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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

ORDEN EJECUTIVA No. 77-2
ASUNTO: ALCANCE Y UTILIZACION DE ORDENES EJECUTIVAS Y MEMORANDA ADMINISTRATIVOS

 

I. Facultad legal: Los artículos 115 y 121 de la Carta de la Organización de los Estados Americanos y los artículos III (f), 95, 99 y 100 de las Normas Generales.

II. Disposiciones generales:

A. En la expedición, contenido y metodología de las Ordenes Ejecutivas se cumplirán las siguientes disposiciones:

1. La Orden Ejecutiva es el instrumento legal de que se vale el Secretario General de conformidad con la Carta y las Normas Generales, para aprobar sus decisiones sobre políticas administrativas, estructura interna de la Secretaría General y disposiciones y procedimientos para el eficaz aprovechamiento de todos los recursos administrados por la Secretaría General. Este instrumento se utilizará principalmente para formalizar decisiones importantes sobre políticas generales que tome el Secretario General.

2. Las Ordenes Ejecutivas se expedirán únicamente por la decisión del Secretario General y con su firma.

3. Las Ordenes Ejecutivas relacionadas con cambios de la estructura interna de la Secretaría General o de los reglamentos y procedimientos internos se expedirán, en todos los casos que corresponda, como agregados o enmiendas a otras Ordenes Ejecutivas, al Reglamento de Personal, al Reglamento Presupuestario y Financiero o al Sistema Uniforme de Contrataciones; o bien como enmiendas a los respectivos manuales de la Secretaría General. Las Ordenes Ejecutivas se considerarán como el texto básico de los respectivos manuales hasta que cada uno de éstos se encuentre en plena vigencia.

4. Las Ordenes Ejecutivas se expedirán simultáneamente en español e inglés, en papel azul y, en cada año, se numerarán consecutivamente (1977-1, 1977-2, etc; 1978-2, etc.)

5. Las Ordenes Ejecutivas se ajustarán al modelo que se acompaña como Anexo A a esta Orden Ejecutiva.

6. Las Ordenes Ejecutivas entrarán en vigor en la fecha en que sean firmadas, a menos que se disponga otra cosa.

7. Una nueva Orden Ejecutiva anulará o modificará las Ordenes Ejecutivas, Memoranda Administrativos o decisiones anteriores con las que estuviere en conflicto. Asimismo, la nueva Orden Ejecutiva deberá contener referencia específica a las anteriores Ordenes Ejecutivas, Memoranda Administrativos o decisiones, y/o sus partes, que queden anuladas o modificadas por aquélla.

8. Las Ordenes Ejecutivas serán modificadas únicamente por la expedición de otra Orden Ejecutiva.

B. En la expedición, contenido y metodología de los Memoranda Administrativos se cumplirán las siguientes disposiciones:

1. El Memorándum Administrativo es el instrumento de gerencia empleado por la Secretaría General para comunicar disposiciones y procedimientos que no formulen políticas generales y que, por tanto, no justifiquen la emisión de una Orden Ejecutiva; o que no efectúen cambios en la estructura interna básica de la Secretaría General. El Memorándum Administrativo se utilizará, por lo general, para comunicar decisiones que instrumenten las políticas generales aprobadas por las Ordenes Ejecutivas y para establecer o cambiar los procedimientos administrativos internos.

2. Los Memoranda Administrativos se expedirán, en nombre del Secretario General, por el Subsecretario de Administración, luego de cumplirse los procedimientos establecidos en el Anexo C de esta Orden Ejecutiva.

3. Los Memoranda Administrativos se expedirán simultáneamente en español e inglés, en papel verde, y se numerarán consecutivamente, sin atenerse al año en que se expidan.

4. Los Memoranda Administrativos se ajustarán al modelo que se acompaña como Anexo B de esta Orden Ejecutiva.

5. Los Memoranda Administrativos podrán enmendarse o anularse únicamente por Orden Ejecutiva o por otro Memorándum Administrativo. Los Memoranda Administrativos anteriores quedarán anulados o enmendados en el todo o en sus partes cuando estén en conflicto con un nuevo Memorándum Administrativo y Orden Ejecutiva. En estos se hará referencia específica a la decisión anterior o a la parte de ella que quede anulada o enmendada.

6. Los Memoranda Administrativos entrarán en vigencia en la fecha, en que se firmen, a menos que se especifique otra fecha.

C. Los procedimientos para la preparación y consideración de las Ordenes Ejecutivas y los Memoranda Administrativos se presentan en el Anexo C de esta Orden.

