Centro de Comunicaciones

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Objetivo

Mantener a todos los participantes debidamente informados de las actividades del Modelo de la Asamblea General de la OEA, incluyendo las discusiones y asistencia a las sesiones de las comisiones, los eventos importantes relacionados con el MOEA, así como asuntos de actualidad en las Américas y asuntos de interés turístico o cultural del país sede del evento.

Funciones

  • Emitir dos Boletines de Noticias, que se distribuirán a los participantes del Modelo en horas preestablecidas (11:00 a.m. y 4:30 p.m.).
  • Cuando el MOEA se lleve a cabo en dos o más idiomas los Boletines de Noticias se deberán publicar, emitir y distribuir simultáneamente en todos los idiomas utilizados. Consecuentemente, todos los artículos deberán ser traducidos para información de los asistentes al Modelo.
  • Redactar y compilar información para los boletines diarios y los artículos sobre temas específicos, para lo cual:
    • Se realizará la cobertura de las reuniones y otras actividades conexas del Modelo.
    • Se realizarán entrevistas a autoridades del Modelo, delegados, asesores docentes, invitados especiales y al personal de la Secretaría General de la OEA que toma parte en esta actividad.
  • Además de los artículos sobre temas específicos, redactar artículos especiales sobre temas determinados, tales como:
    • Cualquier suceso o noticia importante de actualidad que ocurra en las Américas, durante la realización del MOEA.
    • En consulta con los funcionarios del país sede asignados a la coordinación del Modelo, publicar artículos de interés turístico o cultural para información de los asistentes al MOEA.
  • Mantener un Boletín de Noticias actualizado, elaborar los anuncios correspondientes y seleccionar fotografías que sean adecuadas para exhibirse.\
  • Programar conferencias de prensa para las delegaciones estudiantiles.
  • Cuando la situación lo requiera y por instrucciones o en consulta con el Departamento de Relaciones Externas (DRE) redactar y distribuir artículos sobre algún tema determinado, además de los boletines regulares.
  • Brindar cobertura fotográfica para las actividades del Modelo.

Requisitos

  • Objetividad en la información
  • Imparcialidad en los relatos
  • Verificación de las fuentes y de la exactitud de los hechos
  • Claridad y concisión en la redacción
  • Obtención de autorización de todo el material emitido de parte de las autoridades competentes

Aptitudes que debe tener el Personal

  • Completa familiaridad con los objetivos, los procedimientos, los programas, los puntos del temario, los documentos y las operaciones y principios generales del Modelo.
  • Capacidad de trabajar bajo la presión del tiempo y de cumplir plazos.
  • Capacidad de establecer buenas relaciones de trabajo con los delegados, las autoridades, los participantes en el Modelo y funcionarios de la OEA.
  • Disposición para cumplir instrucciones plena y prontamente.
  • Capacidad de establecer un orden de prioridades de los objetivos - saber lo que es noticia y lo que no lo es.
  • Capacidad de planificar anticipadamente.
  • Capacidad de mantenerse dentro de los límites de la descripción del cargo.

Personal

Se requiere un personal formado como mínimo por catorce personas y un asesor docente para hacer posible el desempeño eficaz del Centro de Comunicaciones del Modelo.

El personal estará formado por:

  • Un (1) Asesor Docente
  • Un (1) Oficial en Jefe de Comunicaciones
  • Un (1) Asistente Principal de Comunicaciones
  • Cinco (5) Redactores Generales (uno por Comisión)
  • Dos (2) Redactores de Artículos
  • Dos (2) Asistentes de Redacción
  • Dos (2) Auxiliares de Comunicaciones
  • Un (1) Fotógrafo

DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS

Oficial en Jefe de Comunicaciones

Requisitos del cargo:

  • Completa familiaridad con los objetivos y métodos de funcionamiento del Modelo, las Normas de Procedimiento, los puntos del temario, el programa de actividades, los documentos y los principios generales del Modelo.
  • Capacidad de distinguir lo que es noticia de lo que no lo es.
  • Capacidad de realizar una adecuada supervisión de terceros y de lograr el cumplimiento adecuado y oportuno de las obligaciones de sus cargos.
  • Capacidad de escribir claramente, en forma profesional, y de corregir lo redactado por otros.

Obligaciones:

  • Mantener informado al personal del DRE sobre las actividades y la labor del Centro de Comunicaciones.
  • Hacer las veces de portavoz del DRE cuando sea necesario.
  • Supervisar a todo el personal del Centro de Comunicaciones.
  • Determinar qué artículos deberán incluirse en los Boletines de Noticias antes de que se mecanografíen en forma final.
  • Revisar la forma y el contenido de todos los Boletines de Noticias y artículos especiales emitidos por el Centro de Comunicaciones.
  • Asegurarse que los artículos que mencionen las áreas, personal o actividades de la OEA sean revisados por el personal del DRE antes de su publicación.
  • Mantener un archivo, que será entregado al DRE al término del Modelo con los Boletines de Noticias, Anuncios y/o artículos sobre temas especiales y cualquier otra publicación emitida por el Centro de Comunicaciones, que contenga las siguientes copias:
    • La Copia Principal
    • Por lo menos una copia más
    • Apuntes de antecedentes de los Redactores Generales.
  • Conservar todo el material no distribuido a fin de que pueda entregarse al DRE al final del Modelo.

