CP/RES. 768 (1234/00)

 ACTUALIZACIÓN DE CP/RES. 718 (1150/98)
“CONFERENCIAS Y REUNIONES FINANCIADAS POR LA OEA”

 EL CONSEJO PERMANENTE DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS,

VISTO el documento "Actualización de la resolución CP/RES. 718 (1150/98)”, contenido en el documento CP/CAAP-2505/00 rev 1, preparado por la Delegación de Colombia con la colaboración de la Secretaría General, que informa sobre los costos para reuniones de uno, dos y tres días de duración;

 CONSIDERANDO:

Que en la resolución AG/RES. 457 (IX-O/79), la Asamblea General encomendó a la Secretaría General que, al calcular el costo de las conferencias, tomara como base el costo en la Sede;

Que en la resolución AG/RES. 1230 (XXIII-O/93), la Asamblea General encomendó a la Secretaría General que sólo pagara los gastos de viajes de funcionarios de los gobiernos de los Estados Miembros cuando éstos viajen en nombre de la Organización;

Que en el acta CP/ACTA 962/93 consta el acuerdo del Consejo Permanente de que en esta política la definición de "representantes de gobierno" incluye no sólo a funcionarios gubernamentales elegidos y designados, sino también a toda persona seleccionada por el gobierno para que represente al país en cualquier foro de la OEA;

Que en las resoluciones AG/RES. 1277 (XXIV-O/94), AG/RES. 1317 (XXV-O/95), AG/RES. 1381 (XXVI-O/96) y AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), se reitera que los recursos confiados a la Organización no deberán ser utilizados para pagar gastos de viajes distintos de los que se hagan en nombre de la Organización;

Que en la resolución CP/RES. 718 (1150/98), el Consejo Permanente encomendó a la Secretaría General que revisara anualmente los costos estimados para la realización de reuniones en la Sede, y de las que se realicen fuera de Washington, D.C., y que informara al Consejo Permanente antes del 28 de febrero de cada año si esas sumas deben ser revisadas;

TOMANDO EN CUENTA la situación presupuestaria de la Organización, así como la necesidad de maximizar los limitados recursos disponibles para cumplir los mandatos que se le encomendaron; y

TENIENDO EN CUENTA que, en la resolución AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), la Asamblea General también encomendó a la Comisión de Reuniones y Organismos que examinara los costos de las reuniones y, en la resolución AG/RES. 1446 (XXVII-O/97), que buscara la manera de racionalizar y hacer más eficaz y eficiente la labor de los Consejos,

 RESUELVE:

 1.         Reiterar que el Fondo Regular sólo sufragará gastos de conferencias y reuniones cuyos costos estén incluidos en el presupuesto de la Organización, ya sea que dicha asignación contemple su celebración en la Sede o fuera de ella, y siempre y cuando no excedan los montos previstos en el párrafo resolutivo 7.  Todo costo adicional o no previsto en el Fondo Regular deberá ser sufragado con fondos externos o por el país anfitrión. 

2.         Encomendar a la Secretaría General que, en cada acuerdo que suscriba con los gobiernos de los países interesados en constituirse como Sede de las reuniones que se realicen fuera de la Sede, se consignen, debidamente los compromisos financieros que asumirá la Organización, los que prometa aportar el país interesado y los que se cubrirían con fondos externos. Los fondos externos y los que el país interesado deposite en la Secretaría General de conformidad con el acuerdo serán administrados por la Secretaría General y lo serán por lo menos 60 días antes del inicio de la reunión. En caso de que los recursos no estén depositados en la Secretaría General con la anticipación indicada, la reunión deberá realizarse en la Sede.

3.         Encomendar a la Secretaría General que para la preparación del acuerdo tome como base los montos previstos en los rubros de gasto específicos contemplados en los “Modelos de reuniones” contenidos en el documento "Actualización de la resolución CP/RES. 718 (1150/98)” (CP/CAAP-2505/00), que se anexan a esta resolución. El monto adicional que realice la Organización se utilizará exclusivamente para cubrir los costos de viaje del personal de la Secretaría de Conferencias y Reuniones asignado a la reunión.

4.         Disponer que la Secretaría de Conferencias y Reuniones administre la totalidad de los fondos asignados para la realización de reuniones fuera de la Sede, incluidos el monto adicional que corresponda y los fondos depositados en la Secretaría General procedentes del país anfitrión o de fuentes externas para cubrir costos adicionales.

5.         Establecer que para aquellas reuniones cuya realización estaba prevista en Washington, D.C., pero que, en atención a los ofrecimientos de sede presentados por los Estados miembros, se decida realizar fuera de la Sede, todo costo adicional será sufragado por el país anfitrión o con fondos externos.

6.         Encomendar a la Secretaría General que realice la gestión de cada reunión como un proyecto específico de la Secretaría de Conferencias y Reuniones. Los recursos del Fondo Regular, los que aporte el país y los provenientes de fuentes externas depositados en la Secretaría General se utilizarán de conformidad con el plan de ejecución que se prepare para tal fin. La Secretaría General no transferirá  ni asignará la ejecución de los fondos a las autoridades del país anfitrión.

7.         Encomendar a la Secretaría General que base la preparación del proyecto de presupuesto de las conferencias y reuniones en US$14,500 (máximo) en la Sede y US$22,000 (máximo) fuera de Washington, D.C., para una reunión de un día de duración; US$21,000 (máximo) en la Sede y US$29,200 (máximo) fuera de Washington, D.C., para una reunión de dos días; y US$28,000 (máximo) en la Sede y US$36,900 (máximo) fuera de Washington, D.C., para una reunión de tres días, de conformidad con los lineamientos contenidos en el documento "Actualización de la resolución CP/RES. 718 (1150/98)”. Estas sumas deben utilizarse para asignar fondos en el rubro "Conferencias programadas de la OEA", subprograma 10W del programa-presupuesto que apruebe la Asamblea General para el 2001.

8.         Reiterar que las apropiaciones del Fondo Regular como regla general deberán ser utilizadas para cubrir los gastos de viajes de representantes gubernamentales cuando la persona esté desempeñándose a nombre de la Organización, incluidas las personas elegidas para servir en los órganos de la OEA. Los costos de viajes de otros representantes que el Consejo Permanente considere apropiado financiar deberán aprobarse caso por caso en el contexto de lo dispuesto en el punto resolutivo 6 de esta resolución.

9.         Encomendar a la Secretaría General que revise anualmente estos costos estimados y que informe al Consejo Permanente antes del 28 de febrero de cada año si estas sumas deben ser actualizadas.

10.        Disponer que cuando por razones extraordinarias el costo de una reunión exceda lo estipulado en el punto resolutivo 7, para obtener fondos adicionales será necesario obtener la aprobación del Consejo Permanente, previa recomendación de su Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios.