EL SECRETARIO GENERAL,

En ejercicio de las facultades que le confieren los Artículos 114 y 118 de la Carta de la Organización y con el propósito de aplicar el Artículo 100 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos,

CONSIDERANDO:

La importancia que atribuye a la labor de auditoría interna de la Secretaría General y al fortalecimiento e independencia de la Oficina del Inspector General como área responsable de esas funciones,

RESUELVE:

Primero: Función de Auditoría Interna.

1. Es política de la Secretaría General mantener un sistema de auditoría interna eficiente e independiente, que asista al Secretario General y a los cuerpos gobernantes a controlar el cabal cumplimiento de las responsabilidades de los distintos niveles de administración respecto de los programas y recursos de la Secretaría General, así como la observancia del ordenamiento jurídico que rige a la Secretaría General.

2. El sistema y la política de auditoría interna de la Secretaría General están establecidos en el documento titulado Declaración de Responsabilidad, Propósito y Autoridad en Materia de Auditoría Interna que se adjunta a la presente Orden Ejecutiva como parte integrante de la misma.

3. La función de auditoría interna contenida en la mencionada Declaración estará a cargo de la oficina del Inspector General. La Oficina estará compuesta por el Inspector General quien la dirigirá; un Subinspector General, encargado de asistir al Inspector General y de reemplazarlo en su ausencia, y profesionales calificados para temas específicos. El Inspector General y el Subinspector General deberán ser personas versadas en uno o más de los siguientes campos de especialización profesional: auditoría, contabilidad, derecho, administración de negocios y administración pública. Todos los funcionarios profesionales de la oficina cumplirán sus funciones de acuerdo con las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna aprobadas por el Institute of Internal Auditors.

4. La Oficina del Inspector General gozará de total autonomía técnica y de la más amplia autonomía administrativa posible.

5. La oficina del Inspector General presentará trimestralmente un Informe de gestión al Secretario General, quien lo transmitirá al Consejo Permanente. La Secretaría General informará además al Consejo Permanente sobre cada informe que le presente el Inspector General y, en su Informe Anual a la Asamblea General, dará cuenta de las actividades realizadas por la oficina del Inspector General durante el año y las correspondientes medidas adoptadas por la Secretaría General.

6. La Oficina del Inspector General estará sometida periódicamente a una evaluación amplia llevada a cabo por Auditores independientes de fuera de la Organización, quienes informarán sobre el cumplimiento de la Declaración que se acompaña y de las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, en la forma establecida en el Capítulo IV, parágrafo C. de la Declaración adjunta.

Segundo: Derogaciones y enmiendas. Esta Orden Ejecutiva mantiene vigente la Directiva del Secretario General SG/012/94; deroga la Orden Ejecutiva No. 81-6 y modifica la Orden Ejecutiva No. 82-1 y la Directiva del Secretario General SG/148/82, en cuanto reemplaza la Oficina de Auditoría por la Oficina del Inspector General. Además, reemplaza toda norma, reglamento y práctica de la Secretaría General en contrario.

Tercero: Vigencia. La presente orden Ejecutiva entrará en vigor en la fecha de su firma.

Fecha: 8 de mayo de 1995
original: español

ANEXO A LA
ORDEN EJECUTIVA 95-05

SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD, PROPÓSITO Y AUTORIDAD
EN MATERIA DE AUDITORÍA INTERNA

DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD, PROPÓSITO
Y AUTORIDAD EN MATERIA DE AUDITORÍA INTERNA

CAPITULO I

RESPONSABILIDAD DEL SECRETARIO GENERAL
EN MATERIA DE AUDITORÍA INTERNA

El Secretario General es directa y finalmente responsable de la función de auditoría interna, establecida en el Artículo 100 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, a fin de garantizar que:

A. Se efectúen auditorías, incluso la revisión sistemática de los controles internos administrativos y contables y, cuando se considere necesario, inspecciones e investigaciones de todas las oficinas, departamentos, programas, divisiones, unidades, actividades y proyectos, tanto en la sede de la Secretaría General como en todos los Estados Miembros u otros sitios, con el propósito de determinar si las funciones de planificación, organización, dirección, documentación, contabilidad, custodia y control de los recursos se llevan a cabo (1) de acuerdo con las instrucciones, políticas, normas, reglamentos, manuales, procedimientos y otras disposiciones administrativas; (2) de manera eficiente, efectiva y económica, y (3) en congruencia con los objetivos generales de la organización y con las más altas normas de gestión administrativa.

B. Las auditorías se lleven a cabo, se supervisen y se controlen de acuerdo con las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna aprobadas por el "Institute of Internal Auditors," la autoridad profesional internacionalmente reconocida en el campo de la auditoría interna.

C. Se informe oportunamente sobre los resultados de las auditorías, inspecciones e investigaciones, inclusive las evaluaciones del control interno efectuadas por la Oficina del Inspector General y sus conclusiones, opiniones y recomendaciones, a los funcionarios responsables de las áreas examinadas y a aquellos que deban tomar o asegurar la adopción de la acción apropiada.

D. Se tome acción apropiada y oportuna respecto a todo hallazgo significativo de auditoría.

E. Se evalúen cualesquiera planes o acciones tomadas para corregir o mejorar puntos débiles en el control interno u otras condiciones adversas señaladas por la Oficina del Inspector General y que, en caso de que la situación no se resuelva satisfactoriamente, se discutan medidas para lograr una solución satisfactoria.

F. Las actividades de auditoría se dirijan hacia las operaciones con mayor grado de riesgo y/o aquellas con mayor potencial de aumento de eficiencia, economía y efectividad.

G. Las actividades de la Oficina del Inspector General se coordinen debidamente con las de la Junta de Auditores Externos y de cualquier firma de auditores independientes que la Junta designe para efectuar auditorías.

H. Los planes de auditoría sean adecuados y que el alcance, personal, acceso y autoridad de la oficina del Inspector General sean apropiados y sin restricción alguna que interfiera con el logro de sus objetivos y la ejecución de sus planes.

I. Se tome acción con respecto a cualquier punto débil significativo en el control interno contable detectado por los auditores independientes durante el curso de la auditoría anual.

En el ejercicio de su responsabilidad por la función de auditoría interna, el Secretario General dará por aprobado un Informe del Inspector General una vez transcurridos treinta días desde su presentación sin que le haya merecido observaciones.

CAPITULO II

RESPONSABILIDAD DE LOS MIEMBROS DEL PERSONAL
PARA TOMAR ACCIÓN CORRECTIVA

A. Obligación de Tomar Acción

El administrador, director, jefe, coordinador, supervisor, o cual fuere su denominación, (en adelante "el supervisor"), de la oficina, departamento, programa, división, unidad, actividad o proyecto sujeto a auditoría, es responsable de asegurar que se tome o se planee tomar la acción correctiva pertinente con respecto a las recomendaciones presentadas o a las deficiencias informadas por el Inspector General, dentro de los 30 días siguientes a la recepción de cualquier informe transmitido por el Secretario General en que se presenten tales recomendaciones o divulguen tales condiciones. Asimismo, es responsable de asegurar que se envíe al Inspector General un informe por escrito sobre la acción tomada o planeada, con copias a su supervisor inmediato y al Secretario General. Si se informara de una acción planeada, se presentará un segundo informe inmediatamente después de ejecutar lo planeado.

B. Falta de Acción

Si el supervisor no toma la acción correctiva recomendada dentro de los 60 días de haber recibido un informe de la Oficina del Inspector General transmitido por el Secretario General, o dentro de los 60 días de haber recibido un informe escrito sobre la acción planeada, el Inspector General presentará al Secretario General un informe especial sobre el asunto, para que tome las medidas procedentes. Si hubiera indicios de que se está demorando, soslayando o de alguna manera evitando o ignorando la acción correctiva respecto a asuntos significativos, el Inspector General podrá recomendar al Secretario General que se apliquen las medidas disciplinarias que correspondan reglamentariamente.

C. Prohibición de Contrariar o Soslayar Medidas de Control Interno

Se prohíbe expresamente a los supervisores emitir órdenes o instrucciones que contraríen o soslayen medidas de control interno o recomendaciones de la Oficina del Inspector General. El Secretario General tomará la acción apropiada cuando sea informado de tales casos por el Inspector General.

