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OEA/Ser. S /JAE Doc. 14
23 d e junio de 1987
Original: ingles/español
CONSI DERANDO
1. Que la Junta de Auditores
Externos de la Organización de los Estados Americanos
adoptó su Reglamento (JAE Doc. 2) el 30 de junio de
1976; y
2. Que durante estos años, por
varias razones, el Reglamento ha requerido cambios;
RESUELVE:
Adoptar el siguiente: RULES OF
PROCEDURES el que reemplaza al adoptado en 1976.
OBJETIVOS GENERALES
Art. 1
Para llevar a cabo sus deberes y
responsabilidades, la Junta ha adoptado los siguientes
objetivos para guiar sus operaciones:
a. Promover el desarrollo continuo
de los procedimientos de contabilidad e informes
financieros con el fin de brindar apoyo a los miembros
de la Asamblea General, al Consejo Permanente, del
Consejo Interamericano Económico y social, tanto como
a los oficiales y funcionarios de la Secretaria
General y así facilitarle el cumplimiento de sus
deberes responsabilidades.
b. Dirigir a la OEA informes y
recomendaciones -resultantes del trabajo de auditoria-
que contribuyan a lograr una mayor eficiencia,
efectividad y economía en la realización de las
actividades de la Organización.
c. Para asegurar la conducción de
todas las operaciones de auditoria externa de tal
manera que el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas a la Junta se logren con el mínimo costo
operativo y con la menor demanda del tiempo y esfuerzo
de los funcionarios y empleados de la OEA.
d. Asegurar que se lleve a cabo la
gestión de Auditoría de acuerdo a las normas de
Auditoría generalmente aceptadas las Normas Generales
para el funcionamiento de la Secretaría General y
otros Reglamentos vigentes, asegurando el desempeño de
todas las labores por parte de auditores que estén
técnica y profesionalmente calificados
ORGANIZACION INTERNA DE LA JUNTA
Art. 2
La Junta tendrá su sede en la
ciudad' sede de la OEA.
Art. 3
La Junta elegirá de entre sus
miembros a su Presidente.
Art. 4
El Presidente de la Junta
permanecerá en el cargo durante todo el tiempo del
período de su nombramiento; sin embargo, si renuncia a
la función oficial del país miembro y es reemplazado,
la Junta elegirá un nuevo Presidente, cuya duración en
el cargo será igual al periodo de su nombramiento.
Art. 5
El Presidente cesará en el cargo:
a. Por renuncia a la Presidencia,
aceptada por los otros miembros;
b. Por renuncia a su calidad de
miembro de la Junta de Auditores Externos, aceptada
por el Consejo Permanente; y,
c. Por renuncia u otra terminación
de su función oficial en su país.
Art. 6
El Presidente tiene las siguientes
funciones:
a. Convocar las reuniones de la
Junta;
b. Presidir las reuniones; y,
c. Ejecutar las decisiones de la
Junta y suscribir toda la correspondencia. Sin
embargo, los informes de Auditoría serán suscritos por
los tres miembros de la Junta.
Art. 7
Las reuniones de la Junta
normalmente tendrán lugar en la sede, en el local y
con los recursos que le sean facilitados por la
Secretaría General para el desempeño más eficiente de
su trabajo. Convocada por el Presidente, sin embargo,
la Junta podrá reunirse en otros lugares.
Las reuniones serán convocadas por
el Presidente, quién comunicará la convocatoria a la
Secretaría General con la antelación suficiente para
que le sean enviados los pasajes y viáticos. Las
acciones de la Junta se tomarán por mayoría de votos.
Cuando la Junta se encuentre en receso podrá, sin
embargo, tomar decisiones y arribar a acuerdos
mediante correspondencia cruzada entre sus miembros y
cuando haya conformidad de dos de ellos a través de la
correspondencia recibida por el Presidente, éste
comunicará esas decisiones a quien corresponda como
acuerdo de la Junta. En la reunión siguiente, lo
decidido por correspondencia será consignado en el
acta de su primera sesión.
Art. 8
Cuando la Junta esté en receso, sus
archivos podrán ser puestos en custodia del Inspector
General de la Secretaría General, a quien se le
confiaran para mantenerlos seguros y libres del acceso
de personas no autorizadas por la Junta.
