Comités Técnicos Consultivos (CTC)
Antecedentes

La Comisión Interamericana de Puertos (CIP) de la Organización de los Estados Americanos (OEA) cuenta con órganos asesores denominados Comités Técnicos Consultivos (CTC), los que pueden estar integrados por representantes del sector privado. La CIP, en su primera reunión celebrada en octubre de 1999, aprobó la creación de tres de ellos, es decir: 1) Operaciones Portuarias, presidido por México e integrado además por Bolivia, Chile, Costa Rica, Estados Unidos, Jamaica, México, Perú, Santa Lucia, Suriname y Uruguay. 2) Seguridad Portuaria, presidido por Estados Unidos e integrado además por Argentina, Barbados, Colombia, Canadá, Chile, Guatemala, Jamaica, México, Perú y Uruguay; y 3) Control de la Navegación y Protección Ambiental, presidido por Argentina e integrado además por Brasil, Chile, Estados Unidos, México y Panamá. Estos tres CTC debían iniciar sus actividades en el año 2000. Sin embargo existía una serie de asuntos de tipo operativo y técnico que requerían coordinarse y en la medida de lo posible, armonizarse y acelerarse, a fin de facilitar la puesta en marcha de los tres CTC. En razón de lo anterior es que los presidentes de los tres CTC visualizaron la conveniencia de realizar una reunión de coordinación.

La Reunión de Coordinación entre los Comités Técnicos Consultivos (CTC) se llevó a efecto en la Sala de Convenciones de la Academia de Tenis Resort en Brasilia, Brasil los días 15 y 16 de agosto de 2000.

El temario tratado en la Reunión fue el siguiente:

1. Marco reglamentario de los Comités Técnicos Consultivos (CTC). Los CTC establecidos. Sus integrantes. Funciones de la presidencia.
2. Marco teórico conceptual de cada CTC. Estrategias colectivas e individuales para el desarrollo de sus trabajos.
3. Marco operativo de cada CTC. Criterios para la puesta en marcha de los CTC. Establecimiento de la oficina de la presidencia. Convocatoria. Integrantes (representantes oficiales y miembros asociados). Elección del vicepresidente. La Secretaría. Presupuesto y cuotas de los miembros asociados.
4. Calendario de reuniones de los CTC para el año 2000 y el 2001.
5. La promoción de los CTC.
6. Evaluación de las actividades de los CTC.
7. Otros asuntos.

Los participantes que asistieron a la Reunión estaban formados por las delegaciones de los siguientes países: Argentina, Barbados, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Estados Unidos, Guatemala, México, Paraguay, República Dominicana, Suriname y Uruguay.

V. DESARROLLO DE LA REUNION

Durante la reunión se celebró la sesión inaugural, tres sesiones de trabajo y la sesión de clausura.

Sesión inaugural

Se llevó a cabo a las 9:00 a.m. del 15 de agosto de 2000. El señor Carlos Alberto Wanderley, Director-Presidente de GEIPOT, aperturó la sesión y manifestó la necesidad de que esta reunión permita establecer conclusiones que ayuden a profundizar y agilizar los procesos de modernización portuaria de los países miembros.

Seguidamente, el señor Carlos M. Gallegos, Secretario de la Comisión Interamericana de Puertos (CIP) de la OEA resaltó la importancia del sector privado en calidad de asesores de los Comités Técnicos Consultivos y del objetivo principal de la reunión, el cual es fijar los lineamientos y las reglas por integrar a esos privados en las acciones asesoras de los CTC y de CIP.

Acto seguido tomó la palabra el Presidente del Comité Ejecutivo y Delegado Oficial de la Argentina señor Daniel Levy, quién agradeció al Gobierno del Brasil su gentil ofrecimiento para ser sede de esta reunión y señaló la importancia de que se produzca un intercambio franco y abierto para definir de la mejor manera posible la implementación de los CTC.