D. Los Anexos de una Orden Ejecutiva o Memorándum Administrativo, expresamente citados en ellas, se considerarán como parte integrante de éstos y tendrán igual vigencia que la propia Orden Ejecutiva o Memorándum Administrativo.

III. Anulación o enmienda de decisiones anteriores: Esta Orden Ejecutiva anula la Orden Ejecutiva 59-1 del Secretario General del 9 de marzo de 1957 titulada "Disposiciones Administrativas", el Memorándum del Secretario General de fecha 3 de abril de 1968, titulado "Memoranda Administrativos" y cualquier otra disposición que esté en conflicto con la presente.

IV. Vigencia: Esta Orden entrará en vigencia a partir del 1 de julio de 1977.

APROBADO:

 

 

Alejandro Orfila
Secretario General

 

 Fecha: 28 de junio de 1977

 

Anexo A
a la Orden Ejecutiva No. 77-2

Modelo de Orden Ejecutiva

 

 SECRETARIA GENERAL

Orden Ejecutiva No.______

ASUNTO:

I. Facultad legal: (En esta sección se citarán las disposiciones que autoricen la expedición de esta decisión. Cuando exista una decisión específica de la Asamblea General o de los Consejos, la cita incluirá el número y título de la resolución y el número del párrafo resolutivo pertinente. Si la decisión se funda en las responsabilidades generales que la Carta le asigna al Secretario General, se citará la parte pertinente del artículo 115 de la Carta, o correspondiente artículo de la Carta o de las Normas Generales. Se debe utilizar el texto que sigue)

El Secretario General, en ejercicio de las facultades que le acuerda la Carta, artículo... (o la resolución AG/RES... etc.)

ORDENA

II. (En esta sección aparecerá el texto de la Orden Ejecutiva). (En el caso de Ordenes Ejecutivas a que se refiere la sección II A. 3 de esta Orden Ejecutiva, el texto será el que sigue):

Los cambios en ( a )

según se indica en el anexo de esta Orden entrarán en vigencia en la fecha que se indica más abajo.

(En el anexo se debe transcribir la página modificada de la Orden Ejecutiva, Memorándum Administrativo, Reglamento o manual pertinente, con el nuevo texto aprobado y se hará constar, al pie de la página, el número y fecha de la nueva Orden Ejecutiva. En caso de que la modificación extienda el texto a más de una página, la página o páginas siguientes se numerarán con el número de la página original seguido de una letra minúscula; por ejemplo, 3a, 3b, 3c, etc. En tales casos, la primera página de la modificación indicará el número de páginas de la enmienda).

III. Anulación o enmienda de decisiones anteriores: (En esta sección se hará referencia a las decisiones específicas que se anulen o enmienden por la pertinente Orden Ejecutiva).

IV. Vigencia: (En esta sección se indicará la fecha en que entrará en vigencia la Orden Ejecutiva. Debajo y a la derecha, aparecerá lo que sigue).

APROBADO:

 

  Alejandro Orfila
Secretario General

 

Fecha:

 

Anexo B
a la Orden Ejecutiva No. 77-2

Modelo de Memorándum Administrativo

 

 SECRETARIA GENERAL

Memorándum Administrativo No. ______

ASUNTO:

I. Por decisión del Secretario General, entrarán en vigencia las siguientes disposiciones.

II. (En esta sección aparecerá el texto de la decisión cuyos párrafos y subpárrafos serán identificados por letras o números. Aun cuando los Memoranda Administrativos no pueden modificar el Reglamento de Personal, el Reglamento Presupuestario y Financiero, el Sistema Uniforme de Contrataciones o los manuales, en caso de que la decisión afecte un procedimiento incluido en un manual, la sustitución o enmienda se incluirá como anexo al Memorándum en forma de página sustitutiva, siguiendo el mismo procedimiento indicado en el Anexo A para las Ordenes Ejecutivas).

III. Anulación o enmienda de decisiones anteriores: (En esta sección se hará referencia a las decisiones específicas y/o sus partes que queden anuladas o enmendadas por la presente Orden Ejecutiva).

IV. Vigencia: (En esta sección se indicará la fecha en la cual entrará en vigencia el Memorándum Administrativo. Debajo y a la derecha, aparecerá lo que sigue).

POR ORDEN DEL SECRETARIO GENERAL

 

Subsecretario de Administración

Fecha:

 

Anexo C
A la Orden Ejecutiva No. 77-2

Procedimiento para la Preparación y Consideración de Ordenes Ejecutivas y Memoranda Administrativos

PROCEDIMIENTOS

I. Ordenes Ejecutivas

A. Origen y responsables de su preparación. Las Ordenes Ejecutivas pueden originarse tanto en la Oficina del Secretario General como en las del Secretario General Adjunto, Secretarios Ejecutivos y Subsecretarios. Cuando no se originen en la Oficina del Secretario General, antes de su presentación a éste deberán seguirse todos los procedimientos establecidos en la presente Orden Ejecutiva, de cuyo cumplimiento serán individualmente responsables.

B. Preparación del proyecto de Orden Ejecutiva y consultas. Las Ordenes Ejecutivas se redactarán en inglés y en español bajo la supervisión de los funcionarios arriba mencionados. Cada proponente tendrá la responsabilidad de consular las demás áreas de la Secretaría General y de preparar la información indicada en estos procedimientos. Una vez redactado el proyecto, su proponente lo hará circular a cada una de las demás áreas de la Secretaría General y al Departamento de Asuntos Jurídicos.

C. Presentación del proyecto de Orden Ejecutiva al Secretario General. El proponente, al concluir las consultas indicadas anteriormente, preparará el proyecto de Orden Ejecutiva para la consideración del Secretario General en forma de legajo ("dossier") que incluya lo siguiente:

Anexo a. Descripción de la propuesta y su justificación, así como citas de las resoluciones pertinentes de la Asamblea General o de los Consejos.

Anexo a-1 Resumen de los puntos de vista de otras áreas de la Secretaría.

Anexo a-2 Texto de la o las resoluciones de la Asamblea General o los Consejos.

Anexo a-3 Opinión del Departamento de Asuntos Jurídicos

Anexo a-4 Análisis Presupuestario: (Si la propuesta no tiene implicaciones presupuestarias o si no afecta el programa-presupuesto aprobado por la Asamblea General, este anexo sólo contendrá una indicación en tal sentido. En caso contrario, se incluirá un análisis presupuestario -preparado en consulta con la Oficina de Programa y Presupuesto- con la proyección de costos futuros y la fuente para obtener cualquier recurso adicional requerido.)

Anexo a-5 Análisis de personal. (Si la propuesta no tiene implicaciones de personal o si no afecta al número y/o destino/función de los miembros de personal reflejado en el programa-presupuesto aprobado por la Asamblea General, este anexo sólo contendrá una indicación en tal sentido. En caso contrario, se incluirá un análisis que refleje las implicaciones de la propuesta en cuanto al personal, incluso la descripción del número y la clase de los miembros del personal que afecta y cualesquiera cambios consiguientes en su destino/función.

Anexo b. Proyecto de Orden Ejecutiva

D. Consideración por el Secretario General. Luego del análisis del legajo ("dossier") por el funcionario correspondiente de su oficina, el Secretario General podrá aprobar o rechazar la propuesta; devolverla al proponente para que la modifique o para que proporcione información adicional; o bien, optar por presentarla con el pertinente legajo ("dossier") a la consideración de la Junta Ejecutiva.

E. Publicación y distribución. Una vez firmada la Orden Ejecutiva por el Secretario General, el Subsecretario de Administración será el responsable de su publicación y distribución.

II. Memoranda Administrativos

A. Origen y responsable de su preparación. El Subsecretario de Administración está autorizado para proponer Memoranda Administrativos, a la consideración del Secretario General. Las demás áreas de la Secretaría General que deseen presentar tales propuestas deberán enviarlas al Subsecretario de Administración, quien se encargará de la preparación del proyecto conforme a los trámites indicados en las secciones I, B y I, C.

B. Consultas. Sólo se celebrarán consultas con las áreas directamente afectadas por el asunto de que trate el Memorándum propuesto y, si correspondiere, con el Departamento de Asuntos Jurídicos.

C. Consideración por el Secretario General. El Subsecretario de Administración presentará las propuestas al Secretario General junto con un memorándum en que aparecerá un espacio para que éste indique su aprobación. El legajo ("dossier") presentado a la consideración del Secretario General, además de la descripción y justificación de la propuesta, comprenderá únicamente los anexos que sean pertinentes. Luego de analizar la propuesta, el Secretario General indicará si está de acuerdo con ella, o bien la devolverá al Subsecretario de Administración para que sea modificada o para que proporcione información adicional.

D. Publicación y distribución. Una vez que el Secretario General haya dado su aprobación por escrito, el Subsecretario de Administración firmará el Memorándum Administrativo según lo dispone el Anexo B de esta Orden Ejecutiva y lo publicará y distribuirá.