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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

ORDEN EJECUTIVA No. 81-6
ASUNTO:  FUNCION DE AUDITORIA INTERNA DE LA SECRETARIA GENERAL

 

EL SECRETARIO GENERAL,

En ejercicio de las facultades que le confieren los Artículos 115 y 119 de la Carta de la Organización y con el propósito de aplicar el Artículo 101 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos,

RESUELVE:

I. Establecer la política de auditoría interna de la Secretaría General en los términos siguientes:

Es política de la Secretaría General mantener bajo la dependencia de la Oficina del Secretario General personal de auditoría altamente profesional, para proveer directamente al Secretario General la información necesaria en el desempeño de su responsabilidad respecto de las obligaciones y funciones de la Secretaría General, proporcionar a cada nivel administrativo la información necesaria para que controle las operaciones bajo su responsabilidad y ayudar al Secretario General, y por medio de él a los Consejos y a la Asamblea General, a decidir sobre la efectividad general del sistema total de control interno en el logro de sus amplios objetivos.

La función de auditoría interna será llevada a cabo por la División de Auditoría, que dependerá directamente del Secretario General. Sin embargo, para fines administrativos la División de Auditoría estará bajo la dirección del Subsecretario de Administración.

II. Disponer que la aplicación de la política arriba señalada sea prescrita en la Declaración de Responsabilidad, Propósito y Autoridad en materia de Auditoría Interna que se adjunta a la presente Orden Ejecutiva y es parte integral de la misma.

III. La presente Orden Ejecutiva deroga la Orden Ejecutiva No. 75-12 y reemplaza toda norma, reglamento y práctica de la Secretaría General en contrario, incluso pero no limitado al Capítulo XV del Reglamento Financiero y Presupuestario de la Secretaría General.

IV. La presente Orden Ejecutiva entrará en vigor en la fecha de su firma.

 

Alejandro Orfila
Secretario General

 

Fecha: 7 de mayo de 1981
Original: Inglés

 

 

ANEXO A LA
ORDEN EJECUTIVA 81-6

 

SECRETARIA GENERAL DE LA ORGANIZACION DE LOS ESTADOS AMERICANOS

DECLARACION DE RESPONSABILIDAD, PROPOSITO
Y AUTORIDAD EN MATERIA DE AUDITORIA INTERNA

CAPITULO I

RESPONSABILIDAD DEL SECRETARIO GENERAL
EN MATERIA DE AUDITORIA INTERNA

El Secretario General es directa y finalmente responsable de la función de auditoría interna, de acuerdo con el Artículo 101 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, a fin de garantizar que:

A. Se efectúen auditorías, incluso la revisión sistemática de los controles internos administrativos y contables y, cuando se considere necesario, investigaciones de todas las oficinas, departamentos, programas, divisiones, unidades, actividades y proyectos, tanto en la sede de la Secretaría General como en todos los países miembros u otros sitios, con el propósito de determinar si las funciones de planificación, organización, dirección, documentación, contabilidad, custodia y control de los recursos se llevan a cabo (1) de acuerdo con las instrucciones, políticas, normas, reglamentos, manuales, procedimientos y otras disposiciones administrativas; (2) de manera eficiente, efectiva y económica, y (3) en congruencia con los objetivos generales de la Organización y con las más altas normas de gestión administrativa.

B. Las auditorías se lleven a cabo, se supervisen y se controlen de acuerdo con las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna aprobadas por el "Institute of Internal Auditors, Inc.," la autoridad profesional internacionalmente reconocida en el campo de la auditoría interna.

C. Se informe oportunamente sobre los resultados de las auditorías, inclusive las evaluaciones del control interno efectuadas por los auditores y sus conclusiones, opiniones y recomendaciones, a los funcionarios responsables de las áreas examinadas y a aquellos que deban tomar o asegurar la adopción de la acción apropiada.

D. Se tome acción apropiada y oportuna respecto a todo hallazgo significativo de auditoría.

E. Se evalúen cualesquiera planes o acciones tomadas para corregir o mejorar puntos débiles en el control interno u otras condiciones adversas señaladas por los auditores y que, en caso de que la situación no se resuelva satisfactoriamente, se discutan medidas para lograr una solución satisfactoria.

