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OEA/Ser.G
CP/RES. 768 (1234/00)
18 mai 2000
Original: espagnol |
CP/RES. 768 (1234/00)
ACTUALISATION DE LA résolution CP/RES. 718 (1150/98)
"CONFÉRENCES ET RÉUNIONS FINANCÉES PAR L'OEA"
LE
CONSEIL PERMANENT DE L'ORGANISATION DES ÉTATS AMÉRICAINS,
VU la
résolution "Actualisation de la résolution CP/RES. 718 (1150/98)"
incorporée au document CP/CAAP- /00, élaboré par la Délégation de Colombie avec
la collaboration du Secrétariat général, fournit des renseignements sur les
coûts des réunions d'une durée d'un, deux ou trois jours,
CONSIDÉRANT:
Que par la résolution AG/RES. 457 (IX-O/79), l'Assemblée
générale a chargé le Secrétariat général de déterminer les coûts des
conférences sur la base des dépenses encourues au Siège de l'Organisation;
Que la résolution AG/RES. 1230 (XXIII-O/93) a demandé au
Secrétariat général de prendre en charge les frais de voyage des fonctionnaires
des gouvernements des États membres uniquement lorsqu'ils voyagent au nom de
l'Organisation;
Que dans les procès-verbaux CP/ACTA 962/93 est reprise
la décision du Conseil permanent que, conformément à cette règle, on entend par
représentants gouvernementaux non seulement les fonctionnaires choisis et
désignés par un pays, mais aussi toute personne choisie par un gouvernement
pour le représenter au sein d'un forum de l'OEA;
Que les résolutions AG/RES. 1277 (XXIV-O/94), AG/RES.
1317 (XXV-O/95), AG/RES. 1381 (XXVI-O/96) et AG/RES. 1531 (XXVII-O/97) ont
réitéré qu'aucuns fonds confiés à l'Organisation ne seront employés pour
défrayer les coûts des voyages autres que ceux qui sont entrepris au nom de
l'Organisation;
Que par la résolution CP/RES. 718 (1150/98), le Conseil
permanent a chargé le Secrétariat général de réviser chaque année les coûts
estimatifs de la tenue de réunions au Siège, et de celles qui se tiendront hors
siège, et d'informer le Conseil avant le 28 février chaque année de
l'opportunité de la révision de ces montants;
TENANT COMPTE de la situation budgétaire de
l'Organisation ainsi que du besoin de maximiser les ressources limitées
disponibles pour donner suite aux directives qui ont été adressées au Conseil
permanent;
PRENANT EN COMPTE que par la résolution AG/RES. 1531
(XXVII-O/97), l'Assemblée générale a également chargé la Commission des
réunions et organismes d'examiner les coûts des réunions, et par la résolution
AG/RES. 1446 (XXVII-O/97), de chercher le meilleur moyen de rationaliser et de
rendre plus efficace et plus performante la tâche des Conseils,
DÉCIDE:
1. De réitérer que le Fonds ordinaire financera
seulement les conférences et réunions dont les coûts sont inscrits au budget de
l'Organisation, que ces crédits soient calculés sur la base de leur tenue au
siège ou hors siège, et uniquement dans la mesure où ces coûts ne dépassent pas
les montants précisés au paragraphe 7 du dispositif de la présente résolution.
Que tous frais supplémentaires doivent être pris en charge par le pays
d'accueil ou supporté par des fonds externes.
2. De charger le Secrétariat général d'assurer que dans
chaque accord signé avec les gouvernements des pays désireux d'accueillir des
réunions hors siège, soient dûment consignés les engagements financiers
qu'assumera l'Organisation, ceux que le pays intéressé est prêt à assumer, et
ceux qui seront couverts par prélèvement sur les fonds extérieurs. D'arrêter
que les fonds extérieurs et ceux que le pays intéressé dépose dans le compte du
Secrétariat général selon les termes de l'accord précité, seront gérés par le
Secrétariat général, et le seront pendant au moins 60 jours avant l'ouverture
de la réunion, et qu'en outre, si ces ressources ne sont pas déposées au
Secrétariat général dans les délais indiqués, la réunion sera tenue au Siège.
