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S E C R E T A R I A      G E N E R A L

MEMORANDUM ADMINISTRATIVO No. 73
ASUNTO:  PROVISION DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO,
SERVICIOS DE SEGURIDAD Y SERVICIOS TEMPORALES DE OFICINA

 

I. DECISION

Por decisión del Secretario General, se dictan las siguientes disposiciones.

A. INTRODUCCION

1. Contenido. El presente Memorando Administrativo norma los procedimientos que deberán seguirse en el futuro en la provisión para las Oficinas en los Estados miembros, los proyectos nacionales, los centros interamericanos operados por la Secretaría General y los organismos y órganos especializados que deben ceñirse a las disposiciones administrativo-presupuestarias de la Secretaría General (la Corte Interamericana de Derechos Humanos y el Instituto Interamericano del Niño), de servicios de limpieza y mantenimiento de locales de oficinas, de servicios de seguridad para sus locales y de servicios temporales de secretaría y/o de apoyo administrativo.

2. Objetivo. El presente Memorando Administrativo tiene por finalidad contribuir a solucionar los casos existentes y evitar que en el futuro se presenten casos de los llamados "local-locals". La Secretaría General está estudiando con todo detenimiento los casos de las personas que actualmente trabajan fuera de la Sede en dicha situación y se espera que muy pronto se puedan encontrar soluciones equitativas para cada caso, acordes con la naturaleza de las actividades que llevan a cabo, los años de servicio y las disponibilidades presupuestario-financieras.

3. Definición. La expresión "local-locals" se utiliza para identificar a personas naturales que desempeñan servicios en las Oficinas en los Estados miembros, proyectos, centros interamericanos, organismos u órganos especializados, en las siguientes condiciones:

a. Jornada Laboral. La persona trabaja para la Secretaría General o para el organismo u órgano especializado de que se trate, con sujeción a la jornada normal de oficina, o una jornada diferente pero no inferior a la que establezca la legislación nacional para configurar una relación laboral de trabajador dependiente (por lo general más de cuatro horas por día);

b. Relación jurídica. La persona no tiene contrato de empleo o nombramiento como miembro del personal, lo que implica, entre otras cosas que no disfruta de los beneficios propios de los miembros del personal y que no se efectúan contribuciones al sistema de seguridad social de la Secretaría General (el Fondo de Previsión o el Fondo de Jubilaciones y Pensiones, según corresponda);

c. Supervisión y dependencia. La persona desempeña funciones bajo supervisión directa de algún miembro del personal en relación de dependencia y en situación de exclusividad; y,

d. Naturaleza de las funciones. Las funciones que cumple la persona no son de carácter temporal y tienen naturaleza regular, por lo que, en otras circunstancias, son desempeñadas por miembros del personal.

4. Aplicación. Por las consideraciones anteriores, el presente Memorando Administrativo tiene dos niveles de aplicación:

a. El primero, de carácter normativo, para todos los casos en que deba efectuarse una nueva provisión (o contratación) de servicios de esta naturaleza por razón de la terminación de la modalidad que actualmente se emplee (sea por la cancelación de los contratos con empresas o por el retiro o renuncia de las personas que en la actualidad presten dichos servicios); y,

b. El segundo, de carácter orientador, para guiar el exámen que debe iniciarse de las posibilidades de adecuar las modalidades bajo las cuales actualmente se presten estos servicios a las que se establecen más adelante como opciones preferentes.

5. Decisión e información. Los Directores de las Oficinas en los Estados miembros, los proyectos, los centros interamericanos y los organismos y órganos especializados correspondientes tendrán la autoridad para decidir, sobre la base de las instrucciones que siguen, (y con sujeción a las normas, reglamentos y procedimientos respectivos y las correspondientes disponibilidades presupuestario-financieras) sobre la modalidad a elegir para la provisión de los servicios a que se refiere este Memorando Administrativo, y deberán enviar una nota explicativa de la decisión tomada al Subsecretario de Administración. Dichos directores serán, asimismo, responsables del estricto cumplimiento de las regulaciones de este Memorando Administrativo.