F. Se dirijan las actividades de auditoría hacia las operaciones de mayor grado de riesgo y/o aquéllas con mayor potencial para aumentar la eficiencia, la economía y la efectividad.

G. Se coordinen debidamente las actividades de la División de Auditoría con las de la Junta de Auditores Externos y de cualquier firma de auditores independientes que la Junta designe para efectuar auditorías.

H. Sean adecuados los planes de auditoría, y que el alcance, personal, acceso y autoridad de las auditorías sean apropiados y sin restricción alguna que interfiera con el logro de los objetivos de la auditoría y la ejecución de los planes.

I. Se tome acción con respecto a cualquier punto débil significativo en el control interno contable, detectado por los auditores independientes durante el curso de la auditoría anual.

CAPITULO II

RESPONSABILIDAD DEL SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACION

El Subsecretario de Administración suministrara consejo y apoyo administrativos a la División de Auditoría, cuidándose de evitar cualquier interferencia real o aparente con la independencia de los auditores en el desempeño de sus deberes. El presupuesto de la División de Auditoría y cualquier ajuste al mismo estarán sujetos a la aprobación previa del Secretario General.

CAPITULO III

RESPONSABILIDAD DE LOS MIEMBROS DEL PERSONAL
PARA TOMAR LA ACCION CORRECTIVA

A. Obligación de Tomar Acción

El administrador, director, jefe, coordinador, supervisor, o cual fuere su denominación, de la oficina, departamento, programa, división, unidad, actividad o proyecto sujeto a auditoría, es responsable de asegurar que se tome o se planee tomar la acción correctiva pertinente con respecto a las recomendaciones presentadas o a las deficiencias informadas por el Jefe de la División de Auditoría, dentro de los 30 días siguientes a la recepción de cualquier informe transmitido por el Secretario General en que se presenten tales recomendaciones o divulguen tales condiciones. Asimismo, es responsable de asegurar que se envíe al Jefe de la División de Auditoría un informe por escrito sobre la acción tomada o planeada, con copias al Secretario General, al Subsecretario de Administración y a su supervisor inmediato. Si se informara de una acción planeada, se presentará un segundo informe inmediatamente después de ejecutar lo planeado.

B. Falta de Acción

Si no se toma la debida acción correctiva dentro de los 60 días posteriores a la recepción de un informe de auditoría transmitido por el Secretario General o al envío a él de un informe escrito sobre la acción planeada, el Jefe de la División de Auditoría debe presentar, por escrito, un informe especial sobre el asunto al Secretario General, para que él tome las medidas correctivas apropiadas. Si hubiera indicios de que se está demorando, soslayando o de alguna manera evitando o ignorando la acción correctiva respecto a asuntos significativos, el Jefe de la División de Auditoría solicitará una reunión personal con el Secretario General a fin de discutir la situación.

C. Prohibición de Contrariar o Soslayar Medidas de Control Interno

Los funcionarios de nivel supervisor están expresamente prohibidos de emitir órdenes o instrucciones que contraríen o soslayen medidas de control interno o recomendaciones de auditoría. El Secretario General tomará la acción apropiada cuando sea informado de tales casos por el Jefe de la División de Auditoría o por otras personas.

D. Responsabilidad por Riesgos de Pérdidas por Falta de Acción

Los funcionarios de nivel supervisor asumirán los riesgos de pérdida de los recursos si dentro del período de 60 días antes mencionado no tomaran la acción debida, respecto de los hallazgos de auditoría que les fueren informados.

CAPITULO IV

PROPOSITO, AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
DE LA DIVISION DE AUDITORIA

A. Propósito de la División de Auditoría

La División de Auditoría de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos tiene el propósito de aconsejar y ayudar al Secretario General, y por medio de él a los Secretarios Ejecutivos y Subsecretarios y a todo el personal supervisor de la Secretaría General, en el descargo eficaz de sus responsabilidades, suministrándoles análisis, apreciaciones, investigaciones, recomendaciones y comentarios pertinentes respecto de las actividades revisadas. La auditoría interna es un control administrativo que funciona midiendo y evaluando la efectividad de los otros controles administrativos.

B. Objetivos Generales de la División

1. Efectuar, supervisar y coordinar auditorías, evaluaciones e investigaciones de operaciones y programas.

2. Promover la economía, eficiencia y efectividad en las operaciones de la Secretaría General y en todos los programas y proyectos de la Organización.

3. Ayudar a la administración, en todos los niveles, en la prevención o detección de fraude y abuso o el riesgo de los mismos en los programas u operaciones, mediante la revisión, vigilancia, evaluación y recomendación de mejoras en los controles administrativos y contables, y la investigación de puntos débiles o irregularidades sospechadas o alegadas.

4. Mantener informado al Secretario General aconsejándole con respecto a las oportunidades de mejorar las operaciones y reducir los riesgos de pérdidas debidas a faltas de eficiencia o irregularidades reales o potenciales.

C. Autoridad del Jefe de la División de Auditoría

1. Autoridad y Cobertura de la Auditoría

El Jefe de la División de Auditoría está autorizado para planificar, organizar, dirigir y controlar un programa amplio de auditoría interna dentro de la Secretaría General. La auditoría interna examina, revisa y evalúa cuan adecuados y efectivos son los sistemas de control interno administrativo y contable empleados por la Secretaría General para dirigir sus actividades hacia el logro de sus objetivos, de acuerdo con las políticas y planes de la Organización. También examina y evalúa la calidad del rendimiento al llevar a cabo las responsabilidades asignadas y, cuando fuera necesario, efectúa investigaciones.

Por consiguiente, la auditoría abarcará, cuando el Jefe de la División de Auditoría lo considera apropiado, el examen de todas o cualesquiera de las operaciones y actividades de la Secretaría General para evaluar:

a. La confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa.

b. El cumplimiento de las políticas, normas, reglamentos, manuales, procedimientos y planes en vigencia que podrían tener efecto significativo en las operaciones.

c. Las medidas tomadas para salvaguardar los activos, incluso verificaciones comprobatorias de su existencia y de los derechos de propiedad, cuando sea pertinente.

d. La economía y eficiencia en la utilización de los recursos humanos, materiales y financieros.

e. La efectividad en el logro de los objetivos y metas establecidos para los programas, actividades y proyectos.

2. Comunicación Directa con el Secretario General

El Jefe de la División de Auditoría está expresamente autorizado para comunicar directamente al Secretario General, tanto verbalmente como por escrito, los resultados de las auditorías efectuadas, cuando contengan hallazgos y recomendaciones de importancia. Puede también comunicar directamente a los supervisores pertinentes asuntos y sugerencias de menor importancia. Los informes de auditoría serán firmados por el Jefe de la División de Auditoría y en ellos se hará constar el nombre del auditor encargado de la auditoría. Los informes que se consideren de naturaleza confidencial serán identificados como tales y su distribución será debidamente limitada.

3. Acceso Ilimitado

Al llevar a cabo sus actividades, el Jefe de la División de Auditoría y los auditores que él designe, por escrito, para propósitos específicos, tendrán acceso pleno, libre y sin restricción a todas las funciones, actividades, operaciones, registros, propiedades y personal de la Secretaría General, tanto en su sede como en otros lugares que se considere necesarios para realizar efectivamente las auditorías. El Jefe de la División de Auditoría también puede autorizar, al aprobar los programas de auditoría, contactos específicos con terceras personas fuera de la Secretaría General. Cuando se trate de asuntos confidenciales, el acceso puede limitarse únicamente al Jefe o a un gerente de auditoría o a un auditor principal designado por él, según la naturaleza de la situación.

D. Responsabilidad del Jefe de la División de Auditoría

El Jefe de la División de Auditoría es responsable de la debida administración de la División, de manera tal que la labor de auditoría y los informes emitidos cumplan con los propósitos y responsabilidades establecidos en el presente documento, que los recursos sean utilizados de manera eficiente y efectiva, y que la labor de auditoría se ajuste a las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna. Es responsable en particular de:

1. Establecer políticas, normas y procedimientos para las actividades de la División de Auditoría y dirigir sus funciones técnicas y administrativas.

2. Desarrollar y ejecutar planes amplios para llevar a cabo las responsabilidades de auditoría, incluso revisar, vigilar y evaluar los controles internos administrativos y contables establecidos para toda actividad de la Organización.

3. Establecer un programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos de la División, incluso para la evaluación amplia de la labor de auditoría efectuada por cada auditor miembro del personal y para la rotación periódica de las responsabilidades de auditoría.

4. Examinar la efectividad de todos los niveles administrativos en la salvaguardia y uso de los recursos y en el cumplimiento de las políticas, normas, reglamentos y procedimientos establecidos.

5. Efectuar auditorías sistemáticas y selectivas de todas las operaciones, de acuerdo con un plan cíclico a largo plazo que asegure una auditoría completa dentro de un período apropiado de años.

6. Hacer los arreglos para efectuar las auditorías de operaciones y actividades que se llevan a cabo fuera de la sede de la Secretaría General, contratando, cuando en consulta con el Secretario General y/o el Subsecretario de Administración se considere más conveniente a los intereses de la Organización, los servicios de auditores o firmas de auditores profesionales idóneos; elaborar y aprobar guías o programas para las auditorías que han de ejecutarse y revisar y supervisor la labor de los auditores que sean contratados.

7. Recomendar que se celebren acuerdos entre el Secretario General y las instituciones superiores de auditoría u otras entidades reconocidas de auditoría profesional de los Estados Miembros para que efectúen auditorías de programas y proyectos de la Organización dentro de los Estados Miembros, utilizando su propio personal profesional de Auditoría, con sujeción a las políticas, normas, guías o programas de auditoría emitidos y aprobados por el Jefe de la División de Auditoría; revisar y supervisar la calidad de los papeles de trabajo e informes de auditoría presentados e informar de ello al Secretario General y al Subsecretario de Administración.

8. Evaluar los objetivos específicos de los controles de las áreas revisadas, identificar áreas de riesgo significativo o alto y determinar enfoques alternativos para corregir los puntos débiles.

9. Recomendar mejoras en los controles internos gerenciales y contables destinados a salvaguardar los recursos de la Organización, a promover su desarrollo y el logro de sus objetivos, y a asegurar el cumplimiento de las disposiciones reglamentarias pertinentes.

10. Revisar los procedimientos, registros y recursos para determinar si son adecuados para el logro eficaz de los objetivos deseados, y evaluar las políticas y planes relacionados con las actividades o funciones sometidas a auditoría.

11. Revisar los controles internos de los sistemas de procesamiento electrónico de datos que se propongan, así como las modificaciones a los sistemas vigentes; presentar recomendaciones para fortalecer dichos controles; expresar su conformidad con dichos controles antes de su aplicación, y vigilarlos y comprobarlos periódicamente.

12. Emitir oportunamente un informe individual sobre los resultados de cada uno de los exámenes de auditoría que incluya recomendaciones de mejoras y revelaciones de puntos débiles en el control interno u otras condiciones deficientes, previa la revisión y supervisión apropiada y la corrección final del contenido de los borradores de informes presentados por los auditores o firmas de auditores.

13. Emitir por lo menos anualmente un informe resumido de las actividades en materia de auditoría y las acciones realizadas por la administración.

14. Evaluar lo adecuado de la acción tomada por la administración para corregir puntos débiles observados, tanto en el control interno como en otras condiciones deficientes, aceptando la acción correctiva cuando sea adecuada y cuando se considera inadecuada, insistiendo en la revisión y comunicación directa con los miembros del personal pertinentes, hasta que el asunto se resuelva satisfactoriamente.

15. Efectuar análisis de riesgos y de costo-beneficio a base de cálculos lo más simple posibles, para ayudar a la administración en decisiones significativas acerca de si debe tomar acción sobre específicos puntos débiles en el control interno o si debe aceptar los riesgos involucrados en la falta de acción.

16. Efectuar revisiones especiales sobre violaciones posibles o preguntas de los Principios y Normas Respecto a Etica y Conflictos de Intereses a pedido del Secretario General o cuando los resultados de la auditoría revelen la posibilidad de violaciones importantes, y presentar al respecto informes confidenciales al Secretario General.

17. Aconsejar al Secretario General con respecto a la eficacia general del sistema global de control interno administrativo y contable.

18. Asegurar que se documenten en debida forma los resultados de toda auditoría, revisión o avaluación efectuada, en papeles de trabajo profesionalmente elaborados y que sean adecuadamente revisados tanto en el transcurso como después de terminada la labor de auditoría, ya sea por el Jefe de la División de Auditoría o por un gerente de auditoría o auditor principal designado al efecto.

19. Practicar exámenes especiales, evaluaciones e investigaciones a solicitud del Secretario General, e incluso revisar las representaciones de personas ajenas a la Organización.

20. Coordinar los esfuerzos de auditoría interna y externa a fin de reducir la duplicación al mínimo, proveer cobertura adecuada y asegurar que los auditores externos acepten la congruencia de los controles internos contables vigentes con las declaraciones de la Administración y su razonabilidad respecto a transacciones y activos significativos.

21. Establecer y mantener un programa de control de calidad para evaluar las operaciones de la División de Auditoría.

22. Presentar informes especiales al Secretario General verbalmente y/o por escrito, cuando las acciones correctivas planeadas no hayan sido tomadas como se señala en el Capítulo III, párrafo B.

23. Comunicar directamente al Secretario General, en cualquier momento, todo asunto que a su juicio merezca la atención de este.

E. Responsabilidad de los Miembros del Personal de Auditoría

Cada miembro del personal de auditoría, incluso el Jefe de la División de Auditoría y, en su caso, los auditores contratados son responsables de efectuar la labor de auditoría de acuerdo con los propósitos y responsabilidades establecidos en el presente documento y de conformidad con las pertinentes Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna. Son expresamente responsables de:

1. Preparar en colaboración con el Jefe de la División de Auditoría u otro auditor designado por él, y bajo la supervisión correspondiente, programas amplios de auditoría, diseñados para lograr los objetivos autorizados.

2. Ejecutar programas de auditoría aprobados o estandarizados y aplicar su juicio profesional durante la ejecución, especialmente cuando la labor de campo programada deba ser modificada o prolongada.

3. Elaborar, de manera profesional, papeles de trabajo de auditoría que documenten y expliquen plenamente los resultados de la labor efectuada e incluyan los procedimientos seguidos, las transacciones específicas probadas y las conclusiones alcanzadas.

4. Redactar y presentar oportunamente para la revisión, cuando están encargados de realizar auditorías, informes que plena y objetivamente divulguen los resultados de la labor efectuada, y, durante el curso de la labor, comunicar verbalmente los resultados no confidenciales a los miembros del personal responsables.

5. Observar los requisitos uniformes prescritos por el Jefe de la División, al elaborar los programas, papeles de trabajo e informes de auditoría.

6. Cumplir con las políticas, normas, procedimientos, guías y prácticas en materia técnica y administrativa, prescritas en el presente documento y por el Jefe de la División de Auditoría.

7. Ejercer autodisciplina en alto grado al cumplir con el contenido y espíritu de toda política, norma, reglamento, procedimiento u otra disposición de aplicación general para los miembros del personal de la Secretaría General, de manera que, al constituir un modelo de conducta y rendimiento profesional, incentiven la aceptación de los resultados de auditoría por parte de los demás miembros del personal. Los auditores deben demostrar una conducta profesional equivalente a aquella que se exige al personal de una firma de auditores independientes.

8. Seguir programas de adecuación continua y desarrollo profesional, tanto dentro como fuera de las horas regulares de trabajo e inclusive intentar la obtención de la designación profesional de Auditor Interno Certificado, cuando dicha calificación no haya sido alcanzada.

9. Llevar a cabo auditorías u otras misiones autorizadas por el Jefe de la División de Auditoría.

10. Mantener la debida reserva con respecto a los asuntos examinados y a la información de naturaleza confidencial obtenida para garantizar una responsabilidad profesional acorde con la autoridad de acceso ilimitado, mencionada en el Capítulo IV, Sección C, párrafo 3.

