CP/RES. 872 (1459/04)

INFORMATIONS ACTUALISÉES SUR LES COÛTS DES CONFÉRENCES ET RÉUNIONS FINANCÉES PAR L’ORGANISATION DES ÉTATS AMÉRICAINS

(résolution adoptée à la séance tenue le 15 décembre 2004)

LE CONSEIL PERMANENT DE L’ORGANISATION DES ÉTATS AMÉRICAINS,

VU le document “Actualisation de la résolution CP/RES. 807 (1307/02)”, publié sous le couvert du document CP/doc.3909/04 élaboré par le Secrétariat général, qui fournit des renseignements sur la moyenne des coûts des services qui doivent être fournis aux réunions d’une durée d’un, de deux ou de trois jours,

CONSIDÉRANT:

Que par sa résolution AG/RES. 457 (IX-O/79), l’Assemblée générale a demandé au Secrétariat général de calculer les coûts des conférences, sur la base de leur coût au Siège;

Que par sa résolution AG/RES. 1230 (XXIII-O/93), l’Assemblée générale a chargé le Secrétariat général de prendre en charge les frais de voyage des fonctionnaires gouvernementaux des États membres seulement lorsqu’ils voyagent en qualité de représentants de l’Organisation et sur sa demande;

Que le procès-verbal CP/ACTA 962/93 fait état de la décision du Conseil permanent selon laquelle, au titre de cette politique, la définition de “représentants des gouvernements” vise non seulement les fonctionnaires gouvernementaux élus et désignés, mais aussi toute personne choisie par un gouvernement pour le représenter ou représenter son pays dans une réunion quelconque de l’OEA;

Que les résolutions AG/RES. 1277 (XXIV-O/94), AG/RES. 1317 (XXV-O/95), AG/RES. 1381 (XXVI-O/96), et AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), réitèrent qu’aucunes des ressources confiées à l’Organisation ne devront être utilisées pour financer des frais de voyage autres que ceux qui sont effectués au nom de l’Organisation;

GARDANT PRÉSENT À L’ESPRIT:

Que par sa résolution AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), l’Assemblée générale a chargé la Commission des réunions et organismes d’examiner les coûts des réunions, et que, par sa résolution AG/RES. 1446 (XXVII-O/97), elle a demandé à cette Commission de chercher à rationaliser et à rendre plus efficaces et performants les travaux des Conseils de l’Organisation;

Que par la résolution CP/RES. 807/02 (1307/02), ainsi que par les résolutions précédentes traitant du même sujet, le Conseil permanent a demandé au Secrétariat général de réexaminer annuellement les coûts estimatifs des réunions tenues au Siège et en dehors du Siège, et de lui faire rapport chaque année au plus tard le 28 février indiquant si ces montants devraient ou non être révisés ;

Que pour des raisons statutaires, réglementaires et administratives, quelques entités et organismes financés par le Programme-budget, comme le Comité juridique interaméricain (CJI), la Cour interaméricaine des droits de l’homme, L’Organisation interaméricaine de défense (JID), l’Institut interaméricain de l’enfance (IIN), la Commission interaméricaine des télécommunications (CITEL), la Commission interaméricaine de lutte contre l’abus des drogues (CICAD), le Tribunal administratif (TRIBAD), la Commission des vérificateurs extérieurs, et la Commission interaméricaine des droits de l’homme (CIDH), ne dépendent pas entièrement du Bureau des Conférences et réunions pour l’organisation et l’administration de leurs réunions;

RECONNAISSANT:

Que selon la résolution AG/RES. 1757 (XXX-O/00) seuls les États membres réputés être “en situation régulière” ou “considérés en situation régulière”, sont habilités à accueillir des réunions de l’Organisation (notamment, mais sans que cette énumération ne soit limitative, les conférences et réunions nues à l’échelon ministériel, les ateliers et séminaires) directement financées, entièrement ou en partie, par le Fonds ordinaire.

