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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

ORDEN EJECUTIVA No. 99-3
ASUNTO:  LA SUBSCRETARIA DE ADMINISTRACION

 

EL SECRETARIO GENERAL, 

            En ejercicio de las facultades que le confieren los artículos 109 y 113 de la Carta de la OEA y los artículos 4, 8 y 12 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos; y 

CONSIDERANDO: 

            La necesidad de ajustar la estructura de la Subsecretaría de Administración para reflejar los nuevos sistemas y procedimientos de administración implementados para facilitar la integración y coordinación de las actividades de administración, 

RESUELVE: 

            Que la Subsecretaría de Administración tendrá la estructura, responsabilidades y funciones que se establecen a continuación: 

I.  DEPENDENCIAS 

A.        La Subsecretaría de Administración estará compuesta por las siguientes dependencias:

 

1.      Oficina Ejecutiva del Subsecretario de Administración;

2.      Departamento de Servicios de Recursos Humanos;

3.      Departamento de Servicios Financieros;

4.      Departamento de Análisis Administrativo, Planificación y Servicios de Apoyo;

5.      Departamento de Tecnología y Servicios Generales; y

6.      Oficina de Servicios de Gestión de Compras. 

B.         La Subsecretaría de Administración y sus dependencias se encuentran bajo la dirección general, supervisión y control del Subsecretario de Administración, en virtud de las disposiciones pertinentes de las Normas Generales, la Resolución de Programa-Presupuesto y otras resoluciones de la Asamblea General y el Consejo Permanente, la presente Orden Ejecutiva y demás normas y reglamentos pertinentes de la Secretaría General. 

II. OFICINA EJECUTIVA DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN 

A.     Estructura 

1.        La Oficina Ejecutiva del Subsecretario de Administración está compuesta por el personal asignado a esa oficina y el Subsecretario de Administración, quien es directamente responsable ante el Secretario General. 

2.        El Subsecretario de Administración dirige al personal de la Oficina Ejecutiva de la Subsecretaría de Administración, y ésta brinda a aquél asesoramiento y apoyo administrativo y de secretaría. 

3.        De conformidad con el programa-presupuesto y las normas internas de la Secretaría General, el Subsecretario de Administración es responsable de establecer la estructura interna de la Subsecretaría que garantice eficiencia, competencia y diligencia con los recursos de que dispone. 

B.     Responsabilidades y funciones 

1.     Presta servicios como oficina asesora principal en todas las cuestiones administrativas al Secretario General, el Secretario General Adjunto, el Secretario Ejecutivo del CIDI, el Subsecretario de Asuntos Jurídicos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Organización, así como a los órganos políticos, incluidos, entre otros, la Asamblea General, el Consejo Permanente, la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios del Consejo Permanente y sus subcomisiones y grupos de trabajo, el CIDI, la CEPCIDI y demás entidades de la Organización, conforme lo soliciten. 

2.     Coordina y supervisa: 

a.  La aplicación de las disposiciones normativas establecidas en la Carta de la OEA, las Normas Generales, la Resolución de Programa-Presupuesto y demás instrumentos normativos de la Organización vinculados a la administración de los recursos materiales de la Secretaría General (incluidos los sistemas), el personal y demás actividades en la esfera de su competencia; 

b.  El cumplimiento de los deberes y responsabilidades asignados a las dependencias de la Subsecretaría de Administración por los órganos políticos y la Oficina del Secretario General; y 

c.  La implementación de las recomendaciones del Inspector General, conforme sean aprobadas por el Secretario General. 

3.     Con la aprobación del Secretario General, emite memorandos administrativos y demás circulares normativas vinculadas a la Administración, formuladas en colaboración con las áreas afectadas de la Secretaría General y el Departamento de Servicios Legales; formula y examina los proyectos de órdenes ejecutivas y directivas vinculadas a cuestiones administrativas que emite el Secretario General. 

4.     Supervisa la distribución equilibrada, racional y puntual de los recursos humanos y materiales (incluidos los servicios de sistemas) en la Secretaría General, de conformidad con el programa-presupuesto, la disponibilidad de recursos y las necesidades. 

5.     Presta servicios de representación, prepara informes especiales y cumple todas las demás tareas que le asigne el Secretario General. 

6.     Mantiene las dependencias de la Secretaría General informadas del proceso de preparación, aprobación y ejecución del presupuesto y distribuye toda otra información necesaria para garantizar la adecuada coordinación de ese proceso y otras iniciativas en la esfera administrativa. 