D. Responsabilidad por Pérdidas por Falta de Acción

Los supervisores que, dentro del plazo de 60 días a que se refiere el párrafo B de este Capítulo no tomaran la acción recomendada respecto de los hallazgos de auditoría de que fueron debidamente informados, serán responsables por la pérdida de recursos u otros perjuicios que su falta de acción cause y el Secretario General podrá exigirles la correspondiente compensación, de acuerdo con la Regla 101.3 del Reglamento de Personal.

CAPITULO III

PROPÓSITO, AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
DE LA OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL

A. Propósito de la Oficina del Inspector General

La Oficina del Inspector General tiene el propósito de aconsejar y ayudar al Secretario General, y por medio de él a los Secretarios Ejecutivos y Subsecretarios y a todo el personal supervisor de la Secretaría General, en el descargo eficaz de sus responsabilidades, suministrándoles análisis, evaluaciones, investigaciones, recomendaciones y comentarios pertinentes respecto de las actividades revisadas. La auditoría interna es un control administrativo que funciona midiendo y evaluando la efectividad de los otros controles administrativos.

B. Objetivos Generales de la Oficina

1. Efectuar, supervisar y coordinar auditorías, evaluaciones, inspecciones e investigaciones de operaciones y programas.

2. Promover la economía, eficiencia y efectividad en las operaciones de la Secretaría General y en todos los programas y proyectos de la Organización.

3. Ayudar a la administración, en todos los niveles, en la prevención o detección de fraude y abuso o el riesgo de los mismos en los programas u operaciones, mediante la revisión, vigilancia, evaluación y recomendación de mejoras en los controles administrativos y contables, y la investigación de puntos débiles o irregularidades sospechadas o alegadas.

4. Mantener informado al Secretario General aconsejándole con respecto a las oportunidades de mejorar las operaciones y reducir los riesgos de pérdidas debidos a faltas de eficiencia o irregularidades reales o potenciales.

C. Autoridad del Inspector General

1. Autoridad y Cobertura de la Auditoría

El Inspector General planifica, organiza, dirige y controla un programa amplio de auditoría interna, inspección y evaluación en la Secretaría General. Examina, revisa y evalúa cuán adecuados y efectivos son los sistemas de control interno administrativo y contable empleados por la Secretaría General para dirigir sus actividades hacia el logro de sus objetivos, de acuerdo con las políticas y planes de la Organización. También examina y evalúa la calidad del rendimiento al llevar a cabo las responsabilidades asignadas y, cuando fuera necesario, efectúa investigaciones.

Por consiguiente, cuando el Inspector General lo considere apropiado abarcará el examen de todas o cualesquiera de las operaciones y actividades de la Secretaría General para evaluar:

a. La confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa.

b. El cumplimiento de las políticas, normas, reglamentos, manuales, procedimientos y planes en vigencia que podrían tener efecto significativo en las operaciones.

c. Las medidas tomadas para salvaguardar los activos, incluso verificaciones comprobatorias de su existencia y de los derechos de propiedad, cuando sea pertinente.

d. La economía y eficiencia en la utilización de los recursos humanos, materiales y financieros.

e. La efectividad en el logro de los objetivos y metas establecidos para los programas, actividades y proyectos.

2. Comunicación Directa con el Secretario General

El Inspector General comunicará a la Secretaría General, tanto verbalmente como por escrito, los resultados de las auditorías, inspecciones, evaluaciones e investigaciones efectuadas, cuando contengan hallazgos y recomendaciones de importancia. Cuando se trate a su juicio de asuntos y sugerencias de menor importancia, las comunicará directamente a los supervisores correspondientes. El Inspector General firmará los informes y en ellos hará constar el nombre del auditor encargado de la auditoría, inspección, evaluación o investigación. Los informes que el Inspector General considere de naturaleza confidencial serán identificados como tales y su distribución será limitada conforme a su criterio.

