ASUNTO:  REGLAMENTO DE CONTRATOS DE COMPRAS

EL SECRETARIO GENERAL,

En ejercicio de las facultades que le confiere el art�culo 109 de la Carta de la Organizaci�n de los Estados Americanos y los art�culos 8, 12 (f), 80 (b) (8), 93 y 97 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretar�a General de la Organizaci�n de los Estados Americanos; y

CONSIDERANDO:

Que, conforme a los art�culos 12 (e), 93 y 97 de las Normas Generales, el Secretario General est� autorizado a iniciar, adjudicar y ejecutar contratos para la compra de equipo, suministros y servicios conexos; y

Que las normas, reglamentos y procedimientos operativos que rigen los contratos requieren considerable revisi�n y modificaci�n para satisfacer las necesidades actuales de la Secretar�a General,

RESUELVE:

I. REGLAMENTO DE CONTRATOS DE COMPRAS

El Reglamento de Contratos de Compras anexo a esta Orden Ejecutiva se aplicar� a todos los contratos de compras tramitados y adjudicados por la Secretar�a General.

Esta Orden Ejecutiva deroga el Manual de Contrataciones, conocido tambi�n como SUC/OEA, adoptado mediante Memorando Administrativo No. 50, del 7 de enero de 1976, y sustituye todos los reglamentos, normas y pr�cticas de la Secretar�a General en sentido contrario

III. VIGENCIA

Esta Orden Ejecutiva entrar� en vigor en la fecha de su firma.

Fecha: 31 de agosto de 2000

Original: ingl�s

Anexo

corr. 1

REGLAMENTO DE CONTRATOS DE ADQUISICIONES

de la

SECRETAR�A GENERAL DE LA

ORGANIZACI�N DE LOS ESTADOS AMERICANOS

Sancionado del 12 de julio de 2000

Subsecretar�a de Administraci�n

REGLAMENTO DE CONTRATOS DE ADQUISICIONES

CAP�TULO I

Definiciones y alcance

1.1 Definiciones: A los efectos del presente Reglamento, se aplicar�n las siguientes definiciones:

1.1.1 Oficial Autorizante: El funcionario de la Secretar�a General u otra persona debidamente designada, responsable del programa o proyecto que financia el contrato de adquisiciones.

1.1.2 Comit� de Adjudicaci�n de Contratos: Es un Comit� creado conforme al Cap�tulo V de este Reglamento a los efectos de la aprobaci�n de todos los contratos de adquisiciones por m�s de US$30.000.

1.1.3 Suma del contrato: La Suma del Contrato, tambi�n denominada "Monto del contrato" o "Costo del contrato" es el monto que la Secretar�a General de la Organizaci�n de los Estados Americanos ("la Secretar�a General" o "SG/OEA") est� obligada a pagar al vendedor en virtud del contrato.

1.4 CPR: Son las siglas de la expresi�n "Contrato por Resultado".

1.1.5 Dependencia de la Secretar�a General: Se trata de una expresi�n general utilizada para referirse a las unidades, departamentos y oficinas de la Secretar�a General administrados por un oficial de nivel P-5 o superior.

1.1.6 D�lares y signo US$: El t�rmino "d�lar" y el signo "US$" se refieren a d�lares de los Estados Unidos.

 

1.1.7 Normas Generales: Se trata de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretar�a General de la Organizaci�n de los Estados Americanos.

 

1.1.8 SG/OEA: Se trata de la Secretar�a General de la Organizaci�n de los Estados Americanos.

 

1.1.9 Contratista Independiente: Se entiende por contratista independiente una persona natural o jur�dica que operando en forma independiente suministra bienes o servicios a la Secretar�a General utilizando sus propios medios y procedimientos, sin estar sujeto a supervisi�n y control detallados de la Secretar�a General en cuanto a la producci�n del producto, resultado o servicio requerido y sin que le sean aplicables el r�gimen de supervisi�n, las prohibiciones de asignaci�n ni la exclusividad que rigen para los empleados.

 

1.1.10 Nacional de un Estado miembro de la OEA: Se entiende por nacional de un Estado miembro de la OEA a una persona natural que sea ciudadano de un Estado miembro de la OEA o una persona jur�dica cuya oficina central de operaciones se encuentre en un Estado miembro de la OEA o cuyo lugar de constituci�n se encuentre en un Estado miembro de la OEA.

 

1.1.11 Partes: Las partes de un contrato de adquisiciones son la Secretar�a General de la Organizaci�n de los Estados Americanos ("SG/OEA) y el Contratista Independiente, tambi�n denominado "el vendedor".

 

1.1.12 Contrato por Resultado: Se entiende por contrato por Resultado ("CPR") un contrato de adquisici�n de servicios humanos o del producto o resultado de una obra espec�fica correspondiente a un programa o proyecto aprobado en �mbitos de especializaci�n en que la Secretar�a General carezca de recursos de personal internos suficientes para producir el producto o resultado requerido dentro del tiempo asignado.