7.     Excepto disposición restrictiva en contrario por Orden Ejecutiva, directiva o memorando del Secretario General, está autorizada a ejecutar en nombre de la Secretaría General los documentos oficiales vinculados al funcionamiento cotidiano y la administración de la Secretaría General, incluidos, entre otros, las órdenes de compra, los contratos, los documentos de viaje, los acuerdos de cooperación técnica, los arrendamientos y demás contratos de carácter presupuestario y administrativo.  Puede delegar aspectos específicos de esta autoridad de acuerdo con las líneas funcionales a los Directores de Departamento de la Subsecretaría de Administración. 

III.  DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE RECURSOS HUMANOS 

A.     Estructura 

1.     El Departamento de Servicios de Recursos Humanos está compuesto por un Director, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración, y el personal del Departamento. 

2.     El Director administra, coordina y es técnicamente responsable de la labor del Departamento y de la productividad y el desempeño de su personal. 

3.     De conformidad con el programa-presupuesto y con las normas internas de la Secretaría General y sujeto a la aprobación del Subsecretario de Administración, el Director es responsable de establecer la estructura interna del Departamento que maximice la eficiencia, competencia y diligencia con los recursos de que dispone. 

B.     Responsabilidades y funciones 

El Departamento de Servicios de Recursos Humanos, a través de su Director y personal: 

1.     Asesora al Consejo Permanente y a sus comisiones, subcomisiones y grupos de trabajo, conforme lo soliciten, así como a la CEPCIDI y a sus comisiones, y a todos los niveles de administración (incluido el Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General, en cuestiones de recursos humanos que afecten a la Secretaría General. Recomienda, formula, propone, planifica y organiza las políticas, programas y procedimientos de administración de personal para su consideración por el Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General. 

2.     Mantiene sistemas de personal y de información pertinentes, incluidos los expedientes personales de los funcionarios y demás registros necesarios para la determinación de las calificaciones, la historia funcional y los derechos. 

3.     De acuerdo con el Reglamento de Personal y demás disposiciones administrativas de la Secretaría General, aplica, ejecuta y administra, en coordinación con el Departamento de Análisis Administrativo, Planificación y Servicios de Apoyo y el Departamento de Servicios Financieros, la política de personal de la Secretaría General, incluidos el sistema de clasificación de cargos, los reclutamientos, el sistema de remuneración, los programas de seguro de salud y de vida, los procedimientos internos de reconsideración y de disciplina, las relaciones entre los empleados, la contratación de funcionarios, las visas oficiales y los documentos de viaje oficiales, los viajes oficiales, el transporte de enseres domésticos, los demás beneficios del personal, la evaluación del desempeño y la capacitación y el desarrollo del personal. 

4.     Establece enlaces con la Comisión de Jubilaciones y Pensiones de la OEA, la Comisión del Fondo Panamericano Leo S. Rowe y el Comité del Personal de la Asociación del Personal de la OEA. 

5.     Participa como miembro y/o secretario técnico en comités, juntas y grupos de trabajo tales como el Comité Asesor de Reducción de Personal, el Comité Asesor de Selección y Ascensos y el Comité Mixto de Seguros; tras consultas con el Departamento de Servicios Legales, aporta pruebas documentales y testimoniales en apoyo de las acciones de la Secretaría General en materia de personal en el Tribunal Administrativo de la OEA y otros foros pertinentes. 

6.     Formula, en colaboración con el Departamento de Servicios Legales, los proyectos de reglamento de personal y demás directivas normativas relacionadas con la política de personal para su consideración por el Subsecretario de Administración y la aprobación de la Oficina del Secretario General; publica Circulares al Personal para informar a los funcionarios sobre materias que afectan sus intereses y asuntos conexos. 

7.     Brinda asistencia médica y tratamiento de emergencia a los funcionarios y los miembros de las Misiones Permanentes en la Sede. 

8.     Actúa como conducto oficial para los asuntos relacionados con el personal entre cada funcionario y la Secretaría General. 

IV.   DEPARTAMENTO DE SERVICIOS FINANCIEROS 

A.     Estructura 

1.     El Departamento de Servicios Financieros está compuesto por la Oficina del Director y dos Divisiones: a) la División de Operaciones Financieras y b) la División de Informes y Políticas Financieros. 

2.     El Departamento es supervisado por su Director, quien es responsable ante el Subsecretario de Administración y cuenta con la asistencia del Jefe principal a cargo de cada División. 

B.     Funciones y Responsabilidades 

1.     La Oficina del Director, a través de su Director: 

a.       Actúa como Tesorero de la Secretaría General y administra, coordina y es responsable de la productividad y el funcionamiento de las Divisiones y el personal del Departamento; 

b.       Establece para cada División del Departamento una estructura administrativa que permita la gestión eficaz de los recursos financieros del Departamento, en forma congruente con el programa-presupuesto y las normas de la Secretaría General. Brinda servicios de calidad a los clientes del Departamento, garantiza la responsabilidad, promueve el desarrollo profesional del personal del Departamento y salvaguarda un ámbito de control interno; 

c.       Asesora al Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General en todas las cuestiones vinculadas a la administración eficaz de los recursos de la Secretaría General y de todo otro recurso que se le confíe; 

d.       Representa a la Secretaría General en las reuniones interinstitucionales externas que aborden cuestiones financieras y contables; 

e.       Coordina y evalúa los estados financieros e informes financieros para el Secretario General y demás funcionarios de la OEA, la Asamblea General, los órganos subsidiarios, los donantes y otras partes interesadas, prestando particular atención a los comentarios sobre la situación financiera de la Organización; 

f.        Coordina la preparación del informe anual de la Junta de Auditores Externos para su presentación al Consejo Permanente; 

g.       Mantiene el control financiero vinculado al uso y el acceso a la información financiera; y 

h.        Actúa como Tesorero del Fondo Panamericano Leo S. Rowe, Secretario-Tesorero del Fondo Leo S. Rowe, Secretaría Técnica de la Junta de Auditores Externos y Tesorero de otras entidades y fondos fiduciarios que se le confíen. 

2.      La División de Operaciones Financieras: 

a.       Desempeña todas las funciones de tesorería y contabilidad financiera de la Secretaría General, con excepción de las específicamente delegadas o asignadas por las Normas Generales u otras resoluciones de los correspondientes órganos políticos de la Organización; 

b.       Establece y mantiene las cuentas de la Secretaría General y los registros de las transacciones financieras de la Organización de acuerdo con el Reglamento Presupuestario y Financiero de la Organización y las Normas Generales; 

c.       Planifica, administra y valida los datos financieros de los sistemas financiero y subsidiarios y garantiza la integridad y precisión de la información financiera contenida en las aplicaciones financieras; 

d.       Administra todas las relaciones bancarias de la Secretaría General y el cobro de cuotas y demás contribuciones pagaderas a la Secretaría General; actúa como custodio de todo el efectivo de la Secretaría General y es responsable de las inversiones, las cartas de crédito y demás activos monetarios confiados a la Secretaría General, en la medida en que estas funciones no estén asignadas a otras dependencias de la Secretaría General mediante Orden Ejecutiva; 

e.       Emite, examina y registra los pagos que efectúa la Secretaría General; autoriza el desembolso de los sueldos, los beneficios conexos y demás obligaciones financieras en su ámbito e incurridas en la Sede; 

f.       Administra los registros y las comunicaciones de asistencia y vacaciones; y 

g.       Supervisa la administración del programa de reembolso de impuestos a la renta de conformidad con los correspondientes acuerdos concertados con los Estados Miembros. 

3.       División de Informes y Políticas Financieros 

a.       Actúa como enlace del Departamento con los donantes, misiones, entidades internas y externas, directores, áreas técnicas y comisiones de la OEA con respecto a las políticas y procedimientos financieros de la Secretaría General, el registro de las transacciones, el establecimiento de la estructura contable de los proyectos y la autorización de los desembolsos e informes correspondientes a los fondos de los que es responsable; 

b.       Brinda orientación a las Misiones Permanentes sobre la estructura orgánica, administrativa, presupuestaria y financiera de la Organización, la Secretaría General y órganos conexos del sistema interamericano; 

c.       Prepara, examina y certifica los estados financieros e informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales, incluido el informe anual, y garantiza el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la Secretaría General con respecto a las transacciones financieras; 

d.       Prepara todos los informes financieros oficiales de la Secretaría General, incluidos los informes internos para la administración y los estados financieros formales para fines de información externa, de conformidad con las normas aplicables, excepto en la medida en que esas funciones no hayan sido asignadas a otras dependencias de la Secretaría General mediante una Orden Ejecutiva; 

e.       Formula la política financiera y los mecanismos de control interno; 

f.        Examina los términos de carácter financiero de los acuerdos con los donantes para confirmar el cumplimiento de la normativa de la OEA; 

g.       Examina y recomienda revisiones de los manuales financieros autorizados de la Secretaría General; 

h.       Planifica, dirige y administra las misiones de asistencia técnica para examinar las funciones administrativas de los órganos especializados interamericanos; e 

i.        Recomienda principios contables, normas y procedimientos de administración financiera y formula políticas financieras congruentes con las Normas Generales y los estatutos de los Consejos y garantiza su congruencia con los principios contables aplicables. 

V.       DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO, PLANIFICACIÓN Y SERVICIOS DE APOYO 

A.     Estructura 

1.    Este Departamento está compuesto por un Director, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración, y su personal. 

2.    El Director administra, coordina y es técnicamente responsable de la labor del Departamento y de la productividad y el desempeño de su personal. 

3.    De conformidad con el programa-presupuesto y con las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del Subsecretario de Administración, el Director es responsable del establecimiento de la estructura interna del Departamento que garantice la máxima eficiencia y diligencia. 

B.     Responsabilidades y funciones 

1.     Asesora a los órganos rectores y a todos los niveles de la administración (incluidos el Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General) en la formulación del programa-presupuesto, el cálculo de necesidades presupuestarias, la preparación de los programas para su inclusión en el documento de presupuesto y el procesamiento de las asignaciones, apropiaciones y toda otra medida de carácter presupuestario necesaria.

2.      Recomienda al Subsecretario de Administración métodos y procedimientos para el cumplimiento de los mandatos de la Asamblea General y demás órganos políticos sobre las políticas y procedimientos vinculados a las cuestiones presupuestarias.

3.      En consulta con todas las áreas de la Secretaría General, formula e implementa el programa-presupuesto de la Secretaría General.

4.      Ejecuta todas las medidas de carácter presupuestario y verifica que las mismas sean congruentes con las políticas y directivas especiales sobre niveles de asignación y programas aprobados.

5.      Administra y dispone apropiaciones y asignaciones y brinda orientación al respecto.

6.      Recibe, examina y autoriza los presupuestos financieros que presentan las áreas para las actividades financiadas por el Fondo Regular que se ejecuten fuera de la Sede.

7.      Mantiene el registro de control de puestos (PCF) y toda otra documentación y archivos necesarios para respaldar las acciones presupuestarias con fines de auditoría y análisis.

8.      Coordina y publica todos los datos e información vinculados al programa-presupuesto y a su ejecución, incluidos estudios especiales sobre cuestiones presupuestarias, análisis comparativos de costos, beneficios y rendimiento, así como informes sobre la ejecución del presupuesto por programa.

9.      Garantiza que haya adecuado control presupuestario y que las acciones y decisiones del programa-presupuesto se adopten de conformidad con las disposiciones de las Normas Generales, el Reglamento Presupuestario y Financiero y toda política y procedimiento aplicables que hayan sido establecidos para la Secretaría General en la Sede y en el campo.

10.     Planifica, diseña y administra las aplicaciones de los sistemas de información administrativos y departamentales del área de administración institucional de la SG/OEA, incluidas las aplicaciones financieras, de proyectos, de recursos humanos y de nómina, así como las aplicaciones especializadas del área de administración,  tales como el sistema del Fondo Rowe, la interfaz del Fondo de Jubilaciones y Pensiones, el Sistema de Seguimiento de Becas, el Sistema de Seguros de Salud para las Misiones Permanentes y otros, conforme se le encomiende.

11.     Recomienda los requisitos para la adquisición de equipo. Controla el uso y funcionamiento de los componentes del sistema para un rendimiento óptimo.

12.     Coordina la integración y  administración de servidores con el Departamento de  Tecnología y Servicios Generales. Planifica, analiza y administra las bases de datos y las aplicaciones del área de administración en las esferas de su responsabilidad.

13.     Brinda servicios de administración de base de datos y aplica las políticas de seguridad de los sistemas de información en la esfera de su responsabilidad.

14.     Administra, en el ámbito de las aplicaciones institucionales de las que es responsable, las medidas de seguridad adicionales que puedan requerir otros departamentos, en particular el Departamento de Servicios Financieros, para mantener la integridad de las responsabilidades financieras, respaldar las auditorías financieras y garantizar la integridad de los datos financieros.

15.     En la esfera asignada, tiene responsabilidad por el diseño, formulación, implementación y apoyo de la administración de archivos, la administración de registros y el archivo de datos del Sistema de Administración de Bases de Datos. Garantiza la integración de las aplicaciones y las bases de datos. Evalúa, recomienda y apoya las herramientas de modelado, desarrollo, comunicación y usuario final y fija las normas para su uso. Planifica, diseña, desarrolla, implementa y administra los sistemas de almacenamiento de datos y apoyo a las decisiones para estas aplicaciones.

16.     Tiene responsabilidad por la formulación y la gestión de informes administrativos (particularmente los que respaldan la planificación financiera, la ejecución presupuestaria y la administración de recursos humanos). Apoya la aplicación del Sistema de Administración de Bases de Datos y actúa en estrecha coordinación con un grupo de administración de la información en la Subsecretaría. Planifica y administra los servicios de apoyo a la aplicación administrativa, incluido el apoyo y la solución de problemas para los usuarios.

17.     En la esfera de su responsabilidad, planifica, dirige, apoya y administra el desarrollo y la implementación de los proyectos especiales nuevos y existentes.

18.     Tiene la responsabilidad de coordinar la integración y administración aplicables de servidores con el Departamento de Tecnología y Servicios Generales.

19.     En la esfera de responsabilidad asignada, planifica, coordina y administra la documentación, los manuales, el inventario de sistemas y programas y los procedimientos de desktop para las aplicaciones en toda la Organización, a nivel administrativo y departamental, en estrecha coordinación con las áreas correspondientes.

20.     Coordina las actividades de capacitación relacionadas con la operación de las aplicaciones y los sistemas de información conexos con el Departamento de Servicios de Recursos Humanos.

21.     En su esfera de responsabilidad, brinda asesoramiento, consultoría y asistencia técnica y apoyo para proyectos y otros asuntos a la Administración y demás áreas de la Secretaría General. 

VI.  DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA Y SERVICIOS GENERALES 

A.      Estructura 

1.       El Departamento de Tecnología y Servicios Generales está compuesto por un Director, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración, y su personal.

2.       El Director administra, coordina y es técnicamente responsable de la labor del Departamento y de la productividad y el desempeño de su personal.

3.       De conformidad con el programa-presupuesto y con las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del Subsecretario de Administración, el Director es responsable de establecer la estructura interna del Departamento que maximice la eficiencia, competencia y diligencia con los recursos asignados. 

B.     Responsabilidades y funciones 

1.       Asesora a la Oficina del Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General, en todas las cuestiones administrativas vinculadas a los planes, políticas, procedimientos y normas que rigen la utilización de los recursos tecnológicos y la administración de bienes inmuebles, activos fijos y demás servicios generales de la Secretaría General.

2.       Recomienda métodos y procedimientos administrativos al Subsecretario de Administración para el cumplimiento de las directivas de la Asamblea General y demás órganos políticos en torno a las políticas y programas relacionados con la administración de la tecnología y los servicios técnicos.

3.       Planifica, dirige y brinda los siguientes servicios administrativos centralizados para la Sede y las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros, conforme se requiera: administración edilicia y de instalaciones, incluidos reparaciones, diseño arquitectónico, asignación de espacio y construcción; asignación, uso y mantenimiento del espacio de oficinas en los edificios; uso, mantenimiento y control de inventario del mobiliario y equipo de oficinas; y la administración de programas de seguro de inmuebles y por accidente para la Sede y el campo.

4.       Supervisa los sistemas de seguridad y de limpieza y todo otro sistema que se le asigne en la Sede.

5.       Administra y controla los aspectos presupuestarios y financieros de la cuenta de servicios comunes en relación con los bienes inmuebles, el equipo, mobiliario y los servicios de mantenimiento edilicio.

6.       Administra el estacionamiento, las telecomunicaciones, los servicios de mensajería y transporte, el embarque y recibo de mercancías y del correo y las normas que regulan estas actividades.

7.       Excepto asignación en contrario en la presente Orden Ejecutiva a otras dependencias de la Subsecretaría de Administración:

a.       Planifica y administra la infraestructura tecnológica de la Secretaría General, incluidos los componentes de la arquitectura cliente/servidor, las redes locales y de toda el área, los servicios de computación y comunicación de datos centrales, los sistemas operativos y los componentes de software del cliente y los servicios de automatización de equipos;

b.       Analiza y recomienda las opciones de infraestructura tecnológica y su emplazamiento en la Secretaría General, define los requisitos de capacidad y establece normas y procedimientos en toda la Organización;

c.       Planifica y controla la adquisición y distribución de componentes y administra la infraestructura central;

d.       Establece normas para las redes y la planificación de recursos para apoyar la infraestructura tecnológica;

e.       Administra e integra las redes, incluidos los servidores, enrutadores, conmutadores, equipo de telecomputación y demás servicios y componentes de comunicaciones;

f.        Planifica y administra los servicios de apoyo tecnológico incluyendo el apoyo al usuario, la ayuda al usuario y la coordinación de la capacitación tecnológica;

g.       Administra las cuentas rotatorias de los usuarios para internet, la red y los servicios de envío de mensajes:

h.       Planifica y dirige el desarrollo y la implementación de aplicaciones tecnológicas incluido el usuario final a nivel de toda la Organización y las aplicaciones departamentales para respaldar las actividades generales de la Organización;

i.        Brinda apoyo y asesoramiento en relación con proyectos de desarrollo;

j.        Establece la coordinación con el Departamento de Análisis Administrativo, Planificación y Servicios de Apoyo para garantizar la integración con los sistemas y aplicaciones administrativas básicos;

k.       Determina los requisitos de seguridad de los sistemas e instalaciones de información de la Secretaría General y planifica, diseña, implementa y es responsable por los mecanismos y procedimientos de seguridad consiguientes;

l.        Brinda asesoramiento y apoyo de consultoría sobre proyectos y cuestiones tecnológicas a los órganos rectores, las Misiones Permanentes, la Secretaría General y otros órganos que así lo requieran; y

m.      Coordina los grupos de usuarios y encabeza los grupos de trabajo técnicos en cuestiones y actividades vinculadas a la tecnología, y garantiza que se tenga en cuenta la tecnología apropiada en la planificación y ejecución de toda modificación de las instalaciones físicas existentes o nuevas de la Secretaría General. 

VII.  OFICINA DE SERVICIOS DE GESTIÓN DE COMPRAS 

A.     Estructura 

1.      La Oficina de Servicios de Gestión de Compras está compuesta por un Jefe de Compras, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración, y por su personal.

2.      El Jefe de Compras administra, coordina y es técnicamente responsable de la labor de la Oficina y de la productividad y el desempeño de su personal.

3.      De conformidad con el programa-presupuesto y las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del Subsecretario de Administración, el Jefe de Compras es responsable de establecer la estructura interna de la Oficina que maximice la competencia, eficiencia y diligencia con los recursos asignados. 

B.     Responsabilidades y funciones 

1.     Asesora a la Oficina del Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos,  los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General, en todas las cuestiones vinculadas a los planes, políticas, procedimientos y normas que rigen la gestión de las compras, la contratación (incluidos los contratos por resultado, las contrataciones externas, las becas y otros contratos) y los servicios de viajes de la Secretaría General.

2.     Establece los procedimientos administrativos para todos los contratos de compra con consecuencias financieras de los que la Secretaría General sea parte.

3.     Aplica y verifica el cumplimiento de las normas y reglamentos que rigen las adquisiciones.

4.     Administra todas las acciones de compra tales como la adquisición de mobiliario, equipo electrónico, equipo de impresión y fotocopia y todo otro equipo para la Secretaría General, las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros y las misiones y proyectos especiales.

5.     Planifica, dirige y brinda los siguientes servicios administrativos centralizados para la Sede y las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros: arrendamiento o compra, embarque de todo tipo de equipo y prestación de servicios de viaje.

6.     Publica pedidos de ofertas.

7.     Administra, negocia y concierta, con la asistencia necesaria del Departamento de Servicios Legales, los contratos generales, las licitaciones y otras adquisiciones.

8.     Brinda asesoramiento técnico y apoyo de política y administrativo al Comité de Selección y Adjudicación de Contratos.

9.     Mantiene una base de datos de consultores contratados mediante contratos por resultado. 

VIII.  COORDINACIÓN CON LA AGENCIA INTERAMERICANA PARA LA COOPERACIÓN Y EL DESARROLLO 

         Ninguna de las disposiciones de la presente Orden Ejecutiva se interpretará en el sentido de que restringe o limita en forma alguna la autoridad otorgada a la Agencia Interamericana para la Cooperación y Desarrollo en virtud de su Estatuto, o a la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral mediante una Orden Ejecutiva, o mediante las resoluciones de los órganos pertinentes de la Organización, en el ámbito de sus respectivas competencias. 

IX.     ENMIENDAS Y REVOCACIONES 

La presente Orden Ejecutiva sustituye a la Orden Ejecutiva No. 96-7 y a toda otra norma, reglamento y práctica vigentes de la Secretaría General en contrario. 

IX.        VIGENCIA 

La presente Orden Ejecutiva entrará en vigor el 1 de enero de 2000.

 

Fecha:  17 de diciembre de 1999
Original: inglés