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EL SECRETARIO GENERAL:
En ejercicio de las facultades que le confieren los
artículos 109 y 113 de la Carta de la Organización de los Estados Americanos (OEA) y los
artículos 4, 8 y 12 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría
General de la OEA, y
CONSIDERANDO:
Que es necesario reajustar la estructura de la
Subsecretaría de Administración para que refleje los nuevos sistemas y procedimientos
implantados para facilitar la integración y coordinación de las actividades de
administración,
RESUELVE:
La Subsecretaría de Administración tendrá la
siguiente estructura, responsabilidades y funciones:
I. DEPENDENCIAS
A. La Subsecretaría de Administración estará
integrada por las siguientes dependencias:
1. Oficina Ejecutiva del Subsecretario de Administración;
2. Departamento de Recursos Humanos;
3. Departamento de Programa-Presupuesto;
4. Departamento de Recursos Materiales;
5. Departamento de Servicios Financieros; y
6. Departamento de Sistemas Administrativos y de Tecnología de
Información.
B. La Subsecretaría de Administración y sus
dependencias se encuentran bajo la dirección general, supervisión y control del
Subsecretario de Administración, de conformidad con lo dispuesto por las disposiciones
pertinentes de las Normas Generales, la resolución de programa-presupuesto y otras
resoluciones de la Asamblea General y del Consejo Permanente, la presente Orden Ejecutiva
y otras normas y disposiciones de la Secretaría General.
II. LA OFICINA EJECUTIVA DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION
1. La oficina ejecutiva del Subsecretario de
Administración incluye al personal asignado a esa oficina y al Subsecretario de
Administración, quien es directamente responsable ante el Secretario General.
2. El Subsecretario de Administración dirige
al personal asignado a esa oficina, que le brinda apoyo de secretaría, administración y
asesoramiento.
3. De conformidad con el programa-presupuesto y
con las normas internas de la Secretaría General, el Subsecretario de Administración es
responsable de establecer una estructura interna de la Secretaría que garantice su
eficacia, competencia y sensibilidad con los recursos de que dispone.
1. Actúa como oficina asesora principal en
todos los asuntos administrativos del Secretario General, el Secretario General Adjunto y
la Secretaría Ejecutiva del Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral (CIDI), el
Subsecretario de Asuntos Jurídicos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios
principales de la Organización, así como de los órganos políticos, incluidos, entre
otros, la Asamblea General, el Consejo Permanente, la Comisión de Asuntos Administrativos
y Presupuestarios del Consejo Permanente y sus subcomisiones y grupos de trabajo, el CIDI,
la CEPCIDI y demás entidades de la Organización, conforme se lo soliciten.
2. Coordina y supervisa: a) la aplicación de
las disposiciones normativas establecidas en la Carta de la OEA, las Normas Generales, las
resoluciones del programa-presupuesto y demás instrumentos normativos de la Organización
pertinentes a la administración de los recursos materiales de la Secretaría General
(incluidos los sistemas), el personal y demás actividades dentro de su esfera de
competencias; b) el desempeño de las tareas y responsabilidades asignadas a las
dependencias de la Subsecretaría de Administración por los órganos políticos y por la
Oficina del Secretario General, y c) la implementación de las recomendaciones del
Inspector General, conforme las apruebe el Secretario General.
3. Con la aprobación del Secretario General,
prepara memorandos administrativos y demás acciones normativas vinculadas a la
administración, en colaboración con las áreas afectadas de la Secretaría y el
Departamento de Servicios Jurídicos; elabora y examina los proyectos de órdenes
ejecutivas y directivas vinculados a asuntos administrativos para su emisión por el
Secretario General.
4. Supervisa la distribución equilibrada,
racional y oportuna de los recursos humanos y materiales (incluidos los servicios de
sistemas) dentro de la Secretaría General, de conformidad con el programa-presupuesto,
los recursos disponibles y las necesidades.
5. Brinda servicios de representación, prepara
informes especiales y desempeña las demás tareas que le asigne el Secretario General.
6. Mantiene informada a las dependencias de la
Secretaría General del trámite de preparación, aprobación y ejecución del presupuesto
y difunde toda otra información necesaria para la adecuada coordinación de ese proceso y
de otras iniciativas en la esfera administrativa.
