consejo Directivo, el Director General es responsable de la organización de la estructura interna del Instituto a fin de asegurar la administración efectiva y eficiente de los programas y responsabilidades jurídicas del Instituto, en estricta concordancia con las normas de la Secretaría General, el programa-presupuesto y las resoluciones pertinentes de la Asamblea General.

B. Responsabilidades y funciones

1. Suministra servicios técnicos y administrativos al Congreso Panamericano del Niño y al Consejo Directivo del IIN, y presta asistencia en la ejecución de sus resoluciones.

2. Organiza, coordina, dirige y supervise las operaciones del programa de trabajo del Instituto, incluyendo proyectos, seminarios y centros de investigación y capacitación, de conformidad con el programa-presupuesto.

3. Presenta el informe anual del Instituto al Consejo Directivo y lo envía a la Secretaría General para su presentación a la Asamblea General de la OEA.

4. Prepara el proyecto de programa-presupuesto del Instituto y, tras su aprobación por el Consejo Directivo, lo presenta al Secretario General, y supervisa la administración del programapresupuesto definitivo del Instituto que apruebe la Asamblea General.

5. Prepara el programa de reuniones del Consejo Directivo, en consulta con su Presidente, y notifica a los Estados miembros de dichas reuniones en conformidad con el Estatuto y las normas del IIN.

6. Brinda asistencia y coordina con los países anfitriones la celebración de la reunión del Congreso Panamericano del Niño.

7. Solicita a los Estados miembros, por intermedio de su representante, la presentación de un informe anual sobre las medidas y programas implementados por dichos Estados para mejorar el bienestar del niño, la familia y la comunidad.

8. Asesora al Secretario General, por intermedio del Secretario General Adjunto y las principales oficinas de la Secretaría General, sobre las funciones administrativas del Instituto y todo otro asunto vinculado a la política y la práctica de la ejecución de los programas y proyectos del Instituto, en conformidad con los demás programas de la Organización y de acuerdo con las normas y reglamentos internos de la Secretaría General.

9. Administra y ejecuta programas y proyectos de fomento del estudio de los problemas vinculados a la maternidad, la infancia, la adolescencia y la familia, de acuerdo con las directivas y pautas establecidas por el Consejo Directivo y los Congresos.

10. Coordina y organiza la preparación y el seguimiento de los Congresos y de los períodos de sesiones del Consejo Directivo, participa en los mismos, actúa como secretario técnico y ejecuta los mandatos que emanan de dichas reuniones. Prepara y publica estudios e informes sobre investigación acerca de la naturaleza y la importancia de los problemas que afectan a la juventud, para su presentación a la Asamblea General de la OEA, los gobiernos de los Estados miembros y las Naciones Unidas.

11. Asegura la plena coordinación de los programas del Instituto con el CIDI y su Secretaría Ejecutiva.

12. Mantiene relaciones de coordinación con los organismos de las Naciones Unidas y demás organizaciones nacionales e internacionales, públicas y privadas, con intereses similares a los del Instituto, así como con todas las áreas de la Secretaría General de la Organización.

13. Mantiene y administra la sede del Instituto, en Montevideo, Uruguay, incluida su biblioteca, y, en coordinación con la Oficina del Secretario General y la Oficina del Secretario General Adjunto, mantiene las correspondientes relaciones con los funcionarios autorizados del país sede.

VIII. MUSEO DE ARTE DE LAS AMÉRICAS

A. Estructura

1. El Museo de Arte de las Américas es una división sin personería de la Secretaría General dentro de la Oficina del Secretario General Adjunto.

2. El Museo es dirigido por un Director, responsable directamente ante el Secretario General Adjunto.

3. El Director del Museo administra, coordina y es técnicamente responsable de la administración del Museo y de la labor, el desempeño y la productividad de su personal.

4. De conformidad con el programa-presupuesto, las normas internas de la Secretaría General y, con sujeción a la aprobación del Secretario General Adjunto, el Director del Museo es responsable de establecer una estructura interna que brinde la máxima eficiencia y dedicación a los órganos a los que presta servicio, el público en general y las misiones permanentes de los Estados miembros en la Sede.

B. Responsabilidades y funciones

1. Por intermedio del Secretario General Adjunto, asesora al Secretario General, a la Junta Directiva y al Comité de Adquisiciones del Museo sobre las obras de arte que deben incluirse en la colección permanente del Museo y sobre la manera y oportunidad en que deben exhibirse.

2. Asesora a los funcionarios de los gobiernos de los Estados miembros en la selección y el fomento de exposiciones temporarias en el Museo de las obras de artistas de mérito.

3. Determina la política y las normas para la inclusión de las obras de arte en la colección permanente y para todas las providencias vinculadas a las exhibiciones temporarias e itinerantes.