Que par sa résolution AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04), l’Assemblée générale encourage les États membres à continuer de verser leur quote-part dans les délais prescrits;

TENANT COMPTE de la situation budgétaire de l’Organisation, ainsi que de la nécessité d’assurer un emploi plus rationnel des ressources limitées pour que celle-ci soit en mesure de donner suite aux mandats qui lui sont confiés,

DÉCIDE:

1. De réitérer ce qui suit :

a. Que le Fonds ordinaire sera utilisé pour financer uniquement les frais de conférences et réunions déjà inscrits au programme-budget de l’Organisation, dans la mesure où elles répondent aux critères approuvés par la Commission des questions administratives et budgétaires (CAAP) pour financer le sous-progrmame 10W (Conférences de l’OEA), indépendamment du fait que les crédits soient ouverts pour des réunions au Siège ou hors siège, du moment que ces coûts n’excèdent pas les montants prévus au paragraphe 9 du dispositif de la présente résolution.

b. Que tous les frais additionnels ou frais non inscrits au Fonds ordinaire devront être pris en charge par le pays d’accueil ou par prélèvement sur les Fonds spécifiques.

2. De réaffirmer que si un État membre offre d’accueillir une réunion dont la tenue a été initialement prévue à Washington, D.C., tous les frais additionnels afférents à cette réunion devront être défrayés par l’État membre ou imputables aux fonds spécifiques.

3. D’arrêter que toute offre officielle d’accueil d’une réunion de l’OEA doit être formellement formulée par le pays d’accueil et reçue au Secrétariat général préalablement à la signature de l’accord réglementaire entre le pays d’accueil et le Secrétariat général selon les termes du paragraphe 4 du dispositif de la présente résolution.

4. De demander au Secrétariat général de veiller à ce que, lors de l’élaboration des accords relatifs à l’accueil des réunions de l’OEA qui seront tenues hors siège, a) les conditions précisées dans les résolutions AG/RES. 457 (IX-O/79), AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), AG/RES. 1757 (XXX-O/00), AG/RES. 1974 (XXXIII-O/03), et AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04) soient respectées, et b) que dans chaque accord souscrit avec les pays intéressés à accueillir les réunions de l’Organisation, soient dûment consignés les engagements financiers que sera assumer par l’Organisation, les engagements financiers que le pays d’accueil doit assumer, ainsi que, le cas échéant, les frais qui seront couverts avec des fonds spécifiques ; c) que ces accords doivent être signés par les parties intéressées au moins 60 jours avant la date d’ouverture de la réunion en question.

5. De charger le Secrétariat général d’utiliser comme base, lors de l’élaboration des accords susmentionnés, les montants indiqués dans les documents “Coût des conférences et réunions : Actualisation de la résolution CP/RES. 807 (1307/02)” (CP/doc.3909/04), et “Documents de référence pour les résolutions CP/doc.3909 et CP/RES. 807 (CP/CAAP-2713/04), ainsi que dans les Modèles de budgets de réunions annexés à la présente résolution; d’assurer que tout montant additionnel supérieur aux ressources approuvées par l’Assemblée générale ou le Conseil permanent conformément au paragraphe 9 ci-dessous, sera employé exclusivement pour couvrir les coûts des services de conférence pour les réunions et les frais de voyage du personnel du Bureau des conférences et réunions, des relations extérieures et de l’information désigné pour cette réunion donnée, pour un maximum de trois personnes dont le déplacement sera financé par le Fonds ordinaire.

6. D’arrêter que tous les fonds destinés à une réunion donnée et confiés au Secrétariat général par le pays d’accueil, et le cas échéant, par d’autres donateurs conformément à l’accord souscrit, seront gérés par le Secrétariat général, et devront être déposés auprès de celui-ci au moins 60 jours avant la date d’ouverture de la réunion. De prescrire qu’au cas où les ressources ne sont pas déposées au Secrétariat général dans les délais fixés dans l’accord, le Secrétariat général informera automatiquement le Conseil permanent en vue de la convocation de la réunion au Siège.

