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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

ORDEN EJECUTIVA No. 76-8
ASUNTO: OFICINA DE SERVICIOS DE COMUNICACIONES Y SEGURIDAD - FUNCIONES Y ESTRUCTURA

 

I. Autoridad - Artículo 119 de la Carta de la Organización de los Estados Americanos. Orden Ejecutiva No. 75-8 del 21 de julio de 1975.

II. A. Bajo la autoridad del Subsecretario de Administración, la Oficina de Servicios de Comunicaciones y Seguridad tendrá los objetivos y cumple las funciones que se establecen en el Anexo a esta Orden, la cual servirá provisionalmente como parte del Manual de Operaciones.

III. Derogación o Enmienda de Decisiones Previas: Ninguna.

IV. Fecha y Aprobación: Esta Orden Ejecutiva entra en vigor el 22 de noviembre de 1976.

APROBADO:

  

Alejandro Orfila
Secretario General

17 de noviembre de 1976

1 Anexo

 1976 - Año del Sesquicentenario del Congreso Anfictiónico de Panamá

 

Anexo a la
Orden Ejecutiva No. 76-8
"Oficina de Servicios
de Comunicaciones y
Seguridad - Funciones
y Estructura"

 OFICINA DE SERVICIOS DE COMUNICACIONES Y SEGURIDAD -

FUNCIONES Y ESTRUCTURA

I. Objetivos

Es objetivo general de la Oficina la operación eficiente de los servicios de comunicaciones, viajes, transporte y seguridad.

II. Funciones

A. Asesorar al Subsecretario de Administración en materia de políticas y procedimientos administrativos correspondientes a los objetivos y funciones de la Oficina.

B. Supervisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por el Subsecretario de Administración para asegurar el uso eficiente y económico de los servicios y la seguridad física de las propiedades y el personal de la Secretaría General.

C. 1. Proveer servicios para las comunicaciones oficiales de la Organización y registrar los mensajes cursados distribuyendo los gastos conforme a las cuentas presupuestarias respectivas.

2. Preparar y mantener al día el Directorio Telefónico de la Organización y revisar las cuentas de comunicaciones ajustándolas a los servicios prestados.

3. Proveer servicios de secretaría a la Junta de Viajes; preparar informes periódicos sobre los planes de viajes y distribuirlos entre las Misiones Permanentes y Delegaciones.

4. Tramitar los viajes oficiales del personal de la Secretaría General y de otras personas que viajen por cuenta de la Organización de acuerdo con las regulaciones establecidas. Este servicio comprende la solicitud de visas en los consulados, la selección de los itinerarios, la verificación de los costos, la preparación de ordenes de pasajes y la notificación de viaje oficial a las Misiones Permanentes y Delegaciones.

5. Proveer servicio de mensajeros para recoger y distribuir la correspondencia entre oficinas; proveer servicio de correos y mantener automóviles para el transporte de la correspondencia y uso del personal autorizado.

6. Mantener la fuerza de seguridad necesaria para proteger los bienes y edificios de la Secretaría General y la seguridad humana dentro de ellos.

7. Mantener informada a la Oficina de Coordinación y Apoyo de las Oficinas fuera de la Sede de las comunicaciones que se cursen entre los Departamentos y Oficinas de la Sede, las Oficinas fuera de ella y las autoridades de los países miembros.

D. Estructura: La Oficina de Servicios de Comunicaciones y Seguridad consta de cuatro unidades: Comunicaciones, Viajes, Mensajería y Correos, y Seguridad y Transporte.

22 de noviembre de 1976

 

1976 - Año del Sesquicentenario del Congreso Anfictiónico de Panamá