3. De demander au Secrétariat général de prendre comme
base pour l'élaboration de l'accord, les montants inscrits au titre des objets
de dépenses spécifiques envisagés dans les "Réunions-types" figurant
dans le document "Actualisation de la résolution CP/RES. 718
(1150/98)" (CP/CAAP-2505/00) annexés à la présente résolution. D'arrêter
également que tout frais supplémentaire calculé par l'Organisation sera
imputable exclusivement aux voyages du personnel du Secrétariat des conférences
et réunions assigné à la réunion en question.
4. De disposer qu'il incombera au Secrétariat aux
conférences et réunions de gérer la totalité des fonds alloués pour la tenue
des réunions hors siège, y compris les frais supplémentaires, le cas échéant,
ainsi que des fonds déposés dans le compte du Secrétariat général et provenant
du pays d'accueil ou de sources extérieures pour couvrir ces frais
supplémentaires.
5. Que tout frais supplémentaire découlant des réunions
qui devaient être tenues à Washington, D.C., mais que, en raison des offres
d'accueil faites par les États membres, il a été décidé de tenir hors siège,
sera pris en charge par le pays d'accueil ou financé par des fonds extérieurs.
6. De charger le Secrétariat général d'effectuer toutes
les démarches qu'il entreprendra dans le cadre d'une réunion comme un projet
spécifique du Secrétariat aux conférences et réunions; d'assurer que les
ressources du Fonds ordinaire, celles qu'apporte le pays d'accueil, et celles
qui proviennent des sources extérieures soient employés conformément au plan de
mise en œuvre élaboré à cette fin. D'arrêter en outre que le Secrétariat
général ne virera pas les fonds, et ne confiera pas le décaissement de ces
fonds aux autorités du pays d'accueil. 7. De charger le Secrétariat général de
prendre comme base du projet de budget des conférences et réunions les montants
suivants: EU$14 500 (maximum) pour une réunion d'un jour tenue au siège de
l'OEA à Washington, D.C.; EU$422 000 (maximum) pour la même réunion tenue hors
siège; EU$21 000 (maximum) au siège, et EU$29 000 (maximum) hors siège pour une
réunion de deux jours; EU$28 000 (maximum) au siège, à Washington, D.C. et
EU$36 000 (maximum) hors siège pour une réunion de trois jours, conformément
aux directives tracées dans le document "Actualisation de la résolution
AG/RES. 718 (1150/98)". De disposer que ces montants doivent être employés
en vue du décaissement de fonds par prélèvement sur les crédits ouverts au
titre des "Conférences programmées de l'OEA", du sous-programme 10W
du Programme-budget approuvé pour 2001.
8. De réitérer que les crédits inscrits au Fonds
ordinaire ne seront, en règle générale, employés pour couvrir les frais de
voyage des représentants gouvernementaux que lorsque ceux-ci sont chargés
d'accomplir une mission au nom de l'Organisation, et que cette disposition
inclut les personnes choisies pour prêter leurs services au sein d'organes de
l'OEA. De rappeler également que les frais de voyage d'autres représentants que
le Conseil permanent juge approprié de financer doivent être approuvés au cas
par cas, conformément aux dispositions du paragraphe 6 de la présente
résolution.
9. De charger le Secrétariat général de réviser chaque
année ces coûts estimatifs, et d'informer le Conseil permanent, au plus tard le
28 février de chaque année, de l'opportunité d'une actualisation de ces
montants.
10. D'arrêter que lorsque pour des raisons
exceptionnelles, le coût des réunions dépasse les prévisions du paragraphe 7
ci-dessus, l'approbation du Conseil permanent, sur recommandation préalable de
la Commission des questions administratives et budgétaires sera nécessaire pour
l'obtention des fonds supplémentaires.
PROJET DE BUDGET
SECRÉTARIAT AUX CONFÉRENCES ET RÉUNIONS
PRO/BUD No.: PPTMODELO-1A
DATE:
RÉUNION: RÉUNION-TYPE + UNE SÉANCE PLÉNIÈRE
LIEU: WASHINGTON DC
INTERPRÉTATION: 4 LANGUES TRADUCTION: 4 LANGUES DATE RÉUNION:
COMPTE: DURÉE: 1 JOUR
FONC. DE CONF.: COOR.A.TEC.: SECR.COMIS.:
OBSERVATIONS: Les EU$8 000 inscrits au titre des documents sont purement estimatifs.
Ne sont pas couverts les frais de voyages, les faux frais (dép./arr.), les indemnités de subsistance,
le matériel audiovisuel (projecteurs, écrans, etc.).