7. Con las limitaciones que establezcan las
órdenes ejecutivas, directivas y demás memorandos del Secretario General, está
autorizado a ejecutar en nombre de la Secretaría General los documentos oficiales
vinculados al funcionamiento y la administración regular de la Secretaría General,
incluyendo, entre otras cosas, las órdenes de compra, contratos, documentos de viaje,
acuerdos de cooperación técnica, arrendamientos y demás contratos de carácter
presupuestario y administrativo. Podrá delegar aspectos específicos de esta competencia
de acuerdo con las áreas funcionales pertinentes a los Directores de Departamento que se
encuentran bajo la jurisdicción de la Subsecretaría de Administración.
III. EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
A. Estructura
1. El Departamento de Recursos Humanos incluye
un Director, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración, y el
personal del Departamento.
2. El Director administra, coordina y tiene
responsabilidad técnica por la labor del Departamento y por la productividad y el
desempeño de su personal.
3. De conformidad con el programa-presupuesto y
con las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del
Subsecretario de Administración, el Director es responsable de establecer una estructura
interna del Departamento que maximice su eficiencia, competencia y sensibilidad con los
recursos disponibles.
1. Asesora al Consejo Permanente y a sus
comisiones, subcomisiones y grupos de trabajo, según se lo soliciten, así como a la
CEPCIDI y a sus comisiones, y a todos los niveles de administración (incluido el
Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Subsecretarios y Secretarios
Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría
General) sobre los temas de recursos humanos que afecten a la Secretaría General.
Elabora, propone, planifica y organiza las políticas, programas y procedimientos en
materia de administración de personal y brinda asesoramiento al respecto, para la
consideración por el Secretario General, el Secretario General Adjunto, los
Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios
principales de la Secretaría General.
2. Mantiene la información pertinente sobre
personal y los sistemas de presentación de informes, incluidas las fichas personales de
cada funcionario y demás documentos sobre los funcionarios permanentes y los consultores,
conforme sea necesario para la determinación de las calificaciones, el historial de
desempeño y sus beneficios.
3. De conformidad con el Reglamento de Personal
aplicable y demás disposiciones administrativas de la Secretaría General, aplica y
administra, en coordinación con los Departamentos de Programa-Presupuesto y de Servicios
Financieros, la política de personal de la Secretaría General, incluidos: el sistema de
clasificación de cargos, la contratación, el sistema de remuneraciones, los programas de
seguros de salud y de vida, los procedimientos internos para la presentación de
reivindicaciones y la aplicación de sanciones disciplinarias; la contratación de
funcionarios; los contratos por resultado, las visas oficiales y los documentos oficiales
de viaje, los viajes oficiales; el transporte de los enseres domésticos; la evaluación
del desempeño y demás beneficios del personal.
4. Actúa como enlace con el Comité de
Jubilaciones y Pensiones de la OEA, el Comité del Fondo Rowe y el Comité de Personal de
la Asociación de Personal de la OEA.
5. Participa como miembro y/o secretario
técnico de comités, juntas y grupos de trabajo tales como el Comité de Reducción de
Personal, el Comité de Selección, el Comité Mixto de Seguros; de acuerdo con consultas
con el Departamento de Asuntos Jurídicos, presenta pruebas documentales y testimoniales
en apoyo de acciones de personal de la Secretaría en el Tribunal Administrativo de la OEA
y en otros foros pertinentes.
6. En colaboración con el Departamento de
Asuntos Jurídicos, elabora proyectos de normas de personal y demás disposiciones
normativas vinculadas a la política de personal para su consideración por el
Subsecretario de Administración y la aprobación de la Oficina del Secretario General;
publica circulares de personal informando a éste de asuntos que afectan sus intereses y
cuestiones conexas.
7. Asegura asistencia médica y tratamiento de
emergencia a los funcionarios y miembros de las misiones permanentes en la sede.
8. Administra programas de capacitación en
funciones y promoción del servicio de carrera para los funcionarios y brinda información
al respecto.
9. Actúa como conducto oficial para todas las
cuestiones relativas al personal entre los funcionarios y la Secretaría General.
IV. DEPARTAMENTO DE PROGRAMA-PRESUPUESTO
A. Estructura
1. El Departamento de Programa-Presupuesto
incluye al Director, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración, y
al personal de ese Departamento.
2. El Director administra, coordina y es
técnicamente responsable de la labor del Departamento y de la productividad y desempeño
de su personal.
3. De conformidad con el programa-presupuesto y
con las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del
Subsecretario de Administración, el Director es responsable de establecer una estructura
interna para el Departamento que garantice su máxima eficiencia y sensibilidad.
