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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

ORDEN EJECUTIVA No. 97-6
ASUNTO:  SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION

 

EL SECRETARIO GENERAL:

    En ejercicio de las facultades que le confieren los artículos 109 y 113 de la Carta de la Organización de los Estados Americanos (OEA) y los artículos 4, 8 y 12 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General de la OEA, y

CONSIDERANDO:

    Que es necesario reajustar la estructura de la Subsecretaría de Administración para que refleje los nuevos sistemas y procedimientos implantados para facilitar la integración y coordinación de las actividades de administración,

RESUELVE:

    La Subsecretaría de Administración tendrá la siguiente estructura, responsabilidades y funciones:

I. DEPENDENCIAS

A.     La Subsecretaría de Administración estará integrada por las siguientes dependencias:

      1. Oficina Ejecutiva del Subsecretario de Administración;

      2. Departamento de Recursos Humanos;

      3. Departamento de Programa-Presupuesto;

      4. Departamento de Recursos Materiales;

      5. Departamento de Servicios Financieros; y

      6. Departamento de Sistemas Administrativos y de Tecnología de Información.

B.     La Subsecretaría de Administración y sus dependencias se encuentran bajo la dirección general, supervisión y control del Subsecretario de Administración, de conformidad con lo dispuesto por las disposiciones pertinentes de las Normas Generales, la resolución de programa-presupuesto y otras resoluciones de la Asamblea General y del Consejo Permanente, la presente Orden Ejecutiva y otras normas y disposiciones de la Secretaría General.

II. LA OFICINA EJECUTIVA DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION

    A.    Estructura

1.     La oficina ejecutiva del Subsecretario de Administración incluye al personal asignado a esa oficina y al Subsecretario de Administración, quien es directamente responsable ante el Secretario General.

2.     El Subsecretario de Administración dirige al personal asignado a esa oficina, que le brinda apoyo de secretaría, administración y asesoramiento.

      3.     De conformidad con el programa-presupuesto y con las normas internas de la Secretaría General, el Subsecretario de Administración es responsable de establecer una estructura interna de la Secretaría que garantice su eficacia, competencia y sensibilidad con los recursos de que dispone.

    B.    Responsabilidades y funciones

1.     Actúa como oficina asesora principal en todos los asuntos administrativos del Secretario General, el Secretario General Adjunto y la Secretaría Ejecutiva del Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral (CIDI), el Subsecretario de Asuntos Jurídicos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Organización, así como de los órganos políticos, incluidos, entre otros, la Asamblea General, el Consejo Permanente, la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios del Consejo Permanente y sus subcomisiones y grupos de trabajo, el CIDI, la CEPCIDI y demás entidades de la Organización, conforme se lo soliciten.

2.     Coordina y supervisa: a) la aplicación de las disposiciones normativas establecidas en la Carta de la OEA, las Normas Generales, las resoluciones del programa-presupuesto y demás instrumentos normativos de la Organización pertinentes a la administración de los recursos materiales de la Secretaría General (incluidos los sistemas), el personal y demás actividades dentro de su esfera de competencias; b) el desempeño de las tareas y responsabilidades asignadas a las dependencias de la Subsecretaría de Administración por los órganos políticos y por la Oficina del Secretario General, y c) la implementación de las recomendaciones del Inspector General, conforme las apruebe el Secretario General.

3.     Con la aprobación del Secretario General, prepara memorandos administrativos y demás acciones normativas vinculadas a la administración, en colaboración con las áreas afectadas de la Secretaría y el Departamento de Servicios Jurídicos; elabora y examina los proyectos de órdenes ejecutivas y directivas vinculados a asuntos administrativos para su emisión por el Secretario General.

4.     Supervisa la distribución equilibrada, racional y oportuna de los recursos humanos y materiales (incluidos los servicios de sistemas) dentro de la Secretaría General, de conformidad con el programa-presupuesto, los recursos disponibles y las necesidades.

5.     Brinda servicios de representación, prepara informes especiales y desempeña las demás tareas que le asigne el Secretario General.

6.     Mantiene informada a las dependencias de la Secretaría General del trámite de preparación, aprobación y ejecución del presupuesto y difunde toda otra información necesaria para la adecuada coordinación de ese proceso y de otras iniciativas en la esfera administrativa.