6. Tipos de servicios. Respecto de cada tipo de servicios (de limpieza y mantenimiento, de seguridad y temporales de secretaría y/o de apoyo administrativo), se presenta más adelante una explicación sobre el alcance de cada tipo, las opciones que en orden de prioridad deberán considerarse y explorarse y los procedimientos a seguir en cada caso.

7. Pautas Generales. En general, cuando se prevea que los servicios deban ser prestados mediante contrato de empleo, se aplicarán las normas, reglamentos y procedimientos establecidos para la selección y el nombramiento de miembros del personal y con sujeción a las disponibilidades presupuestario-financieras. Sólo en casos muy especiales se podrá utilizar un contrato por resultado (CPR) con una persona natural para que provea a la Secretaría General servicios de limpieza, mantenimiento, seguridad, secretaría o apoyo administrativo. Cuando los servicios sean prestados mediante CPR si se plantease alguna situación que requiera, con fundamento en la práctica y costumbres prevalecientes en el país, reconocer algunas otras concesiones no contempladas en los reglamentos y formularios de CPR, deberá elevarse una consulta a la Subsecretaría de Administración, a fin de que ésta formule las orientaciones necesarias.

B. SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO

1. Alcance. Estos servicios consisten en los tradicionales de limpieza y mantenimiento de los locales y deberán limitarse en términos de funciones (no agregarse funciones que no sean propias a los servicios de limpieza y mantenimiento) y de horario (en general no deberán exceder cuatro horas por día), a lo realmente necesario.

2. Opciones. En orden de preferencia, se aplicarán las siguientes:

a. Que los servicios sean proporcionados por los correspondientes gobiernos de los Estados miembros, como parte de sus contribuciones para el funcionamiento y la operación de las Oficinas, proyectos nacionales, centros interamericanos y organismos u órganos especializados, aún cuando ello demande la reducción proporcional de las actuales contribuciones en dinero (Fondo 18 u otros fondos específicos) o como parte de la contrapartida nacional para los proyectos y centros interamericanos.

b. Que los servicios sean proporcionados por el propietario o arrendador, como parte del contrato de alquiler del local, aún cuando ello exija aumentar proporcionalmente el monto del alquiler.

c. Que los servicios sean proporcionados por la asociación de ocupantes del edificio en donde está ubicado el local. Esta modalidad u opción podrá ser utilizada inclusive cuando no exista una asociación formal de arrendatarios, ya que es posible que en algunos casos varios de ellos deseen, de común acuerdo, contratar los servicios de una empresa o de una persona natural. En esos casos, las Oficinas, proyectos, centros interamericanos, organismos y órganos especializados podrán adherirse a ese grupo de arrendatarios, siempre que se limiten a pagar a los otros arrendatarios la parte correspondiente y que, por consiguiente, la Secretaría General no aparezca como una de las partes que contrata los servicios de la empresa o de la persona natural.

d. Que los servicios sean prestados por una empresa establecida que se dedique a este tipo de servicios. En este caso, la modalidad de contratación será la de un contrato por resultado.

e. Cuando ninguna de las modalidades anteriores pueda seguirse y como última opción, que los servicios sean prestados por una persona natural. Esta opción podrá aplicarse mediante la contratación de:

i. Un miembro del personal de la Secretaría General, cuando la planta de personal así lo permita por disponerse de un cargo para dicho efecto, siguiendo los procedimientos relativos a concurso y selección establecidos en las disposiciones en vigencia, dando consideración especial a la posibilidad de que el empleo sea a tiempo parcial, o

ii. Un contratista por resultado, por medio del correspondiente CPR, en cuyo caso se agregará a los términos de referencia del contrato el texto cuyo modelo se adjunta como anexo. Este contrato deberá ajustarse a lo dispuesto en el Reglamento en vigor.