4. Colecciona, preserva y exhibe obras de arte de interés estético e histórico para los Estados miembros y el público en general, para lo cual adquiere obras de arte para la colección permanente, las registra y cataloga y garantiza su debida preservación y la contratación del correspondiente seguro.

5. Organiza exhibiciones temporarias e itinerantes, series de conferencias, visitas educativas al Museo y presentación de películas, logrando un equilibrio entre las obras de artistas jóvenes y maduros de reconocimiento internacional. Tiene en cuenta en su programación el concepto de "museo viviente".

6. Produce películas, video-cassettes, diapositivas y demás material visual documental sobre el arte de América Latina y el Caribe, sobre el patrimonio cultural de cada uno de los Estados miembros y sobre aspectos específicos del folklore, la cultura y la historia de la región, y promueve la venta de estos materiales a escuelas, universidades y particulares del continente.

7. Prepara catálogos individuales de todas las exhibiciones, publica un boletín de artes visuales con información sobre la labor artística de la región que no se conoce por otra vía, publica monografías individuales sobre la historia del arte de países seleccionados, lo que sirve como trabajo de referencia en la enseñanza del arte y facilita la investigación académica de las artes en las Américas.

8. Coordina, con el CIDI, su Secretaría Ejecutiva y el programa cultural de la Secretaría General, actividades de interés mutuo.

9. Mantiene relaciones de cooperación y actúa en proyectos conjuntos con grupos y asociaciones artísticas y con otros museos y sus directores.

10. Diseña campañas para recaudar fondos y programas afines destinados al autofinanciamiento del Museo y procura la participación de organizaciones no gubernamentales, incluyendo, entre otras, los Amigos del Museo de Arte de las Américas y la Fundación Cultural de las Américas, en sus actividades programáticas y de recaudación de fondos.

11. Prepara el proyecto de programa-presupuesto del Museo y, por intermedio de la Oficina del Secretario General Adjunto, lo presenta al Departamento de Programa-Presupuesto para su aprobación por las autoridades pertinentes.

12. Prepara, para su presentación al Secretario General por intermedio de la Oficina del Secretario General Adjunto, planes de corto plazo (1 año), mediano plazo (5 años) y largo plazo (10 años) para el desarrollo de proyectos del Museo, su colección y su financiamiento, y ajusta dichos planes conforme sea pertinente.

IX. BIBLIOTECA COLÓN

A. Estructura

1. La Biblioteca Colón (la Biblioteca) es una división sin personería de la Secretaría General dentro de la Oficina del Secretario General Adjunto.

2. La Biblioteca es dirigida por un Director responsable directamente ante el Secretario General Adjunto.

3. El Director de la Biblioteca administra, coordina y es técnicamente responsable de la administración de la Biblioteca y de la labor, el desempeño y la productividad de su personal.

4. De conformidad con el programa-presupuesto, las normas internas de la Secretaría General, y con sujeción a la aprobación del Secretario General Adjunto, el Director de la Biblioteca es responsable del establecimiento de una estructura interna para la Biblioteca que brinde el máximo de eficiencia y dedicación a los órganos a los que presta servicio, el público en general y las delegaciones.

A. Responsabilidades y funciones

1. Por intermedio del Secretario General Adjunto, asesora al Secretario General y demás altos funcionarios y dependencias de la Secretaría General sobre todos los asuntos vinculados al programa de la Biblioteca.

2. Prepara el proyecto de programa-presupuesto de la Biblioteca y, por intermedio de la Oficina del Secretario General Adjunto, lo presenta al Departamento de Programa-Presupuesto para su aprobación por las autoridades pertinentes.

3. Mantiene enlaces con bibliotecas depositarias de las publicaciones de la OEA y supervisa el programa de bibliotecas depositarias de los Estados miembros. Planifica y recomienda medidas para lograr en el Continente la máxima difusión posible del material de la Biblioteca, incluida el establecimiento de una red interamericana de bibliotecas e intercambio de información sobre el material disponible en distintas instituciones. Es responsable de los préstamos entre bibliotecas, de la búsqueda de referencias bibliográficas mediante un sistema electrónico y del mantenimiento de los archivos de la OEA en una base de datos fotográfica y electrónica.

4. Cataloga y clasifica el material que recibe para su incorporación a la Biblioteca. Mantiene la Colección Leo S. Rowe, los archivos históricos, los archivos fotográficos y la colección de libros raros, mapas y estampillas de la OEA. Reúne, recopila y preserva copias de archivo y catálogos de todos los documentos oficiales de la OEA; clasifica la Serie de la Secretaría General; indiza la Serie de Actas Oficiales y la Serie de Informes y Documentos Técnicos, y prepara y publica la Lista General y el Índice Analítico Anuales de la Serie de Actas Oficiales y el Catalogo de Informes Técnicos y Documentos de la OEA. Prepara índices en español y en inglés para el volumen anual de resoluciones del Consejo Permanente y, cuando se le solicita, para publicaciones técnicas e informativas.

5. Mantiene las colecciones de referencia y controla su circulación. Prepara bibliografías especiales y listas mensuales de los índices de las publicaciones periódicas.

6. Administra los archivos y registros de la Organización; identifica, preserva y proporciona acceso a los registros permanentes valiosos de la Organización y diseña políticas para la administración ordenada y eficiente de la documentación corriente de la Organización, en este caso, definida como todo documento, libro, carta, dibujo, mapa, lamina, material audiovisual, documento o base de datos electrónicos, o cualquier otro documento, independientemente del formato, que se cree o se reciba en una oficina o en un Estado miembro en relación con su labor oficial; revisa y actualiza periódicamente el Manual de administración de la documentación de la Organización y el calendario de retiro de documentos; determina qué documentos tienen suficiente valor histórico para preservarlos en forma permanente de acuerdo con las resoluciones de los órganos de la Organización, con otros requisitos jurídicos pertinentes y con la necesidad de mantener una documentación suficiente para garantizar la debida defensa de los intereses legales de la Secretaría General.

7. Elabora normas sobre todas las materias vinculadas a la política de la Biblioteca, la administración de los archivos, registros de documentos y documentos de la OEA, y asegura la debida implementación del sistema de clasificación oficial de la OEA.

8. Administra el Fondo Hipólito Unanue.

9. Recopila material impreso y gráfico sobre todo tipo de estudios y programas de la Organización sobre América Latina y el Caribe.

10. Brinda información técnica y servicios de gestión de referencias y registro a la Oficina del Secretario General.

11. Mantiene relaciones de cooperación con otras bibliotecas y archivos públicos del hemisferio, con asociaciones de archivistas y bibliotecarios, escuelas de bibliotecnia y otras organizaciones no gubernamentales con el propósito de compartir servicios y material, elaborar programas conjuntos y participar en una planificación estratégica mutuamente beneficiosa.

12. Coordina con el Departamento de Sistemas de Administración y demás dependencias de la Secretaría General, el uso, mantenimiento y acceso a los servicios de bases de datos de las redes electrónicas públicas y privadas, incluyendo, entre otras, las redes Lexis Nexis y Westlaw.

13. Procura otras fuentes de financiamiento de las actividades y los servicios de la Biblioteca, incluyendo subsidios de donantes privados y fundaciones y el cobro de una tarifa por ciertos servicios, a fin de permitir la recuperación de los costos pertinentes.

14. Diseña y prepara planes de corto plazo (1 año), mediano plazo (5 años) y largo plazo (10 años), para su presentación al Secretario General, por intermedio de la Oficina del Secretario General Adjunto, sobre el desarrollo de los servicios, proyectos, la colección permanente y el financiamiento de la Biblioteca, y ajusta dichos planes según sea pertinente.

15. Es responsable de la administración general de la Biblioteca y de los archivos de la Organización, con excepción de los tratados y acuerdos bilaterales interamericanos que archiva la Secretaría de Asuntos Jurídicos de conformidad con la Orden Ejecutiva 96-4.

2. La presente Orden Ejecutiva deroga toda norma, reglamento y práctica de la Secretaría General en contrario y expresamente anula las siguientes Órdenes Ejecutivas:

69-1 "Oficina de la Secretaría de la Conferencia Interamericana, la Reunión de Consulta y el Consejo Permanente de la Organización";

69-2 "Cambio en la Organización de la Secretaría General";

72-2 "Establecimiento del Comité Asesor del Programa de Biblioteca de la Secretaría General";

75-14 "Establecimiento de la Oficina de Conferencias, Documentos y Servicio de Idiomas";

76-7 "Objetivos, Características y Actividades del Museo de Arte Moderno";

78-4 "Cambio a la Orden Ejecutiva 76-7 en relación con el Museo de Arte Moderno de Latinoamérica";

80-2 "Deberes del Secretario General Adjunto";

81-3 "Biblioteca Cristóbal Colón";

82-2 "Oficina del Secretario General Adjunto";

90-1 "Museo de Arte de las Américas".

3. Todas las disposiciones de la presente Orden Ejecutiva en que se utilice el género masculino o femenino se refieren igualmente a hombres y mujeres.

4. La presente Orden Ejecutiva entrará en vigencia en la fecha de su firma.

Cesar Gaviria, Secretary General

Fecha: 14 de marzo de 1997
Original: Inglés