3. Acceso Ilimitado

En el desempeño de sus actividades, el Inspector General, el Subinspector General y los auditores, que el primero designe por escrito para propósitos específicos, tendrán acceso pleno, libre y sin restricción alguna a todas las funciones, actividades, operaciones, registros, propiedades y personal de la Secretaría General, tanto en su sede como en otros lugares que se considere necesario para realizar las auditorías en forma efectiva. El Inspector General también podrá autorizar, al aprobar los programas de auditoría, contactos específicos con terceras personas fuera de la Secretaría General. Cuando se trate de asuntos confidenciales, el Inspector General podrá limitar el acceso únicamente a sí mismo o a un auditor principal designado por él, según la naturaleza de la situación.

4. Presupuesto

El Inspector General preparará el proyecto de presupuesto de su Oficina y lo presentará directamente al Secretario General para su consideración e inclusión en el proyecto de programa presupuesto de la Secretaría General que se eleva a la Asamblea General para su aprobación.

D. Responsabilidad del Inspector General

El Inspector General es responsable de la debida administración de la Oficina, de manera tal que la labor de auditoría y los informes emitidos cumplan con los propósitos y responsabilidades establecidos en el presente documento, que los recursos sean utilizados de manera eficiente y efectiva, y que la labor de auditoría se ajuste a las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna. Es responsable en particular de:

1. Establecer políticas, normas y procedimientos para las actividades de la Oficina del Inspector General y dirigir sus funciones técnicas y administrativas.

2. Desarrollar y ejecutar planes amplios para llevar a cabo las responsabilidades de auditoría, incluso revisar, vigilar y evaluar los controles internos administrativos y contables establecidos para toda actividad de la Organización.

3. Establecer un programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos de la Oficina, incluso para la evaluación amplia de la labor de auditoría efectuada por cada auditor miembro del personal y para la rotación periódica de las responsabilidades de auditoría.

4. Examinar la efectividad de todos los niveles administrativos en la salvaguardia y uso de los recursos y en el cumplimiento de las políticas, normas, reglamentos y procedimientos establecidos.

5. Efectuar auditorías sistemáticas y selectivas de todas las operaciones, de acuerdo con un plan cíclico a largo plazo que asegure una auditoría completa dentro de un período apropiado.

6. Hacer los arreglos para efectuar las auditorías de operaciones y actividades que se llevan a cabo fuera de la sede de la Secretaría General, contratando, cuando lo considere más conveniente a los intereses de la Organización, los servicios de auditores o firmas de auditores profesionales idóneos; elaborar y aprobar guías o programas para las auditorías que han de ejecutarse y revisar y supervisar la labor de los auditores que sean contratados.

7. Recomendar que se celebren acuerdos entre la Secretaría General y las instituciones superiores de auditoría u otras entidades reconocidas de auditoría profesional de los Estados Miembros para que efectúen auditorías de programas y proyectos de la Organización dentro de los Estados Miembros, utilizando su propio personal profesional, con sujeción a las políticas, normas, guías o programas de auditoría emitidos y aprobados por el Inspector General; revisar y supervisar la calidad de los papeles de trabajo e informes de auditoría presentados e informar de ello al Secretario General.

8. Evaluar los objetivos específicos de los controles de las áreas revisadas, identificar áreas de riesgo significativo o alto y determinar enfoques alternativos para corregir los puntos débiles.

9. Recomendar mejoras en los controles internos gerenciales y contables destinados a salvaguardar los recursos de la Organización, a promover su desarrollo y el logro de sus objetivos, y a asegurar el cumplimiento de las disposiciones reglamentarias pertinentes.

10. Revisar los procedimientos, registros y recursos para determinar si son adecuados para el logro eficaz de los objetivos deseados, y evaluar las políticas y planes relacionados con las actividades o funciones sometidas a auditoría.

11. Revisar los controles internos de los sistemas de procesamiento electrónico de datos que se propongan, así como las modificaciones a los sistemas vigentes; presentar recomendaciones para fortalecer dichos controles; expresar su conformidad con dichos controles antes de su aplicación, y vigilarlos y comprobarlos periódicamente.

