Secretaría para el Fortalecimiento de la Democracia (SFD)
Departamento para la Cooperación y Observación Electoral (DECO)

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Feria de Tecnología

La Feria tiene como objetivo facilitar el acceso de las autoridades electorales a las soluciones e innovaciones tecnológicas aplicables a las distintas etapas del proceso electoral, así como fomentar el intercambio de mejores prácticas entre autoridades electorales.

Estarán invitados a la feria tanto autoridades electorales como empresas dedicadas al desarrollo de software y hardware tecnológico, incluyendo equipos y servicios utilizados durante un proceso electoral.

Información General
Lugar:
Sheraton Rio Hotel & Resort
Avenida Niemeyer 121 - Leblon - Rio de Janeiro
Rio de Janeiro, 22450-220 · Brasil
Telefono: 55-21-2529-1122
http://www.sheraton-rio.com.br/

Fechas:
Montaje: 18 de noviembre de 2015
Exhibición: 19 y 20 de noviembre
Desmontaje: 20 de noviembre (a partir de las 17:00 hs)

Idiomas:
Los idiomas oficiales de la Organización de los Estados Americanos son Inglés, Español, Portugués y Francés. El área de la Feria no contará con servicio de intérpretes. Los expositores deben ser capaces de comunicarse en al menos uno de estos idiomas para poder garantizar la interacción adecuada con los participantes.

Requisitos de Participación

Remitir en hoja membretada de la empresa o de la institución una comunicación oficial remitiendo el registro de participación, así como la aceptación de los presentes lineamientos con firma autógrafa y rúbricas de la persona facultada para ello.

Favor enviar por correo electrónico con el asunto: “Feria de Tecnología Electoral”, la siguiente documentación:

1) Carta compromiso de participación.

2) Formulario de Registro de Participación.

3) Listado en hoja membretada de la empresa o de la institución con los nombres completos de las personas que estarán a cargo del stand durante la realización de la Feria. Los gafetes serán entregados el día 18 de noviembre en las instalaciones del Hotel, en un horario de 09:00 a 18:00 horas.

4) Entregar en archivo digital el logotipo de la empresa, para elaborar el rótulo del stand con medidas de 30 x 30 cm a 300 dpi de resolución, en formatos jpg, png y/o gif.

Esta comunicación debe estar dirigida al Departamento para la Cooperación y Observación Electoral de la Organización de los Estados Americanos, y debe ser enviada vía correo electrónico en archivo PDF y de manera física en impresión original a:

Yerutí Méndez
Especialista, Departamento para la Cooperación y Observación Electoral
Organización de los Estados Americanos
1889 Street NW – Suite 651
Washington, DC 20006
Email: [email protected]


Especificaciones técnicas de stands y costo para expositores

El costo general por stand para los participantes de la Feria de Tecnología Electoral será de US$ 3,000. Este costo incluye:

· Acceso a la Feria de Tecnología Electoral.
· Participación en evento social que reunirá a expositores y autoridades electorales.
· 1 Stand de 2.00 x 2.00 x 2.50 metros
· Rótulo que identifique al expositor
· Mesa de apoyo
· Conexión a energía eléctrica
· 2 sillas
· 1 cesto de basura

Los gastos de viaje, alimentación, hospedaje, traslado de equipos, pagos de impuestos/permisos en aduanas y demás costos corren por cuenta propia de los expositores participantes.

· Asignación de Stands

Los stands serán asignados por los organizadores, tomando en consideración el orden riguroso de la confirmación de participación de los expositores, así como las restricciones de espacio de la sede de la Feria.

Aquellos expositores que expresen interés de escoger su stand al momento de confirmar su participación, deberán abonar un costo adicional de US$ 500, para un total de US$ 3,500 por stand. En caso de alquilar dos o más stands, el cargo extra por elección de espacio se mantendrá en US$ 500 por expositor.

No está permitido intercambiar stands ni compartirlos con otros expositores. Sólo los organizadores podrán conocer de tales solicitudes y pronunciarse al respecto.

- La designación queda sujeta a modificación por razones de seguridad o fuerza mayor.

- Bajo ninguna circunstancia está permitido subarrendar el espacio contratado.

Es facultad de los expositores el acondicionamiento del espacio con papelería, plotters, productos y distintivos propios del expositor. No será permitido el uso de banners o señalizaciones fuera del espacio del stand asignado para cada expositor.

Los organizadores se reservan el derecho de no permitir adaptaciones o modificaciones con el objeto de garantizar la apariencia general de la Feria, la seguridad de los asistentes y de los expositores, particularmente la libre circulación de personas por los espacios del recinto, así como cualesquiera otras que considere.

Asignación y Distribución de Stands

Los stands serán asignados por los organizadores, tomando en consideración el orden riguroso de la confirmación de participación de los expositores, así como las restricciones de espacio de la sede de la Feria.

Aquellos expositores que expresen interés de escoger su stand al momento de confirmar su participación, deberán abonar un costo adicional de US$ 500, para un total de US$ 3,500 por stand. En caso de alquilar dos o más stands, el cargo extra por elección de espacio se mantendrá en US$ 500 por expositor.

No está permitido intercambiar stands ni compartirlos con otros expositores. Sólo los organizadores podrán conocer de tales solicitudes y pronunciarse al respecto.

- La designación queda sujeta a modificación por razones de seguridad o fuerza mayor.

- Bajo ninguna circunstancia está permitido subarrendar el espacio contratado.

Es facultad de los expositores el acondicionamiento del espacio con papelería, plotters, productos y distintivos propios del expositor. No será permitido el uso de banners o señalizaciones fuera del espacio del stand asignado para cada expositor.

Los organizadores se reservan el derecho de no permitir adaptaciones o modificaciones con el objeto de garantizar la apariencia general de la Feria, la seguridad de los asistentes y de los expositores, particularmente la libre circulación de personas por los espacios del recinto, así como cualesquiera otras que considere.

Distribución de Stands (Preliminar)



Montaje y desmontaje de stands

Los expositores se comprometen a montar su stand durante el día y horario establecido. Una vez transcurrido el tiempo asignado, los organizadores podrán disponer de los stands asignados que no hayan sido ocupados o montados por el expositor, quien perderá el derecho de participación, así como la posibilidad de recibir rembolso alguno.

El montaje de los stands deberá realizarse sin excepción a más tardar el día 18 de noviembre de 2015 entre las 9:00 y las 17:00 hs.

El personal que atenderá el stand deberá estar presente a más tardar a las 09:00 horas del 19 de noviembre, a efecto de que las autoridades realicen el recorrido inaugura (horario de inauguración por confirmar en la agenda final del evento).

El desmontaje se realizará sin excepción una vez concluida la Feria, el día 20 de noviembre a partir de las 18:00 hs.

Transcurrido este límite, los prestadores de servicios de renta de stands, muebles y otros comenzarán el desmontaje general de los mismos.

Los expositores no podrán abandonar ni desmontar el o los stand(s) ni empacar su material de exhibición previo a la conclusión de la Feria.

Los expositores deberán proveer con la debida antelación las placas, modelo y color del vehículo, así como el nombre(s) del conductor y tripulantes con que ingresarán al recinto para realizar el montaje y desmontaje de los stands, en los horarios establecidos para ello.

Sólo se permitirá el acceso de los vehículos registrados, que deberán retirarse una vez concluido el montaje o desmontaje; dentro del estacionamiento del Recinto sólo se contará con lugar de estacionamiento por proveedor. La descarga de material se realizará sólo en los lugares que los administradores del Hotel destinen para tal efecto.

Cada expositor contará con un tiempo para realizar maniobras de descarga, determinado en función del tránsito y concurrencia de expositores que se registre en el área. En todo momento se deberán acatar las indicaciones del personal del recinto.

No se podrán realizar actividades o acciones que dañen o alteren de manera física el recinto en mención, durante el montaje o desmontaje del stand, tales como carpintería, pintura, herrería, o cualquiera que dañe o pueda dañar el recinto. Tampoco se podrán realizar aquellas que dañen el mobiliario y/o materiales proporcionado por los organizadores para uso de los expositores durante la Feria.

Cualquier desperfecto ocasionado por un expositor al inmueble y/o a los bienes en comento, deberá ser cubierto a satisfacción de los representantes del recinto o del prestador del servicio en cuestión.

La Organización de los Estados Americanos no será responsable, ni los organizadores, por los daños y/o pérdidas que pudiesen sufrir los expositores que no realicen en forma y tiempo el desmontaje de su stand.

Disciplina

Los participantes deberán conservar y fomentar un ambiente de cordialidad y respeto para con los demás expositores, los funcionarios asistentes de alto nivel y el personal que se encuentre dentro del recinto.

El expositor cuidará de no exceder los límites de su stand, manteniendo el mobiliario y material publicitario dentro del mismo, si alguno de ellos saliese de ese espacio obstaculizando el libre tránsito de las personas, la Organización de los Estados Americanos, a través de su representante, lo retirará de inmediato.

El expositor se abstendrá de instalar equipos de sonido que causen molestias a los demás participantes, ni alterar el orden del evento con altavoces con fines propagandísticos.

Los expositores no podrán buscar o perseguir fines de venta al público, toda vez que el alto nivel de las autoridades electorales asistentes, requieren de un trato especial.

Los expositores no podrán colocar señalamientos improvisados fuera del stand asignado ni en la parte externa de la mampara, tales como volantes o cartulinas, entre otros.

Queda prohibida la propaganda política o proselitista ajena a la naturaleza de la Feria.

Responsabilidades

El recinto en el que se desarrollará la feria cuenta con servicio de seguridad, que mantiene presencia durante todo el día con el fin de preservar el orden del recinto. Sin embargo, este personal no es responsable del material ni bienes que se encuentren en el interior de los stands. El cuidado, resguardo y conservación de los materiales y bienes durante el horario del evento es responsabilidad de los expositores o de las personas que éstos designen como encargados del stand, por lo que resulta necesaria la asistencia puntual y debido registro de dichas personas.

Para garantizar el acceso a los expositores, el gafete o credencial identificadora deberá portarse en lugar visible durante todo el evento, así como en tanto se realice el montaje y del desmontaje del stand correspondiente.

Limpieza e Información General de la Feria

Los organizadores serán responsables de la limpieza general de áreas comunes, así como de proporcionar un espacio de información general para los asistentes. Los expositores son responsables de la limpieza interior de su propio stand.

Conducta

Una vez aceptados los lineamientos de participación, el expositor está obligado a concluir los trabajos de la Feria con armonía, orden y disciplina, por lo que las controversias que se suscitasen con el personal contratado por su parte, ya sea de naturaleza laboral, civil, penal, o de cualquier otra materia jurídica, no afectará de modo alguno el desarrollo del evento, por lo que cualquier reclamación y responsabilidad que provenga de los contratos laborales que se hayan celebrado entre el expositor y sus empleados, serán ajenas a la Organización de los Estados Americanos.

Almacenamiento y recepción de materiales en el país anfitrión

Los organizadores no cuentan con espacios para almacenamiento de materiales, ni serán responsables del recibimiento o despacho de material al país anfitrión o a su país de origen. Cualquier retraso o demora de los productos y/o materiales para la exhibición con las autoridades aduaneras deberá ser atendido por los expositores.

Daños y perjuicios

Resulta primordial tener presente que en caso de que el expositor genere algún siniestro, éste será responsable de los daños y perjuicios que se ocasionaren a terceros, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente del país y las normativas del Hotel sede.

En caso de que cualquiera de los expositores incurra en alguno de los siguientes supuestos, se hará acreedor a las sanciones que determinen los mismos participantes y la Organización de los Estados Americanos.

- No asista habiendo registrado su participación en la Feria.
- No se realice el montaje de su stand durante el horario establecido.
- No abra el expositor responsable de su stand en el horario señalado en los lineamientos una vez inaugurada la Feria.
- No se realice el desmontaje del stand durante el horario ni en los términos que establecen los presentes lineamientos.


Es menester tener presente que la Organización de los Estados Americanos, no será responsable de cualesquier incidente climático, incendio, fenómeno natural o acto de vandalismo, que pudiere dañar total o parcialmente, los materiales que se encuentren dentro y fuera de su stand.

Atención y servicios

Con el propósito de fomentar el interés de los asistentes a la presente Feria de Tecnología Electoral, se invita a las instituciones participantes a:
- Realizar demostraciones precisas de los equipos, y su software, y ofrecer información detallada, de las novedades, y de fácil lectura. El alquiler de salas para reuniones privadas tiene un costo adicional y puede gestionarse con los organizadores.

- Dotar el stand con primicias o ejemplares suficientes para el evento, tomando en consideración que el organizador se reservan el derecho a retirar de la exhibición cualquier material que no se considere apto para su exhibición en esta Feria.

- Brindar una atención amable y respetuosa a todos los visitantes.


Difusión

La Feria de Tecnología Electoral se dará a conocer a través de las siguientes vías:

- Página web dedicada a la X RAE en el portal de la OEA.

- Inclusión de espacios en la Agenda de la X RAE.

- Anuncio en boletín electrónico.

- Panfletos impresos en el hotel sede.

- Invitaciones personalizadas dirigidas a asistentes de la RAE.

- Displays en entradas y pasillos del recinto


Se invita a las organizaciones participantes apoyar con la difusión de la Feria a través de sus sitios en Internet y medios publicitarios de su preferencia.

Los expositores quedan obligados a cumplir con las disposiciones establecidas en los presentes lineamientos al momento de manifestar formalmente su participación.