1. Asesora a los órganos rectores y a todos
los niveles de la administración (incluido el Secretario General, el Secretario General
Adjunto, los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás
funcionarios principales de la Secretaría General) sobre la formulación del
programa-presupuesto, las estimaciones de las necesidades presupuestarias, la preparación
de los programas para su inclusión en el documento de presupuesto y el procesamiento de
las obligaciones.
2. Recomienda al Subsecretario de
Administración los métodos y procedimientos para dar cumplimiento a los mandatos de la
Asamblea General y demás órganos políticos sobre políticas y procedimientos vinculados
a los asuntos presupuestarios.
3. En consulta con las demás áreas de la
Secretaría General, elabora e implementa el presupuesto por programas de la Secretaría
General.
4. Aplica todas las disposiciones
presupuestarias y verifica que las mismas sean congruentes con las políticas y directivas
especiales sobre los niveles de asignación y los programas aprobados.
5. Prepara las asignaciones y apropiaciones;
examina y aprueba los pedidos de obligaciones y administra y ejecuta su registro.
6. Autoriza los desembolsos en el campo
correspondientes a todos los fondos administrados por la Secretaría General.
7. Mantiene el archivo del control de cargos y
demás documentación conexa y las fichas necesarias para sustanciar las acciones
presupuestarias a los efectos de su auditoría y análisis.
8. Coordina y publica todos los datos y toda la
información vinculada al programa-presupuesto y a su ejecución, incluyendo los estudios
especiales sobre asuntos presupuestarios, los análisis comparativos de costos, beneficios
y eficiencia, a la vez que informa de la ejecución del presupuesto por programas.
9. Asegura un adecuado control del presupuesto
y que las acciones y decisiones de programa-presupuesto se efectúan de acuerdo con las
disposiciones de las Normas Generales, las normas presupuestarias y financieras y toda
política y procedimiento aplicable que hayan sido establecidos para la Secretaría
General en la sede y en el campo.
V. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
A. Estructura
1. El Departamento de Recursos Materiales
incluye al Director, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración, y
al personal del Departamento.
2. El Director administra, coordina y es
técnicamente responsable de la labor del Departamento y de la productividad y el
desempeño de su personal.
3. De acuerdo con el programa-presupuesto y con
las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del Subsecretario
de Administración, el Director es responsable de establecer una estructura interna para
el Departamento que maximice su eficiencia, competencia y sensibilidad con los recursos
disponibles.
1. Asesora a la Oficina del Secretario General,
al Secretario General Adjunto, a los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de
Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General, en relaci6n con
todas las cuestiones administrativas vinculadas a los planes, políticas, procedimientos y
normas que rigen la administración del patrimonio, las adquisiciones, los contratos, los
viajes, los seguros, la administración de los activos fijos y demás servicios generales
de la Secretaría General.
2. Recomienda los métodos y procedimientos
administrativos al Subsecretario de Administración para llevar adelante las directivas de
la Asamblea General y demás órganos políticos sobre las políticas y los programas
vinculados a la administración de los recursos materiales.
3. Establece los procedimientos administrativos
para todos los contratos o acuerdos con repercusiones financieras en los que la
Secretaría General sea parte.
4. Aplica las normas y reglamentos que rigen
las adquisiciones y verifica su cumplimiento.
5. Administra la adquisición de mobiliario,
equipo electrónico, equipo de impresión y fotocopia, y demás equipos de la Secretaría
General, las oficinas de la Secretaría General en los Estados miembros y las misiones y
proyectos especiales.
6. Planifica, dirige y presta los siguientes
servicios administrativos centralizados en la sede y en las oficinas de la Secretaría
General en los Estados miembros: administración de la planta física y de las
instalaciones, incluyendo las reparaciones, el diseño arquitectónico, la asignación y
construcción; la asignación, el uso y el mantenimiento del espacio de oficinas en los
predios correspondientes; el arrendamiento o la compra; el procesamiento de equipo y
suministros incluido el embarque y la recepción, así como el envío de todo equipo; el
uso, mantenimiento y control de inventario del mobiliario y equipo de oficina; la
prestación de servicios de viajes; la administración de los programas de seguro de
bienes y de daños personales en la sede y en el campo.
7. Administra los contratos de los servicios de
guardia y de limpieza en la sede.
8. Administra y controla los aspectos
presupuestarios y financieros de la cuenta de servicios comunes vinculados a los bienes
inmuebles, los suministros de oficina, el equipo, el mobiliario, los servicios de
mantenimiento de la planta física, el activo fijo y los seguros.
9. Administra, negocia y suscribe, con la
asistencia pertinente del Departamento de Servicios Legales, todos los contratos,
licitaciones y demás trámites de adquisiciones generales. Solicita cotizaciones, negocia
y firma contratos de acuerdo con las normas y los reglamentos de la Secretaría General.
Brinda asesoramiento técnico y apoyo al Comité de Selección y Adjudicación de
Contratos.
10. Administra las normas de estacionamiento;
los servicios de seguridad y telecomunicaciones; los servicios de mensajería y
transporte. Tramita toda la correspondencia que entra y sale de la Organización.
11. Asegura el control interno y la seguridad
adecuados de los recursos materiales.
12. Mantiene y actualiza regularmente el
inventario del activo físico de la Secretaría General.
VI. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS FINANCIEROS
1. El Departamento de Servicios Financieros
incluye al Director, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración,
quien es también el Tesorero de la Organización, y al personal del Departamento.
2. El Director administra, coordina y es
técnicamente responsable de la labor del Departamento y de la productividad y desempeño
de su personal.
3. De conformidad con el programa-presupuesto y
con las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del
Subsecretario de Administración, el Director es responsable de establecer una estructura
interna para el Departamento que maximice su eficiencia, competencia y sensibilidad con
los recursos disponibles.
1. Asesora al Secretario General, el Secretario
General Adjunto y los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y
demás funcionarios principales de la Secretaría General sobre todas las cuestiones
vinculadas a la administración efectiva de los recursos financieros confiados a la
Secretaria General.
2. Brinda servicios de asesoramiento técnico
en esta esfera de competencia a los órganos rectores, en particular, a la Comisión de
Asuntos Administrativos y Presupuestarios, al igual que a la CEPCIDI.
3. Prepara todos los informes financieros de la
Secretaría General, incluidos los informes internos a la administración y los estados
oficiales a los efectos de la información externa de conformidad con los principios
contables y financieros aprobados por la Organización.
4. Desempeña todas las funciones de tesorería
y contabilidad financiera de la Secretaría General. Establece y mantiene las cuentas de
la Secretaría General. Registra y administra la recaudación de cuotas, las
contribuciones voluntarias, específicas y de otra índole pagaderas a la Secretaría
General; prepara la previsión de ingresos en consulta con las delegaciones de los Estados
miembros y demás fuentes de contribuciones. Es custodio de todo el efectivo y responsable
de las inversiones, las cartas de crédito y demás valores monetarios confiados a la
Secretaría General, incluidas todas las relaciones bancarias. Prepara los estados
financieros y los informes sobre el estado de todos los fondos, subfondos y cuentas
especiales. Asegura un control contable interno efectivo y adecuado.
5. Realiza, revisa y registra los pagos que
hace efectivos la Secretaría General; autoriza los desembolsos de sueldos y beneficios
conexos y todas las demás obligaciones financieras incurridas en la sede. Administra los
registros y los informes de asistencia y vacaciones. Administra los programas de reembolso
de impuestos a la renta de conformidad con los acuerdos pertinentes con los Estados
miembros.
6. Verifica el cumplimiento de todas las
operaciones financieras con las normas y reglamentos establecidos por la Secretaria
General, en particular las normas presupuestarias y financieras. Examina todos los
contratos financieros suscritos por la Secretaría para el cumplimiento de las normas de
una administración financiera correcta. Asegura el registro y la declaración oportuna y
efectiva de todas las operaciones financieras.
7. Recomienda principios contables, normas y
procedimientos de administración financiera y modificaciones a ]as normas presupuestarias
y financieras; elabora políticas financieras que sean congruentes con las Normas
Generales y el Estatuto del Consejo, y asegura su congruencia con los principios
contables.
8. Proyecta, administra y valida las entradas y
salidas del sistema de datos financieros y de los sistemas subsidiarios conexos.
9. Por intermedio del Director, actúa como
tesorero del Fondo Panamericano Leo S. Rowe, Secretario-Tesorero del Leo S. Rowe Memorial
Fund, Secretario Técnico de la Junta de Auditores Externos y tesorero de otras entidades,
conforme se le designe.
VII. DEPARTAMENTO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y DE TECNOLOGIA DE
INFORMACION
1. El Departamento de Sistemas Administrativos
y de Tecnología de Información incluye a un Director, directamente responsable ante el
Subsecretario de Administración, y el personal del Departamento.
2. El Director administra, coordina y es
técnicamente responsable de la labor del Departamento y de la productividad y desempeño
de su personal.