Finalmente, el señor Alderico Jefferson da Silva, Secretario Ejecutivo del Ministerio de Transportes del Brasil, en nombre de su Gobierno dio la bienvenida a los delegados, agradeció la presencia de los concurrentes, deseó los mejores augurios en los trabajos de esta reunión y aperturó oficialmente la misma.

Primera sesión de trabajo

Se dio inició a continuación de la inaugural, y se trataron los siguientes puntos del temario:

1. Marco reglamentario de los Comités Técnicos Consultivos (CTC). Los CTC establecidos. Sus integrantes. Funciones de la presidencia. El Secretario procedió a dar una detallada explicación del marco reglamentario de los CTC, yendo sobre los artículos del 68 al 79 del Reglamento de la CIP. También presentó un organigrama esquemático sobre la relación de los CTC con respecto al Comité Ejecutivo y la Comisión. Seguidamente algunos delegados formularon preguntas con la finalidad de aclarar dudas sobre diferentes aspectos tales como: formas de incorporarse a los CTC ya establecidos, condiciones y perfil de los miembros asociados, cuotas, entre otros. Todas estas inquietudes fueron debidamente aclaradas, quedando claro los aspectos que norman los CTC.

2. Marco Teórico Conceptual de cada CTC. Estrategias colectivas e individuales para el desarrollo de sus trabajos. El Secretario presentó el documento elaborado por la Secretaría "Comités Técnicos Consultivos" (ver Anexo C) en el cual se consigna información completa sobre cada uno de los tres establecidos (Operaciones Portuarias, Seguridad Portuaria y Control de la Navegación y Protección Ambiental), es decir, presidencia, integrantes, objetivos y funciones. En este punto del temario se pretendió entender claramente los alcances de cada uno de los CTC, es sus áreas temáticas y funcionales. Como el caso anterior, las interrogantes de los delegados fueron oportunamente aclaradas.

El Delegado de Colombia propuso que cada oficina de la presidencia de un CTC (eso es México, Estados Unidos y Argentina) prepare un documento explicativo sobre su CTC, que sea complementario y más exhaustivo al preparado por la Secretaría. Ese documento serviría para difundir y promocionar ese CTC a nivel hemisférico, por lo que se debería hacerse en inglés y español, y distribuirse entre los países integrantes de ese CTC así como entre sus posibles miembros asociados, a la brevedad posible. Los presidentes aprobaron la sugerencia.

Segunda sesión de trabajo

Se llevó a cabo en la tarde del martes 15 de agosto de 2000 y se cubrieron los siguientes temas.

3. Marco operativo de cada CTC: Criterios para la puesta en marcha de los CTC. Establecimiento de la oficina de la presidencia. Convocatoria. Integrantes (representantes oficiales y miembros asociados). Elección del vicepresidente. La Secretaría. Presupuesto y cuotas de los miembros asociados. La Secretaría distribuyó los documentos: ¿Quiénes podrían ser miembros asociados de un CTC? (Anexo D) y Modelo de presupuesto anual de un CTC (Anexo E) y luego explicó los detalles de cada uno. A continuación el Presidente de la reunión solicitó a los presidentes de los CTC que hagan una corta explicación sobre los diversos aspectos operativos que han realizado para poner en marcha su respectivo Comité.

El Delegado de México y Presidente del CTC sobre Operaciones Portuarias hizo una breve presentación de tres documentos que fueron preparados por esa Delegación y que contienen una serie de antecedentes, ideas y lineamientos sobre el trabajo de los CTC. Estos documentos son los siguientes: Lineamientos para el funcionamiento del CTCOP (Anexo F), Temas de trabajo de los Subcomités del CTCOP (Anexo G), y el Informe que rinde México con relación al CTC de Operaciones Portuarias (CTCOP) (Anexo H). Además mencionó que se había adelantado conversaciones con posibles miembros asociados, y estaría en consideración realizar la primera reunión de ese CTC en octubre de 2000 en México, coincidente con la reunión de la AAPA.

