CP/RES. 807 (1307/02)

ACTUALISATION DES COÛTS DES
CONFÉRENCES ET RÉUNIONS FINANCÉES PAR L'OEA

LE CONSEIL PERMANENT DE L'ORGANISATION DES ÉTATS AMÉRICAINS,

VU le document "Actualisation de la résolution CP/RES. 768 (1234/00)", [CP/CAAP-2578/01] élaboré par le Secrétariat général, qui fournit des renseignements sur la moyenne des coûts des services qui doivent être fournis aux réunions d'une durée d'un, de deux ou de trois jours tenues par l'Organisation,

CONSIDÉRANT:

Que par sa résolution AG/RES. 457 (IX-O/79), l'Assemblée générale a demandé au Secrétariat général de calculer les coûts des conférences, sur la base de leur coût au Siège;

Que par sa résolution AG/RES. 1230 (XXIII-O/93), l'Assemblée générale a chargé le Secrétariat général d'assurer que les frais de voyage des fonctionnaires gouvernementaux des États membres soient pris en charge par l'Organisation seulement lorsqu'ils voyagent en qualité de représentants de l'Organisation;

Que le procès-verbal CP/ACTA 962/93 fait état de la décision du Conseil permanent qu'au titre de cette politique, la définition de "représentants de gouvernement" vise à inclure non seulement les fonctionnaires gouvernementaux élus et désignés, mais aussi toute personne choisie par un gouvernement pour le représenter dans n'importe quelle réunion de l'OEA;

Que les résolutions AG/RES. 1277 (XXIV-O/94), AG/RES. 1317 (XXV-O/95), AG/RES. 1381 (XXVI-O/96), et AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), réitèrent que les ressources confiées à l'Organisation ne devront pas être utilisées pour financer des frais de voyage autres que ceux qui sont effectués au nom de l'Organisation;

Que par ses résolutions CP/RES. 718 (1150/98) et 768 (1234/00), le Conseil permanent a demandé au Secrétariat général de réviser annuellement les coûts estimatifs de la tenue des réunions au Siège, et de celles qui se tiennent en dehors de Washington, D.C.; et de soumettre un rapport au Conseil permanent, au plus tard le 28 février de chaque année, sur l'utilité de la révision de ces montants;

Que pour des raisons statutaires, réglementaires et administratives, quelques entités et organismes financés par le programme-budget, comme le Comité juridique interaméricain (CJI), la Cour interaméricaine des droits de l'homme, l'Organisation interaméricaine de défense (JID), l'Institut interaméricain de l'enfance (IIN), la Commission interaméricaine des télécommunications (CITEL), la Commission interaméricaine de lutte contre l'abus des drogues (CICAD), le Tribunal administratif (TRIBAD), la Commission des vérificateurs extérieurs, et la Commission interaméricaine des droits de l'homme (CIDH), ne dépendent pas entièrement du Secrétariat des Conférences et réunions pour l'organisation et l'administration de leurs réunions;

PRENANT EN COMPTE que par sa résolution AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), l'Assemblée générale a chargé la Commission des réunions et organismes d'examiner les coûts des réunions, et que, par sa résolution AG/RES. 1446 (XXVII-O/97), elle a demandé à cette Commission de chercher à rationaliser et à rendre plus efficaces et performants les travaux des Conseils;

TENANT COMPTE de la situation budgétaire de l'Organisation, ainsi que de la nécessité d'assurer une meilleure rationalisation des ressources limitées pour donner suite aux mandats qui lui sont confiés,

DÉCIDE:

1.     De réitérer que le Fonds ordinaire financera seulement les frais de conférences et réunions déjà inscrits au programme-budget de l'Organisation; indépendamment du fait que les crédits soient ouverts pour des réunions au Siège ou à l'extérieur, du moment que ces coûts n'excèdent pas les montants prévus au paragraphe 7 du dispositif de la présente résolution. D'arrêter que tous les frais additionnels ou frais non prévus dans le Fonds ordinaire devront être couverts par des fonds externes ou par le pays d'accueil.

2.     De charger le Secrétariat général de veiller à ce que, dans chaque accord souscrit avec les pays intéressés à accueillir les réunions de l'Organisation, soient dûment consignés les engagements financiers qu'assumera l'Organisation, les engagements du pays intéressé ainsi que les frais qui seront pris en charge avec des fonds externes. D'arrêter que les fonds externes spécifiques destinés à une réunion donnée, et ceux que verse le pays intéressé au Secrétariat général conformément à l'accord souscrit, seront gérés par le Secrétariat général, et devront être déposés auprès de celui-ci au moins 60 jours avant la date d'ouverture de la réunion. De prescrire qu'au cas où les ressources n'ont pas été déposées au Secrétariat général dans les délais fixés, la réunion devra avoir lieu au Siège.

