oasseal.jpg (2698 bytes)

S E C R E T A R I A      G E N E R A L

ORDEN EJECUTIVA No. 96-8
ASUNTO:  RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE PROTOCOLO

 

EL SECRETARIO GENERAL,

    En ejercicio de los poderes que le confieren los artículos 108 y 112 de la Carta de la OEA y los artículos 4, 8 y 12 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General,

CONSIDERANDO,

    Que de acuerdo con la Orden Ejecutiva 82-1 del 5 de noviembre de 1982 (Estructura Orgánica de la Oficina del Secretario General), el Secretario General determino y asigno las responsabilidades y funciones de la Oficina de Protocolo;

    Que resulta imprescindible definir con mayor precisión y claridad las responsabilidades y funciones de la Oficina de Protocolo,

RESUELVE:

    Asignar las siguientes responsabilidades y funciones a la Oficina de Protocolo:

1. RESPONSABILIDADES:

La oficina de Protocolo es responsable de que los actos oficiales y eventos sociales de la Organización se ajusten a los debidos procedimientos de la diplomacia, de todo aquello que se refiere a los aspectos de acreditación del personal de las Misiones Permanentes de los países miembros y Observadores y de servir de enlace entre las Misiones Permanentes y el Departamento de Estado de los Estados Unidos.

2. FUNCIONES:

a. As a. Asesorar a la Secretaría General y a las Misiones Permanentes, cuando sea necesario, sobre asuntos relacionados con el protocolo y ceremonial;

b. Organizar las funciones sociales oficiales de las distintas dependencias de la Organización, del Presidente de Consejo Permanente, del Secretario General y del Secretario General Adjunto, y cooperar en la organización de eventos especiales de las Misiones Permanentes;

c. Coordinar y supervisar la organización y el correcto desenvolvimiento de determinados actos oficiales, presentación de cartas credenciales, firmas de documentos y tratados;

d. Elaborar y mantener actualizadas las diferentes listas de invitados diplomáticos utilizadas por la Oficina de Protocolo y otras dependencias de la Organización;

e. Preparar y extender invitaciones para los actos oficiales de la Asamblea General, del Presidente del Consejo Permanente, del Secretario General y del Secretario General Adjunto;

f. Prestar servicios de enlace con el Departamento de Estado de los Estados Unidos en lo concerniente a privilegios e inmunidades de los miembros de las Misiones Permanentes y Observadores, incluyendo al personal diplomático y sus familiares, a los funcionarios administrativos y de apoyo y al personal de servicio de los anteriores. Asistir igualmente a las personas mencionadas en lo referente a la inscripción de personal, obtención y renovación de visas, exoneración de impuestos, registro y obtención de placas diplomáticas, permisos de conducir, permisos de trabajo para familiares, etc, y colaborar con las Misiones Permanentes para resolver situaciones irregulares que se puedan presentar;

g. Obtener franquicias aduaneras para las Misiones Permanentes y Observadores, funcionarios diplomáticos, para la Organización y para determinados altos funcionarios de la Secretaría General;

h. Mantener informada a la oficina del Secretario General sobre los cambios en la composición de los gabinetes de los países miembros así como de otros acontecimientos que pudiesen requerir de alguna acción de dicha oficina;

i. Asignar el uso del Edificio Principal de acuerdo a las directrices trazadas por el documento CP/SA.602/85 del Consejo Permanente. Coordinar el suministro de servicios relacionados con la operación de dicho edificio para cada evento y prestar apoyo de tipo logístico cuando sea necesario;

j. Mantener un calendario mensual de eventos a llevarse a cabo en el Edificio Principal para su distribución interna;

k. Sortear la asignación de fechas para las "Semanas de los Países". Coordinar con el país asignado todos los preparativos, tales como la impresión y distribución de invitaciones, el suministro de servicios relacionados con la operación del Edificio Principal y prestar apoyo en lo que fuera necesario para el desarrollo de la actividad programada. Coordinar los eventos "Semanas de los Países" con el Museo de las Américas y con el Departamento de Información Pública de manera que tengan la mayor publicidad posible;

l. Publicar semestralmente el Directorio de las Misiones Permanentes, Jefes de Estado y Miembros de Gabinete;

m. Atender la correspondencia oficial sobre nombramientos de nuevos miembros del Consejo Permanente e informar de ellos a las oficinas pertinentes; asimismo, mantener al día la lista de representantes interinos;

n. Obligar los fondos y hacer los trámites necesarios para la celebración de eventos sociales oficiales asegurando su ágil desembolso para el pago de los servicios contratados. Mantener archivos con toda la información correspondiente a dichas obligaciones de fondos; y

o. Mantener registros estadísticos que reflejen los desembolsos efectuados para gastos de representación que permitan detallar y conocer el número, tipo y costo de los eventos así como los servicios que han sido prestados.

Derogación y Vigencia

1. La presente Orden Ejecutiva deroga y reemplaza en la parte correspondiente a la Oficina de Protocolo lo dispuesto por la Orden Ejecutiva 82-1 (5 de noviembre de 1982) y toda disposición, reglamentación y práctica de la Secretaría General en contrario.

2. La presente Orden Ejecutiva entrará en vigor en la fecha de su firma.

 

Fecha: 9 de julio de 1996
Original: Español