12. Emitir oportunamente un informe, individual sobre los resultados de cada uno de los exámenes de auditoría que incluya recomendaciones de mejoras y revelaciones de puntos débiles en el control interno u otras condiciones deficientes, previa la revisión y supervisión apropiada y la corrección final del contenido de los borradores de informes presentados por los auditores o firmas de auditores.

13. Emitir trimestralmente un informe resumido de las actividades en materia de auditoría y las acciones realizadas por la administración.

14. Evaluar lo adecuado de la acción tomada por la administración para corregir puntos débiles observados, tanto en el control interno como en otras condiciones deficientes, aceptando la acción correctiva cuando sea adecuada y, cuando se considera inadecuada, insistiendo en la revisión y comunicación directa con los miembros del personal pertinentes, hasta que el asunto se resuelva satisfactoriamente.

15. Efectuar análisis de riesgos y de costo-beneficio a base de cálculos lo más simple posibles, para ayudar a la administración en decisiones significativas acerca de si debe tomar acción sobre puntos débiles específicos en el control interno o si debe aceptar los riesgos involucrados en la falta de acción.

16. Efectuar revisiones especiales sobre violaciones posibles o presuntas de los Principios y Normas Respecto a Ética y Conflictos de Intereses a pedido del Secretario General, por iniciativa propia o cuando los resultados de la auditoría revelen la posibilidad de violaciones importantes, y presentar al respecto informes confidenciales al Secretario General.

17. Aconsejar al Secretario General con respecto a la eficacia general del sistema global de control interno administrativo y contable.

18. Asegurar que se documenten en debida forma los resultados de toda auditoría, inspección, evaluación o investigación efectuada, en papeles de trabajo profesionalmente elaborados y adecuadamente revisados tanto en el transcurso como después de terminada la labor, ya sea por el Inspector General o por un auditor principal designado al efecto.

19. Practicar exámenes especiales, evaluaciones e investigaciones a solicitud del Secretario General o por iniciativa propia, y revisar las aseveraciones o declaraciones de personas y entidades ajenas a la Organización, cuando así lo estime necesario.

20. Coordinar los esfuerzos de auditoría interna y externa, a fin de reducir la duplicación al mínimo, proveer cobertura adecuada y asegurar la congruencia de los controles internos contables vigentes con las declaraciones de la administración a los auditores externos respecto a transacciones y activos significativos.

21. Establecer y mantener un programa de control de calidad para evaluar las operaciones de la Oficina del Inspector General.

22. Presentar informes especiales al Secretario General verbalmente y/o por escrito, cuando las acciones correctivas planeadas no hayan sido tomadas como se señala en el Capítulo II, párrafo B.

23. Comunicar directamente al Secretario General, en cualquier momento, todo asunto que a su juicio merezca la atención de éste.

24. Informar a la Junta de Auditores Externos sobre la existencia de los Informes de Auditorías que emita, a medida que los presente al Secretario General.

E. Responsabilidad de los Funcionarios de la Oficina

El Inspector General, el Subinspector General, los funcionarios de la Oficina y, en su caso, los auditores contratados actuarán de acuerdo con los propósitos y responsabilidades establecidos en el presente documento y de conformidad con las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna. Los funcionarios de planta y los contratados son expresamente responsables de:

1. Preparar en colaboración con el Inspector General u otro auditor designado por él, y bajo la supervisión correspondiente, programas amplios de auditoría, diseñados para lograr los objetivos autorizados.

2. Ejecutar programas de auditoría aprobados o estandarizados y aplicar su juicio profesional durante la ejecución, especialmente cuando la labor de campo programada deba ser modificada o prolongada.

3. Elaborar, de manera profesional, papeles de trabajo de auditoría que documenten y expliquen plenamente los resultados de la labor efectuada e incluyan los procedimientos seguidos, las operaciones o transacciones especificas probadas y las conclusiones alcanzadas.

4. Redactar y presentar oportunamente para la revisión, cuando están encargados de realizar auditorías, informes que plena y objetivamente divulguen los resultados de la labor efectuada, y, durante el curso de la labor, comunicar verbalmente los resultados no confidenciales a los miembros del personal responsables.

5. Observar los requisitos uniformes prescritos por el Inspector General al elaborar los programas, papeles de trabajo e informes de auditoría.