7. D’établir que les réunions financées par les crédits ouverts au titre du poste 10A du Programme-budget (Assemblée générale); 10E (Bureau du Secrétariat de l’Assemblée générale, de la Réunion de consultation, du Conseil permanent et des organes subsidiaires); 10G (Bureau des conférences et réunions); 10K (Réunions du Conseil interaméricain pour le développement intégré, Réunions à l’échelon ministériel, et réunions des Commissions interaméricaines), et 10W (Conférences de l’OEA):

a. Le Bureau des conférences et réunions assurera la gestion de la totalité des fonds alloués pour la tenue des réunions tant au Siège que hors siège, y compris les montants additionnels requis, ainsi que les fonds déposés au Secrétariat général et provenant du pays d’accueil ou de sources spécifiques pour couvrir les dépenses additionnelles.

b. Le Secrétariat général administrera chaque réunion comme un projet spécifique du Bureau des conférences et réunions.

c. Les ressources du Fonds ordinaire, celles que fournit le pays d’accueil, et celles qui proviennent de sources spécifiques déposées auprès du Secrétariat général seront utilisées en conformité avec le budget approuvé, et selon les termes de l’accord souscrit.

d. Les montants non décaissés seront réaffectés aux sources originales de financement. Les ressources remises dans le Fonds ordinaire seront disponibles pour les réunions prévues plus tard la même année, et de informations sur les soldes crédités aux fonds spécifiques du pays d’accueil ou d’autres pays ou institutions bailleurs de fonds seront fournis dans le respect des délais prescrits dans l’accord correspondant.

e. Le Secrétariat général ne pourra ni virer ces fonds, ni confier leur utilisation aux autorités ou aux institutions du pays d’accueil.

8. De confirmer que le Bureau des conférences et réunions peut prêter des services et un appui à d’autres réunions des organes de l’Organisation qui ne sont pas financées à l’aide de prélèvements sur des fonds provenant des postes du Programme-budget cités au paragraphe 7 du dispositif de la présente résolution, conformément aux termes et conditions établis par les Mémorandums d’accord intervenus entre le Bureau des conférences et réunions et le Département, le Bureau, ou le Secteur concernés, et conformément à la procédure administrative prévue par le Secrétariat général.

9. De charger le Secrétariat général d’utiliser comme base pour l’élaboration du projet de budget de toute conférence ou réunion, les directives tracées dans le document CP/doc.3909/04, et dans la résolution AG/RES. 1531 (XXVII-O/97) en employant les montants maximums suivants:

Au Siège [Hors siège]
Réunions d’une durée d’un jour EU$18 478 EU$23 434
Réunions d’une durée de deux jours EU$ 31 191 EU$36 683
Réunions d’une durée de trois jours EU$43 905 EU$49 932

Ces montants doivent être utilisés pour l’ouverture de crédits au titre des sous-programmes relevant du budget du Fonds ordinaire visés au paragraphe 7 du dispositif de la présente résolution.

10. De réaffirmer que les crédits inscrits au Fonds ordinaire seront en règle générale employés pour couvrir les frais de voyage des représentants des États membres uniquement lorsque ceux-ci ont été désignés, au cas par cas, par une autorité compétente, pour s’acquitter de fonctions en qualité de représentants de l’Organisation ou sur a demande de celle-ci. D’arrêter que dans ces cas, les sources du financement de ces voyages devraient être les crédits budgétaires ouverts au titre de services fournis au Conseil permanent ou au Bureau du Secrétaire général.

11. De charger le Secrétariat général de réviser chaque année des coûts indiqués au paragraphe 9 de la présente résolution, et de faire rapport au Conseil permanent, avant le 30 novembre de chaque année, sur l’utilité de la révision de ces montants, de façon que des montants normalisés soient alors incorporés dans la méthode d’élaboration du budget, et que les divers secteurs, entités et organes de l’Organisation en tiennent compte lors de la détermination du coût de leurs réunions et conférences.

12. De confirmer qu’aucune réunion de l’Organisation directement financée par le Fonds ordinaire, ne devrait durer plus de trois jours. Que lorsqu’une exception est recherchée, le Bureau des conférences et réunions procède, aux fins d’approbation par la Commission des questions administratives et budgétaires, à l’élaboration d’un budget de réunion basé sur les coûts actuels anticipés en vue de leur approbation par le Conseil permanent.

http://scm.oas.org/pdfs/2004/CP13713.pdf

| Table des matières |