CP/RES. 872 (1459/04)

ATUALIZAÇÃO DOS CUSTOS DE CONFERÊNCIAS E REUNIÕES FINANCIADAS PELA OEA

(Aprovada na sessão realizada em 15 de dezembro de 2004)

O CONSELHO PERMANENTE DA ORGANIZAÇÃO DOS ESTADOS AMERICANOS,

TENDO VISTO o documento “Atualização da resolução CP/RES. 807 (1307/02)”, constante do documento CP/doc.3909/04, preparado pela Secretaria-Geral, o qual informa os custos médios dos serviços necessários às reuniões de um, dois e três dias de duração;

CONSIDERANDO:

Que, mediante a resolução AG/RES. 457 (IX-O/79), a Assembléia Geral encarregou a Secretaria-Geral de, ao calcular o custo das conferências, tomar por base seu custo na sede;

Que, mediante a resolução AG/RES. 1230 (XXIII-O/93), a Assembléia Geral instruiu a Secretaria-Geral a pagar somente as despesas de viagem de funcionários dos Governos dos Estados membros quando estes viajarem em nome e a pedido da Organização;

Que da ata CP/ACTA 962/93 consta a decisão do Conselho Permanente de que essa política define “representantes governamentais” como sendo não só funcionários governamentais eleitos e nomeados, mas também qualquer pessoa escolhida por um governo para representar seu país num foro da OEA;

Que, nas resoluções AG/RES. 1277 (XXIV-O/94), AG/RES. 1317 (XXV-O/95), AG/RES. 1381 (XXVI-O/96) e AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), se reitera que nenhum recurso confiado à Organização deverá ser utilizado para pagar despesas de viagem a não ser de viagem em nome da Organização;

TENDO PRESENTE:

Que, mediante a resolução AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), a Assembléia Geral encarregou a Comissão de Reuniões e Organismos de examinar os custos das reuniões e, mediante a resolução AG/RES. 1446 (XXVII-O/97), de procurar maneiras de simplificar e tornar mais eficaz e eficiente o trabalho dos Conselhos da Organização;

Que, mediante a resolução CP/RES. 807 (1307/02) e em reuniões anteriores sobre o mesmo assunto, o Conselho Permanente encarregou a Secretaria-Geral de rever anualmente os custos estimados para a realização de reuniões na sede e fora da sede, e de informar o Conselho Permanente, o mais tardar até 28 de fevereiro de cada ano, se esses montantes devem ser revistos; e

Que, por razões estatutárias, regulamentares e administrativas, algumas órgãos e entidades financiados pelo orçamento-programa, como a Comissão Jurídica Interamericana (CJI), a Corte Interamericana de Direitos Humanos, a Junta Interamericana de Defesa (JID), o Instituto Interamericano da Criança (IIN), a Comissão Interamericana de Telecomunicações (CITEL), a Comissão Interamericana para o Controle do Abuso de Drogas (CICAD), o Tribunal Administrativo, a Junta de Auditores Externos e a Comissão Interamericana de Direitos Humanos (CIDH), não dependem inteiramente do Escritório de Conferências e Reuniões para organizar e administrar suas reuniões;

RECONHECENDO que a resolução AG/RES. 1757 (XXX-O/00) dispõe que somente os Estados membros que estiverem “em dia” ou que tiverem sido “considerados em dia” estarão habilitados a ser sede de reuniões da Organização (incluindo, porém não de forma exclusiva, conferências, reuniões de ministros, workshops e seminários) diretamente financiadas, total ou parcialmente, pelo Fundo Ordinário; e

Que, na resolução AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04), a Assembléia Geral incentiva os Estados membros a continuarem a pagar suas cotas oportunamente; e

LEVANDO EM CONTA a situação orçamentária da Organização, bem como a necessidade de usar com maior eficiência os recursos limitados disponíveis para cumprir seus mandatos,

RESOLVE:

1. Reiterar que:

a) o Fundo Ordinário só poderá ser utilizado para custear despesas de conferências e reuniões cujos custos já estejam incluídos no orçamento-programa da Organização, desde que satisfaçam os critérios aprovados pela Comissão de Assuntos Administrativos e Orçamentários (CAAP) para financiamento do Subprograma 10W (Conferências da OEA), independentemente de a dotação destinar-se a uma reunião na sede ou fora da sede, e desde que os custos não excedam os montantes estipulados no parágrafo dispositivo 9 desta resolução; e

b) todo custo adicional ou não previsto no Fundo Ordinário deverá ser ou custeado pelo país sede ou por fundos específicos.

2. Reafirmar que, se um Estado membro oferecer sede para uma reunião que inicialmente estava programada para realizar-se em Washington, D.C., esse Estado é responsável por todo custo adicional da reunião, ou esse custo deverá ser será coberto por fundos específicos.

3. Determinar que o oferecimento oficial para sediar para uma reunião da OEA deverá ser feito formalmente pelo país sede e recebido pela Secretaria-Geral antes da assinatura do acordo entre o país sede e a Secretaria-Geral, em conformidade com o parágrafo dispositivo 4 desta resolução.

4. Instruir a Secretaria-Geral, ao preparar os acordos para a realização de reuniões da OEA fora da sede a: a) verificar o cumprimento dos requisitos estabelecidos nas resoluções AG/RES. 457 (IX-O/79), AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), AG/RES. 1757 (XXX-O/00), AG/RES. 1974 (XXXIII-O/03) e AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04); b) especificar claramente os compromissos financeiros a serem assumidos pela Organização, pelo país sede e/ou, quando cabível, os que serão cobertos por fundos específicos; e c) assegurar-se de que os acordos sejam assinados pelas partes com antecedência de pelo menos 60 dias ao início da reunião.

5. Instruir a Secretaria-Geral a tomar como base, na preparação desses acordos, as tarifas estabelecidas nos documentos “Custos de conferências e reuniões: Atualização da resolução CP/RES. 807 (1307/02)” (CP/doc.3909/04) e “Documentos de apoio para os documentos CP/doc.3909/04 e CP/RES. 807 (1307/02)” (CP/CAAP-2713/04), bem como nos modelos de orçamento para reuniões que se anexam a esta resolução, e a assegurar-se de que os recursos aprovados pela Assembléia Geral ou pelo Conselho Permanente, em conformidade com o parágrafo dispositivo 9 desta resolução, sejam utilizados exclusivamente para custear serviços de conferências para a reunião e despesas de viagem do pessoal do Escritório de Conferências e Reuniões e Relações Públicas e Informação designado para a reunião, até o máximo de três pessoas pagas pelo Fundo Ordinário.

6. Determinar que todos os recursos para as reuniões depositados na Secretaria-Geral pelo país sede e, quando cabível, por outros doadoras, em conformidade com o acordo, sejam administrados pela Secretaria-Geral e sejam depositados na Secretaria-Geral com pelo menos 60 dias de antecedência ao início da reunião e que, se esses recursos não forem depositados na Secretaria-Geral dentro do prazo estabelecido no acordo, a Secretaria-Geral informe automaticamente o Conselho Permanente para que programe a realização da reunião na sede.

7. Dispor que, para as reuniões financiadas por dotações dos Subprogramas 10A (Assembléia Geral), 10E (Escritório da Secretaria da Assembléia Geral, da Reunião de Consulta e do Conselho Permanente e de Órgãos Subsidiários), 10G (Escritório de Conferências e Reuniões), 10K (Reuniões do Conselho Interamericano de Desenvolvimento Integral, Reuniões Ministeriais e Reuniões de Comissões Interamericanas) e 10W (Conferências da OEA):

a) O Escritório de Conferências e Reuniões administrará a totalidade dos recursos destinados à realização de reuniões tanto na sede como fora desta, inclusive os montantes adicionais e recursos depositados na Secretaria-Geral pelo país sede ou por outras fontes específicas, para custear gastos adicionais.

b) A Secretaria-Geral administrará cada reunião como um projeto específico do Escritório de Conferências e Reuniões.

c) Os recursos do Fundo Ordinário, bem como aqueles contribuídos pelo país sede e os outros recursos específicos depositados na Secretaria-Geral serão utilizados em conformidade com o orçamento aprovado e em conformidade com o acordo.

d) Saldos não utilizados serão creditados às fontes originais de financiamento. Os recursos reembolsados ao Fundo Ordinário ficarão disponíveis para reuniões programadas mais tarde no ano, e saldos creditados a fundos específicos do país sede ou outros países ou instituições doadores serão informados em conformidade com o prazo estabelecido no acordo correspondente.

e) A Secretaria-Geral não transferirá os recursos nem sua execução a autoridades ou instituições do país sede.

8. Confirmar que o Escritório de Conferências e Reuniões poderá prestar serviços e apoio a outras reuniões de órgãos da Organização não financiadas com recursos provenientes dos itens do orçamento-programa mencionados no parágrafo dispositivo 7 desta resolução, segundo os termos e condições estabelecidos nos memorandos de entendimento entre o Escritório de Conferências e Reuniões e o departamento, escritório ou área solicitante, e em conformidade com os procedimentos administrativos estabelecidos pela Secretaria-Geral.

9. Instruir a Secretaria-Geral a preparar o projeto de orçamento de toda conferência ou reunião com base nas diretrizes constantes do documento CP/doc.3909/04 e da resolução AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), utilizando as seguintes cifras máximas:

Na sede Fora da sede
Reuniões de um dia US$18.478 US$23.434
Reuniões de dois dias US$31.191 US$36.683
Reuniões de três dias US$43.905 US$49.932

Estes montantes devem ser utilizados para alocar os recursos dos subprogramas do Fundo Ordinário a que se refere o parágrafo dispositivo 7 desta resolução.

10. Reiterar que, como regra geral, as dotações do Fundo Ordinário serão utilizadas para custear despesas de viagem de representantes dos Estados membros somente quando tenham sido nomeados, caso por caso, por uma autoridade competente, para exercer funções em nome e a pedido da Organização. Nesses casos, os recursos para o financiamento de viagens deverá advir de dotações orçamentárias para serviços ao Conselho Permanente ou para o Escritório do Secretário-Geral.

11. Encarregar a Secretaria-Geral de rever anualmente os custos estipulados no parágrafo dispositivo 9 desta resolução e de informar o Conselho Permanente, até 30 de novembro de cada ano, se esses montantes devem ou não ser atualizados. As cifras atualizadas serão, então, incorporadas ao sistema orçamentário, e as diferentes áreas, entidades e órgãos da Organização as levarão em conta, ao estimar os custos de suas reuniões e conferências.

12. Reiterar que as reuniões da Organização financiadas pelo Fundo Ordinário deverão ter duração máxima de três dias. Dispor que, quando for solicitada uma exceção, o Escritório de Conferências e Reuniões prepare para a consideração da CAAP, um orçamento para a reunião com custos projetados para aprovação posterior pelo Conselho Permanente.

http://scm.oas.org/pdfs/2004/CP13713.pdf

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