 

1.1.13 Contrato de Adquisiciones: Se entiende por contrato de adquisiciones un contrato para la adquisici�n o el arrendamiento de bienes, servicios de transporte o inmuebles; seguros, o servicios conexos con, e integrantes de, un contrato de adquisici�n o arrendamiento de bienes muebles o inmuebles. M�s espec�ficamente, la categor�a de contratos de adquisiciones comprende contratos para la adquisici�n o el arrendamiento de:

 

a. Suministros, materiales, equipos, m�quinas, mobiliario, y otras transacciones.

 

b. Servicios de impresi�n y otros servicios conexos (impresi�n directa, offset, varitype, grabados e ilustraciones, vi�etas, encuadernaci�n, etc.).

 

c. Transporte de personas y bienes (efectos personales y enseres dom�sticos, as� como documentos, equipos, materiales, etc., para conferencias, reuniones, seminarios, etc.).

 

d. Inmuebles, en calidad de arrendataria o arrendadora.

 

e. Equipo t�cnico y materiales cient�ficos, bienes y servicios solicitados por los centros, instituciones, organismos nacionales, etc. que participen en los programas ejecutados por la Secretar�a General y se beneficien con los mismos.

 

f. Seguros y cauciones que cubran: veh�culos y otros bienes muebles e inmuebles de la SG/OEA; funcionarios, personas que viajen por cuenta de la Secretar�a General, sus instituciones o agencias, y ciertos tipos de funciones y responsabilidades.

 

g. Servicio de mantenimiento, construcci�n, reparaciones y renovaci�n de edificios y terrenos.

1.1.14 Pariente: Por "pariente" se entiende c�nyuge, hijo o hija, hijastro o hijastra, padre o madre, padrastro o madrastra, medio hermano o media hermana, hermanastro o hermanastra, suegro o suegra, yerno o nuera, cu�ado o cu�ada.

 

1.1.15 Vendedor: Un vendedor es un Contratista Independiente que celebra un contrato de adquisiciones para proporcionar cualquier bien o servicio que deba ser vendido o arrendado a la Secretar�a General en virtud de ese Contrato.

1.2 Alcance: El presente Reglamento se aplica exclusivamente a los contratos de adquisiciones definidos en los t�rminos que anteceden y conforme a la descripci�n m�s detallada que abajo aparece. No se aplica a los contratos por resultado ni a los contratos de empleo. Los primeros se rigen por el Reglamento de Contratos por Resultado, y los segundos por las disposiciones pertinentes de las Normas Generales y del Reglamento de Personal. 

2.1 Objeto del presente Reglamento

 

El objeto del presente Reglamento consiste en facilitar el cumplimiento de los siguientes objetivos gerenciales, que se derivan de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretar�a General ("las Normas Generales de la SG/OEA") y del Reglamento Presupuestario y Financiero de la SG/OEA:

 

2.1.1 Protecci�n de los intereses de la Organizaci�n.

 

2.1.3 Competencia en la selecci�n de vendedores y la adjudicaci�n de contratos.

2.1.4 Racionalizaci�n del proceso de las adquisiciones, para lograr los siguientes objetivos:

a. Prevenci�n y satisfacci�n de la demanda.

 

b. Estandarizaci�n, en la medida de lo posible, de equipos, �tiles de oficina y otros equipos y suministros.

 

c. Recopilaci�n de informaci�n y datos sobre el proceso de las adquisiciones.

 

d. Mayor eficiencia, simplificaci�n de los procedimientos, mayor celeridad de los tr�mites, mejores an�lisis y evaluaci�n sistem�tica de los vendedores.

 

e. Ejecuci�n de contratos compatibles con el Programa-Presupuesto y los planes de operaciones aprobados de la Organizaci�n.

 

f. Asignaci�n de cometidos administrativos al personal.

 

g. Responsabilidad del personal en el proceso de las adquisiciones.

h. Institucionalizaci�n de procedimientos que garanticen una eficaz administraci�n financiera y una utilizaci�n con eficiencia de costos y econ�mica de los recursos administrados por la SG/OEA.

2.1.5 Reducci�n del riesgo de que la Secretar�a General incurra en responsabilidad frente a vendedores y terceros.

2.2 Aplicaci�n e interpretaci�n de este Reglamento conforme a su objeto

 

La interpretaci�n del presente Reglamento deber� ser compatible con los objetivos que anteceden, y la SG/OEA s�lo podr� adquirir bienes y servicios a trav�s de m�todos y procedimientos congruentes con los mismos. 

Por delegaci�n, el Subsecretario de Administraci�n podr� negociar, adjudicar y otorgar todos los contratos de adquisiciones.

 

Por delegaci�n escrita espec�fica, el Secretario General Adjunto y los Secretarios Ejecutivos y Subsecretarios podr�n negociar contratos de adquisiciones comprendidos en sus respectivas esferas de competencia y vinculados con la prestaci�n directa de servicios solicitados por Estados miembros de la OEA.

Los directores y especialistas a quienes se hayan asignado en debida forma cometidos de administraci�n de programas y proyectos espec�ficos podr�n, por delegaci�n escrita espec�fica de la autoridad competente, negociar y/o participar en la negociaci�n de contratos de adquisiciones en sus respectivas esferas de competencia o bajo su supervisi�n.