7.     Con las limitaciones que establezcan las órdenes ejecutivas, directivas y demás memorandos del Secretario General, está autorizado a ejecutar en nombre de la Secretaría General los documentos oficiales vinculados al funcionamiento y la administración regular de la Secretaría General, incluyendo, entre otras cosas, las órdenes de compra, contratos, documentos de viaje, acuerdos de cooperación técnica, arrendamientos y demás contratos de carácter presupuestario y administrativo. Podrá delegar aspectos específicos de esta competencia de acuerdo con las áreas funcionales pertinentes a los Directores de Departamento que se encuentran bajo la jurisdicción de la Subsecretaría de Administración.

III. EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

A.    Estructura

1.     El Departamento de Recursos Humanos incluye un Director, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración, y el personal del Departamento.

2.     El Director administra, coordina y tiene responsabilidad técnica por la labor del Departamento y por la productividad y el desempeño de su personal.

3.     De conformidad con el programa-presupuesto y con las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del Subsecretario de Administración, el Director es responsable de establecer una estructura interna del Departamento que maximice su eficiencia, competencia y sensibilidad con los recursos disponibles.

    B.     Responsabilidades y funciones

1.     Asesora al Consejo Permanente y a sus comisiones, subcomisiones y grupos de trabajo, según se lo soliciten, así como a la CEPCIDI y a sus comisiones, y a todos los niveles de administración (incluido el Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General) sobre los temas de recursos humanos que afecten a la Secretaría General. Elabora, propone, planifica y organiza las políticas, programas y procedimientos en materia de administración de personal y brinda asesoramiento al respecto, para la consideración por el Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General.

2.     Mantiene la información pertinente sobre personal y los sistemas de presentación de informes, incluidas las fichas personales de cada funcionario y demás documentos sobre los funcionarios permanentes y los consultores, conforme sea necesario para la determinación de las calificaciones, el historial de desempeño y sus beneficios.

3.     De conformidad con el Reglamento de Personal aplicable y demás disposiciones administrativas de la Secretaría General, aplica y administra, en coordinación con los Departamentos de Programa-Presupuesto y de Servicios Financieros, la política de personal de la Secretaría General, incluidos: el sistema de clasificación de cargos, la contratación, el sistema de remuneraciones, los programas de seguros de salud y de vida, los procedimientos internos para la presentación de reivindicaciones y la aplicación de sanciones disciplinarias; la contratación de funcionarios; los contratos por resultado, las visas oficiales y los documentos oficiales de viaje, los viajes oficiales; el transporte de los enseres domésticos; la evaluación del desempeño y demás beneficios del personal.

4.     Actúa como enlace con el Comité de Jubilaciones y Pensiones de la OEA, el Comité del Fondo Rowe y el Comité de Personal de la Asociación de Personal de la OEA.

5.     Participa como miembro y/o secretario técnico de comités, juntas y grupos de trabajo tales como el Comité de Reducción de Personal, el Comité de Selección, el Comité Mixto de Seguros; de acuerdo con consultas con el Departamento de Asuntos Jurídicos, presenta pruebas documentales y testimoniales en apoyo de acciones de personal de la Secretaría en el Tribunal Administrativo de la OEA y en otros foros pertinentes.

6.     En colaboración con el Departamento de Asuntos Jurídicos, elabora proyectos de normas de personal y demás disposiciones normativas vinculadas a la política de personal para su consideración por el Subsecretario de Administración y la aprobación de la Oficina del Secretario General; publica circulares de personal informando a éste de asuntos que afectan sus intereses y cuestiones conexas.

7.     Asegura asistencia médica y tratamiento de emergencia a los funcionarios y miembros de las misiones permanentes en la sede.

8.     Administra programas de capacitación en funciones y promoción del servicio de carrera para los funcionarios y brinda información al respecto.

9.     Actúa como conducto oficial para todas las cuestiones relativas al personal entre los funcionarios y la Secretaría General.

IV. DEPARTAMENTO DE PROGRAMA-PRESUPUESTO

A.    Estructura

1.     El Departamento de Programa-Presupuesto incluye al Director, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración, y al personal de ese Departamento.

2.     El Director administra, coordina y es técnicamente responsable de la labor del Departamento y de la productividad y desempeño de su personal.

3.     De conformidad con el programa-presupuesto y con las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del Subsecretario de Administración, el Director es responsable de establecer una estructura interna para el Departamento que garantice su máxima eficiencia y sensibilidad.

    B.     Responsabilidades y funciones

1.     Asesora a los órganos rectores y a todos los niveles de la administración (incluido el Secretario General, el Secretario General Adjunto, los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General) sobre la formulación del programa-presupuesto, las estimaciones de las necesidades presupuestarias, la preparación de los programas para su inclusión en el documento de presupuesto y el procesamiento de las obligaciones.

2.     Recomienda al Subsecretario de Administración los métodos y procedimientos para dar cumplimiento a los mandatos de la Asamblea General y demás órganos políticos sobre políticas y procedimientos vinculados a los asuntos presupuestarios.

3.     En consulta con las demás áreas de la Secretaría General, elabora e implementa el presupuesto por programas de la Secretaría General.

4.     Aplica todas las disposiciones presupuestarias y verifica que las mismas sean congruentes con las políticas y directivas especiales sobre los niveles de asignación y los programas aprobados.

5.     Prepara las asignaciones y apropiaciones; examina y aprueba los pedidos de obligaciones y administra y ejecuta su registro.

6.     Autoriza los desembolsos en el campo correspondientes a todos los fondos administrados por la Secretaría General.

7.     Mantiene el archivo del control de cargos y demás documentación conexa y las fichas necesarias para sustanciar las acciones presupuestarias a los efectos de su auditoría y análisis.

8.     Coordina y publica todos los datos y toda la información vinculada al programa-presupuesto y a su ejecución, incluyendo los estudios especiales sobre asuntos presupuestarios, los análisis comparativos de costos, beneficios y eficiencia, a la vez que informa de la ejecución del presupuesto por programas.

9.     Asegura un adecuado control del presupuesto y que las acciones y decisiones de programa-presupuesto se efectúan de acuerdo con las disposiciones de las Normas Generales, las normas presupuestarias y financieras y toda política y procedimiento aplicable que hayan sido establecidos para la Secretaría General en la sede y en el campo.

V. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

A.    Estructura

1.     El Departamento de Recursos Materiales incluye al Director, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración, y al personal del Departamento.

2.     El Director administra, coordina y es técnicamente responsable de la labor del Departamento y de la productividad y el desempeño de su personal.

3.     De acuerdo con el programa-presupuesto y con las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del Subsecretario de Administración, el Director es responsable de establecer una estructura interna para el Departamento que maximice su eficiencia, competencia y sensibilidad con los recursos disponibles.

    B.     Responsabilidades y funciones

1.     Asesora a la Oficina del Secretario General, al Secretario General Adjunto, a los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General, en relaci6n con todas las cuestiones administrativas vinculadas a los planes, políticas, procedimientos y normas que rigen la administración del patrimonio, las adquisiciones, los contratos, los viajes, los seguros, la administración de los activos fijos y demás servicios generales de la Secretaría General.

2.     Recomienda los métodos y procedimientos administrativos al Subsecretario de Administración para llevar adelante las directivas de la Asamblea General y demás órganos políticos sobre las políticas y los programas vinculados a la administración de los recursos materiales.

3.     Establece los procedimientos administrativos para todos los contratos o acuerdos con repercusiones financieras en los que la Secretaría General sea parte.

4.     Aplica las normas y reglamentos que rigen las adquisiciones y verifica su cumplimiento.

5.     Administra la adquisición de mobiliario, equipo electrónico, equipo de impresión y fotocopia, y demás equipos de la Secretaría General, las oficinas de la Secretaría General en los Estados miembros y las misiones y proyectos especiales.

6.     Planifica, dirige y presta los siguientes servicios administrativos centralizados en la sede y en las oficinas de la Secretaría General en los Estados miembros: administración de la planta física y de las instalaciones, incluyendo las reparaciones, el diseño arquitectónico, la asignación y construcción; la asignación, el uso y el mantenimiento del espacio de oficinas en los predios correspondientes; el arrendamiento o la compra; el procesamiento de equipo y suministros incluido el embarque y la recepción, así como el envío de todo equipo; el uso, mantenimiento y control de inventario del mobiliario y equipo de oficina; la prestación de servicios de viajes; la administración de los programas de seguro de bienes y de daños personales en la sede y en el campo.

7.     Administra los contratos de los servicios de guardia y de limpieza en la sede.

8.     Administra y controla los aspectos presupuestarios y financieros de la cuenta de servicios comunes vinculados a los bienes inmuebles, los suministros de oficina, el equipo, el mobiliario, los servicios de mantenimiento de la planta física, el activo fijo y los seguros.