A continuación la Delegada de los Estados Unidos y Presidenta del CTC sobre Seguridad Portuaria hizo una presentación sobre las acciones llevadas a cabo para la puesta en marcha de su CTC. Señaló que en febrero de este año había cursado comunicaciones a los delegados de los países integrantes de su CTC y que sólo uno le había respondido. Por lo que pidió que cada país miembro le suministre la información solicitada (nombre del delgado que sería el representante ante su CTC y lista de posibles miembros asociados). También indicó que se había puesto en contacto con posibles miembros asociados, con el Consejo de Seguridad Marítima (Maritime Security Council) de su país y que pensaba realizar su reunión en coordinación con esa institución en Florida en el otoño del 2001. Finalmente presentó un documento con lineamientos para el diseño de una estrategia de marketing para promocionar un CTC (Anexo I). Estos criterios son válidos para los tres CTC.

Luego el Delegado de Argentina, Presidente del CTC sobre Control de la Navegación y Protección Ambiental informó sobre los avances que han realizado en torno a la puesta en marcha de su CTC. Indicó que se habían identificado algunos posibles miembros asociados. Que su primera reunión podría llevarse a cabo en ocasión conjunta con un seminario a realizarse en Buenos Aires sobre los VTS el próximo mes de octubre. También informó sobre avances técnicos relativos a los sistemas de navegación y control del tráfico, así como sobre un diagnóstico de riesgo en puertos y canales; y entregó a la Secretaría información sobre el particular. Luego presentó un documento con recomendaciones para la participación de los miembros asociados en los CTC (Anexo J).

Seguidamente, el Presidente de la Reunión aperturó un importante diálogo entre los delegados sobre las diversas cuestiones operativas de cada CTC. Con base en ello y en un documento presentado por la Delegación de Argentina, le solicitó a la Secretaría que prepare un conjunto de lineamientos sobre los principales aspectos que hubo consenso y que podrían adoptarse como recomendaciones y conclusiones de la reunión.

Tercera sesión de trabajo

Se llevó a cabo en la mañana del 16 de agosto de 2000 y se continuó con el punto 3 del temario, el marco operativo de los CTC. En tal sentido la Secretaría presentó el documento solicitado por la presidencia en la anterior sesión. Incluyó aspectos de miembros asociados y su número deseado, vicepresidencias, cuota, aspectos previos a la primera reunión de cada CTC, lineamientos para una estrategia de marketing y la libertad de cada CTC. Sobre el particular hubo un consenso en su aprobación y quedó registrado como las recomendaciones y conclusiones de esta reunión (ver ese inciso más abajo).

Luego se cubrieron los siguientes puntos del temario

4. Calendario de reuniones de los CTC para el año 2000 y el 2001. Teniendo en cuenta el corto tiempo disponible para la organización de las reuniones de los tres CTC antes de fin de año, y ante la exigencia reglamentaria de llevar a cabo su primera reunión con la participación de miembros asociados durante el año calendario 2000, la Delegación de Barbados hizo un gentil ofrecimiento de celebrar esa reunión en su país, en ocasión de que ha de realizar la II reunión del Comité Ejecutivo en diciembre próximo. Los presidentes de los CTC agradecieron al Delegado de Barbados y acordaron realizar sus reuniones el día viernes 8 de diciembre de 2000 en Barbados, en el mismo local donde se lleve a cabo la referida reunión del Comité Ejecutivo. Estas reuniones se realizarán una tras otra, con una duración máxima de 2 1/2 horas cada una. Las cuestiones logísticas estarán a cargo de la Secretaría, con financiamiento del Programa Portuario de Emergencia. Cada oficina de la presidencia de los CTC deberá elaborar el programa de trabajo de la reunión, cursar la convocatoria a los países miembros, integrar a sus miembros asociados e invitarlos, informar a la Secretaría sobre ello, invitar a sus observadores y asegurase de la asistencia de sus miembros asociados a su primera reunión. El Presidente de la exhortó a los Presidentes de los CTC que hagan un gran esfuerzo por realizar esta primera reunión de la forma más exitosa posible a fin de dar un buen inicio a este foro de asesores privados. Asimismo, indicó que en esa ocasión de fije el lugar y fecha de la segunda reunión de cada CTC a fin de que se organicen con la debida anticipación.

