I. APLICACI�N DEL REGLAMENTO

El Secretario General ha autorizado al Subsecretario de Administraci�n a aplicar el Reglamento de contratos para servicios temporales de conferencias que figura en el anexo.

II. DEROGACIONES

El presente Memor�ndum Administrativo deroga y rescinde espec�ficamente el Memor�ndum Administrativo No. 54 y sus cinco revisiones. Asimismo, deroga y reemplaza todas las reglas, normas, instrucciones y pr�cticas de la Secretar�a General que contravengan estas disposiciones.

III. VIGENCIA

Este Memor�ndum Administrativo y el Reglamento anexo entrar�n en vigencia en la fecha de su firma.

James R. Harding
Subsecretario de Administraci�n

Fecha: 8 de diciembre de 1997
Original: ingl�s

ANEXO

REGLAMENTO DE CONTRATOS PARA SERVICIOS

TEMPORALES DE CONFERENCIAS

I. DEFINICIONES

1.1 "SG/OEA" es la Secretar�a General de la Organizaci�n de los Estados Americanos.

1.2 "Contratistas independientes" son las personas que se definen en las Reglas de Personal 104.1 (c) y 104.16.

1.3 "Contrato para Servicios Temporales de Conferencias" o "CSTS" es un contrato con un contratista independiente para la prestaci�n de servicios de traducci�n, interpretaci�n, edici�n, transcripci�n u otros servicios relacionados con conferencias.

1.4 "Proveedores de servicios de conferencias" son los contratistas independientes que trabajan por cuenta propia habilitados para prestar a la Secretar�a General servicios de conferencias bajo un CSTC. Son traductores, int�rpretes, transcriptores, editores y otros especialistas id�neos con experiencia en la prestaci�n de tales servicios.

1.5 "Plan de actividades y solicitud de asignaci�n de fondos" o "PASAF" es el plan de actividades de un proyecto que debe presentarse al Departamento de Programa y Presupuesto para solicitar la asignaci�n de fondos y como condici�n previa a la obligaci�n de dichos fondos.

1.6 La "Secretar�a de Conferencias y Reuniones" o "SCM" es la dependencia de la Oficina del Secretario General Adjunto creada mediante Orden Ejecutiva No. 97-2.

1.7 "Obligaciones" son, conforme al art�culo 94 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretar�a General, las sumas de dinero correspondientes a �rdenes de compra, contratos, acuerdos y transacciones concluidas en determinado per�odo para los cuales deben destinarse fondos y hacerse un desembolso en el futuro.

II. RESPONSABILIDADES GENERALES DE LA SECRETAR�A DE CONFERENCIAS Y REUNIONES Y PROP�SITO DEL REGLAMENTO

2.1 De conformidad con la Orden Ejecutiva No. 97-2, la Secretar�a de Conferencias y Reuniones es la dependencia de la Secretar�a General responsable de la identificaci�n, contrataci�n, evaluaci�n y coordinaci�n de las personas que prestan servicios de conferencias conforme a un CSTC.

2.2 El prop�sito de este Reglamento es definir con mayor detalle las responsabilidades de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones y otras dependencias de la Secretar�a en la administraci�n de los CSTC; establecer los criterios generales de habilitaci�n para los CSTC; formular las directrices para asegurar que los CSTC no establezcan una relaci�n de facto empleador/empleado entre la Secretar�a General y los contratistas independientes de servicios de conferencias; y fijar procedimientos para la tramitaci�n de los CSTC.

III. RECLUTAMIENTO: EL REGISTRO

3.1 La Secretar�a de Conferencias y Reuniones prepara el registro de traductores, int�rpretes y otros especialistas t�cnicamente habilitados que trabajan por cuenta propia para prestar, con poco tiempo de aviso, servicios de conferencias conforme a un CSTC. La Secretar�a de Conferencias y Reuniones promover� el reclutamiento de un amplio cuadro de candidatos calificados para inclusi�n en el registro y solicitar� la cooperaci�n de otras dependencias de la Secretar�a General en esta labor. La Secretar�a de Conferencias y Reuniones considerar� y entrevistar� a candidatos calificados, incluidos los propuestos por otras dependencias de la Secretar�a General y los que se conozcan por su destacado servicio en reuniones internacionales.