RESPONSABILIDAD DE EFECTUAR LA
AUDITORIA
Art. 9
La Junta es responsable de la
auditoria externa de los siguientes fondos de la OEA,
tanto como de cuales quiera otros subsecuentemente
establecidos por la Asamblea General o el Consejo
Permanente:
Fondo Regular
Fondo Especial de Asistencia para
el Desarrollo
Fondo Especial Multilateral del
Consejo Interamericano para la Educación, la Ciencia y
la Cultura Cuenta Especial de Cultura
Cuenta Mar del Plata
Fondo de Jubilaciones y Pensiones
Fondo Conmemorativo de Beneficencia
Rowe
Fondo Panamericano Leo S. Rowe
Junta Interamericana de Defensa
(IADB)
Art. 10
Al efectuar la auditoria, la Junta
cumplirá con los mandatos contenidos en las Normas
Generales para el Funcionamiento de la Secretaría
General, (ver Anexo 1).
Art. 11
La Junta cumplirá, además, con la
Resolución N° 124 del Consejo Permanente (ver Anexo
II) y cualesquiera otras disposiciones aplicables que
puedan ser emitidas en el futuro por la Asamblea
General o el Consejo Permanente.
Art. 12
La Junta tomara cualquier medida
considerada necesaria para asegurar que todas las
labores de auditoria externa e interna sean llevadas a
cabo por auditores técnica y profesionalmente
calificados, sean auditores o firmas de auditores
contratados como tales o miembros del personal de
auditoria de sus respectivas Instituciones Superiores
de Auditoría.
PROCEDIMIENTOS GENERALES DE
AUDITORIA
Art. 13
La contabilidad, transacciones
financieras y estados financieros de los fondos de
la. OEA sobre
los cuales la Junta tiene
responsabilidad de efectuar la Auditoría, serán
auditados anualmente
y se elevara un informe de dicha
Auditoría al Consejo Permanente.
Art. 14
La auditoria anual se efectuará de
acuerdo a las normas de Auditoría generalmente
aceptadas (ver Anexo III) y los requisitos de
auditoria externa prescritos en el Capítulo VII de las
Normas Generales para el Funcionamiento de la
Secretaría General de la OEA (ver Anexo I).
Art. 15
La auditoria específicamente
incluirá todos los procedimientos de auditoria
necesarios que permitan a la Junta, como lo requiere
el Articulo 102 de las Normas Generales, certificar:
a. Que los estados financieros
anuales presentados por el Secretario General están de
acuerdo con los libros, registros, documentos y
comprobantes de la Secretaria General;
b. Que las transacciones reflejadas
en los estados financieros están de acuerdo con las
Normas Generales, las reglamentaciones financieras y
las demás disposiciones aplicables;
c. Que los valores y efectivo en
depósito han sido verificados por medio de
certificaciones de los depositarios de la Secretaría
General y el efectivo en caja ha sido verificado por
conteo en la medida que la junta lo considere
apropiado, aplicando las normas de Auditoría
generalmente aceptadas
AUDITORIA DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS Y REGISTROS SUSTENTATORIOS
Art.16
La Junta se satisfará respecto a la
razonabilidad de los estados financieros de la OEA de
acuerdo a los principios de contabilidad generalmente
aceptados, las Normas Generales, y el Reglamento
Presupuestario y Financiero aplicados de manera
consistente, a través de la obtención de suficiente
evidencia sustentatoria por medio del examen de los
registros contables y el material corroborante,
observación general, indagación, confirmaciones y la
aplicación de otras técnicas de Auditoría.
Este examen incluirá, de manera no
limitativa:
a. Verificación de los estados
financieros de las principales cuentas de la
Organización, suplementadas con análisis y pruebas de
éstas últimas con los registros auxiliares, libros de
entrada original, comprobantes, contra tos, ordenes de
compra y otros documentos originales;
b. Determinación de si los gastos
están de acuerdo a las proyecciones presupuestarias y
si han sido observadas todas las regulaciones y
directrices apropiadas;
c. Verificación de los valores y el
efectivo registrados como depósitos en los libros de
la Organización, a través de certificados recibidos
directamente de los depositarios y las
correspondientes conciliaciones.
AUDITORIA DE OPERACIONES
Art. 17
Además de efectuar el examen de los
estados financieros y los registros sustentatorios, la
Junta efectuará, cuando lo considere necesario, y de
manera concurrente con dicho examen o
independientemente del mismo, Auditorias
operacionales, con el propósito de revisar la
eficiencia, efectividad y economía en el uso de los
recursos humanos, materiales y financieros y
determinar si los resultados deseados efectivamente
se logran por los programas o actividades debidamente
aprobados. Tales auditorias se efectuarán de acuerdo a
las normas de auditoria generalmente aceptadas.
Los informes resultantes contendrán
comentarios, conclusiones y recomendaciones para
mejorar las áreas de operaciones seleccionadas como
objeto de examen. Dichas áreas serán determinadas por
la Junta según la expectativa de máximo beneficio a
lograr a través de la revisión y examen selectivo
dirigido hacia aquellos programas o actividades
considerados como críticos o problemáticos.
EVALUACION DE LOS CONTROLES
INTERNOS
Art. 18
En el desarrollo del programa de
trabajo de Auditoría a ser llevado a cabo por la Junta
y sus representantes, la Junta tomará en consideración
no solo la naturaleza y escala de los gastos de la
Organización, sino también la escala, efectividad y
confiabilidad de los procedimientos contables y
administrativos, así como los controles internos
financieros y administrativos. Los sistemas de control
interno, incluyendo la Auditoría interna, serán
revisados y evaluados con el fin de determinar:
a. El grado de confiabilidad que se
le puede otorgar;
b. El alcance correspondiente de
las pruebas que se requieren que realice la Junta o
sus representantes.
Art. 19
La revisión incluirá una evaluación
de los procedimientos para el resguardo de activos a
través de una adecuada y clara definición de las
funciones entre los responsables de las operaciones,
custodia, contabilidad y auditoria interna para:
a. Asegurar que los activos y
recursos se usan de acuerdo con las directrices
emanadas.
b. Asegurar que todas las
transacciones sean exacta y debidamente
contabilizadas
RELACION CON LA OFICINA DEL
INSPECTOR GENERAL
Art. 20
La Junta se mantendrá enteramente
informada del trabajo de la Oficina del Inspector.
General y considerará plenamente la naturaleza,
extensión y efectividad del trabajo de auditoria
interna para determinar el alcance de su Auditoría.
Art. 21
La Junta aprovechara al máximo
posible, los resultados del trabajo de auditoria para
minimizar la cantidad de auditoria detallada que
efectué para llevar a cabo sus funciones.
Art. 22
La Junta, en sus relaciones con la
Oficina del Inspector General, evaluará la
efectividad, eficiencia, utilidad, calidad profesional
y observancia de las normas profesionales en la labor
de Auditoría interna y formulará sugerencias o
recomendaciones para mejorar el rendimiento o el
alcance de la auditoria interna. También puede hacer
recomendaciones para el examen interno de problemas
especiales o cuestiones que requieran la atención de
la Junta.
CUMPLIMIENTO
Art. 23
Los procedimientos de Auditoría de
la Junta incluirán pruebas de las transacciones
financieras para determinar el cumplimiento de las
Normas Generales, las regulaciones financieras y
otras disposiciones aplicables de la OEA, de acuerdo
al Articulo 15 del presente reglamento, inclusive la
determinación de:
Si los gastos están de acuerdo con
las disposiciones que los autorizan.
Si los gastos exceden el monto de
las apropiaciones, tomando en cuenta las
modificaciones resultantes de transferencias
debidamente autorizadas por la resolución de la
Asamblea General que aprueba el presupuesto.
Art. 24
Al determinar el cumplimiento con
las disposiciones legales y otros requisitos
pertinentes, la Junta requerirá la atención del
Secretario General, para su explicación o acción
pertinente, respecto de cualquier transacción sobre
cuya legalidad o corrección abrigare alguna duda. Si
fuere necesario, la Junta pedirá a la Subsecretaria
de Asuntos Jurídicos de la Secretaria General
asistencia en la revisión de la legalidad de las
transacciones cuestionadas.
RAZONABILIDAD DE LOS GASTOS
Art. 25
Además de probar la veracidad de la
contabilidad de los gastos y su cumplimiento con las
disposiciones pertinentes la Auditoría de la Junta
pondrá especial énfasis en la identificación de gastos
de despilfarro, excesivos o innecesarios.
Art. 26
La Junta estará alerta en todo
momento sobre la posibilidad de fraude en el manejo de
los recursos de la OEA y sobre eventuales debilidades
de los sistemas de verificación y control interno que
podrían permitir la comisión de fraude y no ser
detectado.
Art. 27
Los papeles de trabajo elaborados
por la Junta como parte de sus labores de Auditoría
serán de propiedad de la Junta sin sujeción al cambio
de sus miembros.
Art. 28
Los papeles de trabajo elaborados
por un auditor externo a firma de auditores que sean
contratados por la Junta serán de propiedad del
auditor externo, pero estarán sujetos a inspección en
cualquier momento por parte de los miembros de la
Junta a su solo pedido.
ACCESO A LOS REGISTROS
Art. 29
El Articulo 101 de las Normas
Generales dispone:
"Los auditores externos tendrán
acceso, en cualquier momento, a los libros, registros,
documentos y comprobantes que a su juicio fueren
necesarios para llevar a cabo su auditoria".
Art. 30
Si se negara el acceso a la Junta
de Auditores Externos o a sus representantes a los
registros considerados necesarios para la auditoria, y
el asunto no puede ser resuelto de alguna otra manera,
el problema se comunicara inmediatamente al Consejo
Permanente para su solución, incluyendo la debida
acción disciplinaria.
SERVICIOS DE AUDITORES
INDEPENDIENTES
Art. 31
CP/Res. 124 (164/75) del Consejo
Permanente autoriza a la Junta utilizar, si lo
considerara necesario, los servicios de cualquier
auditor o firma de auditores de reputación comprobada
o de cualquier persona, inclusive de sus respectivas
oficinas nacionales, quienes a su juicio tengan la
preparación técnica suficiente. Es política de la
Junta asegurar a la OEA que todas las labores de
auditoria, independientemente de quienes la
desempeñen, sean efectuadas por auditores técnica y
profesionalmente calificados.
Art. 32
En el caso de que la Junta
decidiera utilizar los servicios de cualquier auditor
o firma de auditores, se asegurara primero por medios
apropiados, de su habilidad técnica, idoneidad del
personal, reputación y consistente observación de las
normas de auditoria generalmente aceptadas en labores
llevadas a cabo para otros clientes.
Art. 33
Una vez tomada una decisión
respecto al auditor o firma de auditores, la Junta
entregará los términos de referencia para la
realización del trabajo, de manera clara y precisa,
además del contenido del presente reglamento y las
resoluciones sobre esta materia que haya dictado la
Asamblea General y el Consejo Permanente. Este
material se remitirá en un documento escrito, firmado
por el Presidente de la Junta y por el auditor o firma
de auditores seleccionado.
Los honorarios se determinaran
después de consultar con la Oficina de Tesorería de la
Secretarla General de la OEA. Sin embargo, de ninguna
manera se considerara que el monto de dichos
honorarios sea un factor decisivo en la selección del
auditor o firma de auditores.
Art. 34
El auditor o firma de auditores
seleccionado presentara el resultado de su gestión a
la Junta a través de una exposición verbal y de un
informe por escrito. La Junta incorporara este en su
informe anual al Consejo Permanente o en informes
especiales, como considere apropiado.
Art. 35
Si la Junta decidiera realizar el
trabajo o cualquier parte de este por si misma,
utilizando los auditores técnica y profesionalmente
calificados de las Instituciones Superiores de
Auditoria de los países miembros de los cuales
provienen los miembros de la Junta, se dejará
constancia en un documento escrito y firmado por los
miembros, de los antecedentes, incluyendo el número de
auditores técnica y profesionalmente calificados a ser
utilizados de cada país, tiempo estimado de trabajo,
período o períodos de trabajo en la sede y otros
detalles, esto será puesto a disposición de la Oficina
de Tesorería para que esta pueda estimar los costos de
pasajes y viáticos que Sean necesarios. El Presidente
de la Junta comunicara los nombres de los auditores a
la Oficina de Tesorería de la Secretaria General para
la determinación del reintegro a su Institución
Superior de Auditoria de los costos de sus servicios y
el pago de los pasajes y viáticos requeridos cuando
sea necesario.
Art. 36
El termino "auditores técnica y
profesionalmente calificados" para el desempeño de
cualquier actividad de auditoria bajo el presente
reglamento incluye auditores que:
(1) reúnan los requisitos legales,
profesionales y/o académicos exigidos en su país de
residencia;
(2) hayan adquirido el
satisfactorio grado de experiencia practica efectuando
auditorias conforme a las normas de auditoria
generalmente aceptadas, conmensurado con el grado de
responsabilidad a ser asumido en el curso de las
labores de auditoria programadas para ser llevadas a
cabo;
(3) hayan demostrado competencia
técnica y profesional en el desempeño de auditorias
previas realizadas para su firma, oficina o clientes.
INFORMES DE AUDITORIA
Art. 37
La Junta someterá al Consejo
Permanente su informe anual sobre la auditoria externa
por cada año fiscal para los que hubiere trabajado o
hecho arreglos.
Art. 38
El informe anual contendrá:
a. Una declaración resumida del
alcance del trabajo de Auditoría llevada a cabo.
b. El dictamen de la Junta sobre
los estados financieros de los varios fondos de la OEA
preparados por la Secretaria General. Conforme al
Artículo 102 de la resolución AG/Res. 123 de la
Asamblea General, la Junta certificara:
Que la contabilidad, anual
presentada por el Secretario General está de acuerdo
con los registros, documentos y comprobantes de la
Secretaria General;
Que las transacciones reflejadas en
los estados financieros están de acuerdo con las
Normas Generales, reglamentaciones financieras y otras
disposiciones aplicables;
Que los valores y efectivo en
depósito han sido verificados por medio de
certificaciones de los depositarios de la Secretaria
General y que el efectivo en caja ha sido verificado
por conteo, en la medida que la Junta de Auditores
Externos lo considere apropiado, aplicando las normas
de auditoria generalmente aceptadas.
c. Información sobre asuntos que
afectan la integración y exactitud de las cuentas y
estados financieros, incluyendo donde corresponda:
Información necesaria para la
interpretación correcta de los estados financieros;
Cualquier cantidad que debiera
haber sido recibida y registrada, pero que no haya
sido contabilizada;
Cualquier cantidad para la cual
exista un pasivo contingente y que no haya sido
registrada o reflejada en los estados financieros;
Gastos no respaldados
adecuadamente;
Si se han mantenido los libros de
contabilidad adecuados, y si existen desviaciones
significativas de los principios de contabilidad
generalmente aceptados o de las Normas Generales en
la presentación de los estados financieros.
d. Comentarios y conclusiones sobre
la efectividad del control financiero interno,
reglamentación fiscal interna, sistema contable,
auditoria interna, procedimientos de control y, las
consecuencias financieras de las acciones
administrativas de la Secretaria General.
e. Comentarios y conclusiones sobre
cualquier sería deficiencia o irregularidad que la
Junta pudiera haber encontrado al realizar su labor
(después de haber previamente informado al Secretario
General sobre ellas, con el fin de darle la
oportunidad de explicar y corregirlos).
f. Información sobre cualesquiera
otros asuntos que, a juicio de la Junta, deban ser
conocidos por la Asamblea General o el Consejo
Permanente, entre ellos:
Despilfarros o gastos indebidos de
fondos, no obstante la razonabilidad de la
contabilidad;
Casos de fraude o presunción de
fraude;
Gastos que pudieran implicar
gastos- futuros en mayor escala;
Gastos que no están de acuerdo a
las disposiciones que los autorizan, o gastos
excesivos;
Gastos que excedan el monto de las
apropiaciones, considerando las modificaciones
procedentes de transferencias debidamente autorizadas
mediante resolución de la Asamblea General aprobando
el presupuesto;
Cualquier deficiencia en el sistema
general que rige el manejo de ingresos y gastos,
materiales, equipo, y en los servicios administrativos
correspondientes.
Art. 39
Si la Junta, sobre la base de su
trabajo de auditoria, tuviera reservas respecto a la
integración y exactitud o razonabilidad de los
estados financieros o cualquier parte de los mismos,
podrá emitir su dictámen de auditoria con salvedades.
Cuando así lo hiciera, dicho informe deberá explicar
claramente las razones de las reservas de la Junta.
Art. 40
Puede haber ocasiones en las cuales
las reservas sean de tal magnitud que no se pueda
emitir un dictámen o que se tenga que emitir un
dictámen adverso. Estas observaciones pueden darse sí:
a. El alcance de la auditoria ha
sido severamente restringido;
b. Los registros contables no han
sido adecuadamente mantenidos y la evidencia
disponible es completamente inadecuada para respaldar
un dictámen;
c. La Secretaria General no puede
sustanciar debidamente las transacciones registradas;
d. La verificación y los controles
internos son tan inadecuados que no se pueda
compensar mediante una auditoria externa más extensa.
Art. 41
Si cualquiera de estas
circunstancias surgiera durante sus labores, la Junta
inmediatamente la someterá a conocimiento del Consejo
Permanente o de la Asamblea General.
Art. 42
La Junta, al elaborar su informe,
tomara en consideración cualquier asunto que tenga un
efecto material en los estados "financieros', ya sea
que esto ocurra o se detecte antes o después del fin
de año. Cualquier información importante adicional
sobre las transacciones de años anteriores deberá
incluirse también en el informe de Auditoría.
Art. 43
El informe anual, con respecto a
los asuntos referidos en el Artículo 102 de las Normas
Generales (ver Articulo 38, inciso b) al Consejo
Permanente será refrendado por los tres miembros de la
Junta de Auditores Externos. Cualquiera de los
miembros explicara su punto de vista particular en el
evento de una discrepancia en el análisis de los
hechos sobre los cuales la Junta debe informar.
Art. 44
La Junta presentará su informe
anual al Consejo Permanente al 30 de junio del año
siguiente al año auditado.
Art. 45
En cualquier momento la Junta
someterá a consideración del Consejo Permanente, para
efectos del Art. 91.b de la Carta de la
Organizacion1/, cualquier hecho que se haya observado
en el desempeño de sus deberes que a su juicio pueda
constituir una violación o falta de observancia de las
normas para el funcionamiento de la Secretaria
General.
Art. 46
La Junta, además, podrá presentar
informes especiales sobre otros temas específicos al
Consejo Permanente en los casos en los cuales se
considerara, a juicio de la Junta, que los asuntos son
de tal importancia que justifican dichos informes
especiales.
Art. 47
Todo informe de Auditoría de la
Junta será proporcionado en forma de borrador al
Secretario General para su comentario y será discutido
con él o con funcionarios designados por él, antes de
finalizarlos para su presentación al Consejo
Permanente o a la Asamblea General. Para lograr que
los informes sean lo más explícitos y útiles posibles,
los comentarios al Secretario General serán incluidos
cuando la Junta determine tal tratamiento deseable. Se
espera que los comentarios del Secretario General sean
proporcionados dentro de las dos semanas luego de
recibir el borrador del informe de la Junta. El
objetivo de la Junta es revisar los comentarios del
Secretario General en su segunda reunión anual.
DISPOSICIONES GENERALES
Art. 48
Los miembros de la Junta actuarán
en el desempeño de sus labores con absoluta
independencia con respecto a todos los órganos y
agencias o dependencias de la OEA, pero cumplirán los
mandatos de la Asamblea General y los pedidos
específicos del Consejo Permanente.
Art. 49
La Junta podrá pedir al Consejo
Permanente el dictado de cualquier disposición para
facilitar sus labores.
_________________________________________
(*1) Art. 91.b de la Carta de la
OEA dispone que el Consejo Permanente:
"Vigilará sobre la observancia de
las normas que gobiernan las operaciones de la
Secretaria General y, cuando la Asamblea General no
esta en sesión, aprobará disposiciones de una
naturaleza reglamentaria que faciliten a la
Secretaría General llevar a cabo sus funciones
administrativas;" |
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