EL SECRETARIO GENERAL

En ejercicio de las facultades que le confieren los art�culos 114 y 118 de la Carta de la Organizaci�n de los Estados Americanos,

CONSIDERANDO:

Que por resoluci�n AG/RES. 492 (X-O/80) la Asamblea General instruy� a la Secretar�a General para que formule las normas y procedimientos para la aplicaci�n de la pol�tica de publicaciones.

RESUELVE:

Expedir las siguientes,

NORMAS GENERALES SOBRE PUBLICACIONES DE LA O.E.A.

CAPITULO I

Definici�n de las publicaciones que est�n bajo la
jurisdicci�n de la Junta de Publicaciones

La Junta de Publicaciones tiene jurisdicci�n respecto de aquellos documentos para distribuci�n externa producidos por los �rganos de la Organizaci�n o por ellos en colaboraci�n con otras entidades, inclusive los clasificados en las series oficiales de documentos, cuando se los publica para circulaci�n externa.

CAPITULO II

Publicaciones de la O.E.A.

2.1 Las publicaciones son series, o monograf�as.

2.2 Toda publicaci�n deber� cumplir los siguientes requisitos:

a) Ajustarse plenamente a las disposiciones de la Carta y a las dem�s normas vigentes;

b) Estar incluida en el Plan Anual de Publicaciones que haya sido aprobado por la Junta de Publicaciones;

En casos excepcionales en que haya plena justificaci�n, la Junta de Publicaciones podr� autorizar una publicaci�n no incluida en el Plan Anual;

c) Estar financiada con fondos aprobados para el efecto en el Programa-Presupuesto;

d) Contar con la autorizaci�n del funcionario de m�s alta jerarqu�a en el �rea que la origine.

2.3 Para garantizar que las publicaciones sean f�cil y claramente identificables, deber�n llevar en su car�tula el nombre y el s�mbolo de la Organizaci�n y presentar en lugar destacado y visible una breve descripci�n del origen, prop�sito y estructura de la O.E.A. y la lista de sus Estados miembros.

Asimismo, deber�n ajustarse a las normas espec�ficas que la Junta de Publicaciones establezca sobre calidad de la presentaci�n en aspectos tales como tapas, papel, ilustraciones y uso de colores.

2.4 El director del Departamento u otra dependencia en el cual se origina la publicaci�n, ser� responsable por la calidad de su contenido y editorial.

Antes de someter cualquier publicaci�n a la aprobaci�n a la que se refiere el par�grafo 2.2 d., el director revisar� la versi�n original a fin de constatar que cumpla con los requisitos se�alados en esta Orden Ejecutiva.

2.5 A fin de uniformar la presentaci�n de las publicaciones, los originales ser�n revisados por el grupo de editorial de la Secretar�a General. Los cambios editoriales ser�n efectuados en consulta con el autor o los autores de la publicaci�n.

2.6 Aquellas publicaciones que, adem�s de su idioma original, vayan a circular en otro u otros idiomas oficiales de la Organizaci�n, ser�n traducidas por el grupo de traductores de la Secretar�a General, en consulta con sus autores.

2.7 Antes de autorizar su impresi�n, la Junta de Publicaciones deber� determinar que las publicaciones se ajusten a lo dispuesto en el Cap�tulo V sobre propiedad intelectual e identificaci�n de los autores. Para este efecto podr� solicitar un informe del director de la dependencia en donde se origina la publicaci�n.

2.8 Para determinar el n�mero de ejemplares que se imprimir�n, se consultar� con la Unidad de Promoci�n y Venta de Publicaciones. La decisi�n sobre el n�mero de ejemplares deber� tener en cuenta la demanda esperada y los requisitos de circulaci�n.

2.9 La dependencia que origina la publicaci�n ser� responsable de verificar que no haya errores de transcripci�n en el texto que se vaya a imprimir.

2.10 Toda publicaci�n, edici�n revisada y/o reimpresi�n requiere la previa aprobaci�n de la Junta de Publicaciones.

CAPITULO III

Plan Anual de Publicaciones

3.1 La Junta de Publicaciones preparar� un Plan de publicaciones sobre la base de los que preparen las distintas �reas de la Secretar�a General.

3.2 Las dependencias que programen efectuar publicaciones presentar�n a la Junta de Publicaciones, para su inclusi�n en el Plan, la informaci�n referente a las caracter�sticas, demanda, n�mero de ejemplares propuesto y financiamiento de tales publicaciones.

3.3 Antes de decidir sobre la cantidad de ejemplares, las dependencias respectivas deber�n estudiar cuidadosamente las ventas pasadas y sus inventarios.

3.4 El n�mero de ejemplares que se imprima deber� estar determinado por la demanda que se prevea razonablemente, teniendo en cuenta por ejemplo el n�mero de suscriptores, intercambios, ventas a no suscriptores y una estimaci�n de no m�s de 50 ejemplares en inventario.

3.5 Para calcular el n�mero de ejemplares, la dependencia que origina la publicaci�n deber� tener en cuenta la necesidad de reservar 100 para el programa de intercambio con universidades y bibliotecas (Lista 58); 150 para los suscriptores a todas las publicaciones de la OEA (Lista 59); y 5 para la Biblioteca Col�n.

3.6 Despu�s de la aprobaci�n del Programa-Presupuesto por la Asamblea General la Junta de Publicaciones, en consulta con las �reas correspondientes, revisar� el Plan para ajustarlo al presupuesto aprobado.

CAPITULO IV

Costos y Distribuci�n

4.1 Las publicaciones de la OEA ser�n vendidas al costo.

4.2 Las dependencias en donde se originan las publicaciones determinar�n su distribuci�n e incluir�n las instrucciones necesarias al solicitar su impresi�n.

CAPITULO V

Derechos de Autor

5.1 Todos los derechos, incluyendo los de t�tulo, copia y patente de las publicaciones producidas por un funcionario de la Secretar�a General como parte de sus funciones oficiales pertenecen a la Organizaci�n.

5.2 Cuando el trabajo se lleve a cabo en cooperaci�n con instituciones o personas ajenas a la Organizaci�n, o por contrato con ellas, la Secretar�a General, con asesor�a de la Junta de Publicaciones, convendr� con dichas instituciones o personas la propiedad de esos derechos.

5.3 Como regla general, las publicaciones de la Secretar�a General, escritas por sus funcionarios o por otras personas, ser�n an�nimas. Sin embargo, la dependencia en donde se origina la publicaci�n puede, en caso de encontrarlo aconsejable, mencionar el nombre del autor o de los autores en una nota preliminar, introducci�n o prefacio, siempre que no se trate de funcionarios de la Secretar�a y que sean personas a quienes se haya solicitado la preparaci�n de la publicaci�n.

5.4 La Junta de Publicaciones puede hacer las siguientes excepciones:

a) Autorizar el nombre del autor o autores en la p�gina que contiene el t�tulo de la publicaci�n, siempre que no se trate de funcionarios de la Secretar�a General y que se les haya encomendado expresamente la preparaci�n de la obra, o cuando se trata de un Gobierno, agencia, fundaci�n o entidad ajena a la Organizaci�n.

b) La Junta de Publicaciones puede autorizar que se mencione el nombre del autor o de los autores, cuando se trate de funcionarios de la Secretar�a General, en la nota preliminar, introducci�n o prefacio.

CAPITULO VI

Vigencia

6.1 Esta Orden Ejecutiva deroga las Ordenes Ejecutivas No. 74-2 y 76-9.

6.2 Esta Orden Ejecutiva entrar� en vigor en la fecha de su firma.

Joao Clemente Baena Soares
Secretario General

Fecha: 26 de marzo de 1992
Original: Espa�ol