5. La Promoción de los CTC. Este aspecto quedó cubierto con el acuerdo de producir un documento informativo, en español e inglés, por cada presidencia sobre su CTC, a la brevedad posible, y enviarlo a los países miembros que integran sus CTC y posibles miembros asociados. Asimismo, con los lineamientos de marketing y promoción de los CTC que se incluyen en las recomendaciones.

6. Evaluación de las actividades de los CTC. Se acordó apoyar los términos que determine el Subcomité de Política y Coordinación para la primera evaluación de los tres CTC.

7. Otros asuntos. No hubo

Sesión de clausura

Siendo las 13:30 horas del 16 de agosto de 2.000, el Presidente de la reunión, Daniel Levy, agradeció a los señores delegados por sus valiosos aportes y por su comprensión para la solución de las diferencias que podrían haberse presentado. Asimismo agradeció a la Secretaría por el trabajo desempeñado. Seguidamente el Secretario de la CIP de la OEA, Carlos M. Gallegos, agradeció a los participantes por haber alcanzado los objetivos trazados de esta reunión y también agradeció al Gobierno de Brasil y particularmente a GEIPOT, por su apoyo en la organización de este evento. Finalmente el Delegado por Brasil. Joao Affonso Dentice, agradeció a los participantes por asistencia a esta convocatoria y por sus valiosas contribuciones en los trabajos realizados.

VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Los delegados a la reunión acordaron las siguientes conclusiones y recomendaciones:

Sobre los CTC en generales

1. Que los representantes de los países miembros integrantes de los CTC y particularmente quienes ejercen su presidencia, actúen a la brevedad posible a efectos de cumplir con los artículos del 68 al 79 del Reglamento de la Comisión Interamericana de Puertos.

2. Que es de especial interés que cada CTC lleve a cabo su primera reunión durante el año 2000, en la que deben participar los representantes oficiales especializados en el tema de los países integrantes del CTC así como de miembros asociados.

3. Que el pleno funcionamiento de los CTC establecidos en sus áreas especializadas derivará importantes beneficios para los puertos del hemisferio.

Sobre la organización de los CTC

Tomar en cuenta los lineamientos que se detallan a continuación ya que han de facilitar la pronta organización de los CTC y de armonizar criterios entre los Comités, para el inicio de sus actividades.

1. Miembros asociados. Que consideren el anexo 1 a este informe que incluye un documento ilustrativo, no taxativo, con el perfil de quiénes pueden ser considerados por los países miembros como miembros asociados.

2. Número de miembros asociados. Que el propio desarrollo de las actividades de un CTC irá delineando el número deseable de sus miembros asociados, por lo que fijar mínimos o máximos será desfavorable.

3. Vicepresidencias. Que para la elección del vicepresidente de un CTC se tenga preferencia por las organizaciones intermedias como cámaras nacionales con representación regional, entidades académicas o instituciones de capacitación. Asimismo, que la presidencia del CTC proponga al vicepresidente.

4. Cuota. La cuota de los miembros asociados, en una primera fase (año 2001), deberá ser igual para los integrantes de los tres CTC y fijarse en US $1,000 anuales. Posteriormente, y en forma regular, cada CTC deberá revisar el nivel de esa cuota.