3.2 S�lo las personas cuyos nombres figuren en el registro aprobado estar�n habilitados para recibir un CSTC.

3.3 Los nacionales de cualquier pa�s que cumplan los requisitos de elegibilidad establecidos en este Memor�ndum Administrativo ser�n incluidos en el registro. Para seleccionar candidatos de la lista tendr�n primera prioridad, en igualdad de condiciones, los nacionales habilitados de los Estados miembros de la OEA sobre los candidatos de otros Estados; asimismo, en igualdad de condiciones, los nacionales habilitados de los Estados Observadores Permanentes de la OEA tendr�n prioridad sobre los candidatos de otros Estados.

3.4 La Secretar�a de Conferencias y Reuniones formular� normas objetivas para la inclusi�n de candidatos en el registro. Dichas normas se basar�n, en parte, en los siguientes factores: a�os de experiencia profesional; calidad de miembro de asociaciones profesionales; desempe�o en una prueba de suficiencia administrada por la Secretar�a de Conferencias y Reuniones o por una organizaci�n internacional u otra entidad examinadora reconocida; y cumplimiento con otros requisitos establecidos en este Reglamento y en otros reglamentos y normas de la Secretar�a General.

3.5 La Secretar�a de Conferencias y Reuniones actualizar� el registro peri�dicamente y lo pondr� a disposici�n del Departamento de Recursos Humanos, el Departamento de Programa y Presupuesto y otras dependencias de la Secretar�a General que lo soliciten. La Secretar�a de Conferencias y Reuniones eliminar� nombres del registro a solicitud del Director del Departamento de Recursos Humanos.

IV. EVALUACI�N DE LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS DE CONFERENCIAS

4.1 En colaboraci�n con el Departamento de Recursos Humanos, la Secretar�a de Conferencias y Reuniones elaborar� un sistema de evaluaci�n del desempe�o que permita hacer una evaluaci�n objetiva de los servicios prestados por las personas que trabajan bajo un CSTC.

4.2 La Secretar�a de Conferencias y Reuniones evaluar�, por lo menos una vez al a�o y de acuerdo con el sistema de evaluaci�n del desempe�o establecido, a todas las personas que trabajen bajo un CSTC.

4.3 Los proveedores de servicios de conferencias cuyos servicios se consideren insatisfactorios como resultado de la evaluaci�n de su desempe�o ser�n eliminados del registro.

V. LIMITACIONES Y PROHIBICIONES

5.1 No se emitir� un CSTC a ninguna persona que no presente prueba fehaciente de tener una visa v�lida que le permita prestar servicios de conferencias en el lugar de destino.

5.2 No se emitir� un CSTC para ning�n otro prop�sito que no sea la prestaci�n de servicios de conferencias o la prestaci�n de servicios similares a la revista Am�ricas.

5.3 No se emitir� un CSTC a ninguna persona que sea pariente de un funcionario (seg�n la definici�n de la Regla de Personal 104.14(a)) que participe en el proceso de otorgamiento o administraci�n de los CSTC o que ocupe un puesto de grado P-5 o superior. No obstante, el Subsecretario de Administraci�n podr� autorizar por escrito una excepci�n cuando (i) la solicitud de excepci�n se presente por escrito y (ii) el inter�s de la Secretar�a General en permitir la excepci�n sea, a su juicio, mayor que el potencial de un conflicto de inter�s real o percibido.

5.4 Ninguna persona contratada bajo un CSTC tiene derecho al cobro de horas extras. Cualquier funcionario de la Secretar�a General que solicite que un proveedor de servicios de conferencias trabaje horas extras y, por lo tanto, incurra en una obligaci�n por el pago de horas extras ser� responsable ante la Secretar�a General por el monto de la compensaci�n que la Secretar�a General pague a ese contratista y deber� indemnizar a la Secretar�a General por la totalidad de la suma en cuesti�n.

5.5 Toda persona que trabaje con un CSTC iniciar� la siguiente declaraci�n que aparece en el formulario del contrato:

Certifico que soy contratista independiente; que trabajo por cuenta propia; que no soy funcionario de la Secretar�a General de la OEA; que participo en el sistema nacional de seguridad social del pa�s en que resido o del pa�s de mi nacionalidad; que abonar� al sistema de seguridad social, respecto de la remuneraci�n percibida conforme a este contrato, el porcentaje exigido por ley a los contratistas independientes que trabajan por cuenta propia; y que pagar� a las autoridades gubernamentales correspondientes el impuesto que deba, conforme a la ley, sobre la remuneraci�n percibida.

5.6 Con la excepci�n de traductores, int�rpretes y editores, que ser�n contratados conforme a la pr�ctica en el lugar de destino para contrataci�n de servicios de personas que trabajan por cuenta propia en esas profesiones, ninguna persona natural contratada para prestar servicios de conferencias en locales de la Secretar�a General de la OEA ser� contratada con un CSTC por m�s de ocho semanas de servicio a tiempo completo (un m�nimo de 24 horas semanales) en un trimestre dado.

5.7 La Secretar�a de Conferencias y Reuniones se encargar� de aplicar y verificar el cumplimiento de las disposiciones de esta secci�n V del presente Reglamento.

VI. REMUNERACI�N BAJO UN CSTC

6.1 Excepto que existan circunstancias especiales en que no sea posible, el CSTC dispondr� el pago por palabra o por p�gina, seg�n tarifas preestablecidas, para los servicios de traducci�n y transcripci�n; para los otros servicios, el pago ser� por tarea espec�fica. No obstante, cuando resulte necesario pagar los servicios conforme a una tarifa horaria, diaria, semanal, mensual o anual, el CSTC dispondr� que tal pago se efect�e de acuerdo con las tarifas preestablecidas.

6.2 La Secretar�a de Conferencias y Reuniones, en consulta con el Departamento de Recursos Humanos y de conformidad con la Regla de Personal 104.16, establecer� las tarifas de remuneraci�n teniendo en cuenta: (a) la naturaleza del servicio prestado, es decir, su complejidad y dificultad y el grado de experiencia requerido; (b) el tiempo que insuma la tarea y las tarifas del mercado para trabajo comparable; y (c) la necesidad de obtener el servicio requerido al m�nimo costo posible.

6.3 La remuneraci�n pagada seg�n tarifas horaria, diaria, semanal, mensual o anual a los proveedores de servicios de conferencias por trabajo realizado en locales de la Secretar�a General de la OEA por m�s de 20 d�as en cualquier per�odo de 12 meses, sin consideraci�n de si el trabajo es a tiempo parcial o intermitente, deber� incluir:

a. Un honorario computado de acuerdo con los factores enumerados en el art�culo 6.2 supra;

b. Una suma igual a lo que el contratista independiente debe contribuir por concepto de seguridad social (incluidos jubilaci�n, seguro de paro y compensaci�n por accidentes de trabajo), basada en el honorario neto, conforme a las leyes del lugar de destino o el pa�s de residencia del contratista, seg�n corresponda;

c. Una suma igual a lo que el contratista independiente debe contribuir por concepto de seguro de salud, basada en el honorario neto, conforme a las leyes del lugar de destino o el pa�s de residencia del contratista, seg�n corresponda, o, si no hubiera un requisito legal y el seguro de salud no estuviera incluido en el sistema de seguridad social correspondiente, un 3% adicional del honorario neto por concepto de subsidio para el seguro de salud;

d. Una suma igual al valor reglamentario de las vacaciones anuales exigidas por ley con respecto al honorario neto devengado y, de no haber tal requisito de licencia anual en el lugar de destino, un 3% adicional del honorario neto.

El CSTC debe contener un desglose de las sumas pagaderas por concepto de cada uno de los elementos de la remuneraci�n mencionados, as� como de otros pagos acordados por las partes.

6.4 El art�culo 6.3 no se aplicar� a traductores, int�rpretes y editores, cuya remuneraci�n se negociar� y establecer� de conformidad con el art�culo 6.2 y con la pr�ctica establecida en el lugar de destino para la contrataci�n de profesionales independientes en estos ramos.

6.5 Por su calidad de contratistas independientes, los proveedores de servicios de conferencias no tienen derecho a remuneraci�n conforme a las escalas de sueldos para los funcionarios de la Secretar�a General de la OEA, ni tienen derecho a los beneficios otorgados al personal conforme a las Normas Generales y el Reglamento de Personal.

