a. As a. Asesorar a la Secretar�a
General y a las Misiones Permanentes, cuando sea necesario, sobre asuntos relacionados con
el protocolo y ceremonial;
b. Organizar las funciones sociales
oficiales de las distintas dependencias de la Organizaci�n, del Presidente de Consejo
Permanente, del Secretario General y del Secretario General Adjunto, y cooperar en la
organizaci�n de eventos especiales de las Misiones Permanentes;
c. Coordinar y supervisar la
organizaci�n y el correcto desenvolvimiento de determinados actos oficiales,
presentaci�n de cartas credenciales, firmas de documentos y tratados;
d. Elaborar y mantener actualizadas las
diferentes listas de invitados diplom�ticos utilizadas por la Oficina de Protocolo y
otras dependencias de la Organizaci�n;
e. Preparar y extender invitaciones para
los actos oficiales de la Asamblea General, del Presidente del Consejo Permanente, del
Secretario General y del Secretario General Adjunto;
f. Prestar servicios de enlace con el
Departamento de Estado de los Estados Unidos en lo concerniente a privilegios e
inmunidades de los miembros de las Misiones Permanentes y Observadores, incluyendo al
personal diplom�tico y sus familiares, a los funcionarios administrativos y de apoyo y al
personal de servicio de los anteriores. Asistir igualmente a las personas mencionadas en
lo referente a la inscripci�n de personal, obtenci�n y renovaci�n de visas,
exoneraci�n de impuestos, registro y obtenci�n de placas diplom�ticas, permisos de
conducir, permisos de trabajo para familiares, etc, y colaborar con las Misiones
Permanentes para resolver situaciones irregulares que se puedan presentar;
g. Obtener franquicias aduaneras para las
Misiones Permanentes y Observadores, funcionarios diplom�ticos, para la Organizaci�n y
para determinados altos funcionarios de la Secretar�a General;
h. Mantener informada a la oficina del
Secretario General sobre los cambios en la composici�n de los gabinetes de los pa�ses
miembros as� como de otros acontecimientos que pudiesen requerir de alguna acci�n de
dicha oficina;
i. Asignar el uso del Edificio Principal
de acuerdo a las directrices trazadas por el documento CP/SA.602/85 del Consejo
Permanente. Coordinar el suministro de servicios relacionados con la operaci�n de dicho
edificio para cada evento y prestar apoyo de tipo log�stico cuando sea necesario;
j. Mantener un calendario mensual de
eventos a llevarse a cabo en el Edificio Principal para su distribuci�n interna;
k. Sortear la asignaci�n de fechas para
las "Semanas de los Pa�ses". Coordinar con el pa�s asignado todos los
preparativos, tales como la impresi�n y distribuci�n de invitaciones, el suministro de
servicios relacionados con la operaci�n del Edificio Principal y prestar apoyo en lo que
fuera necesario para el desarrollo de la actividad programada. Coordinar los eventos
"Semanas de los Pa�ses" con el Museo de las Am�ricas y con el Departamento de
Informaci�n P�blica de manera que tengan la mayor publicidad posible;
l. Publicar semestralmente el Directorio
de las Misiones Permanentes, Jefes de Estado y Miembros de Gabinete;
m. Atender la correspondencia oficial
sobre nombramientos de nuevos miembros del Consejo Permanente e informar de ellos a las
oficinas pertinentes; asimismo, mantener al d�a la lista de representantes interinos;
n. Obligar los fondos y hacer los
tr�mites necesarios para la celebraci�n de eventos sociales oficiales asegurando su
�gil desembolso para el pago de los servicios contratados. Mantener archivos con toda la
informaci�n correspondiente a dichas obligaciones de fondos; y
o. Mantener registros estad�sticos que
reflejen los desembolsos efectuados para gastos de representaci�n que permitan detallar y
conocer el n�mero, tipo y costo de los eventos as� como los servicios que han sido
prestados.