9.     Administra, negocia y suscribe, con la asistencia pertinente del Departamento de Servicios Legales, todos los contratos, licitaciones y demás trámites de adquisiciones generales. Solicita cotizaciones, negocia y firma contratos de acuerdo con las normas y los reglamentos de la Secretaría General. Brinda asesoramiento técnico y apoyo al Comité de Selección y Adjudicación de Contratos.

10.     Administra las normas de estacionamiento; los servicios de seguridad y telecomunicaciones; los servicios de mensajería y transporte. Tramita toda la correspondencia que entra y sale de la Organización.

11.     Asegura el control interno y la seguridad adecuados de los recursos materiales.

12.     Mantiene y actualiza regularmente el inventario del activo físico de la Secretaría General.

VI. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS FINANCIEROS

    A.    Estructura

1.     El Departamento de Servicios Financieros incluye al Director, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración, quien es también el Tesorero de la Organización, y al personal del Departamento.

2.     El Director administra, coordina y es técnicamente responsable de la labor del Departamento y de la productividad y desempeño de su personal.

3.     De conformidad con el programa-presupuesto y con las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del Subsecretario de Administración, el Director es responsable de establecer una estructura interna para el Departamento que maximice su eficiencia, competencia y sensibilidad con los recursos disponibles.

    B.     Funciones y responsabilidades

1.     Asesora al Secretario General, el Secretario General Adjunto y los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General sobre todas las cuestiones vinculadas a la administración efectiva de los recursos financieros confiados a la Secretaria General.

2.     Brinda servicios de asesoramiento técnico en esta esfera de competencia a los órganos rectores, en particular, a la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios, al igual que a la CEPCIDI.

3.     Prepara todos los informes financieros de la Secretaría General, incluidos los informes internos a la administración y los estados oficiales a los efectos de la información externa de conformidad con los principios contables y financieros aprobados por la Organización.

4.     Desempeña todas las funciones de tesorería y contabilidad financiera de la Secretaría General. Establece y mantiene las cuentas de la Secretaría General. Registra y administra la recaudación de cuotas, las contribuciones voluntarias, específicas y de otra índole pagaderas a la Secretaría General; prepara la previsión de ingresos en consulta con las delegaciones de los Estados miembros y demás fuentes de contribuciones. Es custodio de todo el efectivo y responsable de las inversiones, las cartas de crédito y demás valores monetarios confiados a la Secretaría General, incluidas todas las relaciones bancarias. Prepara los estados financieros y los informes sobre el estado de todos los fondos, subfondos y cuentas especiales. Asegura un control contable interno efectivo y adecuado.

5.     Realiza, revisa y registra los pagos que hace efectivos la Secretaría General; autoriza los desembolsos de sueldos y beneficios conexos y todas las demás obligaciones financieras incurridas en la sede. Administra los registros y los informes de asistencia y vacaciones. Administra los programas de reembolso de impuestos a la renta de conformidad con los acuerdos pertinentes con los Estados miembros.

6.     Verifica el cumplimiento de todas las operaciones financieras con las normas y reglamentos establecidos por la Secretaria General, en particular las normas presupuestarias y financieras. Examina todos los contratos financieros suscritos por la Secretaría para el cumplimiento de las normas de una administración financiera correcta. Asegura el registro y la declaración oportuna y efectiva de todas las operaciones financieras.

7.     Recomienda principios contables, normas y procedimientos de administración financiera y modificaciones a ]as normas presupuestarias y financieras; elabora políticas financieras que sean congruentes con las Normas Generales y el Estatuto del Consejo, y asegura su congruencia con los principios contables.

8.     Proyecta, administra y valida las entradas y salidas del sistema de datos financieros y de los sistemas subsidiarios conexos.

9.     Por intermedio del Director, actúa como tesorero del Fondo Panamericano Leo S. Rowe, Secretario-Tesorero del Leo S. Rowe Memorial Fund, Secretario Técnico de la Junta de Auditores Externos y tesorero de otras entidades, conforme se le designe.

VII. DEPARTAMENTO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y DE TECNOLOGIA DE INFORMACION

    A.    Estructura

1.     El Departamento de Sistemas Administrativos y de Tecnología de Información incluye a un Director, directamente responsable ante el Subsecretario de Administración, y el personal del Departamento.

2.     El Director administra, coordina y es técnicamente responsable de la labor del Departamento y de la productividad y desempeño de su personal.