VII. TRAMITACI�N DE LOS PAGOS POR SERVICIOS

7.1 La dependencia que solicite servicios de conferencias a un contratista bajo un CSTC deber�:

a. Incluir los servicios de conferencias en su programa-presupuesto aprobado y PASAF;

b. Solicitar los servicios por lo menos con 30 d�as de antelaci�n mediante la presentaci�n a la Secretar�a de Conferencias y Reuniones de un pedido de servicios junto con un presupuesto de tales servicios.

7.2 La Secretar�a de Conferencias y Reuniones deber�:

a. Ayudar a todas las dependencias que soliciten servicios de conferencias en la preparaci�n del presupuesto de los servicios a fin de incluirlos en el PASAF y documentos correspondientes; y

b. Generar, antes de la prestaci�n de los servicios solicitados, las acciones administrativas y obligaciones necesarias para cubrir y pagar dichos servicios.

7.3 Para la Asamblea General, el Consejo Permanente, el CIDI y sus organismos subsidiarios, la Secretar�a de Conferencias y Reuniones aceptar� y tramitar� una acci�n administrativa miscel�nea de servicios requeridos para todo el a�o, documentada por un PASAF

y sujeta a revisi�n trimestral.

7.4 La Secretar�a General emitir� el pago al proveedor de servicios de conferencias con base en la documentaci�n siguiente: el documento de obligaci�n, el formulario del CSTC debidamente ejecutado y la certificaci�n del Director de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones.

7.5 La Secretar�a de Conferencias y Reuniones presentar� al Departamento de Servicios Financieros un informe mensual para los pagos y pondr� dicho informe a disposici�n, en forma electr�nica, de todas las partes interesadas en la Secretar�a General y de los Estados miembros que lo soliciten.

VIII. DISPOSICIONES GENERALES

8.1 La Secretar�a de Conferencias y Reuniones distribuir� copia de este Reglamento a todos los funcionarios de la Secretar�a General que participen en la tramitaci�n de los CSTC, y cada funcionario que lo reciba firmar� un documento acusando recibo del mismo.

8.2 Todo funcionario que por malicia, negligencia inexcusable o por no observar este Reglamento ocasione a la Secretar�a General cualquier da�o o perjuicio financieros ser� responsable por estos y se le exigir� la debida compensaci�n a la Secretar�a General, seg�n se estipula en las Reglas de Personal 101.3 y 103.20.

8.3 Excepto que se disponga otra cosa en el presente o en disposiciones administrativas posteriores de la Secretar�a General, el Reglamento de Contratos por Resultado adoptado mediante la Orden Ejecutiva No. 86-1, con sus modificaciones, no se aplicar� a los servicios contratados mediante un CSTC.

8.4 El presente Reglamento podr� ser modificado mediante Memorando Administrativo u Orden Ejecutiva.

8.5 El Subsecretario de Administraci�n podr�, ante recibo de una solicitud por escrito de la Secretar�a de Conferencias y Reuniones, permitir excepciones al presente Reglamento siempre que: (a) la solicitud explique las circunstancias especiales que justifican la excepci�n; (b) la solicitud no genere obligaciones excesivas a la Secretar�a General; y (c) el Subsecretario de Administraci�n determine que la excepci�n obra en el mejor inter�s de la Secretar�a General. La autoridad de hacer excepciones podr� delegarse temporalmente s�lo al Jefe de Gabinete del Secretario General o al Director del Departamento de Recursos Humanos mediante comunicaci�n por escrito del Subsecretario de Administraci�n.

IX. DISPOSICI�N TRANSITORIA

9.1 Hasta que se formule y apruebe el sistema de evaluaci�n del desempe�o a que se refiere el art�culo IV del presente Reglamento, la Secretar�a de Conferencias y Reuniones evaluar� peri�dicamente, por lo menos una vez al a�o, de acuerdo con criterios objetivos razonables, el desempe�o de los proveedores de servicios de conferencias que figuran en el registro. Asimismo, mantendr� copia de las evaluaciones como referencia al seleccionar candidatos. Las personas cuyos servicios se consideren insatisfactorios ser�n eliminadas del registro.