MEMORANDUM ADMINISTRATIVO NO. 80
ASUNTO: POLITICA SOBRE EL USO DE GASTOS DE REPRESENTACION POR
PARTE DE LOS ALTOS FUNCIONARIOS DE LA SECRETARIA GENERAL

I. Decisión:

Por decisión del Secretario General se dictan las siguientes disposiciones sobre el uso de los gastos de representación por parte de los altos funcionarios de la Secretaría General.

1. Los gastos de representación serán realizados por los altos funcionarios de la Secretaría General (altos funcionarios SG/OEA) para la consecución de los intereses de la Organización.

2. Los altos funcionarios de la Secretaría General no incurrirán en gastos de representación, básicamente para agasajar a los miembros del personal de la Secretaría General, si el Secretario General o el Secretario General Adjunto no determinan que estos gastos se realizan en el interés de la Organización.

3. Un alto funcionario de la SG/OEA podrá incurrir en gastos de representación en eventos cuya finalidad básicamente sea agasajar a los miembros del personal de la Secretaría General, únicamente si se procura y obtiene la autorización previa del Secretario General o del Secretario General Adjunto. Todas las solicitudes deberán ser presentadas con los requerimientos que se detallan en los subpárrafos a. del (1) al (5) infra:

a. Cualquier alto funcionario de la SG/OEA que desee utilizar gastos de representación u otro tipo de fondos de la SG/OEA para financiar algún evento cuya finalidad sea básicamente agasajar a los miembros del personal de la Secretaría General deberá someter una declaración escrita, al Secretario General o al Secretario General Adjunto, con la siguiente información:

(1)razón para realizar el evento;

(2) una cuenta pormenorizada del costo del evento;

(3) una declaración que establezca en qué forma beneficiará el evento a la Organización;

(4) la fecha del evento y su ubicación; y

(5) lista de invitados.

b. Al menos se obtenga la aprobación del Secretario General o del Secretario General Adjunto, el alto funcionario de la SG/OEA será responsable y tendrá la obligación de reembolsar a la Secretaría General el importe utilizado para el evento. El incumplimiento de este reembolso requerido podrá resultar en la deducción correspondiente del sueldo del funcionario de conformidad con la Regla de Personal 103.20(b)(ii).

II. Derogaciones:

El presente Memorándum Administrativo deroga y reemplaza todas las reglas, normas, instrucciones y prácticas de la Secretaría General que contravengan estas disposiciones.

III. Entrada en vigencia:

Este Memorándum Administrativo entrará en vigencia a partir de la fecha de su firma.

James R. Harding
Subsecretario de Administración

Fecha: 7 de febrero de 1997
Original: inglés