Asistente Principal de Comunicaciones

Requisitos del cargo:

  • Familiaridad con los objetivos y métodos de funcionamiento del Modelo, las Normas de Procedimiento, los puntos del temario, el programa de actividades, los documentos y los principios generales del Modelo.
  • Supervisar al personal del Centro de Comunicaciones.
  • Es sumamente deseable que posea experiencia en presentación gráfica de material para publicación.
  • Dominio de los programas de computación a utilizarse (Microsoft Word) y poder mecanografiar y realizar correcciones en dicho programa y familiaridad con el uso de material de referencia editorial (Tesauro, diccionarios, manuales de división en sílabas, etc.)

Obligaciones:

  • Revisar/corregir todos los textos preparados por los redactores.
  • Determinar la presentación gráfica de todos los artículos en los Boletines de Noticias, así como de cualquier otra publicación emitida por el Centro de Comunicaciones.
  • Presentar todo el material corregido al Oficial en Jefe de Comunicaciones para su aprobación, antes de que se publique.
  • Asistir al Jefe de Comunicaciones y sustituirlo cuando sea necesario.

Redactores (de Comisiones y de Artículos)

Requisitos Generales del cargo:

  • Dominio cabal del idioma de su comisión respectiva (español o inglés) oral y escrito.
  • Capacidad de redactar resúmenes claros y concisos de las sesiones de las comisiones, así como otros textos de interés especial.
  • Completa familiaridad con los puntos de la agenda, los nombres de las autoridades y de los delegados, el programa del Modelo y su comisión respectiva, así como cualquier asunto relacionado a las comisiones.
  • Completa familiaridad con la finalidad, los objetivos, las normas y los cometidos del Centro de Comunicaciones del Modelo y las obligaciones de su personal, para hacer que todo el material esté listo a su debido tiempo y cumpla los requisitos para su inclusión en los boletines diarios.
  • Capacidad de establecer una buena relación de trabajo con las autoridades las Comisiones, los delegados y el personal de Secretaría del MOEA para lograr su colaboración, que es básica para el desempeño de sus funciones de redactor.

Obligaciones:

Para los Redactores de las Comisiones:

  • Preparar resúmenes oportunos, objetivos e imparciales de cada sesión de su comisión, para su publicación en los boletines del día.
  • Participar, cuando así se disponga, en simulacros de conferencias de prensa.
  • Presentar los informes preparados al Asistente Principal de Comunicaciones, para su revisión, aprobación y procesamiento. Todos los informes deben escribirse utilizando el programa Microsoft Word.
  • Entregar los antecedentes (apuntes, copias de discursos, etc.) al Oficial en Jefe de Comunicaciones para su inclusión en el archivo principal del Centro.

Para los Redactores de Artículos Especiales:

  • Redactar artículos sobre entrevistas con participantes del Modelo (alumnos y personal) así como artículos sobre temas determinados que sean autorizados por el Oficial en Jefe de Comunicaciones. A este respecto, el Redactor de Artículos Especiales debe buscar temas relacionados con el Modelo que revistan interés y cuya cobertura valga la pena.
  • Redactar artículos sobre algún acontecimiento, suceso o noticia importante de actualidad que ocurra en las Américas, durante la realización del MOEA.
  • Preparar informes objetivos, basados en una adecuada investigación, sobre las conferencias de prensa, cuando lo disponga el Oficial en Jefe de Comunicaciones.
  • En consulta con los funcionarios del país sede asignados a la coordinación del Modelo, publicar artículos de interés turístico o cultural para información de los asistentes al MOEA.
  • Presentar los artículos preparados al Asistente Principal de Comunicaciones, para su análisis, aprobación y procesamiento. Todos los informes deben escribirse utilizando el programa Microsoft Word.
  • Entregar los antecedentes (apuntes, copias de discursos, etc.) al Oficial en Jefe de Comunicaciones para su inclusión en el archivo principal del Centro.

Asistentes de Redacción

Requisitos del cargo:

  • Dominio cabal del idioma español o inglés, oral y escrito.
  • Excelente capacidad de comunicación interpersonal y de organizar su trabajo.
  • Capacidad de trabajar eficazmente bajo la presión del tiempo y de cumplir plazos.
  • Capacidad de establecer un orden de prioridad de los trabajos y de determinar cuándo se necesita asistencia editorial adicional.
  • Dominio de los programas de computación a utilizarse (Microsoft Word) y poder redactar y realizar correcciones en los trabajos escritos por otros en dicho programa.
  • Familiaridad con el material de corrección (diccionarios, libros de estilo, Tesauro, manuales de división de sílabas, etc.)
  • Familiaridad con los procedimientos de oficina.

Obligaciones:

  • Asegurar que todo el material emitido por el Centro de Comunicaciones despliegue un alto nivel de calidad y claridad.
  • Mantener un registro actualizado de todas las tareas encomendadas al personal del Centro de Comunicaciones, para asegurar una cobertura eficiente y bien organizada de todas las actividades del Modelo. Este registro debe incluir los nombres de los funcionarios, las actividades que se cubren y lo realizado en materia de cobertura.
  • Apoyar/ayudar a los Redactores en la producción de las versiones finales de los artículos aprobado para los boletines diarios, artículos especiales y anuncios.
  • Verificar que todo el material mecanografiado haya sido realizado conforme a las pautas formales establecidas por la Oficina de Coordinación y que no se hayan deslizado errores gramaticales o tipográficos.
  • Entregar todo el material terminado al Asistente Principal de Comunicaciones para su aprobación y procesamiento.
  • Mantener una biblioteca de referencia de todos los documentos del Modelo para su consulta por parte del personal del Centro de Comunicaciones.

Auxiliares de Comunicaciones

Requisitos del cargo:

  • Familiaridad con los objetivos del Modelo, las Normas de Procedimiento, los puntos del temario, el programa de actividades, los documentos y los principios generales del Modelo.
  • Capacidad de captar rápidamente la mecánica de las operaciones del Modelo.
  • Disposición de cumplir todas las tareas asignadas pronta y plenamente.
  • Capacidad de mantener la paciencia frente a la presión de la carga de trabajo.

Obligaciones:

  • Distribuir los Boletines de Noticias y/o artículos especiales a los Relatores de las Comisiones, quienes a su vez se ocuparán de distribuirlos a los participantes del Modelo.
  • Asegurar una circulación ordenada de la información entre los funcionarios del Centro de Comunicaciones que no puedan comunicarse directamente unos con otros en determinado momento.
  • Mantener una oficina del Centro de Comunicaciones bien organizada y abastecida de útiles de oficina para facilitar la realización eficiente de las operaciones.
  • Apoyar al Asistente Principal de Comunicaciones en asuntos relacionados a registro y archivo de documentos
  • Colaborar con el Oficial en Jefe de Comunicaciones en los preparativos logísticos para las conferencias de prensa.
  • Mantener un centro de distribución para los Boletines de Noticias en un lugar visible, y accesible, y asegurarse que cuente con los documentos actualizados y organizados cronológicamente.

Fotógrafo(s):

Requisitos del cargo:

  • Conocimiento profesional del equipo y las técnicas fotográficas.
  • Experiencia en periodismo gráfico.
  • Discreción en sus movimientos para evitar interferir en el curso de las actividades cubiertas.
  • Capacidad de distinguir qué situaciones merecen cobertura fotográfica y de seleccionar adecuadamente los temas, teniendo en cuenta la importancia de mostrar las sesiones de las diferentes comisiones, las ceremonias, y situaciones de interés cultural.

Obligaciones:

  • Mantenerse completamente al tanto del programa de actividades del Modelo para asegurar la mejor cobertura fotográfica posible.
  • Mantener un registro de todas las fotografías tomadas, que deberá entregarse al DRE al término del MOEA, conjuntamente con los CDs correspondientes.
  • En los casos en que se necesite el revelado de algunas fotografías, los fotógrafos deberán asegurarse de que dichas fotografías sean reveladas prontamente y entregadas al Oficial en Jefe de Comunicaciones, quien a su vez determinará el uso que debe hacerse de ellas.
  • Ejercer discreción y cuidado en el uso del equipo fotográfico
  • En caso que tenga que comprar insumos fotográficos, mantener un registro de los gastos.
  • Colaborar con los redactores generales y otros funcionarios del Centro de Comunicaciones para asegurar la coordinación entre las fotografías y los textos.

Sugerencias para la toma de Fotografías

  • Proceso de Inscripción (Ilustrado)
  • Comentarios de Bienvenida (fotografías del Secretario General de la OEA o su representante en compañía de autoridades y participantes del Modelo)
  • Recepción (llegada de los Invitados Especiales y Otras Personas)
  • Sesiones Plenarias:
    • Jefe de Mesa (Presidente y Otros Oficiales)
    • Dos (2) Jefes de Delegación y sus Delegaciones detrás de ellos
    • La Sesión Plenaria en acción
  • Comisiones: Oficiales, Delegados, Representantes Alternos, Consultores de la OEA, etc. (ser creativo)
  • Sesión Plenaria: Presentaciones Generales (una buena foto de cada Jefe de Delegación mientras se dirige al Modelo de la Asamblea General)
  • Fotografías de Delegación: En sitios prominentes del exterior del local
  • Fotografías de varios grupos:
    • Cabildeo, solicitud de apoyo, etc.
    • Secretario General de la OEA, Presidente del MOEA, Secretario General del MOEA, Asistente Principal del MOEA, Oficial en Jefe de Comunicaciones del MOEA
    • El Presidente y el Secretario General del Modelo
    • Oficiales del Modelo
    • El Presidente del Modelo en compañía de otros participantes
    • El Secretario General del Modelo en compañía de otros participantes
    • El Personal de la Secretaría General del Modelo
    • El Personal del Centro de Comunicaciones del Modelo
  • Reuniones de los Grupos de Trabajo o de Intereses Comunes
  • Conferencias de Prensa
  • Ceremonias
  • Situaciones humorísticas