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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 82
ASUNTO: REGLAMENTO DE CONTRATOS PARA
SERVICIOS TEMPORALES DE CONFERENCIAS

 

I. APLICACIÓN DEL REGLAMENTO

El Secretario General ha autorizado al Subsecretario de Administración a aplicar el Reglamento de contratos para servicios temporales de conferencias que figura en el anexo.

II. DEROGACIONES

El presente Memorándum Administrativo deroga y rescinde específicamente el Memorándum Administrativo No. 54 y sus cinco revisiones. Asimismo, deroga y reemplaza todas las reglas, normas, instrucciones y prácticas de la Secretaría General que contravengan estas disposiciones.

III. VIGENCIA

Este Memorándum Administrativo y el Reglamento anexo entrarán en vigencia en la fecha de su firma.

 

 

James R. Harding
Subsecretario de Administración

 

 

 

Fecha: 8 de diciembre de 1997
Original: inglés

ANEXO

 

REGLAMENTO DE CONTRATOS PARA SERVICIOS

TEMPORALES DE CONFERENCIAS

 

 

I. DEFINICIONES

 

1.1 "SG/OEA" es la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos.

1.2 "Contratistas independientes" son las personas que se definen en las Reglas de Personal 104.1 (c) y 104.16.

1.3 "Contrato para Servicios Temporales de Conferencias" o "CSTS" es un contrato con un contratista independiente para la prestación de servicios de traducción, interpretación, edición, transcripción u otros servicios relacionados con conferencias.

1.4 "Proveedores de servicios de conferencias" son los contratistas independientes que trabajan por cuenta propia habilitados para prestar a la Secretaría General servicios de conferencias bajo un CSTC. Son traductores, intérpretes, transcriptores, editores y otros especialistas idóneos con experiencia en la prestación de tales servicios.

1.5 "Plan de actividades y solicitud de asignación de fondos" o "PASAF" es el plan de actividades de un proyecto que debe presentarse al Departamento de Programa y Presupuesto para solicitar la asignación de fondos y como condición previa a la obligación de dichos fondos.

1.6 La "Secretaría de Conferencias y Reuniones" o "SCM" es la dependencia de la Oficina del Secretario General Adjunto creada mediante Orden Ejecutiva No. 97-2.

1.7 "Obligaciones" son, conforme al artículo 94 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, las sumas de dinero correspondientes a órdenes de compra, contratos, acuerdos y transacciones concluidas en determinado período para los cuales deben destinarse fondos y hacerse un desembolso en el futuro.

 

II. RESPONSABILIDADES GENERALES DE LA SECRETARÍA DE CONFERENCIAS Y REUNIONES Y PROPÓSITO DEL REGLAMENTO

2.1 De conformidad con la Orden Ejecutiva No. 97-2, la Secretaría de Conferencias y Reuniones es la dependencia de la Secretaría General responsable de la identificación, contratación, evaluación y coordinación de las personas que prestan servicios de conferencias conforme a un CSTC.

2.2 El propósito de este Reglamento es definir con mayor detalle las responsabilidades de la Secretaría de Conferencias y Reuniones y otras dependencias de la Secretaría en la administración de los CSTC; establecer los criterios generales de habilitación para los CSTC; formular las directrices para asegurar que los CSTC no establezcan una relación de facto empleador/empleado entre la Secretaría General y los contratistas independientes de servicios de conferencias; y fijar procedimientos para la tramitación de los CSTC.

 

III. RECLUTAMIENTO: EL REGISTRO

3.1 La Secretaría de Conferencias y Reuniones prepara el registro de traductores, intérpretes y otros especialistas técnicamente habilitados que trabajan por cuenta propia para prestar, con poco tiempo de aviso, servicios de conferencias conforme a un CSTC. La Secretaría de Conferencias y Reuniones promoverá el reclutamiento de un amplio cuadro de candidatos calificados para inclusión en el registro y solicitará la cooperación de otras dependencias de la Secretaría General en esta labor. La Secretaría de Conferencias y Reuniones considerará y entrevistará a candidatos calificados, incluidos los propuestos por otras dependencias de la Secretaría General y los que se conozcan por su destacado servicio en reuniones internacionales.

3.2 Sólo las personas cuyos nombres figuren en el registro aprobado estarán habilitados para recibir un CSTC.

3.3 Los nacionales de cualquier país que cumplan los requisitos de elegibilidad establecidos en este Memorándum Administrativo serán incluidos en el registro. Para seleccionar candidatos de la lista tendrán primera prioridad, en igualdad de condiciones, los nacionales habilitados de los Estados miembros de la OEA sobre los candidatos de otros Estados; asimismo, en igualdad de condiciones, los nacionales habilitados de los Estados Observadores Permanentes de la OEA tendrán prioridad sobre los candidatos de otros Estados.

3.4 La Secretaría de Conferencias y Reuniones formulará normas objetivas para la inclusión de candidatos en el registro. Dichas normas se basarán, en parte, en los siguientes factores: años de experiencia profesional; calidad de miembro de asociaciones profesionales; desempeño en una prueba de suficiencia administrada por la Secretaría de Conferencias y Reuniones o por una organización internacional u otra entidad examinadora reconocida; y cumplimiento con otros requisitos establecidos en este Reglamento y en otros reglamentos y normas de la Secretaría General.

3.5 La Secretaría de Conferencias y Reuniones actualizará el registro periódicamente y lo pondrá a disposición del Departamento de Recursos Humanos, el Departamento de Programa y Presupuesto y otras dependencias de la Secretaría General que lo soliciten. La Secretaría de Conferencias y Reuniones eliminará nombres del registro a solicitud del Director del Departamento de Recursos Humanos.

 

IV. EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS DE CONFERENCIAS

4.1 En colaboración con el Departamento de Recursos Humanos, la Secretaría de Conferencias y Reuniones elaborará un sistema de evaluación del desempeño que permita hacer una evaluación objetiva de los servicios prestados por las personas que trabajan bajo un CSTC.

4.2 La Secretaría de Conferencias y Reuniones evaluará, por lo menos una vez al año y de acuerdo con el sistema de evaluación del desempeño establecido, a todas las personas que trabajen bajo un CSTC.

4.3 Los proveedores de servicios de conferencias cuyos servicios se consideren insatisfactorios como resultado de la evaluación de su desempeño serán eliminados del registro.

 

V. LIMITACIONES Y PROHIBICIONES

5.1 No se emitirá un CSTC a ninguna persona que no presente prueba fehaciente de tener una visa válida que le permita prestar servicios de conferencias en el lugar de destino.

5.2 No se emitirá un CSTC para ningún otro propósito que no sea la prestación de servicios de conferencias o la prestación de servicios similares a la revista Américas.

5.3 No se emitirá un CSTC a ninguna persona que sea pariente de un funcionario (según la definición de la Regla de Personal 104.14(a)) que participe en el proceso de otorgamiento o administración de los CSTC o que ocupe un puesto de grado P-5 o superior. No obstante, el Subsecretario de Administración podrá autorizar por escrito una excepción cuando (i) la solicitud de excepción se presente por escrito y (ii) el interés de la Secretaría General en permitir la excepción sea, a su juicio, mayor que el potencial de un conflicto de interés real o percibido.

5.4 Ninguna persona contratada bajo un CSTC tiene derecho al cobro de horas extras. Cualquier funcionario de la Secretaría General que solicite que un proveedor de servicios de conferencias trabaje horas extras y, por lo tanto, incurra en una obligación por el pago de horas extras será responsable ante la Secretaría General por el monto de la compensación que la Secretaría General pague a ese contratista y deberá indemnizar a la Secretaría General por la totalidad de la suma en cuestión.

5.5 Toda persona que trabaje con un CSTC iniciará la siguiente declaración que aparece en el formulario del contrato:

      Certifico que soy contratista independiente; que trabajo por cuenta propia; que no soy funcionario de la Secretaría General de la OEA; que participo en el sistema nacional de seguridad social del país en que resido o del país de mi nacionalidad; que abonaré al sistema de seguridad social, respecto de la remuneración percibida conforme a este contrato, el porcentaje exigido por ley a los contratistas independientes que trabajan por cuenta propia; y que pagaré a las autoridades gubernamentales correspondientes el impuesto que deba, conforme a la ley, sobre la remuneración percibida.

5.6 Con la excepción de traductores, intérpretes y editores, que serán contratados conforme a la práctica en el lugar de destino para contratación de servicios de personas que trabajan por cuenta propia en esas profesiones, ninguna persona natural contratada para prestar servicios de conferencias en locales de la Secretaría General de la OEA será contratada con un CSTC por más de ocho semanas de servicio a tiempo completo (un mínimo de 24 horas semanales) en un trimestre dado.

5.7 La Secretaría de Conferencias y Reuniones se encargará de aplicar y verificar el cumplimiento de las disposiciones de esta sección V del presente Reglamento.

 

VI. REMUNERACIÓN BAJO UN CSTC

6.1 Excepto que existan circunstancias especiales en que no sea posible, el CSTC dispondrá el pago por palabra o por página, según tarifas preestablecidas, para los servicios de traducción y transcripción; para los otros servicios, el pago será por tarea específica. No obstante, cuando resulte necesario pagar los servicios conforme a una tarifa horaria, diaria, semanal, mensual o anual, el CSTC dispondrá que tal pago se efectúe de acuerdo con las tarifas preestablecidas.

6.2 La Secretaría de Conferencias y Reuniones, en consulta con el Departamento de Recursos Humanos y de conformidad con la Regla de Personal 104.16, establecerá las tarifas de remuneración teniendo en cuenta: (a) la naturaleza del servicio prestado, es decir, su complejidad y dificultad y el grado de experiencia requerido; (b) el tiempo que insuma la tarea y las tarifas del mercado para trabajo comparable; y (c) la necesidad de obtener el servicio requerido al mínimo costo posible.

6.3 La remuneración pagada según tarifas horaria, diaria, semanal, mensual o anual a los proveedores de servicios de conferencias por trabajo realizado en locales de la Secretaría General de la OEA por más de 20 días en cualquier período de 12 meses, sin consideración de si el trabajo es a tiempo parcial o intermitente, deberá incluir:

          a. Un honorario computado de acuerdo con los factores enumerados en el artículo 6.2 supra;

          b. Una suma igual a lo que el contratista independiente debe contribuir por concepto de seguridad social (incluidos jubilación, seguro de paro y compensación por accidentes de trabajo), basada en el honorario neto, conforme a las leyes del lugar de destino o el país de residencia del contratista, según corresponda;

          c. Una suma igual a lo que el contratista independiente debe contribuir por concepto de seguro de salud, basada en el honorario neto, conforme a las leyes del lugar de destino o el país de residencia del contratista, según corresponda, o, si no hubiera un requisito legal y el seguro de salud no estuviera incluido en el sistema de seguridad social correspondiente, un 3% adicional del honorario neto por concepto de subsidio para el seguro de salud;

          d. Una suma igual al valor reglamentario de las vacaciones anuales exigidas por ley con respecto al honorario neto devengado y, de no haber tal requisito de licencia anual en el lugar de destino, un 3% adicional del honorario neto.

El CSTC debe contener un desglose de las sumas pagaderas por concepto de cada uno de los elementos de la remuneración mencionados, así como de otros pagos acordados por las partes.

6.4 El artículo 6.3 no se aplicará a traductores, intérpretes y editores, cuya remuneración se negociará y establecerá de conformidad con el artículo 6.2 y con la práctica establecida en el lugar de destino para la contratación de profesionales independientes en estos ramos.

6.5 Por su calidad de contratistas independientes, los proveedores de servicios de conferencias no tienen derecho a remuneración conforme a las escalas de sueldos para los funcionarios de la Secretaría General de la OEA, ni tienen derecho a los beneficios otorgados al personal conforme a las Normas Generales y el Reglamento de Personal.

VII. TRAMITACIÓN DE LOS PAGOS POR SERVICIOS

7.1 La dependencia que solicite servicios de conferencias a un contratista bajo un CSTC deberá:

          a. Incluir los servicios de conferencias en su programa-presupuesto aprobado y PASAF;

          b. Solicitar los servicios por lo menos con 30 días de antelación mediante la presentación a la Secretaría de Conferencias y Reuniones de un pedido de servicios junto con un presupuesto de tales servicios.

7.2 La Secretaría de Conferencias y Reuniones deberá:

          a. Ayudar a todas las dependencias que soliciten servicios de conferencias en la preparación del presupuesto de los servicios a fin de incluirlos en el PASAF y documentos correspondientes; y

          b. Generar, antes de la prestación de los servicios solicitados, las acciones administrativas y obligaciones necesarias para cubrir y pagar dichos servicios.

7.3 Para la Asamblea General, el Consejo Permanente, el CIDI y sus organismos subsidiarios, la Secretaría de Conferencias y Reuniones aceptará y tramitará una acción administrativa miscelánea de servicios requeridos para todo el año, documentada por un PASAF

y sujeta a revisión trimestral.

7.4 La Secretaría General emitirá el pago al proveedor de servicios de conferencias con base en la documentación siguiente: el documento de obligación, el formulario del CSTC debidamente ejecutado y la certificación del Director de la Secretaría de Conferencias y Reuniones.

7.5 La Secretaría de Conferencias y Reuniones presentará al Departamento de Servicios Financieros un informe mensual para los pagos y pondrá dicho informe a disposición, en forma electrónica, de todas las partes interesadas en la Secretaría General y de los Estados miembros que lo soliciten.

 

VIII. DISPOSICIONES GENERALES

8.1 La Secretaría de Conferencias y Reuniones distribuirá copia de este Reglamento a todos los funcionarios de la Secretaría General que participen en la tramitación de los CSTC, y cada funcionario que lo reciba firmará un documento acusando recibo del mismo.

8.2 Todo funcionario que por malicia, negligencia inexcusable o por no observar este Reglamento ocasione a la Secretaría General cualquier daño o perjuicio financieros será responsable por estos y se le exigirá la debida compensación a la Secretaría General, según se estipula en las Reglas de Personal 101.3 y 103.20.

8.3 Excepto que se disponga otra cosa en el presente o en disposiciones administrativas posteriores de la Secretaría General, el Reglamento de Contratos por Resultado adoptado mediante la Orden Ejecutiva No. 86-1, con sus modificaciones, no se aplicará a los servicios contratados mediante un CSTC.

8.4 El presente Reglamento podrá ser modificado mediante Memorando Administrativo u Orden Ejecutiva.

8.5 El Subsecretario de Administración podrá, ante recibo de una solicitud por escrito de la Secretaría de Conferencias y Reuniones, permitir excepciones al presente Reglamento siempre que: (a) la solicitud explique las circunstancias especiales que justifican la excepción; (b) la solicitud no genere obligaciones excesivas a la Secretaría General; y (c) el Subsecretario de Administración determine que la excepción obra en el mejor interés de la Secretaría General. La autoridad de hacer excepciones podrá delegarse temporalmente sólo al Jefe de Gabinete del Secretario General o al Director del Departamento de Recursos Humanos mediante comunicación por escrito del Subsecretario de Administración.

 

IX. DISPOSICIÓN TRANSITORIA

9.1 Hasta que se formule y apruebe el sistema de evaluación del desempeño a que se refiere el artículo IV del presente Reglamento, la Secretaría de Conferencias y Reuniones evaluará periódicamente, por lo menos una vez al año, de acuerdo con criterios objetivos razonables, el desempeño de los proveedores de servicios de conferencias que figuran en el registro. Asimismo, mantendrá copia de las evaluaciones como referencia al seleccionar candidatos. Las personas cuyos servicios se consideren insatisfactorios serán eliminadas del registro.