3. Procedimiento:

a. Información previa. Las Oficinas, proyectos nacionales, centros interamericanos, organismos u órganos especializados enviarán una nota explicativa de la decisión tomada a la Subsecretaría de Administración, haciendo un recuento detallado de las gestiones emprendidas y sus resultados, para lograr la provisión de los servicios de acuerdo con las distintas opciones.

b. Indagación. Cuando corresponda la negociación de nuevos contratos de arrendamiento o la renovación de los existentes, se explorará de manera específica la opción referente a que los servicios de limpieza y mantenimiento sean proporcionados por el propietario o arrendador.

c. Cotizaciones de empresas. Cuando los servicios sean prestados por empresas, los directores deberán obtener, en lo posible, cotizaciones de tres distintas empresas.

d. Competencia entre personas. En el caso de que la única alternativa viable fuese la contratación de una persona natural, bajo CPR, procurarán, en lo posible, considerar al menos tres candidatos y remitirán, junto con una nota explicativa de la selección, dos copias del contrato firmado al Departamento de Recursos Humanos.

C. SERVICIOS DE SEGURIDAD

1. Alcance

a. Carácter temporal y excepcional. Es responsabilidad de cada gobierno, de acuerdo con el derecho internacional, asegurar la seguridad física de las misiones diplomáticas que representen a otros países o a organismos internacionales. Por lo tanto, corresponde a los respectivos gobiernos decidir las medidas de seguridad que sean necesarias. En general, por consiguiente, la Secretaría General no deberá estar directamente involucrada en el desempeño de esos servicios.

b. Suplemento salarial. Si la práctica establecida en el país, hiciera necesario que se otorguen módicos suplementos salariales a los agentes del gobierno (Policía Nacional) responsables de prestar estos servicios, los pagos respectivos deberán ser contabilizados como gasto de mantenimiento de la oficina (objeto de gasto 07) y, por lo tanto, no se otorgarán contratos de ninguna especie (incluyendo CPR) a los indicados agentes.

c. Servicios adicionales. En circunstancias excepcionales, algunas Oficinas han contratado servicios de seguridad o de guardianía para sus respectivos locales, adicionales a los proporcionados por el gobierno respectivo. La necesidad de contratar servicios especiales de este tipo está exclusivamente referida a la protección de la integridad física de los miembros del personal y/o de las personas que visiten el local; y no a la protección contra robo del equipo y mobiliario que aparezca en los inventarios oficiales, el cual está cubierto por la póliza global de seguros de la Secretaría General. Por lo tanto, la contratación especial de este tipo de servicios por la Secretaría General se limitará en el tiempo a la duración de las situaciones excepcionales o emergencias que los justifiquen.

2. Opciones. De no ser provistos dichos servicios por los gobiernos y en casos de absoluta necesidad, se podrán emplear las siguientes opciones, en el siguiente orden de preferencia:

a. Que los servicios sean proporcionados por el arrendador o propietario, como parte del contrato de alquiler del local.

b. Que los servicios sean proporcionados por la asociación de ocupantes del edificio o por un grupo de los ocupantes, en forma similar a la opción indicada con respecto a los servicios de limpieza y mantenimiento.

c. Que los servicios sean prestados por una empresa establecida, que se dedique a este tipo de servicios. En este caso, la modalidad de contratación será la de un contrato por resultado, limitado en tiempo a la duración de la emergencia.

3. Procedimiento

a. Opciones a y b. Las opciones a y b, así como la provisión de estos servicios por los gobiernos, deberán explorarse continuamente, y no requieren consulta previa a la sede.

b. Opción c. La opción c deberá ser previamente justificada a la Subsecretaría de Administración y a la propuesta respectiva se acompañarán, cuando sea factible, tres cotizaciones de empresas especializadas en estos servicios. La propuesta deberá también hacer una estimación del tiempo durante el cual serán necesarios estos servicios.

D. SERVICIOS TEMPORALES DE SECRETARIA Y/O DE APOYO ADMINISTRATIVO

1. Alcance

a. Carácter temporal y excepcional. En principio, los proyectos no requieren de este tipo de servicios, por cuanto los mismos son aportados usualmente por los gobiernos como parte de la contraparte nacional. Sin embargo, en determinadas circunstancias y cuando la planta de personal no permita el descargo de las tareas pertinentes, se podrá autorizar la contratación temporal de servicios de secretaría y apoyo administrativo (bibliotecarios, secretarios, oficinistas, choferes, mensajeros, etc). Son situaciones en las que puede plantearse la necesidad de estos servicios, por ejemplo, la ausencia prolongada de un miembro de personal por enfermedad o vacaciones -cuando la planta no sea suficiente como para permitir un reacomodo temporal de funciones-, la preparación de informes especiales para los proyectos, etc. De surgir la necesidad de que la Secretaría General contrate directamente estos servicios para sus proyectos, la contratación tendrá naturalmente carácter temporal.

b. Financiamiento. Esta contratación se hará sujeta a las disponibilidades presupuestario-financieras de las respectivas oficinas, proyectos, centros interamericanos, organismos y órganos especializados.

c. Servicios personales regulares. De asumir los servicios de referencia características de regulares o permanentes y de permitirlo las disponibilidades presupuestario-financieras, la única modalidad a utilizarse será la de que sean prestados por miembros del personal, seleccionados y nombrados previo concurso. Se entenderá que los servicios son permanentes o regulares cuando deban ser desempeñados por una misma persona natural y se prevea que sean requeridos por un período continuo de un año o más, independientemente de si los servicios son o no prestados en una misma oficina, proyecto, centro interamericano, organismo u órgano especializado.

2. Opciones. Se aplicarán, en orden de preferencia, las siguientes:

        a. Que los servicios sean proporcionados por una empresa.  

b. Que los servicios sean proporcionados por una persona natural bajo la modalidad de CPR. En ningún caso los CPR podrán ser por períodos superiores a tres meses. Si bien podrán ser prorrogados, la duración total no podrá exceder un máximo de un año.

3. Procedimiento

a. Información previa. La necesidad de estos servicios tendrá que ser debidamente justificada. A la propuesta respectiva, se acompañarán tres cotizaciones de empresas que puedan proveer los servicios o los curricula vitae de tres candidatos, con las correspondientes pruebas de aptitud de tratarse de CPR con personas naturales.

b. Ejecución. Una vez aprobado el CPR por la Subsecretaría de Administración, se enviarán dos copias del contrato firmado al Departamento de Recursos Humanos.

II. DEROGAGION O ENMIENDA

El presente Memorando Administrativo deroga cualquier otro memorando administrativo, instrumento informativo aplicado con carácter normativo o práctica en contrario de la Secretaría General y podrá ser enmendado mediante otro instrumento normativo posterior de jerarquía igual o superior.

III. VIGENCIA

El presente Memorando Administrativo comenzará a regir en la fecha de su firma.

 

                                                             Subsecretario de Administración

 

24 de marzo de 1986
Original: Español

 

OAS Form 607

(5/84)

ORGANIZATION OF AMERICAN STATES

General Secretariat

 

TERMS OF REFERENCE FOR PERFORMANCE CONTRACT No.

 

1. El contrato se refiere a la prestación por el Contratista de servicios de limpieza o de aseo del local de la Oficina de la Secretaría General de la OEA en ......................, que no está sujeta a horario ni configura relación alguna de dependencia ni exclusividad con la SECRETARIA GENERAL. No obstante, para los efectos de las medidas de acceso y de seguridad del local citado que correspondan, el Contratista se obliga a proporcionar los servicios indicados entre las ............... y las ................ horas de ................. (referencia a los días). En ningún caso, estos servicios se extenderán a un promedio de mas de cuatro horas por día.

2. Los servicios se limitarán a las actividades regulares de aseo del local de la Oficina, de manera de que éste se halle en óptimo estado de limpieza.*

 

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* Si el CPR comprende además otras actividades tales como preparar y servir café, sacar fotocopias ó contestar el teléfono, se deberá ajustar el texto anterior en la forma correspondiente (por ejemplo, "los servicios se limitarán . . . limpieza, y a preparar y servir café").

 

 

FOR THE GENERAL SECRETARIAT FOR THE INDEPENDENT CONTRACTOR

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