MONTANTS PAR OBJET DE DÉPENSES
Obj.2 - HEURES SUPPLÉMENTAIRES
Heures supplémentaires 25x32 heures 800 800 800
Obj.5 - DOCUMENTS
Documents 8,000 8,000 8,000
Obj.6 - MATÉRIELS ET FOURNITURES
Matériels et fournitures 300 300 300
Obj.8 - CONTRATS
8 Interprètes (*) 8x390x1 jour 3,120
4 Traducteurs/réviseurs 4x280x1 jour 1,120
2 Préposés aux salles 2x80x1 jour 160
1 technicien/opérateur 1x86x1 jour 86 4,486 4,486 13,586
Obj.9 - AUTRES DÉPENSES
Communications 100
Imprévus 5% du total partiel 684 784 784 784 14,370
(*) une équipe = 6 heures de travail
TOTAL BUDGET 14,370
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PROJET DE BUDGET
SECRÉTARIAT AUX CONFÉRENCES ET RÉUNIONS
PRO/BUD No.: PPTMODELO-2A
DATE:
RÉUNION: RÉUNION-TYPE + UNE SÉANCE PLÉNIÈRE
LIEU: WASHINGTON DC
INTERPRÉTATION: 4 LANGUES TRADUCTION: 4 LANGUES DATE RÉUNION: FECHA REUNION:
COMPTE: DURÉE: 2 JOURS
ESP.DE CONF.: COOR.A.TEC.: SECR.COMIS.:
OBSERVATIONS: Les EU$9 000 inscrits au titre des documents sont purement estimatifs.
Ne sont pas couverts les frais de voyages, les faux frais (dép./'arr.),les indemnités de subsistance,
le matériel audiovisuel (projecteurs, écrans, etc.).
MONTANTS PAR OBJET DE DÉPENSES
Obj.2 - HEURES SUPPLÉMENTAIRES
Heures supplémentaires 25x64 heures 1,600 1,600 1,600
Obj.5 - DOCUMENTS
Documents 9,000 9,000 9,000
Obj.6 - MATÉRIELS ET FOURNITURES
Matériels et fournitures 450 450 450
Obj.8 - CONTRATS
8 Interprètes (*) 8x390x2 jours 6,240
4 Traducteurs/réviseurs 4x280x2 jours 2,240
2 Préposés aux salles 2x80x2 jours 320
1 Technicien/opérateur 1x86x2 jours 172 8,972 8,972 20,022
Obj.9 - AUTRES DÉPENSES
Communications 100
Imprévus 5% du total partiel 1,006 1,106 1,106 1,106 21,128
(*) Équipe = 6 heures de travail
TOTAL BUDGET 21,128
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PROJET DE BUDGET
SECRÉTARIAT AUX CONFÉRENCES ET RÉUNIONS
PRO/BUD No.: PPTMODELO-3A
DATE:
RÉUNION: RÉUNION-TYPE = UNE SÉANCE PLÉNIÈRE
LIEU: WASHINGTON DC
INTERPRÉTATION: 4 LANGUES TRADUCTION: 4 LANGUES DATE RÉUNION:
COMPTE: DURÉE: 3 JOURS
FONC. DE CONF.: COOR.A.TEC.: SECR.COMIS.:
OBSERVATIONS: Les EU$10 000 inscrits au titre des documents sont purement estimatifs.
Ne sont pas couverts les frais de voyages, les faux frais (dép./'arr.), les indemnités de subsistance,
le matériel audiovisuel (projecteurs, écrans, etc.)
MONTANTS PAR OBJET DE DÉPENSES
Obj.2 - HEURES SUPPLÉMENTAIRES
Heures supplémentaires 25x96 heures 2,400 2,400 2,400
Obj.5 - DOCUMENTS
Documents 10,000 10,000 10,000
Obj.6 - MATÉRIELS ET FOURNITURES
Matériels et fournitures 600 600 600
Obj.8 - CONTRATS
8 Interprètes (*) 8x390x3 jours 9,360
4 Traducteurs/réviseurs 4x280x3 jours 3,360
2 Préposés aux salles 2x80x3 jours 480
1 Technicien/opérateur 1x86x3 jours 258 13,458 13,458 26,458
Obj.9 - AUTRES DÉPENSES
Communications 150
Imprévus 5% du total partiel 1,330 1,480 1,480 1,480 27,938
(*) Équipe = 6 heures de travail
TOTAL BUDGET 27,938
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2/14/2012