3. De conformidad con el programa-presupuesto y
con las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del
Subsecretario de Administración, el Director es responsable de establecer una estructura
interna para el Departamento que maximice su competencia, eficiencia y sensibilidad con
los recursos disponibles.
B. Responsabilidades y funciones
1. Asesora al Secretario General, al Secretario
General Adjunto y a los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y
demás funcionarios principales de la Secretaría General, las misiones permanentes y el
Consejo Permanente (y, en particular, la Comisión de Asuntos Administrativos y
Presupuestarios) en relación con todas las cuestiones vinculadas a las políticas, los
planes y los reglamentos para asegurar el desarrollo y la utilización coordinada a largo
plazo de los recursos y servicios de tecnología de la información con que cuenta la
Organización.
2. Administra, desarrolla, diseña, implementa
y controla las normas y procedimientos para la compatibilidad de todos los procesos de
información, las comunicaciones de datos, los equipos, los programas de computación, las
aplicaciones y servicios de automatización de las oficinas de la Secretaría General;
desarrolla y opera programas de control de la calidad de datos en todo el sistema y lleva
cuadros para el control de la integridad de los datos, respalda el control de la calidad
de los datos por administrador de cada aplicación y asegura la integridad necesaria para
una recuperación precisa y efectiva.
3. Establece políticas para el desarrollo
integrado de sistemas y aplicaciones actualizados en toda la Organización y a nivel de
usuario final y se encarga de su administración. Mantiene un nivel adecuado y efectivo de
servicios de comunicaciones, incluido el diseño, la operación y el mejoramiento
periódico de las redes locales, las redes generales, Intranet, Internet, las conexiones
electrónicas con las misiones permanentes, las oficinas de la Secretaría General en los
Estados miembros y demás "sites", según sea necesario.
4. Determina las necesidades de seguridad de la
información y los diseños e implementa los correspondientes planes y procedimientos de
seguridad.
5. Desarrolla y planifica la adquisición,
implementación y utilización del equipo y de los programas de computación;
conjuntamente con el Departamento de Recursos Materiales, examina, aprueba y realiza toda
adquisición de equipo electrónico de comunicaciones, seguridad de la información,
procesamiento de la información y demás equipo de informática automatizado, y supervisa
el uso de dicho equipo para una eficacia óptima.
6. Brinda asistencia técnica a otras entidades
en asuntos vinculados al procesamiento de la información y los sistemas de
administración, el procesamiento de datos y la automatización de oficinas.
7. Lleva el inventario del equipo y de los
programas de computación instalados por local y archiva las correspondientes garantías
de los equipos para su uso, según sea necesario.
8. Analiza las necesidades de la actividad y
desarrolla, mantiene y administra bases de datos, incluidos los sistemas contables y de
presupuesto, de recursos humanos, nóminas y beneficios, adquisiciones, control del
inventario de suministros y registro de los bienes y aplicaciones administrativas para
brindar posibilidades de apoyo al proceso decisorio; establece un "depósito de
datos" que permita compartir los datos a nivel interno y externo, incluyendo las
estadísticas administrativas y departamentales, los textos y demás datos e información
registrada en distintos medios en toda la Secretaría. Administra el desarrollo de
aplicaciones en plataformas distribuidas, brinda apoyo adecuado a los usuarios en el
análisis, diseño y uso de las bases de datos distribuidas.
9. Analiza, recomienda y adapta los mejores
programas de computación disponibles comercialmente para las aplicaciones, adecuados a
las necesidades de la Secretaría General; mantiene los sistemas antiguos y las
aplicaciones administrativas operacionales hasta que se instalen y prueben adecuadamente
los equipos que los sustituyen.
10. Elabora criterios y normas uniformes para
la adquisición y distribución de componentes de tecnología de la información; analiza
las diferentes opciones tecnológicas en materia de programas de computación y equipo
para asegurar su compatibilidad e integración; evalúa las necesidades para brindar a los
usuarios finales interfases de fácil uso, intuitivas y gráficas.
11. Conjuntamente con el Departamento de
Recursos Humanos, diseña y ejecuta los programas de capacitación en computación.
IV. ENMIENDAS Y DEROGACIONES
Esta Orden Ejecutiva sustituye todas las normas,
reglamentos y prácticas vigentes de la Secretaría General en contrario.
V. VIGENCIA
La presente Orden Ejecutiva entrará en vigencia en
la fecha de su firma.
Firma: 31 de octubre de 1997
Original: Inglés
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