EL SECRETARIO GENERAL,

En ejercicio de las facultades que le confieren los art�culos 115 y 119 de la Carta de la Organizaci�n y el art�culo 11 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretar�a General, y

CONSIDERANDO:

Que, por resoluci�n AG/RES. 492 (X-O/80), la Asamblea General aprob� las recomendaciones y conclusiones sobre publicaciones y documentos que aparecen en el documento AG/doc. 1259/80, entre las que figura la recomendaci�n de que la Biblioteca Col�n sea transferida a la jurisdicci�n que mejor permita al Consejo Permanente, a los cuerpos gobernantes y a la Secretar�a General el aprovechamiento de este importante servicio,

RESUELVE:

1. La Biblioteca Col�n ser� una unidad independiente que dentro de la Secretar�a General funcionar� bajo la jurisdicci�n directa del Secretario General Adjunto.

2. La Biblioteca Col�n tendr� la estructura y funciones que aparecen en el anexo y en el organigrama que acompa�an a esta Orden Ejecutiva.

3. Mediante esta Orden Ejecutiva se enmienda la Orden Ejecutiva No. 80-2, en el sentido de agregar la Biblioteca Col�n a las dependencias bajo la autoridad del Secretario General Adjunto, y la Orden Ejecutiva No. 75-19, en el sentido de que la Biblioteca Col�n no figure entre las dependencias del Departamento de Publicaciones.

4. Esta Orden Ejecutiva entrar� en vigencia en la fecha de su firma.

Alejandro Orfila
Secretario General

Fecha: 5 de mayo de 1981
Original: espa�ol

Anexo a la
Orden Ejecutiva No. 81-3

 BIBLIOTECA COLON

Estructura y Funciones

A. Estructura:

1. Administraci�n de la Biblioteca y del Fondo Hip�lito Unanue.

2. Servicio de control de documentos.

3. Servicio de informaci�n y referencia.

4. Servicio de administraci�n de archivos.

B. Funciones:

1. Administraci�n de la Biblioteca y del Fondo Hip�lito Unanue

El Director de la Biblioteca Col�n es responsable de la administraci�n de la Biblioteca, de sus archivos y de la preparaci�n y ejecuci�n de su programa-presupuesto. Dirige al personal de la Biblioteca y lo distribuye para la mejor atenci�n de sus actividades, las cuales quedan bajo su coordinaci�n. Act�a como Director del Fondo Hip�lito Unanue y preside la Comisi�n. Asesora sobre el programa de la Biblioteca, proveyendo el apoyo administrativo necesario.

2. Servicio de control de documentos

Este servicio adquiere, cataloga y clasifica el material que se recibe y lo prepara para su uso. Ordena materiales, autoriza pagos contra recibo y contesta los reclamos; administra las actividades relacionadas con intercambios y dep�sitos. Mantiene la colecci�n Leo S. Rowe y la de libros raros, mapas y sellos de correo. Colecciona, compagina, cataloga y clasifica todos los documentos oficiales de la OEA. Indiza y clasifica la Serie de Documentos Oficiales y la de Informes y Documentos T�cnicos de la OEA y vela por la utilizaci�n de la clasificaci�n oficial en la identificaci�n de los documentos y publicaciones. Prepara anualmente la Lista General y el �ndice Anal�tico de la Serie de Documentos Oficiales. Revisa y pone al d�a el Manual de Clasificaci�n para la Serie de Documentos Oficiales de la OEA y el Cat�logo de Informes y Documentos T�cnicos de la OEA, en espa�ol y en ingl�s, y prepara gu�as para la identificaci�n de las publicaciones t�cnicas e informativas de la OEA. Prepara �ndices en espa�ol y en ingl�s para el volumen anual de resoluciones del Consejo Permanente, as� como para el Informe Anual del Secretario General, e �ndices individuales para las publicaciones t�cnicas e informativas seg�n se requiera. Tambi�n mantiene relaciones con las bibliotecas depositarias de materiales de la OEA.

3. Servicio de informaci�n y referencia

Este servicio localiza libros, revistas y la informaci�n disponible en la Biblioteca y su Sucursal. Mantiene las colecciones de referencias y el control de la circulaci�n. Prepara bibliograf�as especiales y listas mensuales de �ndices de publicaciones peri�dicas. Mantiene relaciones con otras bibliotecas. Planea y recomienda medidas destinadas a lograr la mayor difusi�n posible de los recursos de la Biblioteca en el Continente, incluso el establecimiento de una red interamericana de bibliotecas y el intercambio de informaci�n sobre los recursos disponibles en dichas instituciones, en coordinaci�n con el Programa de Desarrollo de Bibliotecas. Tiene a su cargo los pr�stamos que se efect�an entre bibliotecas, la b�squeda de referencias bibliogr�ficas por medio de un sistema electr�nico y el mantenimiento del archivo fotogr�fico de la OEA.

4. Servicio de administraci�n de archivos

Este servicio mantiene el archivo central de la OEA y establece y vela por la observancia de las disposiciones pertinentes para el mantenimiento adecuado de todos los documentos oficiales de la OEA y sus archivos. Provee los servicios necesarios para la administraci�n del Programa de los Archivos Permanentes. Revisa y pone al d�a, peri�dicamente, el Manual de Archivos de la OEA y el Manual de Instrucciones para el Retiro de los Documentos de los Archivos. Tiene a su cargo el adiestramiento del personal encargado de mantener los archivos de la Secretar�a General.

BIBLIOTECA COLON

Organigrama

 DIRECTOR DE LA BIBLIOTECA
Administraci�n de la Biblioteca
y del Fondo Hip�lito Unanue

 Servicio de                                     Servicio de Informaci�n                     Servicio de
Control de Documentos                             y Referencia                           Administraci�n
                                                                                                            de Archivos