Por delegaci�n del Subsecretario de Administraci�n, el Director de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones podr� negociar y/o adjudicar y otorgar todos los contratos de adquisiciones (�rdenes de compra) vinculados con la celebraci�n de reuniones y conferencias. Cuando corresponda se fiscalizar� la regularidad jur�dica de todos esos contratos, en el marco del presente Reglamento.

3.6.1 Los Directores de Oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros ("Directores de Oficinas en los Pa�ses") podr�n negociar, adjudicar y otorgar todos los contratos de adquisiciones de bienes de origen nacional por montos de hasta US$3.500. Se deber�n remitir prontamente copias de esos contratos al Jefe de la Oficina de Servicios de Gesti�n de Compras, sin perjuicio de lo cual dentro de un mismo per�odo de 12 meses ning�n Director de Oficina en el Pa�s podr� negociar, adjudicar ni otorgar contratos de adquisiciones cuyo monto agregado sea de US$30.000 o sumas superiores, a menos que obtenga la aprobaci�n escrita previa del Jefe de la Oficina de Servicios de Gesti�n de Compras.

 

3.6.2 Por delegaci�n espec�fica de facultades realizada en cada caso por escrito por el Subsecretario de Administraci�n, los Directores de Oficinas en los Pa�ses podr�n negociar, adjudicar y otorgar cualquier otro tipo de contrato de adquisiciones en la medida en que se cumplan, en lo pertinente, los requisitos de fiscalizaci�n de juridicidad previstos en el presente Reglamento.

3.7 Facultades del Jefe de la Oficina de Servicios de Gesti�n de Compras ("OSGC")

 

El Jefe de la Oficina de Servicios de Gesti�n de Compras tendr� las siguientes facultades:

 

1. Negociar, adjudicar, otorgar y administrar contratos de adquisiciones.

Toda delegaci�n de facultades prevista en este Reglamento estar� sujeta a los dispuesto en el Cap�tulo IV, "Delegaci�n de Facultades y Responsabilidades y Obligaci�n de Dar Cuenta" del Reglamento Presupuestario y Financiero y las disposiciones que lo sucedan. Conforme a ese reglamento, el delegatario se hace responsable del adecuado ejercicio de sus facultades, pero el delegante sigue siendo responsable del ejercicio de esas facultades conjuntamente con el delegatario e individualmente. En caso de conflicto entre el Reglamento Presupuestario y Financiero y el presente Reglamento, prevalecer� este �ltimo.

 

4.1 Prohibiciones relacionadas con personas

 

4.1.1 Ning�n contrato de adquisiciones podr� ser adjudicado:

 

1. A un funcionario de la Secretar�a General.

 

2. A ninguna persona que haya ocupado el cargo de Secretario General o Secretario General Adjunto, o un cargo de confianza, a menos que haya cesado en ese cargo como m�nimo dos a�os antes.

 

3. A ning�n delegado, representante diplom�tico u otro empleado del Gobierno de un Estado miembro.

 

4. A ning�n pariente de un funcionario de la SG/OEA (de grado P-4 o superior), a ning�n pariente de un representante o delegado de un Estado miembro, a ning�n pariente de ninguna otra persona que tome parte directamente en la ejecuci�n, evaluaci�n o supervisi�n directa del programa o proyecto que financia el contrato.

 

5. A ninguna persona, sociedad por acciones, sociedad colectiva, asociaci�n u otra entidad empresarial que haya celebrado un contrato por resultado o de adquisiciones que haya sido rescindido por la SG/OEA por causa justificada.

 

6. A ninguna persona legalmente incapaz, formalmente acusada de delito grave, sometida a juicio penal y/o condenada por delito grave. Se entiende por delito grave el definido como tal por la ley y/o un delito al que corresponda una pena de prisi�n por un t�rmino m�nimo de un a�o. No obstante, el hecho de haber sido condenada por un delito grave en el pasado no impide a una persona presentarse a una licitaci�n para la adjudicaci�n de un contrato, y eventualmente obtener la adjudicaci�n del mismo, cuando, examinadas las circunstancias del caso el Departamento de Servicios Legales llega a la conclusi�n de que la persona est� calificada en ese momento para contratar con la SG/OEA.

 

7. A ninguna persona, sociedad por acciones, sociedad colectiva, asociaci�n u otra entidad empresarial que haya incurrido en incumplimiento de un contrato por resultado o de adquisiciones existente o anterior, del tipo que fuere, o que no lo haya cumplido satisfactoriamente.

 

8. A ninguna persona, sociedad por acciones, sociedad colectiva, asociaci�n u otra entidad empresarial que conforme a la legislaci�n del Estado miembro en que el contrato deba ejecutarse no est� autorizada a suministrar los bienes y/o prestar los servicios a los que se refiera el contrato.

 

9. A una sociedad por acciones u otra entidad empresarial de cuyo capital accionario sea propietaria en m�s de un 25% cualquiera de las personas mencionadas en las Subsecciones 1 a 8, que anteceden, o que est� vinculada por una relaci�n de empleo o de otro g�nero con cualquiera de las personas o entidades que se describen en las Subsecciones 1 a 8, que anteceden, en relaci�n con el cumplimiento de la labor a que se refiera un contrato.

 

10. A un ex funcionario de la Secretar�a General que haya suscripto un acuerdo vigente en el momento con la SG/OEA, en que se establezca que el ex funcionario no est� calificado para celebrar ning�n tipo de contrato remunerado con la SG/OEA.

 

11. A una persona que no sea nacional de un Estado miembro de la OEA, a menos que: (i) el contrato se financie con fondos espec�ficos y el donante o receptor de esos fondos, con consentimiento del donante, as� lo exija por escrito, o (ii) la OSGC certifique, despu�s de someter la adquisici�n a pr�cticas competitivas conforme a este Reglamento, que no existe un nacional de un Estado miembro de la OEA que pueda cumplir los t�rminos de referencia de la adquisici�n a un precio competitivo razonable.

4.1.2 Previa consulta con los Departamentos de Servicios Legales y de Servicios Financieros, el Subsecretario de Administraci�n podr� conceder excepciones, por causa justificada, a las prohibiciones que aparecen en las Subsecciones 5 a 7 de la Secci�n 4.1, que antecede.

4.2 Prohibiciones para funcionarios que tomen parte en el proceso de contrataci�n

4.2.1 Ning�n funcionario podr�, en circunstancia alguna, aceptar de vendedores de la SG/OEA, directa o indirectamente, comisiones, privilegios, regalos, propinas, pr�stamos, favores, o cualquier otra cosa de valor monetario. Los regalos, propinas o favores cuyo valor monetario agregado no pase de US$50 en el a�o, recibidos de un vendedor potencial o real o de un representante o agente del mismo, se consideran de valor insignificante, y no est�n comprendidos dentro de las prohibiciones del presente Reglamento.

 

4.2.2 Sin perjuicio de lo establecido en la segunda oraci�n de la presente Subsecci�n 4.2.2, ning�n funcionario que sea propietario o posea cualquier t�tulo, derecho, participaci�n de capital, acci�n, inter�s u otro derecho exclusivo en una compa��a, empresa o cualquier otra entidad empresarial que provea a la SG/OEA de suministros, bienes y servicios a trav�s de contratos de adquisiciones, podr� participar, en el car�cter que fuere, en la obtenci�n, negociaci�n, adjudicaci�n u otorgamiento del (de los) contrato(s) de adquisiciones de la SG/OEA referente(s) a dicha compa��a, empresa o entidad empresarial. No obstante, todo funcionario que normalmente deba participar en el proceso de adquisici�n y que sea propietario de un inter�s en el capital (por ejemplo, participaciones de capital) o posea otro derecho exclusivo en una compa��a que est� siendo considerada a los efectos de la celebraci�n de un contrato con la SG/OEA, o que sea proveedora de bienes o servicios a la SG/OEA, deber� declarar ese inter�s al Jefe de la Oficina de Servicios de Gesti�n de Compras al comienzo del proceso de adquisici�n. Tras la celebraci�n de apropiadas consultas con el Departamento de Servicios Legales, se decidir� si corresponde prohibir toda participaci�n del funcionario en el asunto.

4.3 Prohibiciones referentes a la suma del contrato, a la disponibilidad de fondos y al objeto del contrato

4.3.1 La Suma del Contrato no podr� superar el valor razonable de mercado del servicio o producto materia del contrato.

4.3.2 No podr� adjudicarse ning�n contrato de adquisiciones cuya suma supere los US$30.000 sin previa aprobaci�n del Comit� de Adjudicaci�n de Contratos, conocido anteriormente como Comit� de Selecci�n y Adjudicaciones.

4.3.3 No podr� adjudicarse ning�n contrato referente a obras de construcci�n por m�s de US$50.000, ni ning�n otro tipo de contrato de adquisiciones por m�s de US$75.000 sin previo estudio del caso por el Departamento de Servicios Legales. A esos efectos, dos o m�s contratos adjudicados al mismo vendedor en un per�odo de doce meses consecutivos, o compras realizadas al mismo proveedor a lo largo de un per�odo de doce meses consecutivos, cuya suma supere los US$75.000 por concepto de precio o de pagos se considerar�n como un solo contrato a los efectos de la aplicaci�n del presente Reglamento.

4.3.4 No podr� adjudicarse ning�n contrato por m�s de US$10.000 a menos que el mismo sea acompa�ado por una breve justificaci�n escrita emanada de la dependencia de la Secretar�a General solicitante.

4.3.5 No podr� adjudicarse ning�n contrato de adquisiciones por m�s de US$999 a menos que se observen los procedimientos competitivos preceptuados por el Cap�tulo X del presente Reglamento.

4.3.6 No podr� celebrarse ning�n contrato de construcci�n por m�s de US$250.000 a menos que se cumplan los requisitos de presentaci�n de cauciones estipulados en el Cap�tulo VIII de la Secci�n 8.6, infra, del presente Reglamento.

4.3.7 No podr� adjudicarse ning�n contrato de compra, venta, arrendamiento u otra transferencia de intereses inmobiliarios sin previo estudio del caso por el Departamento de Servicios Legales.

4.4 Prohibiciones referentes al lugar del contrato

No existen prohibiciones referentes al lugar del contrato. Pueden celebrarse contratos en la Sede de la SG/OEA o en las Oficinas de la Secretar�a General en los Estados Miembros de la OEA.

4.5 Prohibiciones en cuanto a la forma

 

No existe una forma est�ndar para los contratos de adquisiciones. �stos pueden estipularse en las �rdenes de compra est�ndar habituales de la SG/OEA o en otros formatos jur�dicamente aceptables aprobados por el Departamento de Servicios Legales.

5.1 Funciones

 

El Comit� de Adjudicaci�n de Contratos se encarga de formular recomendaciones al Jefe de Personal y/o al Subsecretario de Administraci�n en cuanto a la aprobaci�n de todo contrato de adquisiciones cuyo monto supere los US$30.000. El Comit� se reunir� cuando sea necesario para abrir y examinar las ofertas, establecer criterios para juzgar a los oferentes, examinar las referencias de los vendedores, verificar la situaci�n financiera de los oferentes que se hayan presentado, solicitar informaci�n adicional y considerar todo el material pertinente.

 

5.2 Composici�n

 

El Comit� estar� formado por su Presidente, que ser� un representante de la Subsecretar�a de Administraci�n; un representante del Departamento de Servicios Legales, y un representante de la dependencia que haya solicitado el contrato. Un representante de la Oficina de Servicios de Gesti�n de Compras actuar� como Secretario T�cnico del Comit�. Ocasionalmente podr�n asistir tambi�n, y participar como observadores en las reuniones del Comit�, representantes de otras �reas de la SG/OEA, como la Inspecci�n General El Presidente ser� designado por el Subsecretario de Administraci�n. Los dem�s miembros ser�n designados por los Directores u oficiales de rango equivalente de las dependencias que representen.

 

5.3 Criterio de selecci�n

 

El Comit� recomendar� al (a los) oferente(s) ganador(es) al Jefe de Personal y/o al Subsecretario de Administraci�n, bas�ndose en el an�lisis de las ofertas realizado por el Comit� y en factores tales como precio, capacidad t�cnica, competencia, calidad del trabajo o producto, referencias, estabilidad financiera, etc.

 

6.1 Oficina de Servicios de Gesti�n de Compras

 

La Oficina de Servicios de Gesti�n de Compras tendr� los siguientes cometidos:

 

1. Administrar este Reglamento de Contratos de Adquisiciones de modo de garantizar su aplicaci�n y cumplimiento uniformes en toda la SG/OEA.

 

2. Elaborar, recomendar y aplicar procedimientos y m�todos que simplifiquen y aceleren el tr�mite administrativo de los contratos de adquisiciones.

 

3. Proporcionar asistencia t�cnica y/o prestar servicios de secretar�a en relaci�n con los contratos de adquisiciones.

 

4. Proporcionar asistencia t�cnica y respaldo administrativo al Comit� de Adjudicaci�n de Contratos.

 

5. Certificar, tras la investigaci�n correspondiente, que cada cauci�n de resultados y de pago recibida de los vendedores por la SG/OEA conforme al presente Reglamento sea emitida por compa��as de cauci�n calificadas como aceptables y confiables por el Departamento de Tesorer�a de los Estados Unidos o por otra autoridad calificadora igualmente confiable e igualmente reconocida entre los oficiales de contrataci�n del Gobierno.

 

6. Prestar servicios de Secretar�a T�cnica al Comit� de Adjudicaci�n de Contratos.

 

7. Establecer y mantener la Base de Datos de Vendedores que se describe en el Cap�tulo XIV del presente Reglamento.

6.2 Dependencia solicitante

 

6.2.1 La dependencia solicitante deber� incluir una breve justificaci�n escrita de la solicitud de la adquisici�n de cualesquiera suministros, servicios u otros rubros que figuran en la Subsecci�n 1.1.13 del presente Reglamento, cuando el monto del contrato no baje de US$10.000.

 

6.2.2 A trav�s de su Director o del especialista encargado del proyecto o programa que financia la adquisici�n, la dependencia solicitante deber� presentar dict�menes t�cnicos sobre la factibilidad de las solicitudes de equipo t�cnico y material cient�fico y proporcionar asistencia t�cnica para los contratos de adquisiciones que debido a su naturaleza, complejidad o especialidad requieran su opini�n t�cnica.

6.3 Departamento de Servicios Legales

 

El Departamento de Servicios Legales se encarga de examinar:

 

1. Los contratos de compra, venta, arrendamiento u otro tipo de transferencia de intereses en inmuebles.

 

2. Todos los contratos vinculados con obras de construcci�n, cuando su costo agregado supere los US$50.000.

 

3. Todos los dem�s contratos cuyo costo agregado supere los US$75.000.

7.1 Responsabilidad

 

Los funcionarios debidamente autorizados para iniciar, negociar, adjudicar u otorgar un contrato deber�n:

 

1. Obtener las condiciones m�s convenientes en cuanto a precios, calidad, servicios y entrega conforme a los intereses de la SG/OEA; es decir, identificar, y contratar con, oferentes "responsables", y no simplemente "que respondan".

 

2. Observar los procedimientos establecidos en los memorandos administrativos emitidos conforme al presente Reglamento.

3. Observar estrictamente las pol�ticas referentes a Conducta �tica y Conflictos de Intereses estipuladas en la Orden Ejecutiva No. 96-3, en el Memorando Administrativo No. 77, rev.1, y en las disposiciones que los sucedan.

8.1 Facultades

8.1.1 Ning�n vendedor puede representar jur�dicamente a la SG/OEA ni suscribir compromisos que obliguen a la misma; no obstante, el vendedor, si el contrato lo autoriza, puede actuar como agente de la SG/OEA para la adquisici�n de bienes y servicios que deban proporcionarse en virtud del contrato, a los solos efectos de verificar que esos bienes y servicios est�n exentos de tributos, siempre que las econom�as logradas mediante la exenci�n de tributos se transfieran a la SG/OEA a trav�s del precio del contrato o de la reducci�n del mismo tras la firma del contrato.

8.1.2 Salvo la remuneraci�n de sus servicios, el vendedor no podr� recibir, desembolsar ni manejar por otro concepto fondos de la SG/OEA. Los contratos de servicios bancarios y otros de administraci�n de dinero est�n exentos de lo previsto en esta disposici�n.

8.2 Informaci�n y archivos

La totalidad de la informaci�n, los archivos, los dibujos t�cnicos y otros documentos que pertenezcan a la SG/OEA y sean utilizados por el vendedor para el cumplimiento de un contrato de construcci�n seguir�n siendo de propiedad de la SG/OEA. El vendedor no podr� retener la informaci�n, los archivos y los documentos referidos, ni las copias de los mismos despu�s de la fecha de terminaci�n del contrato, a menos que el contrato disponga expresamente lo contrario.

8.3 Calidad del desempe�o

Cada vendedor deber� suministrar los bienes y servicios previstos en el contrato aplicando los m�s elevados c�nones profesionales, y los bienes y servicios en cuesti�n deber�n ser compatibles con todas las leyes, reglamentos y ordenanzas pertinentes.

8.4 Privilegios e inmunidades

Ning�n vendedor, por el s�lo hecho del contrato de adquisiciones que haya celebrado con la SG/OEA tendr� derecho o posibilidad alguna de reclamar para s� las inmunidades, privilegios u otros beneficios acordados a los funcionarios de la SG/OEA.

8.5 Asignaci�n

Ning�n vendedor puede asignar ninguna obligaci�n o derecho previstos a su respecto en el contrato celebrado con la SG/OEA sin previo consentimiento expreso y escrito del Oficial Autorizante de la SG/OEA.

8.6 Desempe�o y cauciones de pago

8.6.1 Antes de que un contrato por un monto de m�s de US$250.000, referente a la construcci�n, alteraci�n o reparaci�n de cualquier edificio de propiedad de la SG/OEA, o administrado por la misma, sea adjudicado a un vendedor, �ste deber� proporcionar una cauci�n de desempe�o que entra�e una o m�s garant�as que al oficial de adjudicaci�n del contrato le resulten satisfactorias, y por el monto que el referido oficial considere adecuado para la protecci�n de la SG/OEA. La cauci�n de desempe�o adquirir� car�cter vinculante cuando se produzca la adjudicaci�n del contrato al vendedor, y no se efectuar� pago alguno a este �ltimo hasta que la SG/OEA reciba la cauci�n o una copia debidamente certificada de la misma.

9.1 La Suma del Contrato

 

La Suma del Contrato se basar� en las caracter�sticas de los bienes, servicios accesorios, transporte, seguros o inmuebles, seg�n fuere del caso, proporcionados conforme a los requisitos del contrato, y no podr� superar el valor razonable de mercado de los mismos.

 

9.2 Requisitos de los pagos y momento de realizaci�n de los mismos

 

9.2.1 Cada pago, salvo los pagos "iniciales" o "anticipados" que precept�e el contrato, deber� efectuarse contra la presentaci�n de la factura del vendedor y la certificaci�n, expedida por un oficial autorizante, de que el servicio o producto ha sido prestado o suministrado satisfactoriamente conforme a lo estipulado en el contrato. El pago de un contrato rescindido conforme a lo previsto en el Cap�tulo XII del presente Reglamento deber� efectuarse conforme a las disposiciones sobre rescisi�n contenidas en dicho contrato.

 

9.2.2 El contrato podr� prever pagos progresivos que ir�n realiz�ndose a medida que culminen las etapas o fases de la labor prevista en el contrato. Tambi�n podr� prever un pago de iniciaci�n o anticipado, que generalmente no superar� el 30% del monto del contrato.

9.2.3 No podr� efectuarse ning�n pago, salvo el anticipo inicial, sin la apropiada certificaci�n a cargo del Oficial Autorizante correspondiente.

9.2.4 Finalizada la ejecuci�n de un contrato de adquisiciones, la certificaci�n del pago final deber� ser acompa�ada por una evaluaci�n del servicio o producto recibido, suscripta por el Oficial Autorizante correspondiente.

9.3 Pago en moneda local

 

La suma del contrato podr� expresarse en d�lares de los Estados Unidos o en la moneda oficial del Estado miembro de la OEA en cuyo territorio hayan de entregarse los bienes y servicios adquiridos. Si la suma del contrato ha sido expresada en d�lares y el pago debe efectuarse en moneda local, la conversi�n se realizar� al tipo de cambio utilizado por la SG/OEA el d�a del pago.

 

10.1 Procedimientos competitivos requeridos

 

Sin perjuicio de lo previsto en la Secci�n 10.3, infra, todos los contratos de adquisiciones se adjudicar�n a trav�s de procedimientos competitivos.

 

10.2 Tipos de procedimientos competitivos

 

Los procedimientos competitivos son los siguientes:

 

10.2.1 Anuncios p�blicos de llamados a presentaci�n de ofertas en sobre cerrado

 

La SG/OEA utilizar� este procedimiento para contratos de adquisiciones cuyo monto supere los US$300.000 cuando se requieran procedimientos competitivos y:

 

a. Haya tiempo suficiente para hacer un llamado a la presentaci�n de ofertas en sobre cerrado, para que las mismas efectivamente se presenten y para que sean evaluadas.

 

b. Pueda preverse razonablemente que se recibir� m�s de una oferta.

10.2.2 Procedimientos de contrataci�n competitiva negociada precedida por llamados a fuentes calificadas para que presenten ofertas

La SG/OEA utilizar� estos procedimientos cuando se requieran procedimientos competitivos y no se den las condiciones para la utilizaci�n del sistema de anuncios p�blicos para la presentaci�n de ofertas en sobre cerrado. Esos procedimientos son los siguientes:

a. Compras por un monto no inferior a US$100.000

 

Para cada adquisici�n que probablemente d� lugar a un precio contractual no inferior a US$100.000, la SG/OEA publicar� un "Llamado de Ofertas" ("RFP") en que se estipular�n las especificaciones de los bienes y servicios que se desea obtener, y se invitar� a cinco o m�s fuentes calificadas a presentar ofertas escritas de suministro de esos bienes y servicios. Luego la SG/OEA negociar� con las fuentes calificadas que contesten la calidad y cantidad de los bienes y servicios que hayan de proporcionarse, su precio y otros factores pertinentes, a los efectos de celebrar el acuerdo m�s conveniente para la SG/OEA. La publicaci�n del anuncio de la RFP deber� efectuarse en los medios de difusi�n (peri�dicos, revistas comerciales, etc.); sin embargo, cuando la suma agregada del contrato no llegue a US$300.000 o el Subsecretario de Administraci�n haya certificado que por razones de emergencia o urgencia extraordinaria esa publicaci�n no es viable, podr� cumplirse el requisito de la publicidad mediante env�o postal o remisi�n por telefacs�mile o por correo electr�nico de una copia de la RFP a por lo menos cinco vendedores calificados conocidos por la SG/OEA. Todas las respuestas deber�n constar en forma resumida en un registro permanente, con la firma de quien(es) reciba(n) las ofertas.

Se denomina adquisici�n de mediana escala a aquella cuyo precio contractual supera los US$50.000 pero no pasa de US$99.999. Para este tipo de adquisiciones la SG/OEA puede solicitar la presentaci�n de ofertas escritas enviando por correo, telefacs�mile o correo electr�nico la hoja de llamado a la presentaci�n de ofertas. La invitaci�n deber� dirigirse a por lo menos cinco fuentes calificadas conocidas por la SG/OEA. Los oferentes podr�n remitir sus ofertas por correo o telefacs�mile a la SG/OEA; no obstante, en los casos en que: (1) las especificaciones sean complicadas; (2) haya menos de tres vendedores conocidos de la SG/OEA dentro de un radio de 200 millas del lugar en que deban adquirirse los bienes, la SG/OEA utilizar� procedimientos id�nticos a los que se aplican a las compras por un monto no inferior a US$100.000. Todas las respuestas deber�n constar en forma resumida en un registro permanente, con la firma de quien(es) reciba(n) las ofertas.

 

c. Compras peque�as (US$3.000 - US$49.999)

 

Se entiende por compra peque�a una adquisici�n cuyo precio contractual est� comprendido entre US$3.000 y $49.999, inclusive. Para estas compras deber� elaborarse una "lista reducida" de vendedores, y en la mayor�a de los casos la SG/OEA invitar� a formular ofertas por tel�fono, correo electr�nico o telefacs�mile a tres o m�s fuentes de la lista. Los oferentes podr�n presentar sus ofertas por telefacs�mile o por correo; no obstante, en caso de que: (1) las especificaciones sean complicadas; o (2) haya menos de tres vendedores conocidos por la SG/OEA dentro de un radio de 200 millas del lugar en que deben adquirirse los bienes, la SG/OEA utilizar� procedimientos id�nticos a los aplicables a las compras de valor no menor de US$50.000. La lista reducida deber� ser actualizada dos veces por a�o.

Los llamados correspondientes a adquisiciones cuyo precio contractual est� comprendido entre US$1.000 y US$2.999, inclusive, deber�n efectuarse por tel�fono, correo electr�nico o telefacs�mile. Deber�n solicitarse tres ofertas y los oferentes podr�n presentarlas por telefacs�mile, correo electr�nico o correo. Todas las respuestas deber�n constar en forma resumida en un registro permanente, con la firma de quien(es) reciba(n) las ofertas. [No es necesario realizar licitaciones para adquisiciones por un precio contractual inferior a US$1.000 (compra directa). No obstante, es de cargo del comprador seleccionar al vendedor m�s responsable].

 

e. Adquisici�n de suministros y servicios proporcionados por vendedores conforme a listas de la GSA

 

La adquisici�n de suministros y servicios proporcionados por vendedores para su utilizaci�n en los Estados Unidos de Am�rica conforme a los listas de la GSA est�n exentos de los requisitos de llamados escritos y orales respectivamente mencionados en la Subsecci�n 10.2.1, que antecede, y en las Secciones a-d de la presente Subsecci�n 10.2.2, y la SG/OEA podr� proceder directamente a negociar el contrato con esos vendedores. Como el precio de la lista de la GSA referente a determinado rubro es igual para todos los vendedores que utilizan el programa, no es necesario obtener m�s de una oferta, a menos que interesen otros factores, como tiempo o calidad, y/o cantidad que haya de adquirirse.

En los casos poco comunes en que, por sus caracter�sticas, los bienes y servicios que se necesitan s�lo puedan obtenerse en una fuente responsable y no existen sustitutos adecuados en el mercado, el Subsecretario de Administraci�n, en virtud de delegaci�n seg�n lo previsto en este Reglamento, podr� autorizar que la adquisici�n se realice a trav�s de negociaciones con ese vendedor, sin que sea necesario hacer llamados de ofertas escritos u orales a trav�s de los procedimientos expresados en las Subsecciones 10.2.1 y 10.2.2 del presente Reglamento, supra. Esa autorizaci�n, sin embargo, no podr� otorgarse a menos que: (i) la dependencia o el oficial autorizante, u otro funcionario que recomiende negociar con una fuente �nica, certifique por escrito que ha realizado una b�squeda minuciosa y diligente en el mercado y que s�lo el vendedor recomendado puede proporcionar los bienes y servicios que se necesitan, o sustitutos razonables de los mismos, y (ii) el Departamento de Servicios Legales ha verificado el cumplimiento de las condiciones a las que est� supeditada la obtenci�n de los bienes o servicios a trav�s de negociaciones con una �nica fuente. El funcionario que expida un certificado falso o con errores debidos a negligencia ser� pasible de las sanciones previstas en este Reglamento, en el Reglamento de Personal y en las Normas de Conducta �tica.

Si existe tiempo suficiente y si una oferta presentada despu�s de la fecha de cierre del per�odo de presentaci�n de las mismas es evidentemente ventajosa para la SG/OEA deber� dejarse sin efecto el llamado de ofertas original y se�alarse una nueva fecha l�mite para la presentaci�n de ofertas. Todos los vendedores potenciales originales tendr�n entonces la oportunidad de presentar una oferta �ptima y final dentro del nuevo plazo de cierre del per�odo de presentaci�n de ofertas establecido por la Oficina de Servicios de Gesti�n de Compras o la entidad que la suceda.

Si alguno de los potenciales vendedores solicita informaci�n adicional o aclaraciones antes de formular una oferta, a los otros vendedores se les proporcionar� id�ntica informaci�n.

A menos que lo autorice el Subsecretario de Administraci�n, las condiciones de la oferta seleccionada no ser�n dadas a conocer a los dem�s vendedores que formulen ofertas para la adjudicaci�n del contrato.

10.3 Excepciones

 

10.3.1 Los procedimientos competitivos no son preceptivos:

 

a. En los casos en que los bienes que han de adquirirse: (i) sean para emergencias, como operaciones de socorro en casos de desastre, reparaciones de emergencia y otros materiales que se necesiten con urgencia para proteger vidas humanas y bienes, o (ii) se trate de equipo t�cnico y materiales cient�ficos para proyectos aprobados por la Asamblea General de la OEA, destinados a la realizaci�n de actividades en los Estados miembros de la OEA.

 

b. Cuando la suma del contrato es inferior a US$30.0000 y el Secretario General ha llegado a la conclusi�n de que la utilizaci�n de procedimientos competitivos no es beneficiosa para la Organizaci�n.

10.3.2 El Secretario General deber� proporcionar al Consejo Permanente dentro de un plazo de treinta d�as una relaci�n de todas las compras realizadas por un monto no inferior a US$30.000 sin utilizar procedimientos competitivos (incluidos los casos de la Subsecci�n 10.3.1, a, que antecede), as� como los fundamentos respectivos.

 

10.3.3 La excepci�n prevista en la Subsecci�n 10.3.1, b, que antecede, no podr� aplicarse a ning�n contrato de adquisiciones por un monto inferior a US$30.000 si la suma contractual que corresponde a ese contrato, m�s la suma contractual total de los contratos de adquisiciones ya adjudicados al vendedor en el per�odo de doce meses precedente, supera los $30.000.

 

10.3.4 Cuando se conceda una excepci�n en virtud de lo previsto en la Subsecci�n 10.3.1, b, que antecede, la comprobaci�n de que los procedimientos competitivos no son beneficiosos para la Organizaci�n deber� basarse en el an�lisis razonado de los hechos y circunstancias de cada caso y registrarse mediante la presentaci�n de un escrito en los archivos de la OSGC.

11.1 Arbitraje