3.     De charger le Secrétariat général d'utiliser comme base, lors de l'élaboration de l'accord, les montants indiqués dans les objets de dépenses spécifiques envisagés dans les "Modèles de réunions" décrits dans le document ci-joint "Actualisation de la résolution CP/RES. 768 (1234/00)". D'arrêter que tout montant additionnel supérieur aux ressources approuvées par l'Assemblée générale ou le Conseil permanent conformément au paragraphe 7 ci-dessous, sera employé exclusivement pour couvrir les frais de voyage du personnel du Secrétariat des conférences et réunions désigné pour une réunion donnée.

4.     D'établir que les réunions financées par les crédits ouverts au titre du poste 10A du Programme-budget (Assemblée générale); 10E (Secrétariat de l'Assemblée générale, de la Réunion de consultation et du Conseil permanent); 10G (Secrétariat des conférences et réunions); 10K (Réunions du Conseil interaméricain pour le développement intégré, Réunions ministérielles et Comités interaméricains), et 10W (Conférences de l'OEA):

a.     Le Secrétariat des conférences et réunions assurera la gestion de la totalité des fonds alloués pour la tenue des réunions tant au Siège que hors siège, y compris les montants additionnels requis, ainsi que les fonds déposés au Secrétariat général et provenant du pays d'accueil ou de sources externes pour couvrir les dépenses additionnelles.

b.     Le Secrétariat général administrera chaque réunion comme un projet spécifique du Secrétariat des conférences et réunions.

c.     Les ressources du Fonds ordinaire, celles que fournit le pays d'accueil et celles qui proviennent de sources externes déposées au Secrétariat général seront utilisées en conformité avec le plan de mise en œuvre qui aura été établi à ces fins.

d.     Le Secrétariat général ne pourra ni virer ces fonds, ni confier leur utilisation aux autorités du pays d'accueil.

5.     D'arrêter que le Secrétariat des conférences et réunions pourra prêter des services et un appui aux autres réunions des organes de l'Organisation qui ne sont pas financées par prélèvement sur des fonds provenant des postes du programme-budget cités au paragraphe 4 du dispositif de la présente résolution, conformément aux termes et conditions établis par la Direction de ce Secrétariat et en fonction de la disponibilité des ressources pertinentes.

6.     De réitérer que si un État membre offre d'accueillir une réunion dont la tenue a été initialement programmée pour Washington, D.C., tous les frais additionnels afférents à cette réunion devront être pris en charge par l'État membre ou couverts par des sources externes.

7.     De charger le Secrétariat général d'utiliser comme base pour l'élaboration du projet de budget de toute conférence ou réunion, les montants suivants: un plafond de EU$15 662 pour les réunions au siège et de EU$23 222 pour celles qui sont tenues en dehors de Washington, D:C. pour une réunion d'un jour; un plafond de EU$23 113 pour les réunions au siège et de EU$31 313 pour celles qui sont tenues en dehors de Washington, D.C. d'une durée de deux jours; un plafond de EU$30 511 pour les réunions au Siège et un plafond de EU$39 351 pour celles qui se tiennent en dehors de Washington, D.C. d'une durée de trois jours, conformément aux directives émises dans le document "Actualisation de la résolution CP/RES. 768 (1234/00)"[CP/CAAP-2578/01]. Ces montants doivent être utilisés pour l'ouverture de crédits au titre du sous-programme 10W du programme-budget "Conférences programmées de l'OEA", approuvé par l'Assemblée générale pour 2002.

8.     D'établir que les crédits inscrits au Fonds ordinaire seront en règle générale utilisés pour couvrir les frais de voyage des représentants des États membres, lorsqu'ils ont été désignés, au cas par cas, par les autorités compétentes, pour s'acquitter de fonctions au nom de l'Organisation. D'arrêter en outre que les frais de voyage devront, dans ces cas, être prélevés sur les fonds alloués au Secrétaire général ou au Conseil permanent.

9.     De charger le Secrétariat général de réviser chaque année les coûts indiqués au paragraphe 7 ci-dessus du dispositif, et de faire rapport au Conseil permanent, avant le 30 novembre de chaque année, sur l'utilité de la révision de ces montants. Ces coûts seraient ensuite incorporés dans la méthode d'élaboration du budget et les divers secteurs de l'Organisation en tiendront compte lors de la détermination du coût de leurs réunions et conférences.

10.     De confirmer qu'aucune réunion de l'Organisation directement financée par le Fonds ordinaire, ne devrait durer plus de trois jours. Lorsqu'une exception est recherchée, le Secrétariat des conférences et réunions procède à l'élaboration d'un budget basé sur les coûts actuels anticipés aux fins d'approbation par la Commission des questions administratives et budgétaires. Il sera alors nécessaire d'obtenir l'aval du Conseil permanent suite à une recommandation de la Commission des questions administratives et budgétaires à ce sujet.

http://scm.oas.org/pdfs/2002/cp09178.pdf

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