6. Cumplir con las políticas, normas, procedimientos, guías y prácticas en materia técnica y administrativa, prescritas en el presente documento y por el Inspector General.

7. Ejercer autodisciplina en alto grado al cumplir con el contenido y espíritu de toda política, norma, reglamento, procedimiento u otra disposición de aplicación general para los miembros del personal de la Secretaría General, de manera que, al constituir un modelo de conducta y rendimiento profesional, incentiven la aceptación de los resultados de auditoría por parte de los demás miembros del personal. Los auditores deben demostrar una conducta profesional equivalente a aquella que se exige al personal de una firma de auditores independientes.

8. Seguir programas de educación continua y desarrollo profesional, tanto dentro como fuera de las horas regulares de trabajo.

9. Llevar a cabo auditorías u otras misiones autorizadas por el Inspector General.

10. Mantener la debida reserva con respecto a los asuntos examinados y a toda información de naturaleza confidencial para garantizar una responsabilidad profesional acorde con la autoridad de acceso ilimitado, mencionada en el Capítulo III, Sección C., párrafo 3.

11. Observar el Código de Ética del Auditor Interno, aprobado por el "Institute of Internal Auditors" y, cuando sea aplicable, el Código de Ética del Auditor Interno Certificado, así como cualesquiera otros códigos o reglas de conducta específicamente establecidos.

12. Efectuar el seguimiento de acciones tomadas a raíz de los hallazgos de auditoría, cuando el Inspector General lo disponga.

13. Supervisar y evaluar la labor de otros miembros de la Oficina y los papeles de traba?o elaborados por éstos, cuando el Inspector General lo disponga.

14. Colaborar con auditores asignados o contratados por la Junta de Auditores Externos o por la Organización, cuando tal función sea encomendada por el Inspector General.

15. Colaborar con otros miembros del personal de auditoría en general y, en especial, cuando participen como miembros de un equipo de auditoría o grupo especial, resolviendo de manera profesional cualquier diferencia de juicio y, al llegar a dicha resolución, subordinando diferencias personales de opinión o criterio a lo establecido por el líder del equipo o grupo y/o por el Inspector General, a fin de asegurar la uniformidad de criterio con respecto a las auditorías efectuadas y a los informes emitidos.

16. Mantener una actitud mental completamente independiente y objetiva en todas las actividades y contactos con los miembros de personal de la Organización, durante o después de las horas de trabajo; evitar cualquier actividad personal u oficial que pueda causar falta de objetividad o prejuicio real, potencial o presunto y notificar al Inspector General de cualquier situación en que haya conflicto de intereses o prejuicios o que podrían razonablemente ser inferidos, de modo que se pueda designar un auditor diferente para evitar tal situación.

CAPITULO IV

OTRAS DISPOSICIONES

A. Limitación de Autoridad y Responsabilidad

Al llevar a cabo sus funciones el Inspector General, el Subinspector General y los funcionarios de la Oficina no tienen autoridad directa ni responsabilidad sobre ninguna de las operaciones o actividades revisadas.

Por consiguiente, no desarrollarán ni implantarán procedimientos, no prepararán registros, no tomarán decisiones administrativas ni participarán en ninguna otra actividad que razonablemente podría ser considerada como comprometedora de su independencia. Por tanto, la revisión y evaluación por la Oficina del Inspector General no sustituye ni releva a otros miembros del personal de la Secretaría General de las responsabilidades asignadas a ellos.

B. Garantía de Objetividad

Para garantizar el análisis objetivo de los hechos y su imparcialidad de juicio, los funcionarios de la Oficina del Inspector General no tomaran parte en procesos operativos salvo en lo que se refiere a su revisión y evaluación. La revisión y evaluación de sistemas, programas, procedimientos, manuales, etc., se limitarán a sugerencias para mejorar los controles internos correspondientes. Ningún funcionario de la Oficina del Inspector General que hubiera desempeñado anteriormente otras tareas en la Secretaría General podrá efectuar auditorías dentro del área en que previamente estuvo empleado sino hasta después de cinco años.

C. Evaluaciones