a. As a. Asesorar a la Secretaría
General y a las Misiones Permanentes, cuando sea necesario, sobre asuntos relacionados con
el protocolo y ceremonial;
b. Organizar las funciones sociales
oficiales de las distintas dependencias de la Organización, del Presidente de Consejo
Permanente, del Secretario General y del Secretario General Adjunto, y cooperar en la
organización de eventos especiales de las Misiones Permanentes;
c. Coordinar y supervisar la
organización y el correcto desenvolvimiento de determinados actos oficiales,
presentación de cartas credenciales, firmas de documentos y tratados;
d. Elaborar y mantener actualizadas las
diferentes listas de invitados diplomáticos utilizadas por la Oficina de Protocolo y
otras dependencias de la Organización;
e. Preparar y extender invitaciones para
los actos oficiales de la Asamblea General, del Presidente del Consejo Permanente, del
Secretario General y del Secretario General Adjunto;
f. Prestar servicios de enlace con el
Departamento de Estado de los Estados Unidos en lo concerniente a privilegios e
inmunidades de los miembros de las Misiones Permanentes y Observadores, incluyendo al
personal diplomático y sus familiares, a los funcionarios administrativos y de apoyo y al
personal de servicio de los anteriores. Asistir igualmente a las personas mencionadas en
lo referente a la inscripción de personal, obtención y renovación de visas,
exoneración de impuestos, registro y obtención de placas diplomáticas, permisos de
conducir, permisos de trabajo para familiares, etc, y colaborar con las Misiones
Permanentes para resolver situaciones irregulares que se puedan presentar;
g. Obtener franquicias aduaneras para las
Misiones Permanentes y Observadores, funcionarios diplomáticos, para la Organización y
para determinados altos funcionarios de la Secretaría General;
h. Mantener informada a la oficina del
Secretario General sobre los cambios en la composición de los gabinetes de los países
miembros así como de otros acontecimientos que pudiesen requerir de alguna acción de
dicha oficina;
i. Asignar el uso del Edificio Principal
de acuerdo a las directrices trazadas por el documento CP/SA.602/85 del Consejo
Permanente. Coordinar el suministro de servicios relacionados con la operación de dicho
edificio para cada evento y prestar apoyo de tipo logístico cuando sea necesario;
j. Mantener un calendario mensual de
eventos a llevarse a cabo en el Edificio Principal para su distribución interna;
k. Sortear la asignación de fechas para
las "Semanas de los Países". Coordinar con el país asignado todos los
preparativos, tales como la impresión y distribución de invitaciones, el suministro de
servicios relacionados con la operación del Edificio Principal y prestar apoyo en lo que
fuera necesario para el desarrollo de la actividad programada. Coordinar los eventos
"Semanas de los Países" con el Museo de las Américas y con el Departamento de
Información Pública de manera que tengan la mayor publicidad posible;
l. Publicar semestralmente el Directorio
de las Misiones Permanentes, Jefes de Estado y Miembros de Gabinete;
m. Atender la correspondencia oficial
sobre nombramientos de nuevos miembros del Consejo Permanente e informar de ellos a las
oficinas pertinentes; asimismo, mantener al día la lista de representantes interinos;
n. Obligar los fondos y hacer los
trámites necesarios para la celebración de eventos sociales oficiales asegurando su
ágil desembolso para el pago de los servicios contratados. Mantener archivos con toda la
información correspondiente a dichas obligaciones de fondos; y
o. Mantener registros estadísticos que
reflejen los desembolsos efectuados para gastos de representación que permitan detallar y
conocer el número, tipo y costo de los eventos así como los servicios que han sido
prestados.