3.     De conformidad con el programa-presupuesto y con las normas internas de la Secretaría General, y sujeto a la aprobación del Subsecretario de Administración, el Director es responsable de establecer una estructura interna para el Departamento que maximice su competencia, eficiencia y sensibilidad con los recursos disponibles.

B.     Responsabilidades y funciones

1.     Asesora al Secretario General, al Secretario General Adjunto y a los Subsecretarios y Secretarios Ejecutivos, los Jefes de Gabinete y demás funcionarios principales de la Secretaría General, las misiones permanentes y el Consejo Permanente (y, en particular, la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios) en relación con todas las cuestiones vinculadas a las políticas, los planes y los reglamentos para asegurar el desarrollo y la utilización coordinada a largo plazo de los recursos y servicios de tecnología de la información con que cuenta la Organización.

2.     Administra, desarrolla, diseña, implementa y controla las normas y procedimientos para la compatibilidad de todos los procesos de información, las comunicaciones de datos, los equipos, los programas de computación, las aplicaciones y servicios de automatización de las oficinas de la Secretaría General; desarrolla y opera programas de control de la calidad de datos en todo el sistema y lleva cuadros para el control de la integridad de los datos, respalda el control de la calidad de los datos por administrador de cada aplicación y asegura la integridad necesaria para una recuperación precisa y efectiva.

3.     Establece políticas para el desarrollo integrado de sistemas y aplicaciones actualizados en toda la Organización y a nivel de usuario final y se encarga de su administración. Mantiene un nivel adecuado y efectivo de servicios de comunicaciones, incluido el diseño, la operación y el mejoramiento periódico de las redes locales, las redes generales, Intranet, Internet, las conexiones electrónicas con las misiones permanentes, las oficinas de la Secretaría General en los Estados miembros y demás "sites", según sea necesario.

4.     Determina las necesidades de seguridad de la información y los diseños e implementa los correspondientes planes y procedimientos de seguridad.

5.     Desarrolla y planifica la adquisición, implementación y utilización del equipo y de los programas de computación; conjuntamente con el Departamento de Recursos Materiales, examina, aprueba y realiza toda adquisición de equipo electrónico de comunicaciones, seguridad de la información, procesamiento de la información y demás equipo de informática automatizado, y supervisa el uso de dicho equipo para una eficacia óptima.

6.     Brinda asistencia técnica a otras entidades en asuntos vinculados al procesamiento de la información y los sistemas de administración, el procesamiento de datos y la automatización de oficinas.

7.     Lleva el inventario del equipo y de los programas de computación instalados por local y archiva las correspondientes garantías de los equipos para su uso, según sea necesario.

8.     Analiza las necesidades de la actividad y desarrolla, mantiene y administra bases de datos, incluidos los sistemas contables y de presupuesto, de recursos humanos, nóminas y beneficios, adquisiciones, control del inventario de suministros y registro de los bienes y aplicaciones administrativas para brindar posibilidades de apoyo al proceso decisorio; establece un "depósito de datos" que permita compartir los datos a nivel interno y externo, incluyendo las estadísticas administrativas y departamentales, los textos y demás datos e información registrada en distintos medios en toda la Secretaría. Administra el desarrollo de aplicaciones en plataformas distribuidas, brinda apoyo adecuado a los usuarios en el análisis, diseño y uso de las bases de datos distribuidas.

9.     Analiza, recomienda y adapta los mejores programas de computación disponibles comercialmente para las aplicaciones, adecuados a las necesidades de la Secretaría General; mantiene los sistemas antiguos y las aplicaciones administrativas operacionales hasta que se instalen y prueben adecuadamente los equipos que los sustituyen.

10.     Elabora criterios y normas uniformes para la adquisición y distribución de componentes de tecnología de la información; analiza las diferentes opciones tecnológicas en materia de programas de computación y equipo para asegurar su compatibilidad e integración; evalúa las necesidades para brindar a los usuarios finales interfases de fácil uso, intuitivas y gráficas.

11.     Conjuntamente con el Departamento de Recursos Humanos, diseña y ejecuta los programas de capacitación en computación.

IV. ENMIENDAS Y DEROGACIONES

    Esta Orden Ejecutiva sustituye todas las normas, reglamentos y prácticas vigentes de la Secretaría General en contrario.

V. VIGENCIA

    La presente Orden Ejecutiva entrará en vigencia en la fecha de su firma.

 

Firma: 31 de octubre de 1997
Original: Inglés