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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

ORDEN EJECUTIVA No. 81-3
ASUNTO: BIBLIOTECA COLON

 

EL SECRETARIO GENERAL,

En ejercicio de las facultades que le confieren los artículos 115 y 119 de la Carta de la Organización y el artículo 11 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, y

CONSIDERANDO:

Que, por resolución AG/RES. 492 (X-O/80), la Asamblea General aprobó las recomendaciones y conclusiones sobre publicaciones y documentos que aparecen en el documento AG/doc. 1259/80, entre las que figura la recomendación de que la Biblioteca Colón sea transferida a la jurisdicción que mejor permita al Consejo Permanente, a los cuerpos gobernantes y a la Secretaría General el aprovechamiento de este importante servicio,

RESUELVE:

1. La Biblioteca Colón será una unidad independiente que dentro de la Secretaría General funcionará bajo la jurisdicción directa del Secretario General Adjunto.

2. La Biblioteca Colón tendrá la estructura y funciones que aparecen en el anexo y en el organigrama que acompañan a esta Orden Ejecutiva.

3. Mediante esta Orden Ejecutiva se enmienda la Orden Ejecutiva No. 80-2, en el sentido de agregar la Biblioteca Colón a las dependencias bajo la autoridad del Secretario General Adjunto, y la Orden Ejecutiva No. 75-19, en el sentido de que la Biblioteca Colón no figure entre las dependencias del Departamento de Publicaciones.

4. Esta Orden Ejecutiva entrará en vigencia en la fecha de su firma.

 

Alejandro Orfila
Secretario General

Fecha: 5 de mayo de 1981
Original: español

 

Anexo a la
Orden Ejecutiva No. 81-3

 BIBLIOTECA COLON

Estructura y Funciones

A. Estructura:

1. Administración de la Biblioteca y del Fondo Hipólito Unanue.

2. Servicio de control de documentos.

3. Servicio de información y referencia.

4. Servicio de administración de archivos.

B. Funciones:

1. Administración de la Biblioteca y del Fondo Hipólito Unanue

El Director de la Biblioteca Colón es responsable de la administración de la Biblioteca, de sus archivos y de la preparación y ejecución de su programa-presupuesto. Dirige al personal de la Biblioteca y lo distribuye para la mejor atención de sus actividades, las cuales quedan bajo su coordinación. Actúa como Director del Fondo Hipólito Unanue y preside la Comisión. Asesora sobre el programa de la Biblioteca, proveyendo el apoyo administrativo necesario.

2. Servicio de control de documentos

Este servicio adquiere, cataloga y clasifica el material que se recibe y lo prepara para su uso. Ordena materiales, autoriza pagos contra recibo y contesta los reclamos; administra las actividades relacionadas con intercambios y depósitos. Mantiene la colección Leo S. Rowe y la de libros raros, mapas y sellos de correo. Colecciona, compagina, cataloga y clasifica todos los documentos oficiales de la OEA. Indiza y clasifica la Serie de Documentos Oficiales y la de Informes y Documentos Técnicos de la OEA y vela por la utilización de la clasificación oficial en la identificación de los documentos y publicaciones. Prepara anualmente la Lista General y el Índice Analítico de la Serie de Documentos Oficiales. Revisa y pone al día el Manual de Clasificación para la Serie de Documentos Oficiales de la OEA y el Catálogo de Informes y Documentos Técnicos de la OEA, en español y en inglés, y prepara guías para la identificación de las publicaciones técnicas e informativas de la OEA. Prepara índices en español y en inglés para el volumen anual de resoluciones del Consejo Permanente, así como para el Informe Anual del Secretario General, e índices individuales para las publicaciones técnicas e informativas según se requiera. También mantiene relaciones con las bibliotecas depositarias de materiales de la OEA.

3. Servicio de información y referencia

Este servicio localiza libros, revistas y la información disponible en la Biblioteca y su Sucursal. Mantiene las colecciones de referencias y el control de la circulación. Prepara bibliografías especiales y listas mensuales de índices de publicaciones periódicas. Mantiene relaciones con otras bibliotecas. Planea y recomienda medidas destinadas a lograr la mayor difusión posible de los recursos de la Biblioteca en el Continente, incluso el establecimiento de una red interamericana de bibliotecas y el intercambio de información sobre los recursos disponibles en dichas instituciones, en coordinación con el Programa de Desarrollo de Bibliotecas. Tiene a su cargo los préstamos que se efectúan entre bibliotecas, la búsqueda de referencias bibliográficas por medio de un sistema electrónico y el mantenimiento del archivo fotográfico de la OEA.

4. Servicio de administración de archivos

Este servicio mantiene el archivo central de la OEA y establece y vela por la observancia de las disposiciones pertinentes para el mantenimiento adecuado de todos los documentos oficiales de la OEA y sus archivos. Provee los servicios necesarios para la administración del Programa de los Archivos Permanentes. Revisa y pone al día, periódicamente, el Manual de Archivos de la OEA y el Manual de Instrucciones para el Retiro de los Documentos de los Archivos. Tiene a su cargo el adiestramiento del personal encargado de mantener los archivos de la Secretaría General.

BIBLIOTECA COLON

Organigrama

 

 DIRECTOR DE LA BIBLIOTECA
Administración de la Biblioteca
y del Fondo Hipólito Unanue

 

 Servicio de                                     Servicio de Información                     Servicio de
Control de Documentos                             y Referencia                           Administración
                                                                                                            de Archivos