11. Observar el Código de Etica del Auditor Interno, aprobado por el "Institute of Internal Auditors" y, cuando sea aplicable, el Código de Etica del Auditor Interno Certificado, así como cualesquiera otros códigos o reglas de conducta específicamente establecidos.

12. Efectuar el seguimiento de acciones tomadas a raíz de los hallazgos de auditoría, cuando el Jefe de la División de Auditoría les asigne.

13. Supervisar y evaluar la labor de otros miembros del personal de auditoría y los papeles de trabajo elaborados por éstos, cuando el Jefe de la División de Auditoría les asigne.

14. Colaborar con auditores asignados o contratados por la Junta de Auditores Externos o por la Organización, cuando tal función sea encomendada por el Jefe de la División de Auditoría.

15. Colaborar con otros miembros del personal de auditoría en general y, en especial, cuando participen como miembros de un equipo de auditoría o grupo especial, resolviendo de manera profesional cualquier diferencia de juicio y, al llegar a dicha resolución, subordinando diferencias personales de opinión o criterio a lo establecido por el líder del equipo o grupo y/o por el Jefe de la División de Auditoría, a fin de asegurar la uniformidad de criterio con respecto a las auditorías efectuadas y a los informes emitidos.

16. Mantener una actitud mental completamente independiente y objetiva en todas las actividades y contactos con los miembros de personal de la Organización, durante o después de las horas de trabajo; evitar cualquier actividad personal u oficial que pueda causar falta de objetividad o prejuicio real, potencial o presunto y notificar al Jefe de la División de Auditoría de cualquier situación en que haya conflicto de intereses o prejuicios o que podrían razonablemente ser inferidos, de modo que se pueda designar un auditor diferente para evitar tal situación.

CAPITULO V

OTRAS DISPOSICIONES

A. Limitación de Autoridad y Responsabilidad

Al llevar a cabo sus funciones el Jefe de la División de Auditoría y los miembros del personal de auditoría no tienen autoridad directa ni responsabilidad sobre ninguna de las operaciones o actividades revisadas.

No desarrollarán ni implantarán procedimientos, no prepararán registros, no tomarán decisiones administrativas ni participarán en ninguna otra actividad que razonablemente podría ser considerada como comprometedora de su independencia. Por tanto, la revisión y evaluación de auditoría interna de ninguna manera sustituyen ni relevan a los otros miembros del personal de la Organización de las responsabilidades asignadas a los mismos.

B. Garantía de Objetividad

Para garantizar el análisis objetivo de los hechos y el juicio imparcial, los miembros del personal de auditoría no tomarán parte en procesos operativos salvo en lo que se refiere a su revisión y evaluación. La revisión y evaluación de sistemas, programas, procedimientos, manuales, etc., propuestos se limitarán a sugerencias para mejorar los controles internos correspondientes. Ningún miembro del personal de auditoría que hubiera realizado otros deberes en la Organización será autorizado para efectuar auditorías dentro del área en que previamente estuvo empleado sino hasta después de cinco años.

C. Reorganización y Plazo

Se entiende que muchas de las disposiciones anteriores no pueden ser aplicadas de inmediato debido a la necesidad de planificar y ejecutar la reorganización de la División de Auditoría. Consecuentemente, el Jefe de la División de Auditoría tomará las medidas que considere apropiadas para hacer los cambios y reformas inherentes a las nuevas autoridades y responsabilidades establecidas en el presente documento. El Jefe de la División de Auditoría presentará un plan de reorganización al Secretario General dentro de tres meses contados desde la fecha de vigencia del presente documento.

D. Evaluaciones Profundas

El Secretario General dispondrá por lo menos cada tres años, una avaluación profunda de la función de auditoría interna de la Organización, realizada por un auditor o auditores profesionalmente idóneos y totalmente independientes de la Organización, quienes emitirán un informe por escrito sobre la misma, incluyendo recomendaciones para futuras mejoras adicionales y una opinión con respecto al cumplimiento de la División de Auditoría de la presente Declaración y de las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna.