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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

ORDEN EJECUTIVA No. 92-3
ASUNTO: POLITICA Y NORMAS ADMINISTRATIVAS SOBRE PUBLICACIONES

 

EL SECRETARIO GENERAL

En ejercicio de las facultades que le confieren los artículos 114 y 118 de la Carta de la Organización de los Estados Americanos,

CONSIDERANDO:

Que por resolución AG/RES. 492 (X-O/80) la Asamblea General instruyó a la Secretaría General para que formule las normas y procedimientos para la aplicación de la política de publicaciones.

RESUELVE:

Expedir las siguientes,

NORMAS GENERALES SOBRE PUBLICACIONES DE LA O.E.A.

CAPITULO I

Definición de las publicaciones que están bajo la
jurisdicción de la Junta de Publicaciones

La Junta de Publicaciones tiene jurisdicción respecto de aquellos documentos para distribución externa producidos por los órganos de la Organización o por ellos en colaboración con otras entidades, inclusive los clasificados en las series oficiales de documentos, cuando se los publica para circulación externa.

CAPITULO II

Publicaciones de la O.E.A.

2.1 Las publicaciones son series, o monografías.

2.2 Toda publicación deberá cumplir los siguientes requisitos:

a) Ajustarse plenamente a las disposiciones de la Carta y a las demás normas vigentes;

b) Estar incluida en el Plan Anual de Publicaciones que haya sido aprobado por la Junta de Publicaciones;

En casos excepcionales en que haya plena justificación, la Junta de Publicaciones podrá autorizar una publicación no incluida en el Plan Anual;

c) Estar financiada con fondos aprobados para el efecto en el Programa-Presupuesto;

d) Contar con la autorización del funcionario de más alta jerarquía en el área que la origine.

2.3 Para garantizar que las publicaciones sean fácil y claramente identificables, deberán llevar en su carátula el nombre y el símbolo de la Organización y presentar en lugar destacado y visible una breve descripción del origen, propósito y estructura de la O.E.A. y la lista de sus Estados miembros.

Asimismo, deberán ajustarse a las normas específicas que la Junta de Publicaciones establezca sobre calidad de la presentación en aspectos tales como tapas, papel, ilustraciones y uso de colores.

2.4 El director del Departamento u otra dependencia en el cual se origina la publicación, será responsable por la calidad de su contenido y editorial.

Antes de someter cualquier publicación a la aprobación a la que se refiere el parágrafo 2.2 d., el director revisará la versión original a fin de constatar que cumpla con los requisitos señalados en esta Orden Ejecutiva.

2.5 A fin de uniformar la presentación de las publicaciones, los originales serán revisados por el grupo de editorial de la Secretaría General. Los cambios editoriales serán efectuados en consulta con el autor o los autores de la publicación.

2.6 Aquellas publicaciones que, además de su idioma original, vayan a circular en otro u otros idiomas oficiales de la Organización, serán traducidas por el grupo de traductores de la Secretaría General, en consulta con sus autores.

2.7 Antes de autorizar su impresión, la Junta de Publicaciones deberá determinar que las publicaciones se ajusten a lo dispuesto en el Capítulo V sobre propiedad intelectual e identificación de los autores. Para este efecto podrá solicitar un informe del director de la dependencia en donde se origina la publicación.

2.8 Para determinar el número de ejemplares que se imprimirán, se consultará con la Unidad de Promoción y Venta de Publicaciones. La decisión sobre el número de ejemplares deberá tener en cuenta la demanda esperada y los requisitos de circulación.

2.9 La dependencia que origina la publicación será responsable de verificar que no haya errores de transcripción en el texto que se vaya a imprimir.

2.10 Toda publicación, edición revisada y/o reimpresión requiere la previa aprobación de la Junta de Publicaciones.

CAPITULO III

Plan Anual de Publicaciones

3.1 La Junta de Publicaciones preparará un Plan de publicaciones sobre la base de los que preparen las distintas áreas de la Secretaría General.

3.2 Las dependencias que programen efectuar publicaciones presentarán a la Junta de Publicaciones, para su inclusión en el Plan, la información referente a las características, demanda, número de ejemplares propuesto y financiamiento de tales publicaciones.

3.3 Antes de decidir sobre la cantidad de ejemplares, las dependencias respectivas deberán estudiar cuidadosamente las ventas pasadas y sus inventarios.

3.4 El número de ejemplares que se imprima deberá estar determinado por la demanda que se prevea razonablemente, teniendo en cuenta por ejemplo el número de suscriptores, intercambios, ventas a no suscriptores y una estimación de no más de 50 ejemplares en inventario.

3.5 Para calcular el número de ejemplares, la dependencia que origina la publicación deberá tener en cuenta la necesidad de reservar 100 para el programa de intercambio con universidades y bibliotecas (Lista 58); 150 para los suscriptores a todas las publicaciones de la OEA (Lista 59); y 5 para la Biblioteca Colón.

3.6 Después de la aprobación del Programa-Presupuesto por la Asamblea General la Junta de Publicaciones, en consulta con las áreas correspondientes, revisará el Plan para ajustarlo al presupuesto aprobado.

CAPITULO IV

Costos y Distribución

4.1 Las publicaciones de la OEA serán vendidas al costo.

4.2 Las dependencias en donde se originan las publicaciones determinarán su distribución e incluirán las instrucciones necesarias al solicitar su impresión.

CAPITULO V

Derechos de Autor

5.1 Todos los derechos, incluyendo los de título, copia y patente de las publicaciones producidas por un funcionario de la Secretaría General como parte de sus funciones oficiales pertenecen a la Organización.

5.2 Cuando el trabajo se lleve a cabo en cooperación con instituciones o personas ajenas a la Organización, o por contrato con ellas, la Secretaría General, con asesoría de la Junta de Publicaciones, convendrá con dichas instituciones o personas la propiedad de esos derechos.

5.3 Como regla general, las publicaciones de la Secretaría General, escritas por sus funcionarios o por otras personas, serán anónimas. Sin embargo, la dependencia en donde se origina la publicación puede, en caso de encontrarlo aconsejable, mencionar el nombre del autor o de los autores en una nota preliminar, introducción o prefacio, siempre que no se trate de funcionarios de la Secretaría y que sean personas a quienes se haya solicitado la preparación de la publicación.

5.4 La Junta de Publicaciones puede hacer las siguientes excepciones:

a) Autorizar el nombre del autor o autores en la página que contiene el título de la publicación, siempre que no se trate de funcionarios de la Secretaría General y que se les haya encomendado expresamente la preparación de la obra, o cuando se trata de un Gobierno, agencia, fundación o entidad ajena a la Organización.

b) La Junta de Publicaciones puede autorizar que se mencione el nombre del autor o de los autores, cuando se trate de funcionarios de la Secretaría General, en la nota preliminar, introducción o prefacio.

CAPITULO VI

Vigencia

6.1 Esta Orden Ejecutiva deroga las Ordenes Ejecutivas No. 74-2 y 76-9.

6.2 Esta Orden Ejecutiva entrará en vigor en la fecha de su firma.

 

Joao Clemente Baena Soares
Secretario General

 

Fecha: 26 de marzo de 1992
Original: Español