S E C R E T A R I A G E N E R A L |
MEMORANDUM ADMINISTRATIVO
No. 73 ASUNTO: PROVISION DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO, SERVICIOS DE SEGURIDAD Y SERVICIOS TEMPORALES DE OFICINA |
I. DECISION Por decisión del Secretario General, se dictan las siguientes disposiciones. A. INTRODUCCION 1. Contenido. El presente Memorando Administrativo norma los procedimientos que deberán seguirse en el futuro en la provisión para las Oficinas en los Estados miembros, los proyectos nacionales, los centros interamericanos operados por la Secretaría General y los organismos y órganos especializados que deben ceñirse a las disposiciones administrativo-presupuestarias de la Secretaría General (la Corte Interamericana de Derechos Humanos y el Instituto Interamericano del Niño), de servicios de limpieza y mantenimiento de locales de oficinas, de servicios de seguridad para sus locales y de servicios temporales de secretaría y/o de apoyo administrativo. 2. Objetivo. El presente Memorando Administrativo tiene por finalidad contribuir a solucionar los casos existentes y evitar que en el futuro se presenten casos de los llamados "local-locals". La Secretaría General está estudiando con todo detenimiento los casos de las personas que actualmente trabajan fuera de la Sede en dicha situación y se espera que muy pronto se puedan encontrar soluciones equitativas para cada caso, acordes con la naturaleza de las actividades que llevan a cabo, los años de servicio y las disponibilidades presupuestario-financieras. 3. Definición. La expresión "local-locals" se utiliza para identificar a personas naturales que desempeñan servicios en las Oficinas en los Estados miembros, proyectos, centros interamericanos, organismos u órganos especializados, en las siguientes condiciones:
4. Aplicación. Por las consideraciones anteriores, el presente Memorando Administrativo tiene dos niveles de aplicación:
5. Decisión e información. Los Directores de las Oficinas en los Estados miembros, los proyectos, los centros interamericanos y los organismos y órganos especializados correspondientes tendrán la autoridad para decidir, sobre la base de las instrucciones que siguen, (y con sujeción a las normas, reglamentos y procedimientos respectivos y las correspondientes disponibilidades presupuestario-financieras) sobre la modalidad a elegir para la provisión de los servicios a que se refiere este Memorando Administrativo, y deberán enviar una nota explicativa de la decisión tomada al Subsecretario de Administración. Dichos directores serán, asimismo, responsables del estricto cumplimiento de las regulaciones de este Memorando Administrativo. 6. Tipos de servicios. Respecto de cada tipo de servicios (de limpieza y mantenimiento, de seguridad y temporales de secretaría y/o de apoyo administrativo), se presenta más adelante una explicación sobre el alcance de cada tipo, las opciones que en orden de prioridad deberán considerarse y explorarse y los procedimientos a seguir en cada caso. 7. Pautas Generales. En general, cuando se prevea que los servicios deban ser prestados mediante contrato de empleo, se aplicarán las normas, reglamentos y procedimientos establecidos para la selección y el nombramiento de miembros del personal y con sujeción a las disponibilidades presupuestario-financieras. Sólo en casos muy especiales se podrá utilizar un contrato por resultado (CPR) con una persona natural para que provea a la Secretaría General servicios de limpieza, mantenimiento, seguridad, secretaría o apoyo administrativo. Cuando los servicios sean prestados mediante CPR si se plantease alguna situación que requiera, con fundamento en la práctica y costumbres prevalecientes en el país, reconocer algunas otras concesiones no contempladas en los reglamentos y formularios de CPR, deberá elevarse una consulta a la Subsecretaría de Administración, a fin de que ésta formule las orientaciones necesarias. B. SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO 1. Alcance. Estos servicios consisten en los tradicionales de limpieza y mantenimiento de los locales y deberán limitarse en términos de funciones (no agregarse funciones que no sean propias a los servicios de limpieza y mantenimiento) y de horario (en general no deberán exceder cuatro horas por día), a lo realmente necesario. 2. Opciones. En orden de preferencia, se aplicarán las siguientes:
3. Procedimiento:
C. SERVICIOS DE SEGURIDAD 1. Alcance a. Carácter temporal y excepcional. Es responsabilidad de cada gobierno, de acuerdo con el derecho internacional, asegurar la seguridad física de las misiones diplomáticas que representen a otros países o a organismos internacionales. Por lo tanto, corresponde a los respectivos gobiernos decidir las medidas de seguridad que sean necesarias. En general, por consiguiente, la Secretaría General no deberá estar directamente involucrada en el desempeño de esos servicios. b. Suplemento salarial. Si la práctica establecida en el país, hiciera necesario que se otorguen módicos suplementos salariales a los agentes del gobierno (Policía Nacional) responsables de prestar estos servicios, los pagos respectivos deberán ser contabilizados como gasto de mantenimiento de la oficina (objeto de gasto 07) y, por lo tanto, no se otorgarán contratos de ninguna especie (incluyendo CPR) a los indicados agentes. c. Servicios adicionales. En circunstancias excepcionales, algunas Oficinas han contratado servicios de seguridad o de guardianía para sus respectivos locales, adicionales a los proporcionados por el gobierno respectivo. La necesidad de contratar servicios especiales de este tipo está exclusivamente referida a la protección de la integridad física de los miembros del personal y/o de las personas que visiten el local; y no a la protección contra robo del equipo y mobiliario que aparezca en los inventarios oficiales, el cual está cubierto por la póliza global de seguros de la Secretaría General. Por lo tanto, la contratación especial de este tipo de servicios por la Secretaría General se limitará en el tiempo a la duración de las situaciones excepcionales o emergencias que los justifiquen. 2. Opciones. De no ser provistos dichos servicios por los gobiernos y en casos de absoluta necesidad, se podrán emplear las siguientes opciones, en el siguiente orden de preferencia:
3. Procedimiento a. Opciones a y b. Las opciones a y b, así como la provisión de estos servicios por los gobiernos, deberán explorarse continuamente, y no requieren consulta previa a la sede. b. Opción c. La opción c deberá ser previamente justificada a la Subsecretaría de Administración y a la propuesta respectiva se acompañarán, cuando sea factible, tres cotizaciones de empresas especializadas en estos servicios. La propuesta deberá también hacer una estimación del tiempo durante el cual serán necesarios estos servicios. D. SERVICIOS TEMPORALES DE SECRETARIA Y/O DE APOYO ADMINISTRATIVO 1. Alcance a. Carácter temporal y excepcional. En principio, los proyectos no requieren de este tipo de servicios, por cuanto los mismos son aportados usualmente por los gobiernos como parte de la contraparte nacional. Sin embargo, en determinadas circunstancias y cuando la planta de personal no permita el descargo de las tareas pertinentes, se podrá autorizar la contratación temporal de servicios de secretaría y apoyo administrativo (bibliotecarios, secretarios, oficinistas, choferes, mensajeros, etc). Son situaciones en las que puede plantearse la necesidad de estos servicios, por ejemplo, la ausencia prolongada de un miembro de personal por enfermedad o vacaciones -cuando la planta no sea suficiente como para permitir un reacomodo temporal de funciones-, la preparación de informes especiales para los proyectos, etc. De surgir la necesidad de que la Secretaría General contrate directamente estos servicios para sus proyectos, la contratación tendrá naturalmente carácter temporal. b. Financiamiento. Esta contratación se hará sujeta a las disponibilidades presupuestario-financieras de las respectivas oficinas, proyectos, centros interamericanos, organismos y órganos especializados. c. Servicios personales regulares. De asumir los servicios de referencia características de regulares o permanentes y de permitirlo las disponibilidades presupuestario-financieras, la única modalidad a utilizarse será la de que sean prestados por miembros del personal, seleccionados y nombrados previo concurso. Se entenderá que los servicios son permanentes o regulares cuando deban ser desempeñados por una misma persona natural y se prevea que sean requeridos por un período continuo de un año o más, independientemente de si los servicios son o no prestados en una misma oficina, proyecto, centro interamericano, organismo u órgano especializado. 2. Opciones. Se aplicarán, en orden de preferencia, las siguientes: a. Que los servicios sean proporcionados por una empresa.
3. Procedimiento a. Información previa. La necesidad de estos servicios tendrá que ser debidamente justificada. A la propuesta respectiva, se acompañarán tres cotizaciones de empresas que puedan proveer los servicios o los curricula vitae de tres candidatos, con las correspondientes pruebas de aptitud de tratarse de CPR con personas naturales. b. Ejecución. Una vez aprobado el CPR por la Subsecretaría de Administración, se enviarán dos copias del contrato firmado al Departamento de Recursos Humanos. II. DEROGAGION O ENMIENDA El presente Memorando Administrativo deroga cualquier otro memorando administrativo, instrumento informativo aplicado con carácter normativo o práctica en contrario de la Secretaría General y podrá ser enmendado mediante otro instrumento normativo posterior de jerarquía igual o superior. III. VIGENCIA El presente Memorando Administrativo comenzará a regir en la fecha de su firma.
Subsecretario de Administración
24 de marzo de 1986
OAS Form 607 (5/84) ORGANIZATION OF AMERICAN STATES General Secretariat
TERMS OF REFERENCE FOR PERFORMANCE CONTRACT No.
________________ * Si el CPR comprende además otras actividades tales como preparar y servir café, sacar fotocopias ó contestar el teléfono, se deberá ajustar el texto anterior en la forma correspondiente (por ejemplo, "los servicios se limitarán . . . limpieza, y a preparar y servir café").
FOR THE GENERAL SECRETARIAT FOR THE INDEPENDENT CONTRACTOR ___________________________ ______________________________ (signature) (signature) ___________________________ ______________________________ (name) (name) ___________________________ ______________________________ (title) (date) (title) (date)
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