5. Aspectos previos a la primera reunión de cada CTC. La presidencia de cada CTC y los representantes de los países miembros integrantes deberán tomar en cuenta la realización inmediata de los siguientes acciones, que facilitarán la organización de la primera reunión de su CTC, todas las cuales se realizarán el 8 de diciembre de 2000 en Barbados:

a. La oficina del representante del país miembro que ejerce la presidencia de un CTC (Argentina, Estados Unidos, México y Uruguay) deberá:

i) Asegurar el aporte de recursos humanos y financieros requerido para llevar a cabo esa reunión.
ii) Identificar al representante oficial de su país especializado en el tema de ese CTC
iii) Elaborar el temario tentativo (incluyendo un programa de trabajo preliminar para el CTC en el año 2001) y su correspondiente calendario tentativo de la reunión. Asimismo, elaborar un boletín con información pertinente a la reunión, que incluya los datos de la organización y hotel, entre otros.
iv) Elaborar un documento informativo sobre su CTC que incluya información detallada sobre los objetivos, funciones, estructura y organización, y particularmente con consideraciones que hagan atractivo e incentiven la participación de los Miembros Asociados. Enviar copias de ese documento a cada país miembro integrante de ese CTC (representante oficial especializado) para que lo distribuya en su país
v) Identificar a Miembros Asociados de su país. Suministrarles información pertinente y procurar su participación y colaboración en su CTC y asistencia a su primera reunión. Comunicar a la Secretaría de la OEA de esa relación de Miembros Asociados.
vi) Identificar a su posible vicepresidente y fijar los términos reales de su participación.
vii) Convocar a la primera reunión del CTC dentro de los siguientes 30 días a la fecha de cierre de esta reunión de coordinación.
viii) Mantener comunicación abierta y continua con los representantes oficiales de los países integrantes de su CTC así como con todos los Miembros Asociados de ese Comité.

b. La oficina del representante de un país miembro integrante de un CTC (Barbados, Brasil, Canadá, Chile, Colombia, Costa Rica, Guatemala, Jamaica, Panamá, República Dominicana y Santa Lucía) deberán:

i) Identificar, en su país, el representante oficial especializado en el tema que ha de participar en los trabajos del CTC. Igualmente, procurar el financiamiento para asegurar su asistencia a la primera reunión del CTC.
ii) Comunicar, a la presidencia de ese CTC, el nombre, y demás coordenadas de ese representante oficial.
iii) Identificar Miembros Asociados en su país. Suministrarles información pertinente y procurar su participación y colaboración en ese CTC y su asistencia a la primera reunión. Comunicar a la Presidencia del CTC y a la Secretaría de la OEA de esa relación de Miembros Asociados.
iv) Mantener una comunicación abierta y continúa con los Miembros Asociados.

6. Lineamientos para una Estrategia de marketing: Para la promoción de los respectivos CTC, se recomienda aplicar los siguientes lineamientos básicos:

i) Cada país miembro de un CTC deberá contactar organizaciones y empresas que en su país se identifiquen como posibles miembros asociados.
ii) Organizar reuniones con el sector privado, para discutir los asuntos relacionados con el campo de acción del CTC.
iii) Utilizar la mayor información posible para divulgar los objetivos del los CTC, tales como: Boletín de Noticias CIP No. 1(enero 2000); Tríptico de la CIP; Documento de los CTC de la CIP; Lineamientos de cada CTC, (documento que deberá preparar cada Presidencia); Servir de vocero del CTC en los distintos foros portuarios; Utilizar la página WEB de la CIP(ww.oas.org/cip).
iv) Abrir canales de comunicación para la participación y promoción de los CTC en las Ferias, Foros, Conferencias y Convenciones Internacionales.
v) Cada Presidente de un CTC deberá preparar información con consideraciones que hagan atractivo e incentiven la participación de Miembros Asociados.

7. Libertad de cada CTC. Finalmente, las autoridades de un CTC tendrán la libertad para cumplir con sus responsabilidades y funciones, de conformidad a lo que ellos acuerden dentro de los objetivos y espíritu de la CIP.